Document360 é uma solução excecional para criação e colaboração documental¶

O Document360 é popular entre os utilizadores devido ao seu período de teste gratuito, capacidade de personalização, colaboração em equipa e funcionalidades de comunicação.

Document360 é um sistema de gestão de conhecimento. É uma plataforma para desenvolver bases de conhecimento que permite desenhar, colaborar e publicar portais de base de conhecimento self-service tanto para utilizadores internos como para clientes.

O Docsie é uma excelente alternativa. Adicionalmente, existem mais 9 alternativas ao Document360 disponíveis, incluindo Guru, Bloomfire e Nucilo.

1. Bloomfire¶

O Bloomfire aplana as hierarquias de informação e garante que todos os colaboradores, independentemente do departamento ou função, têm acesso ao mesmo conhecimento. Isto permite quebrar os silos organizacionais e alinhar melhor as equipas.

Não é incomum que as bases de conhecimento deem acesso a fontes de informação internas e externas. O Bloomfire pode ser uma excelente escolha para organizações que pretendam partilhar investigação ou conteúdo estimulante para produzir manuais, guias de utilizador ou documentação de produtos. No entanto, alguns utilizadores consideram que a escalabilidade do Bloomfire é limitada, devido em parte à falta de integrações.

Os utilizadores podem carregar informação em qualquer formato, incluindo documentos Word, PDFs, vídeos, gravações áudio e apresentações, ou criar novo conteúdo diretamente no site. O Bloomfire indexa minuciosamente cada palavra em cada ficheiro, garantindo que os utilizadores encontram rapidamente a informação que procuram. A segurança inclui encriptação de dados, alojamento seguro e vários locais de backup. Para melhorar a interação, o Bloomfire oferece funcionalidades para produzir newsletters e listas personalizadas. Os colaboradores e clientes também beneficiam de pesquisas impulsionadas por IA com conteúdo recomendado.

Adicionalmente, pode utilizar a ferramenta de importação e exportação em massa para manter as páginas da sua wiki atualizadas e arquivar documentos obsoletos ou desnecessários.

Apoio ao Cliente:

• Email/Help Desk, FAQs/Fórum, Base de Conhecimento, Apoio Telefónico, Chat

Preços:

• Básico - 25€/utilizador/mês pago anualmente
• Enterprise - Contacto com vendas necessário

Classificação Capterra: 4,3/5

2. Docsie¶

O Docsie é uma plataforma robusta e rica em funcionalidades para autoria, gestão, design e distribuição de documentação de produtos, manuais de utilizador, conteúdo de help desk e portais de base de conhecimento. Tem capacidades de colaboração que permitem aos utilizadores trabalhar em conjunto na documentação digital à medida que é escrita, atribuir tarefas e comentar. Os administradores podem exercer controlo minucioso sobre o acesso aos dados através de funções e permissões de utilizador. Todas as atualizações feitas no Docsie são registadas com data e hora, permitindo-lhe controlar o que os seus utilizadores estão a fazer e onde estão a efetuar alterações. Além disso, o tradutor fantasma com IA do Docsie permite um número quase ilimitado de versões e traduções, garantindo um elevado grau de precisão na tradução de documentos.

O Docsie é excelente para capacidades de documentação interna e externa. Oferece documentação de tradução incrível com um simples clique. Os portais Docsie podem ser alojados nativamente como parte de um plano Docsie, ou auto-alojados usando o Docsie Script. O Docsie inclui ferramentas de feedback e análise web para ver como os seus clientes estão a utilizar a sua documentação.

Apoio ao Cliente:

• Email/Help Desk, FAQs/Fórum, Base de Conhecimento, Apoio Telefónico

Preços:

• Startup – Gratuito
• Startup Plus – 39€/mês
• Pequenas Equipas – 79€/mês
• Business – 249€/mês
• Organização – 699€/mês

Classificação Capterra: 4,7/5

3. Documize¶

As empresas podem usar o Documize para desenvolver uma base de conhecimento a partir de documentos Word existentes. As opções de modelo predefinidas fornecem fragmentos para copiar e colar, o que ajuda no desenvolvimento de uma base de conhecimento mais abrangente. Os utilizadores podem incluir texto formatado, trechos de código, markdown, quadros Jira ou Trello e muito mais dentro dos documentos.

