제품 출시에 필요한 팀 협업과 문서화 최적화¶

제품을 시장에 출시하는 것은 여러분뿐만 아니라 팀 전체에게도 엄청난 노력이 필요합니다. 팀원들은 다양한 이해관계자들과 소통하고, 모든 요구사항을 처리하며, 부서 간 협업을 개선해야 합니다. 제품 관리자, 백엔드 및 프론트엔드 개발자, 그리고 다른 기술 팀원들은 새로운 릴리스 전에 함께 모여 아이디어를 공유합니다. 이 과정에서 수많은 문서를 준비해야 합니다. 이것이 팀에게 얼마나 번거로운 일인지 상상해 보셨나요?

이런 상황에서 콘텐츠 맞춤화, 유연성, 지식 관리 기능을 제공하는 플랫폼은 필수적입니다. 프로젝트를 계획하고, 추적하고, 소통하고, 평가하는 과정에서 필요한 보호막을 얻을 수 있습니다.

문서화 맞춤화가 필요한 이유는 무엇인가요?¶

모든 프로젝트는 각자의 규모와 중요성을 가지고 있습니다. 프로젝트의 크기, 복잡성, 범위, 관련 위험에 따라 문서화 맞춤화를 어떻게 조정해야 하는지 결정됩니다. 지식 베이스를 유지하고 콘텐츠 맞춤화 도구로 프로젝트 요구사항을 조정하는 것은 시간을 절약하고, 혼란을 피하며, 팀을 더 잘 정렬하는 데 중요한 역할을 합니다.

하지만 더 나은 프로젝트 흐름을 위해 맞춤화 도구가 필요한지 어떻게 알 수 있을까요? 특정 절차를 거쳐야 할까요? 다음 섹션에서 프로젝트 문서화 필요성을 평가하는 방법을 알아보겠습니다.

프로젝트 문서화 필요성을 평가하는 방법¶

비즈니스의 황금 규칙은 결정의 장단점을 측정하지 않고 무턱대고 뛰어들지 않는 것입니다. 하지만 콘텐츠 맞춤화의 필요성은 이 황금 규칙에서 예외로 두겠습니다.

프로젝트 맞춤화 도구의 필요성을 평가하려면 다양한 각도에서 프로젝트 문서화의 목표, 요구사항, 기대치를 고려해야 합니다. 명확성을 얻으려면 다음과 관련된 질문을 해야 합니다:

프로젝트 문서화의 범위

사용자와 대상 그룹

제품의 용도

제품 관련 표준 및 지침

이러한 질문을 통해 문서화 도구를 구현할 때 어떤 플랫폼을 선택하고 어떤 기능을 찾아야 하는지 명확한 그림을 얻을 수 있습니다.

최적의 콘텐츠 맞춤화 도구를 식별하는 방법¶

M-File의 지능형 정보 관리 보고서에 따르면, 비효율적인 콘텐츠 맞춤화 도구는 워크플로우 문제로 이어질 수 있습니다. 설문조사 응답자의 65%가 적절한 지식 베이스 및 콘텐츠 맞춤화 도구가 없어 문서 검토, 승인, 서명에 어려움을 겪는다고 언급했습니다.

이는 적합한 도구를 찾는 것이 더욱 필요함을 보여줍니다. 그렇다면 완벽한 매치를 어떻게 찾을 수 있을까요? 문서화 맞춤화를 제공하는 도구를 찾을 때 고려해야 할 몇 가지 사항은 다음과 같습니다.

적합한 운영 모드 식별¶

기업 문서화에는 두 가지 모드가 있습니다: 현장 기업 문서 관리 시스템과 클라우드 기반 문서 관리 시스템. 현장 DMS는 기업이 자체 서버에서 데이터에 접근할 수 있게 해주지만, 이 도구를 사용하려면 사무실 캠퍼스에 있어야 합니다. 반면, 클라우드 기반 DMS 도구는 원격 근무자에게 더 큰 유연성을 제공하여 어디서나 데이터에 접근할 수 있습니다.

비용 요소 고려¶

비용은 결정적인 요소입니다. 현장 DMS를 선택한다면 팀 협업을 쉽게 만들기 위한 큰 초기 비용을 지불해야 합니다. 그러나 클라우드 기반 시스템을 계획한다면 전체 설정을 현장 DMS 비용의 절반으로 완료할 수 있습니다.

