Le savoir, c'est le pouvoir : l'avantage des bases de connaissances personnalisées¶

Le savoir, c'est le pouvoir. Et c'est un élément essentiel dans l'environnement professionnel rapide d'aujourd'hui. Pour répondre à ce besoin, les bases de connaissances personnalisées gagnent en popularité. Saviez-vous que les entreprises dotées de solides pratiques de gestion et de diffusion des connaissances sont 20% plus productives que leurs concurrents ?

Une base de connaissances personnalisée peut améliorer la productivité, réduire les coûts et augmenter la satisfaction client en rendant ces informations facilement accessibles aux employés et aux clients. Dans cet article, nous explorerons les avantages et inconvénients des bases de connaissances personnalisées et comment elles peuvent bénéficier à l'avenir de votre entreprise. Nous verrons également comment Docsie répond au besoin de documentation rationalisée pour les organisations.

Qu'est-ce qu'un logiciel de base de connaissances personnalisée ?¶

Simplement dit, un logiciel de base de connaissances personnalisée est un entrepôt d'informations conçu spécifiquement pour répondre aux besoins de votre entreprise. Vous serez surpris d'apprendre qu'une base de connaissances bien entretenue peut réduire jusqu'à 50% le nombre de tickets d'assistance. Contrairement aux logiciels prêts à l'emploi, un logiciel de base de connaissances personnalisée est développé de A à Z pour répondre aux exigences spécifiques d'une organisation.

Pourquoi sont-elles importantes ? Imaginons que vous dirigiez un chantier naval et souhaitiez fournir à vos ingénieurs une référence pour les aider à naviguer dans les étapes complexes de la construction d'un navire. Contrairement à l'approche générale des logiciels prêts à l'emploi, une base de connaissances personnalisée peut vous guider étape par étape dans vos processus spécifiques.

Avantages des bases de connaissances personnalisées¶

1. Personnalisation¶

La caractéristique principale des bases de connaissances personnalisées est leur flexibilité inégalée. Vous avez la liberté de les façonner précisément selon vos besoins. Par exemple, si vous êtes un géant du e-commerce, vous pouvez concevoir une base de connaissances qui s'adapte à votre catalogue de produits en constante évolution, créant une expérience fluide pour vos clients. La base de connaissances personnalisée d'Amazon évolue constamment pour suivre le rythme de sa vaste gamme de produits et services.

2. Évolutivité¶

Les entreprises se développent, tout comme leurs besoins en connaissances. Sans surprise, une base de connaissances personnalisée peut faire économiser aux entreprises en moyenne 10 000 $ par an. Les solutions personnalisées évoluent sans effort avec votre organisation, garantissant que votre base de connaissances suive votre expansion. Une startup peut commencer avec un logiciel de base de connaissances personnalisée basique et le faire évoluer à mesure qu'elle devient une multinationale.

3. Contrôle des données¶

Avec une base de connaissances personnalisée, vous gardez le contrôle de vos données. Cet accès sans restriction vous permet de gérer, mettre à jour et sécuriser vos informations comme bon vous semble. Les prestataires de santé peuvent ainsi garantir la confidentialité maximale des données patients dans leur base de connaissances personnalisée.

4. Expérience client améliorée¶

Des études montrent que 82 % des clients s'attendent à un accès immédiat aux informations. Un logiciel de base de connaissances personnalisée vous permet de fournir du contenu pertinent en temps réel, ce qui améliore la satisfaction des utilisateurs. La base de connaissances personnalisée d'Airbnb permet aux voyageurs de trouver rapidement les hébergements parfaits.

5. Intégration aux systèmes existants¶

Les bases de connaissances personnalisées ne sont pas des systèmes isolés. Elles fonctionnent en harmonie avec vos programmes et infrastructures actuels. Vous pouvez ainsi offrir à vos clients une expérience uniforme sur tous les supports. Ces bases peuvent être connectées à d'autres systèmes, comme des logiciels bancaires, pour que les clients disposent toujours des informations les plus récentes, augmentant leur satisfaction.

6. Analyses approfondies¶

Les bases de connaissances personnalisées font plus que simplement stocker des faits et des chiffres. Elles collectent et analysent des données permettant de prendre de meilleures décisions commerciales. Les commerces peuvent mieux cibler leur publicité en surveillant les comportements et préférences de leurs clients.