O Documize fornece procedimentos para gestão de alterações, como solicitar, autorizar e publicar documentos ou material. Possui também um sistema de histórico e controlo de versões. O Documize solicita feedback de utilizadores e autores, que utiliza para desenvolver e melhorar a documentação. Este feedback inclui mensagens de utilizadores, registos de interação e dados de tempo na página.

Apoio ao Cliente:

• Suporte por Email, Base de Conhecimento

Preços:

• Gratuito 0€/10 utilizadores
• 75€/25 utilizadores
• 150€/50 utilizadores
• 250€/100 utilizadores
• 500€/250 utilizadores
• 1500€/Utilizadores ilimitados

Classificação Capterra: 4,6/5

4. Freshdesk¶

O Freshdesk é outra solução completa que contém base de conhecimento, help desk, manuais de utilizador e funcionalidade de chat, permitindo-lhe comunicar com os clientes através de vários canais. Utilizando análises avançadas, self-service e um help desk inteligente, pode oferecer uma experiência de suporte a 360 graus aos seus clientes. O Freshdesk permite aos utilizadores criar um fórum comunitário onde podem fazer perguntas e receber respostas rápidas. Além disso, permite-lhe otimizar o seu fluxo de trabalho e responder mais prontamente às questões dos clientes.

Apoio ao Cliente:

• Email/Help Desk, FAQs/Fórum, Base de Conhecimento, Apoio Telefónico, 24/7 (Representante ao vivo), Chat

Preços:

• Sprout – Funcionalidades básicas a 0€
• Blossom – 13,70€/agente/mês
• Garden – 35,70€/agente/mês
• Estate – 49,40€/agente/mês
• Forest – 98,90€/agente/mês

Classificação Capterra: 4,5/5

5. Guru¶

O Guru permite a construção de wikis empresariais que se integram perfeitamente com os fluxos de trabalho existentes. Isto garante que os colaboradores têm acesso ao conhecimento necessário para desempenhar as suas funções. O Guru facilita a produção, partilha e modificação de documentação de outras fontes diretamente na plataforma, integrando-se com os fluxos de trabalho atuais. Isto inclui informação contextualmente relevante, verificada por especialistas, partilhada através do Slack, Microsoft Teams e email, bem como ferramentas de CRM. O editor do Guru permite importar, formatar e modificar documentação pré-existente, bem como gerar nova documentação através da capacidade de exportação.

Apoio ao Cliente:

• Centro de Ajuda, Email, Chat ao Vivo

Preços:

• Gratuito – Inicial/3 utilizadores/mês (5€/utilizador/mês para utilizadores adicionais)
• Builder – 10€/utilizador/mês
• Expert – 20€/utilizador/mês

Classificação Capterra: 4,6/5

6. Nuclino¶

O Nuclino facilita a administração de imagens, texto, vídeo, tarefas, componentes web incorporados e blocos de código. Também suporta markdown nativamente. Toda a escrita técnica é versionada e registada com data e hora, e as modificações dos utilizadores são visíveis em tempo real. O Nuclino foi concebido para permitir que vários utilizadores colaborem facilmente na mesma página, o que simplifica a monitorização de alterações e feedback. A funcionalidade de pesquisa utiliza indexação e caching para fornecer resultados rápidos, bem como filtros contextuais para pesquisas mais avançadas. Adicionalmente, o Nuclino permite a apresentação visual de itens através de quadros e gráficos.

Apoio ao Cliente:

• Email, Base de Conhecimento

Preços:

• Gratuito – Funcionalidades básicas a 0€/utilizador/mês
• Standard – 5€/utilizador/mês

Classificação Capterra: 4,6/5

7. Papyrus¶

O Papyrs não é a ferramenta mais rica em funcionalidades ou poderosa desta lista, mas é uma das mais fáceis de usar. Foi criada como uma alternativa mais leve e moderna a plataformas como o Confluence e o SharePoint.