데이터 보안 확인¶

데이터 보안은 필수입니다. 문서는 요청하지 않아도 해킹 방지가 되어야 합니다. 현장 DMS의 경우 보안에 대한 더 많은 통제력이 있지만, 클라우드 기반 DMS의 경우 보안 책임은 서비스 제공업체에게 있습니다.

파일 백업 옵션¶

현장 DMS의 경우 자동 백업 옵션이 없기 때문에 데이터 파일을 자주 백업해야 합니다. 따라서 데이터 손실 가능성이 더 높습니다. 클라우드 기반 시스템에서는 백업이 자동으로 이루어집니다. 불행한 사건이 발생해도 데이터 손실을 걱정할 필요가 없습니다.

문서화 소프트웨어에서 찾아야 할 5가지 기능¶

적절한 도구가 있으면 협업 팀 공간을 쉽게 만들 수 있습니다. 조직에 적합한 문서화 도구를 선택할 때 찾아야 할 기능 목록은 다음과 같습니다.

1. 문서 공유¶

여러 이해관계자와 함께 일할 때는 모두가 같은 페이지에 있어야 합니다. 프로젝트에 모든 사람을 참여시키는 방법 중 하나는 의견을 듣고 받은 귀중한 입력에 따라 제품을 변경하는 것입니다. 문서화 콘텐츠 관리 플랫폼은 데이터를 클라이언트 및 이해관계자와 내부적으로 공유하는 유연성을 제공해야 합니다.

2. 보안¶

조직에 적합한 문서화 소프트웨어를 선택할 때 보안이 최우선 과제가 되어야 합니다. 선호하는 선택에는 승인된 사람만 데이터에 액세스할 수 있도록 최신 보안 도구와 소프트웨어가 있어야 합니다.

3. 편집 옵션¶

팀이 적절한 문서를 찾는 것이 어려워서는 안 됩니다. 직원의 83%는 이미 존재하는 문서를 다시 만드는 데 소중한 시간을 낭비합니다. 따라서 DMS는 문서의 최신 버전을 먼저 보여주는 옵션이 있어야 합니다. 또한 문서에 대한 편집 액세스 권한이 있는 사람은 직접 변경할 수 있어야 합니다.

4. 문서 분류¶

문서 분류 및 라벨링 오류로 인해 직원들이 적시에 적절한 문서를 찾기 어렵습니다. 좋은 DMS는 팀이 문서를 준비하면 자동으로 메타데이터를 생성하는 기능이 있어야 합니다. 이를 통해 팀은 파일 이름을 생성할 책임에서 벗어나 수동 오류를 줄이고 시간을 절약할 수 있습니다.

5. 키워드 검색¶

올바른 문서화 소프트웨어는 팀이 키워드를 사용하여 관련 문서를 검색할 수 있는 유연성을 제공해야 합니다. 더 빠른 문서 검색을 위해 화면에 관련 결과를 표시해야 합니다.

문서화 도구에 이러한 다섯 가지 놀라운 기능이 있으면 플랫폼 유연성을 제공하고 팀이 적절한 문서를 찾고 편집하는 데 시간을 절약할 수 있습니다. 이러한 기능은 또한 조직이 다양한 프로젝트를 처리할 때 계획, 협업, 평가 및 지식 관리를 향상시키는 데 도움이 됩니다.

Docsie로 올바른 선택하기¶

Docsie는 팀이 많은 시간을 낭비하지 않고 쉽게 협업할 수 있도록 기업 문서화 기능을 제공합니다. 여러 도구에 대한 의존성을 줄이는 원스톱 솔루션입니다. 기업 문서화의 모든 요구 사항을 충족하도록 맞춤 제작된 Docsie에는 아래 나열된 놀라운 기능이 있습니다.

기업용 문서화¶

한 플랫폼에서 다른 플랫폼으로 이동할 필요가 없을 때 중단 없이 작업 완료에 더 집중할 수 있습니다. 중앙 집중식 플랫폼은 팀의 문서 워크플로우를 용이하게 하고 효율성을 향상시킵니다. 기존 문서 및 지식 베이스를 가져오고, 지식 관리를 조정하며, 많은 노력 없이 맞춤형 포털을 설계할 수 있습니다. Docsie의 탁월한 고객 서비스 팀은 더 진행하기 전에 기본 및 고급 기능을 완전히 이해하도록 도와줍니다.