7. Sécurité¶

Les entreprises perdent des milliards de dollars chaque année en raison de violations de sécurité. Les fournisseurs de solutions personnalisées offrent un niveau supérieur de sécurité pour protéger les données sensibles. Les organisations gouvernementales utilisent des bases de connaissances personnalisées pour protéger des informations confidentielles. Elles peuvent être adaptées aux types spécifiques de données à protéger et sont créées pour répondre aux besoins uniques de l'organisation.

8. Support pour les flux de travail complexes¶

Les flux de travail sont aussi uniques que les entreprises qui les utilisent. Un logiciel de base de connaissances personnalisée peut être conçu pour s'adapter aux besoins spécifiques d'efficacité de votre organisation. Les entreprises manufacturières peuvent utiliser des bases de connaissances personnalisées pour améliorer leurs processus de production.

9. Gestion de la marque et direction visuelle¶

La qualité de votre corpus d'informations représente votre entreprise. La personnalisation vous permet de maintenir l'intégrité de la marque et la cohérence du design pour vos utilisateurs. La documentation d'assistance d'Apple illustre parfaitement son attention aux détails et sa facilité d'utilisation.

10. Informations ultra-spécifiques¶

La pertinence est primordiale à l'ère numérique moderne. Grâce aux bases de connaissances personnalisées, vous pouvez proposer du contenu hautement ciblé répondant aux besoins individuels de différents groupes d'utilisateurs. Un exemple serait des informations personnalisées pour les enfants, les enseignants et les responsables d'établissements.

Inconvénients des bases de connaissances personnalisées¶

1. Temps de développement¶

Construire une base de connaissances personnalisée prend du temps et des efforts. Ce n'est pas un processus qui se fait en un jour. Vous devez d'abord identifier vos besoins pour trouver une solution adaptée. La création d'une base de connaissances spécialisée pour un professionnel de santé peut prendre plusieurs mois.

2. Coût élevé¶

La personnalisation a un prix élevé. Créer et gérer votre propre base d'informations peut être coûteux. Une solution personnalisée peut être financièrement inaccessible pour une petite organisation.

3. Défis de maintenance¶

Contrairement aux logiciels préemballés, les solutions personnalisées nécessitent un entretien régulier pour rester à jour et sécurisées. Les bases de connaissances personnalisées des entreprises technologiques nécessitent des mises à jour constantes pour contrer les nouvelles menaces.

4. Courbe d'apprentissage¶

Les employés peuvent avoir besoin de temps pour s'adapter à un nouveau système personnalisé, ce qui peut ralentir l'intégration. Les nouveaux utilisateurs peuvent nécessiter une formation lors du passage d'un logiciel préemballé à une solution personnalisée.

5. Intensité des ressources¶

L'implémentation de solutions personnalisées nécessite un engagement en temps, efforts et expertise technique. Les entreprises manufacturières, par exemple, ont besoin de personnel qualifié pour superviser leur base de connaissances exclusive.

6. Risque de complexité excessive¶

Dans la quête de personnalisation, il existe un risque de rendre le système trop complexe, ce qui peut entraîner une inefficacité. Des bases de connaissances personnalisées complexes peuvent confondre les utilisateurs plutôt que les aider.

7. Complexité de configuration initiale¶

Configurer une base de connaissances personnalisée peut être difficile, surtout si c'est une première. Les startups, par exemple, peuvent rencontrer des difficultés avec la documentation initiale et la configuration d'une solution personnalisée.

8. Dépendance vis-à-vis du fournisseur¶

Les solutions personnalisées impliquent souvent une dépendance à des fournisseurs spécifiques pour le développement et le support. Les entreprises peuvent fortement dépendre d'une société de développement logiciel pour leur base de connaissances personnalisée.

9. Absence de solutions immédiates¶

Contrairement aux logiciels prêts à l'emploi qui offrent des solutions instantanées, le développement personnalisé prend du temps, retardant les bénéfices immédiats. Une entreprise de vente au détail pourrait ne pas voir d'améliorations immédiates après le lancement du processus de développement d'une base de connaissances personnalisée.