O Papyrs é uma aplicação bastante versátil que permite construir uma wiki interna ou externa, um portal de intranet para a sua equipa, colaborar em projetos e até desenvolver uma base de conhecimento de produtos para os seus clientes. Inclui um editor de página com arrastar e largar, um motor de pesquisa sofisticado, histórico de versões, permissões de utilizador e comentários, entre outras funcionalidades.

Apoio ao Cliente:

• Email, Formulário de Contacto

Preços:

• Wiki Pessoal Gratuita - 0€/mês
• Wiki de Equipa - 89€/mês
• Wiki Empresarial - 347€/mês
• Intranet Empresarial - 899€/mês
• Enterprise – Necessário contacto para orçamento

Classificação Capterra: 5/5

8. ProProf¶

A plataforma ProProf permite a criação de bases de conhecimento privadas e públicas para colaboradores e clientes que necessitam de acesso a documentação de produtos e documentos de apoio. Contribui para a redução de tickets de clientes, melhoria da documentação interna para equipas empresariais, simplificação de operações comerciais e melhoria do serviço ao cliente. O ProProfs simplifica e agiliza a recolha de informação tanto para colaboradores como para clientes, centralizando o acesso à informação através de vários dispositivos e navegadores. O ProProf inclui um sistema de gestão de aprendizagem, uma ferramenta de criação de questionários e chat em tempo real para facilitar a vida da sua empresa. Devido ao seu conjunto de ferramentas, o ProProfs é popular entre profissionais de marketing, recursos humanos e equipas de apoio ao cliente. O ProProf também traduz automaticamente a sua documentação online para outros idiomas.

Apoio ao Cliente:

• Email/Help Desk, FAQs/Fórum, Base de Conhecimento, Apoio Telefónico, 24/7 (Representante ao vivo), Chat

Preços:

• Gratuito – Funcionalidades básicas a 0€/20 páginas
• Professional – 13,70€/100 páginas/mês
• Team – 35,70€/200 páginas/mês
• Business – 49,40€/300 páginas/mês
• Enterprise – 98,90€/páginas ilimitadas/mês

Classificação Capterra: 4,6/5

9. Zoho Wiki¶

O Zoho Wiki é uma wiki interna sofisticada que permite criar espaços de trabalho que funcionam independentemente uns dos outros. Quer pretenda estabelecer um espaço de trabalho para cada localização onde a sua empresa opera ou para cada equipa, cada espaço terá os seus próprios controlos administrativos, segurança e capacidades de personalização.

Se optar por utilizar o Zoho Wiki, deve atribuir um administrador a cada espaço de trabalho. Eles criarão, adicionarão e gerirão utilizadores no seu espaço, permitindo-lhe controlar quem tem acesso para visualizar, editar, remover e comentar. Isto permite-lhe partilhar informação com pessoas específicas, grupos ou toda a sua organização.

Adicionalmente, o Zoho Wiki é personalizável. Tem controlo total sobre a sua marca, incluindo a capacidade de personalizar logótipos, estilos de cabeçalho e rodapé, cores e posicionamento de painéis.

Apoio ao Cliente:

• Email/Help Desk, FAQs/Fórum, Base de Conhecimento

Preços:

• Gratuito 0€/3 utilizadores/50MB Armazenamento
• 2,7€/utilizador/1GB pago anualmente

Classificação Capterra: Nenhuma

Conclusão¶

Como este artigo demonstra, existem várias opções de plataformas de partilha de conhecimento empresarial e colaboração no mercado.

A questão crítica, no entanto, é exatamente aquilo que necessita. Por exemplo, deseja incorporar funcionalidades de acompanhamento de trabalho ou de envolvimento de colaboradores na plataforma? Ou pretende criar um produto direcionado para departamentos específicos dentro da sua organização?

Na nossa opinião, o Docsie lidera claramente o grupo. Possui um conjunto robusto de funcionalidades e é capaz de realizar uma ampla variedade de tarefas.

O Docsie simplifica o processo de ligar a base de conhecimento da sua empresa ao trabalho dos seus colaboradores no terreno - essencialmente fornecendo combustível de foguetão para o seu negócio!

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