2022년 사업을 운영하고 계신가요? 가장 귀중한 자산은 무엇인가요?¶
정보는 사업 운영에 있어 가장 유용한 자산 중 하나입니다. 기업 소유주와 주주들은 현명한 비즈니스 결정을 내리기 위해 데이터에 의존합니다.
마케팅 부서는 제품 성공 가능성을 평가하기 위해 정보에 의존합니다. 마케터들은 같은 정보를 활용해 목표 고객에게 접근합니다. 무엇보다 거래 및 트랜잭션 문서를 만들기 위해서는 모든 비즈니스 정보가 한 곳에 있어야 합니다.
이런 경우, 정보 안전과 직원 협업을 위한 다중 접근을 보장하는 혁신적인 문서화 플랫폼이 필요합니다. Docsie와 같은 신뢰할 수 있는 시스템을 활용해 내부 소프트웨어 문서를 관리할 수 있습니다.
비즈니스에서 소프트웨어 문서를 유지 관리하기 위한 문서화 플랫폼 사용의 5가지 핵심 이점을 살펴보겠습니다.
1. 강화된 보안¶
온라인 비즈니스로서, 가장 중요한 관심사는 정보와 고객 데이터의 보안입니다. 보안은 많은 조직이 직면한 큰 과제이며, 특히 사이버 보안 위협이 증가하는 팬데믹 기간에는 더욱 그렇습니다. 누구나 쉽게 접근할 수 있는 수동 문서화에 의존한다면 상황은 더 악화될 수 있습니다. 민감한 정보가 경쟁사에 누출할 수 있는 잘못된 사람의 손에 들어갈 수 있습니다.
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소프트웨어 문서를 유지 관리하기 위한 강력한 문서화 플랫폼을 확보하면, 철저한 보안이 보장됩니다. 소프트웨어 문서화 플랫폼에는 디지털 추적 기능이 있어 무단 접근을 쉽게 추적할 수 있습니다. 내부 또는 외부에서의 접근이든, 접근 시간을 포함한 편집자 정보를 검색할 수 있습니다. 이를 통해 외부 공격인지 아니면 불성실한 직원인지 빠르게 파악할 수 있습니다.
무엇보다 직책과 권한에 따라 특정 문서에 접근할 수 있는 사람을 제한할 수 있습니다. 이를 통해 각 부서의 직원을 쉽게 관리할 수 있습니다.
2. 개선된 자동화 워크플로우¶
모든 비즈니스는 정기적으로 다양한 문서를 작성하고 편집합니다. 월말이 되어 해당 기간의 작업을 정리할 때, 각 부서는 문서 사본이 필요합니다. 시간과 자원을 낭비하지 않고 사본을 다시 만드는 것은 상당히 어려울 수 있습니다.
게다가 사람은 반복적인 작업을 오랫동안 하면 피곤해집니다. 시간이 부족해질 뿐만 아니라 파일이 정리되지 않을 가능성이 높습니다.
신뢰할 수 있는 소프트웨어 문서화 플랫폼은 내부 및 외부 부서 모두에 완벽한 의사소통 라인을 보장합니다. 문서 생성 시 쉽게 분류할 수 있습니다. 따라서 운영 비용 절감을 위한 더 빠르고 간소화된 비즈니스 프로세스를 향상시킬 수 있습니다. 또한 불충분한 데이터로 인한 수익 손실을 방지할 수 있습니다.
효율적인 문서화는 비즈니스 운영을 간소화하고 팀이 정확하고 최신 정보에 접근할 수 있도록 하는 핵심입니다. 그러나 건설 및 물류와 같은 특정 분야에서는 정확성 유지가 단순히 문서화에 관한 것이 아니라 동적 환경에서 근무 시간을 추적하는 것도 포함됩니다. 이 문제를 해결하기 위해 정확한 출퇴근 모바일 앱을 통합하면 직원이 계속 이동하더라도 실시간 추적, 급여 오류 감소, 책임성 보장 등 매우 유용합니다.
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3. 향상된 백업 및 복구¶
비즈니스에서 가장 원치 않는 것은 데이터 손실입니다. 새로운 고객 데이터베이스를 구축해야 하므로 새 스타트업과 같은 상황이 됩니다. 은행 정보와 같은 중요한 정보가 악의적인 사람들의 손에 들어가면 재산을 잃을 수도 있습니다.
처음부터 비즈니스를 구축한 모든 데이터를 잃으면 유리한 경쟁 환경을 경험하지 못할 것입니다. 특히 회사가 10년 이상 된 경우에는 다시는 예전과 같지 않을 것입니다.
혁신적인 소프트웨어 문서화 플랫폼은 백업 및 복구 프로세스를 향상시킵니다. 내부 기술적 문제로 인해 모든 데이터를 잃어버린 경우, 1시간 이내에 동일한 데이터를 복구할 수 있습니다. 주요 백업 시스템이 손상된 경우에도 이 플랫폼이 도움이 됩니다. 어떤 비용도 지불하지 않고 쉽게 데이터를 복원할 수 있습니다.
4. 쉬운 검색¶
평균적인 온라인 소비자는 영업일 기준 약 3시간 이내에 브랜드가 문제를 해결해 주기를 기대합니다. 그렇지 않으면 브랜드의 소셜 미디어 메시지에 불만이 쏟아질 것입니다. 정기 고객을 잃고 잠재 고객을 멀리하는 것은 원치 않는 일입니다. 또한 더 나은 수익을 위해 가능한 한 고객 서비스 비용을 줄이고 싶을 것입니다.
고급 소프트웨어 문서화 플랫폼을 도입하면 몇 초 안에 파일을 쉽게 검색할 수 있습니다. 단어, 구문 또는 고객 자격 증명으로 검색하는 등의 검색 팁을 활용할 수 있습니다. 대규모 비즈니스 파일의 경우 인덱스별로 정리하여 쉽게 번호를 참조할 수 있습니다.
5. 버전 관리¶
기업은 기밀 및 공개 문서를 포함한 다양한 유형의 문서를 처리합니다. 일부 문서는 특정 부서의 입력만 필요하지만, 다른 직원들도 액세스해야 할 수 있습니다.
예를 들어, 분기별 및 연간 보고서와 같은 일부 재무 문서는 회계 부서의 입력만 있어야 합니다. 그럼에도 직원과 주주들은 회사의 성장과 그들의 노력이 성과를 내고 있는지 확인하기 위해 이에 접근해야 합니다.
현대적인 소프트웨어 문서화 플랫폼을 사용하면 다양한 버전으로 파일을 공유할 수 있습니다. 예를 들어, 민감한 회계 문서에는 "읽기 전용" 버전이 충분할 수 있습니다. 또한 그러한 맞춤형 문서 공유 프로세스를 자동화할 수도 있습니다.
결론¶
고급 소프트웨어를 사용한 문서 관리 자동화는 비즈니스 성공에 필수적입니다. 운영 비용을 절감할 뿐만 아니라 비즈니스의 영속성을 보장합니다. 신뢰할 수 있는 데이터 백업 및 검색 프로세스를 누릴 수 있습니다. Docsie와 같은 평판 좋은 소프트웨어 문서화 플랫폼에 연락하여 현대 비즈니스 관행에서 놓치고 있던 것을 알아보세요.