10. Problèmes d'incompatibilité¶

Les solutions personnalisées peuvent parfois entrer en conflit avec d'autres logiciels de votre organisation, causant des problèmes. Intégrer une base de connaissances personnalisée avec des systèmes existants peut s'avérer délicat.

Prêt à l'emploi vs. Personnalisé : Quel est le bon choix pour vous ?¶

Maintenant que nous avons examiné les avantages et inconvénients des bases de connaissances personnalisées, il est temps de répondre à la grande question : laquelle convient le mieux à votre organisation ? Dans cette section, nous allons approfondir pour vous aider à prendre une décision éclairée. Pour cela, nous explorerons ce que sont exactement les bases de connaissances prêtes à l'emploi, avec leurs avantages et inconvénients.

Bases de connaissances prêtes à l'emploi¶

Comme des plats préparés, les bases de connaissances prêtes à l'emploi vous font gagner du temps et des efforts. Vous n'aurez pas à en assembler une vous-même car elles contiennent tout ce dont vous avez besoin dès le départ. Elles sont idéales pour ceux qui doivent mettre en œuvre rapidement une solution de gestion des connaissances. Découvrons leurs avantages et inconvénients :

La voie vers le succès¶

1. Nordstrom¶

Le populaire magasin de vêtements américain Nordstrom utilise une base de connaissances propriétaire pour faciliter l'accès des consommateurs aux détails des produits et aux articles d'aide. Cela a permis à Nordstrom de réduire le nombre de tickets d'assistance et d'augmenter la satisfaction client. Si un client a une question sur un produit, il peut rechercher la solution dans la base de connaissances. Cela fait gagner du temps aux clients et réduit la charge de travail de l'équipe d'assistance de Nordstrom.

2. Asana¶

La plateforme de gestion de projet Asana dispose de sa propre base de connaissances interne pour aider les nouveaux utilisateurs à démarrer et à se familiariser avec ses nombreux outils. Asana peut ainsi intégrer plus rapidement et efficacement de nouveaux utilisateurs. La base de connaissances contient des articles comme "Comment créer un projet", "Comment ajouter des tâches" et "Comment assigner des tâches aux membres de l'équipe". Tous les utilisateurs y ont accès, leur permettant de l'étudier à leur rythme pendant qu'ils s'habituent à la plateforme.

3. HubSpot¶

HubSpot, le développeur de logiciels de marketing entrant, dispose de sa propre base de connaissances propriétaire pour aider ses clients. Cela a permis à HubSpot de réduire le temps de traitement des préoccupations des clients et d'augmenter leur satisfaction. La base contient des articles sur l'utilisation des plateformes de gestion de la relation client et de marketing par e-mail de HubSpot. Tous les clients y ont accès, leur permettant de résoudre leurs problèmes sans contacter l'équipe d'assistance de HubSpot.

4. Zendesk¶

Zendesk, un fournisseur de logiciels de service client, emploie une base de connaissances personnalisée pour faciliter l'auto-assistance de ses clients. Cela a permis à Zendesk de réduire le nombre de tickets d'assistance et d'améliorer ses évaluations. La base contient des articles sur l'utilisation du logiciel de service d'assistance de Zendesk. Tous les clients y ont accès, leur permettant de résoudre leurs problèmes sans contacter l'équipe d'assistance de Zendesk.

Prendre la bonne décision avec Docsie¶

En fonction des besoins spécifiques de votre entreprise et de vos principaux objectifs, vous pouvez choisir entre un logiciel prêt à l'emploi et un logiciel de base de connaissances personnalisée. Voici comment Docsie peut révolutionner votre processus de création de base de connaissances. Excellence économique : Docsie offre des solutions rentables qui s'alignent sur votre budget, sans frais cachés ni surprises.

• Évolutivité fluide : À mesure que votre entreprise se développe, Docsie évolue sans effort pour répondre à vos besoins croissants en base de connaissances.

• Solutions spécialisées : Docsie comprend que votre organisation peut nécessiter une solution unique que les logiciels standard ne peuvent pas fournir.

• Expériences utilisateur sur mesure : Créez une base de connaissances offrant à votre public cible une expérience unique.

• Gouvernance et protection des données : Avec Docsie, vous bénéficiez de fonctionnalités rapides, sécurisées et complètes de gouvernance et protection des données.