글로벌 인력과의 원활한 협업¶

최신 사용자 역할 및 액세스 제어를 통해 원격 직원, 계약자, 프리랜서 및 전문가와 협업할 수 있습니다. 이 Docsie 기능을 사용하면 누가 문서를 볼 수 있고, 편집할 수 있고, 게시할 수 있는지 쉽게 제어할 수 있습니다. 변경을 제안하고 싶은 경우 내장된 채팅 기능으로 댓글을 추가하거나 팀원에게 작업 및 마감일을 할당할 수 있습니다.

대화형 지식 포털¶

현명한 결정을 내리기 위해 제품의 세부 사항을 다른 사람들에게 알리는 것이 중요합니다. Docsie를 사용하면 대화형 지식 포털, 도움말 사이트, FAQ, 지식 베이스 및 셀프 서비스 페이지를 만들어 올바른 정보를 제공할 수 있습니다. 지식 베이스 맞춤화의 이점을 활용하여 고객 역할 및 역학과 관련된 콘텐츠를 게시할 수 있습니다.

맞춤형 문서화 허브¶

문서화 허브를 호스팅하는 방법을 선택할 수 있습니다. 공용 또는 개인 클라우드 및 온프레미스 DMS 중에서 선택할 수 있습니다. 맞춤형 문서화 허브를 통해 지식 관리, 데이터 전송 및 고급 보안을 쉽게 활성화할 수 있습니다.

인사이트 및 피드백¶

실행 가능한 인사이트 및 피드백을 통해 프로젝트가 어떻게 진행되고 있는지, 진행 상태, 팀 협업을 볼 수 있습니다. Docsie의 문서화 맞춤화 능력으로 문서 변경 및 최상의 입력 수용이 더 쉬워졌습니다.

맞춤형 기능은 조직의 문서화 필요성이 제 시간에 해결되고 팀의 효율성이 향상되도록 보장합니다. Docsie의 지식 관리, 콘텐츠 개인화 및 피드백 기능은 여러 프로젝트를 관리할 때 최상의 결과를 제공합니다.

주요 요점¶

• Docsie는 암호화된 비밀번호로 민감한 문서와 전체 지식 포털을 보호합니다
• Docsie는 중요한 파일을 안전하게 저장하기 위한 클라우드 기반 및 현장 문서 관리 시스템을 모두 제공합니다
• Docsie는 임시 비밀번호를 추가할 수 있어 프리랜서 및 계약자와 문서를 공유할 수 있습니다
• Docsie는 지식 포털, 지식 베이스 및 도움말 사이트에 대한 전체 맞춤화 지원을 제공합니다

결론¶

여러 이해관계자와 다양한 프로젝트에서 작업할 때는 협업을 돕고, 지식 관리를 지원하며, 문서화 맞춤화를 제공하고, 워크플로우를 단순화하며, 프로젝트를 간소화하기 위한 프리미엄 보안 기능을 제공하는 도구가 필요합니다. 문서 편집, 공유 및 분류를 용이하게 하는 플랫폼은 제품 관리자, 프리랜서 및 기술 팀이 어떤 장애물 없이 광범위하게 협업하는 것을 더 쉽게 만듭니다. Docsie는 모든 문서를 중앙 플랫폼에 보관하여 팀의 시간을 절약하고 워크플로우를 단순화하는 데 필요한 원스톱 상점입니다. 지능형 기업 문서화 플랫폼을 도입하려면 저희 팀에 연락하세요.

자주 묻는 질문¶

1. 프리랜서나 계약자가 Docsie를 사용하여 내부 팀과 협업할 수 있나요?

프리랜서와 외부 계약자는 Docsie를 사용하여 내부 팀과 쉽게 협업할 수 있습니다. 제품 관리자, 작성자, 프리랜서 및 소프트웨어 개발자는 필요에 따라 문서를 편집할 수 있습니다. 그러나 파일을 변경하기 전에 필요한 액세스 권한이 필요합니다.

2. 고우선순위 문서를 보호하기 위해 Docsie에서 사용할 수 있는 보안 기능은 무엇인가요?

민감한 데이터를 저장하기 위한 JWT 토큰 인증, IAM RBAC 및 비밀번호 보호를 제공합니다.

3. Docsie는 맞춤형 포털을 제공하나요?

SSL 암호화가 포함된 맞춤형 포털을 제공하여 문서를 더 안전하게 만듭니다.