Lanciare il prodotto sul mercato richiede uno sforzo immenso¶

Lanciare il tuo prodotto sul mercato richiede uno sforzo immenso, non solo da parte tua ma anche del tuo team. Devono collaborare con diversi stakeholder, soddisfare tutti i requisiti e migliorare la collaborazione tra dipartimenti. Product manager, sviluppatori back-end e front-end e altri membri del team tecnico si riuniscono per fare brainstorming prima di rilasciare nuove versioni. Questo processo comporta la preparazione di numerosi documenti. Quanto è faticoso per il tuo team?

In questi momenti, avere una piattaforma che offre personalizzazione dei contenuti, flessibilità e funzionalità di gestione della conoscenza diventa una necessità. Ottieni la protezione di cui hai bisogno mentre pianifichi, monitori, comunichi e valuti il tuo progetto.

Perché è necessaria la personalizzazione nella documentazione?¶

Ogni progetto ha la sua importanza e dimensione. Grandezza, complessità, ambito e rischi legati a un progetto determinano come adattare la personalizzazione nella documentazione. Mantenere una knowledge base e adattare i requisiti di un progetto con strumenti di personalizzazione dei contenuti è fondamentale per risparmiare tempo, evitare confusione e allineare meglio il team.

Ma come capire se hai bisogno di uno strumento di personalizzazione per migliorare il flusso del progetto? Devi seguire procedure specifiche? Continua a leggere per capire come valutare le tue esigenze di documentazione.

Come valutare le esigenze di documentazione del progetto?¶

La regola d'oro del business è non lanciarsi in qualcosa senza valutarne pro e contro. Ma mettiamo da parte questa regola quando si parla di personalizzazione dei contenuti.

Per valutare la necessità di strumenti di personalizzazione del progetto, devi considerare obiettivi, requisiti e aspettative della documentazione da diverse angolazioni. Per avere chiarezza, dovresti porti domande relative a:

L'ambito della documentazione del progetto

Pubblico e utenti

Utilizzi del prodotto

Standard e linee guida relativi al prodotto

Queste domande ti daranno un quadro chiaro su quale piattaforma scegliere e quali funzionalità cercare quando pianifichi di implementare strumenti di documentazione.

Come identificare lo strumento di personalizzazione dei contenuti più adatto?¶

Nell'ultimo rapporto pubblicato da M-File sull'Intelligent Information Management, è emerso che avere uno strumento di personalizzazione dei contenuti inefficiente può portare a sfide nel flusso di lavoro. Il 65% degli intervistati ha dichiarato di affrontare difficoltà nella revisione, approvazione e firma dei documenti in assenza di uno strumento adeguato per la knowledge base e la personalizzazione dei contenuti.

Questo rende ancora più necessario trovare lo strumento giusto. Ma come trovare quello perfetto? Ecco alcuni punti da considerare quando cerchi strumenti che offrono personalizzazione nella documentazione.

Identifica una modalità operativa adatta¶

La documentazione aziendale ha due modalità: un sistema di gestione documentale in sede e un sistema cloud. Il DMS in sede consente alle aziende di accedere ai dati dal proprio server, ma per utilizzare questo strumento devi essere presente in ufficio. I DMS basati sul cloud offrono maggiore flessibilità ai lavoratori remoti, poiché possono accedere ai dati da qualsiasi luogo.

Considera il fattore costo¶

Il costo è un fattore decisivo. Se scegli un DMS in sede, preparati a sostenere costi iniziali elevati per facilitare la collaborazione del team. Tuttavia, se opti per un sistema cloud, puoi aspettarti che l'intero setup venga realizzato a metà del costo di un DMS in sede.

Cerca la sicurezza dei dati¶

La sicurezza dei dati è fondamentale. I tuoi documenti devono essere a prova di hacker senza nemmeno doverlo chiedere. Nel caso di DMS in sede, hai più controllo sulla sicurezza, mentre nel caso di DMS cloud, la responsabilità della sicurezza ricade sul tuo fornitore di servizi.