• Mise en œuvre rapide : Docsie offre une implémentation rapide, pour que vous puissiez démarrer sans délai.

Il n'existe pas de solution universelle, mais avec Docsie, vous avez un partenaire qui adapte la création de base de connaissances à votre situation et objectifs spécifiques.

Points clés à retenir :¶

• Votre entreprise peut obtenir jusqu'à 20 % de productivité supplémentaire en utilisant des stratégies efficaces de gestion de base de connaissances.

• La personnalisation est cruciale. Les bases de connaissances personnalisées contiennent des informations introuvables dans les programmes génériques.

• Avec une base de connaissances bien entretenue, les entreprises peuvent s'attendre à une réduction de 50 % du nombre de problèmes d'assistance.

• Vous pouvez économiser près de 20 000 $ par an en utilisant une base de connaissances personnalisée à mesure que votre entreprise se développe.

• En créant vos propres bases de données, vous garantissez la sécurité et la confidentialité de vos informations.

• Les utilisateurs sont plus satisfaits lorsqu'ils reçoivent des informations opportunes et pertinentes.

• Les utilisateurs doivent bénéficier d'une expérience cohérente sur toutes vos plateformes, y compris l'accès aux bases de connaissances standard et personnalisées.

• La collecte et l'analyse de données peuvent conduire à de meilleures décisions commerciales et à une publicité ciblée.

• La protection des données sensibles nécessite des solutions hautement sécurisées et sur mesure.

Réflexions finales¶

En définitive, les bases de connaissances personnalisées présentent de nombreux avantages, mais leur mise en place nécessite une recherche rigoureuse. Les besoins et objectifs spécifiques de votre entreprise doivent guider votre décision de personnaliser votre service. N'oubliez pas que Docsie, votre solution tout-en-un, est toujours prête à vous aider.

Docsie est une solution complète pour la gestion documentaire, l'édition, le partage et la collaboration. Vous pouvez gagner du temps et des efforts en utilisant les modèles de documents, l'historique des versions et la gestion des tâches que Docsie propose. Vous pouvez arrêter votre recherche maintenant car Docsie est la solution la plus efficace et conviviale pour tous vos besoins documentaires.

Êtes-vous impatient d'utiliser Docsie pour créer des bases de connaissances personnalisées ? Inscrivez-vous maintenant pour commencer une gestion experte des connaissances !

Questions fréquemment posées¶

1. Qu'est-ce qu'une base de connaissances personnalisée ?

Une base de connaissances personnalisée est une base de données adaptée aux besoins spécifiques de votre entreprise. Elle fournit une attention individualisée, offrant des solutions qui améliorent la productivité et la satisfaction des utilisateurs. Pour en créer une, utilisez simplement Docsie.

2. Quels sont les avantages d'une base de connaissances personnalisée ?

L'évolutivité, la gestion des données, une meilleure expérience utilisateur et des analyses approfondies ne sont que quelques-uns des avantages des bases de connaissances personnalisées. Docsie propose des solutions abordables et évolutives.

3. Comment Docsie aide-t-il au développement d'une base de connaissances ?

Avec les solutions abordables de Docsie, l'évolutivité, les options personnalisées, les expériences utilisateur personnalisées et une solide gouvernance des données, votre organisation peut prospérer.

4. Puis-je faire confiance à une base de connaissances personnalisée pour répondre aux besoins de mon entreprise ?

La décision doit être basée sur vos propres exigences et objectifs. Docsie pourrait être votre partenaire idéal pour construire une base de connaissances personnalisée si vous valorisez la personnalisation, l'évolutivité et la gestion des données.

5. Comment créer ma propre base de connaissances ?

Utilisez une plateforme comme Docsie, qui offre des fonctionnalités simples de gestion, d'édition et de collaboration documentaire, pour construire votre base de connaissances. Commencez en organisant et en étiquetant les informations pour une navigation facile. Docsie simplifie la procédure.

6. Que doit contenir une base de connaissances ?

Votre base de connaissances doit inclure toute documentation sur vos produits, services ou procédures. Elle doit contenir des informations comme les questions fréquemment posées, des tutoriels et des conseils de dépannage.