Gestire un'azienda nel 2022? L'informazione è il tuo asset più prezioso¶
Stai gestendo un'azienda nel 2022? Qual è il tuo asset più prezioso? L'informazione rappresenta una delle risorse più utili nella gestione aziendale. Proprietari e azionisti si affidano ai dati per prendere decisioni aziendali oculate.
Il reparto marketing utilizza le informazioni per valutare il potenziale successo dei prodotti. I marketer usano questi stessi dati per raggiungere i loro target. Soprattutto, hai bisogno di tutte le tue informazioni aziendali in un unico posto per creare documenti commerciali e di transazione.
In questo caso, avrai bisogno di una piattaforma di documentazione innovativa che garantisca sicurezza delle informazioni e accesso multiplo per la collaborazione tra dipendenti. Puoi sfruttare un sistema affidabile come Docsie per gestire la tua documentazione software interna.
Continua a leggere mentre esploriamo i 5 vantaggi principali dell'utilizzo di una piattaforma di documentazione per mantenere la documentazione software nella tua azienda.
- Sicurezza avanzata
Come azienda online, la tua preoccupazione principale dovrebbe essere la sicurezza delle informazioni e dei dati dei clienti. La sicurezza è una grande sfida che molte organizzazioni devono affrontare, specialmente durante la pandemia quando l'insicurezza informatica è in aumento. Può essere ancora peggio se ti affidi alla documentazione manuale, facilmente accessibile a chiunque. Le informazioni sensibili potrebbero finire nelle mani sbagliate e venire divulgate ai concorrenti.
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Una solida piattaforma di documentazione per mantenere i tuoi documenti software garantisce una sicurezza impenetrabile. Le piattaforme di documentazione software hanno un percorso digitale tracciabile e puoi facilmente monitorare gli accessi non autorizzati. Che l'accesso provenga dall'interno o dall'esterno, puoi recuperare le informazioni dell'editor, incluso l'orario di accesso. Puoi determinare rapidamente se si tratta di un attacco esterno o semplicemente di un dipendente disonesto.
Inoltre, puoi regolare quali persone possono accedere a determinati documenti in base alla posizione e all'autorizzazione. Questo facilita la gestione dei dipendenti nei rispettivi reparti.
- Flusso di lavoro automatizzato e migliorato
Ogni azienda redige e compila vari documenti su base regolare. Alla fine del mese, quando è il momento di riconciliare il lavoro del periodo, ogni reparto avrà bisogno di copie dei documenti. Può essere molto difficile ricreare copie senza sprecare tempo e risorse.
Inoltre, le persone si stancano di svolgere compiti ripetitivi per lunghi periodi. Oltre a rimanere senza tempo, finirai probabilmente con file disorganizzati.
Una piattaforma di documentazione software affidabile garantisce linee di comunicazione impeccabili tra reparti interni ed esterni. Puoi classificare facilmente i documenti mentre li generi. Di conseguenza, migliori processi aziendali più rapidi e ottimizzati per risparmiare sui costi operativi. Questo può anche evitare perdite di fatturato dovute a dati insufficienti.
Una documentazione efficiente è fondamentale per ottimizzare le operazioni aziendali, garantendo ai team l'accesso a informazioni accurate e aggiornate. Tuttavia, in alcuni settori, come l'edilizia e la logistica, mantenere l'accuratezza non riguarda solo la documentazione, ma anche il monitoraggio delle ore di lavoro in ambienti dinamici. Per affrontare questa sfida, l'integrazione di un'app mobile precisa per timbrature può essere molto vantaggiosa, fornendo tracciamento in tempo reale, riducendo gli errori di busta paga e garantendo responsabilità, anche quando i dipendenti sono costantemente in movimento.
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- Backup e recupero migliorati
L'ultima cosa che vuoi per la tua azienda è perdere dati. Sarebbe come una nuova startup, perché dovrai costruire un nuovo database clienti. Potresti anche perdere le tue fortune se informazioni vitali come i dettagli bancari finiscono nelle mani di malintenzionati.
Senza dimenticare che non avrai un ambiente competitivo favorevole se perdi tutti i dati che hanno costruito la tua azienda da zero. Non sarà mai più lo stesso, specialmente se l'azienda ha più di dieci anni.
Una piattaforma di documentazione software innovativa migliora il processo di backup e recupero. Se perdi tutti i dati, ad esempio a causa di un problema tecnico interno, li recupererai in meno di un'ora. La piattaforma è utile anche se il tuo sistema di backup primario viene compromesso. Puoi ripristinare facilmente i dati senza pagare alcun riscatto.
- Recupero più semplice
Il consumatore online medio si aspetta che il tuo brand risolva il suo problema in circa tre ore durante i giorni lavorativi. Altrimenti, riceverai reclami sui messaggi social media del brand. L'ultima cosa che vuoi è perdere clienti abituali e spaventare potenziali clienti. Inoltre, vorresti anche ridurre il più possibile i costi del servizio clienti per ottenere migliori margini di profitto.
Acquisire una piattaforma di documentazione software avanzata significa poter recuperare facilmente i file in pochi secondi. Puoi sfruttare consigli per il recupero come la ricerca per parola, frase o credenziali del cliente. Per file aziendali più grandi, puoi organizzarli per indice, facilitando il riferimento numerico.
- Controllo delle versioni
Le aziende gestiscono vari tipi di documenti, compresi quelli riservati e pubblici. Alcuni documenti richiedono solo l'input di un reparto specifico, ma altri lavoratori potrebbero comunque aver bisogno di accedervi.
Ad esempio, alcuni documenti finanziari come i report trimestrali e annuali dovrebbero ricevere input solo dal reparto contabilità. Tuttavia, dipendenti e azionisti devono accedervi per vedere la crescita dell'azienda e verificare se il loro impegno sta dando frutti.
Le moderne piattaforme di documentazione software ti permettono di condividere file in diverse versioni. Ad esempio, una versione "sola lettura" sarebbe sufficiente per documenti contabili sensibili. Puoi anche automatizzare il processo di condivisione di tali documenti personalizzati.
Conclusione
Automatizzare la gestione dei documenti utilizzando software avanzati è inevitabile per il successo della tua azienda. Oltre a ridurre i costi operativi, garantisce l'esistenza perpetua dell'azienda. Godrai di processi affidabili di backup e recupero dei dati. Contatta piattaforme di documentazione software rispettabili come Docsie per scoprire cosa ti sei perso nelle moderne pratiche aziendali.