Opzione per il backup dei file¶

Nel caso di DMS in sede, i file di dati devono essere sottoposti a backup frequenti poiché non esiste un'opzione di backup automatico. Pertanto, le probabilità di perdita di dati sono maggiori. Nel sistema cloud, il backup avviene automaticamente, quindi non devi preoccuparti della perdita di dati in caso di eventi sfortunati.

5 funzionalità da cercare in un software di documentazione¶

Creare uno spazio di lavoro collaborativo diventa facile quando hai gli strumenti giusti. Ecco un elenco di funzionalità che devi cercare quando selezioni gli strumenti di documentazione giusti per la tua organizzazione.

1. Condivisione dei documenti¶

Quando lavori con più stakeholder, devi mantenere tutti sulla stessa pagina. Un modo per coinvolgere tutti in un progetto è raccogliere le loro opinioni e apportare modifiche al prodotto in base agli input ricevuti. Una piattaforma di gestione dei contenuti documentali dovrebbe offrire la flessibilità di condividere dati internamente con clienti e stakeholder.

2. Sicurezza¶

La sicurezza dovrebbe essere la priorità assoluta nella scelta di un software di documentazione adatto alla tua organizzazione. La tua scelta preferita dovrebbe avere gli strumenti e il software di sicurezza più recenti per garantire che solo le persone autorizzate abbiano accesso ai dati.

3. Opzioni di modifica¶

Trovare il documento giusto non dovrebbe essere una lotta per il tuo team. L'83% dei dipendenti perde tempo prezioso ricreando documenti che già esistono. Pertanto, il DMS dovrebbe avere l'opzione di mostrare prima la versione aggiornata del documento. Inoltre, le persone con accesso di modifica al documento devono poter apportare modifiche direttamente.

4. Classificazione dei documenti¶

Errori di classificazione e etichettatura dei documenti rendono difficile per i dipendenti trovare il documento giusto in tempo. Un buon DMS deve avere la funzionalità di creare automaticamente metadati per i documenti una volta preparati dal team. Questo libererà il team dalla responsabilità di creare nomi per i file, riducendo così gli errori manuali e risparmiando tempo.

5. Ricerca per parole chiave¶

Il software di documentazione giusto dovrebbe dare al team la flessibilità di cercare documenti rilevanti utilizzando parole chiave. Dovrebbe visualizzare risultati pertinenti sullo schermo per facilitare una ricerca più rapida dei documenti.

Avere queste cinque incredibili funzionalità in uno strumento di documentazione offre flessibilità alla piattaforma e aiuta il tuo team a risparmiare tempo nel trovare e modificare i documenti giusti. Queste funzionalità aiutano anche la tua organizzazione a migliorare pianificazione, collaborazione, valutazione e gestione della conoscenza nella gestione di diversi progetti.

Fare la scelta giusta con Docsie¶

Docsie offre una struttura di documentazione aziendale per aiutare il tuo team a collaborare facilmente senza perdere tempo. È una soluzione completa che riduce la dipendenza da più strumenti. Creato su misura per soddisfare tutti i requisiti della documentazione aziendale, Docsie ha funzionalità incredibili elencate di seguito.

Documentazione pronta per l'azienda¶

Quando non devi passare da una piattaforma all'altra, puoi concentrarti maggiormente sul completamento del compito senza intoppi. La piattaforma centralizzata semplifica i flussi di lavoro di documentazione per il team e li aiuta a migliorare la loro efficienza. Puoi importare i tuoi documenti e knowledge base esistenti, allineare la gestione della conoscenza e progettare un portale personalizzato senza troppo sforzo. Il team di assistenza clienti eccezionale di Docsie garantisce che tu comprenda completamente le nostre funzionalità di base e avanzate prima di procedere.

Collaborazione senza problemi con un team globale¶

Puoi collaborare con dipendenti remoti, contractor, freelance e specialisti con i nuovi ruoli utente e controllo degli accessi. Con questa funzionalità di Docsie, puoi facilmente controllare chi può visualizzare, modificare e pubblicare i documenti. Se vuoi suggerire modifiche, fallo aggiungendo commenti con la nostra funzione di chat integrata o assegnando attività e scadenze ai membri del team.

Portali di conoscenza interattivi¶

Far conoscere agli altri tutti i dettagli del tuo prodotto è importante per prendere decisioni sagge. Con Docsie, puoi creare portali di conoscenza interattivi, siti di aiuto, FAQ, knowledge base e pagine self-service per fornire le informazioni giuste. Puoi sfruttare i vantaggi della personalizzazione della knowledge base per pubblicare contenuti che si riferiscono ai ruoli e alle dinamiche dei tuoi clienti.

Hub di documentazione personalizzati¶

Puoi scegliere come ospitare i tuoi hub di documentazione. Ti diamo l'opzione di scegliere tra cloud pubblico o privato e DMS in sede. Con gli hub di documentazione personalizzati, puoi eseguire gestione della conoscenza, trasferimento dati e abilitare sicurezza di alto livello con facilità.

Insight e feedback¶

Puoi vedere come viene intrapreso il progetto, lo stato di avanzamento e la collaborazione del team con insight e feedback attuabili. Apportare modifiche ai documenti e prendere i migliori input è diventato più facile con la capacità di Docsie di personalizzare la documentazione.

Le funzionalità su misura garantiscono che le esigenze di documentazione di un'organizzazione vengano risolte in tempo e l'efficienza del team migliori. La gestione della conoscenza, la personalizzazione dei contenuti e le funzionalità di feedback di Docsie ti offrono il miglior risultato nella gestione di più progetti.

Punti chiave¶

Docsie ti aiuta a proteggere i tuoi documenti sensibili e l'intero portale di conoscenza con password criptate

Docsie fornisce sia sistemi di gestione documentale basati su cloud che in sede per archiviare i tuoi file critici in modo sicuro

Docsie ti permette di condividere documenti con freelance e contractor consentendoti di aggiungere password temporanee

Docsie ti offre supporto completo per la personalizzazione del tuo portale di conoscenza, knowledge base e siti di aiuto

Conclusione¶

Quando lavori con più stakeholder su diversi progetti, hai bisogno di uno strumento che si occupi della collaborazione, aiuti nella gestione della conoscenza, offra personalizzazione nella documentazione, semplifichi i flussi di lavoro e fornisca funzionalità di sicurezza premium per ottimizzare il tuo progetto. Una piattaforma che facilita la modifica, la condivisione e la classificazione dei documenti rende più facile per i tuoi product manager, freelance e team tecnici collaborare ampiamente senza ostacoli. Docsie è la soluzione completa di cui hai bisogno per mantenere tutti i documenti in una piattaforma centrale, risparmiando tempo e semplificando i flussi di lavoro per i tuoi team. Contatta il nostro team per adottare una piattaforma intelligente di documentazione aziendale.

Domande frequenti¶

1. Un freelance o un contractor può collaborare con i team interni utilizzando Docsie?

Freelance e contractor esterni possono facilmente collaborare con i team interni utilizzando Docsie. Product manager, scrittori, freelance e sviluppatori software possono modificare i documenti quando necessario. Tuttavia, è necessario l'accesso richiesto prima di apportare modifiche ai file.

2. Quali funzionalità di sicurezza sono disponibili su Docsie per proteggere documenti ad alta priorità?

Ottieni autenticazione con token JWT, IAM RBAC e protezione con password per archiviare dati sensibili.

3. Docsie fornisce portali personalizzati?

Ottieni un portale personalizzato con crittografia SSL per rendere i tuoi documenti più sicuri.