Lancer votre produit sur le marché : un effort collectif¶

Lancer votre produit sur le marché demande un effort considérable, non seulement de votre part, mais aussi de celle de votre équipe. Ils doivent faire des allers-retours, collaborer avec différents intervenants, répondre à toutes les exigences et améliorer la collaboration entre les départements. Les chefs de produit, les développeurs back-end et front-end, et les autres membres de l'équipe technique se réunissent pour réfléchir avant de lancer de nouvelles versions. Ce processus implique la préparation de nombreux documents. Imaginez la charge de travail pour votre équipe !

Dans ces moments, disposer d'une plateforme offrant des fonctionnalités de personnalisation de contenu, de flexibilité et de gestion des connaissances devient indispensable. Vous obtenez la protection nécessaire pour planifier, suivre, communiquer et évaluer votre projet.

Pourquoi la personnalisation de la documentation est-elle nécessaire ?¶

Chaque projet a son envergure et son importance. La taille, la complexité, la portée et les risques liés à un projet déterminent comment ajuster la personnalisation de la documentation. Maintenir une base de connaissances et adapter les exigences d'un projet avec des outils de personnalisation de contenu joue un rôle crucial pour gagner du temps, éviter la confusion et mieux aligner votre équipe.

Mais comment savoir si vous avez besoin d'un outil de personnalisation pour améliorer le flux de votre projet ? Devez-vous suivre certaines procédures ? Lisez la section suivante pour comprendre comment évaluer vos besoins en matière de documentation de projet.

Comment évaluer les besoins en documentation de projet ?¶

La règle d'or en affaires est de ne jamais se lancer sans mesurer les avantages et les inconvénients de sa décision. Mais mettons de côté cette règle pour la personnalisation de contenu.

Pour évaluer le besoin d'outils de personnalisation de projet, vous devez considérer les objectifs, les exigences et les attentes de votre documentation sous différents angles. Pour clarifier, posez-vous des questions concernant :

• La portée de la documentation du projet
• Les publics et utilisateurs
• Les utilisations du produit
• Les normes et directives liées au produit

Ces questions vous donneront une vision claire de la plateforme à choisir et des fonctionnalités à rechercher lors de la mise en œuvre d'outils de documentation.

Comment identifier l'outil de personnalisation de contenu idéal ?¶

Dans le dernier rapport publié par M-File sur la gestion intelligente de l'information, il a été constaté qu'un outil de personnalisation de contenu inefficace peut entraîner des difficultés de flux de travail. 65 % des répondants à cette enquête ont mentionné qu'ils rencontrent des difficultés pour examiner, approuver et signer des documents en l'absence d'un outil adéquat de base de connaissances et de personnalisation de contenu.

Il est donc encore plus nécessaire de trouver le bon outil. Mais comment trouver cette correspondance parfaite ? Voici quelques points à considérer lors de la recherche d'outils offrant une personnalisation de la documentation.

Identifiez un mode de fonctionnement adapté¶

La documentation d'entreprise comporte deux modes : un système de gestion de documents d'entreprise sur site et un système de gestion de documents basé sur le cloud. Le SGD sur site permet aux entreprises d'accéder aux données depuis leur propre serveur, mais pour utiliser cet outil, vous devez être présent sur le campus du bureau. Cependant, les outils SGD basés sur le cloud offrent une plus grande flexibilité aux équipes à distance, car elles peuvent accéder aux données de n'importe où.

Prenez en compte le facteur coût¶

Le coût est un facteur déterminant. Si vous optez pour un SGD sur site, préparez-vous à débourser des coûts initiaux importants pour faciliter la collaboration d'équipe. Cependant, si vous envisagez un système basé sur le cloud, vous pouvez vous attendre à ce que l'ensemble de la configuration soit réalisé à moitié prix d'un SGD sur site.

Recherchez la sécurité des données¶

La sécurité des données est primordiale. Vos documents doivent être à l'épreuve des pirates informatiques, sans même avoir à le demander. Dans le cas d'un SGD sur site, vous avez plus de contrôle sur la sécurité, tandis que la responsabilité de la sécurité repose sur les épaules de votre fournisseur de services dans le cas d'un SGD basé sur le cloud.

Option de sauvegarde des fichiers¶

Dans le cas d'un SGD sur site, les fichiers de données doivent être sauvegardés fréquemment car il n'y a pas d'option de sauvegarde automatique. Par conséquent, les risques de perte de données sont plus élevés. Dans le système basé sur le cloud, la sauvegarde se fait automatiquement. Vous n'avez donc pas à vous soucier de la perte de données en cas d'événements malheureux.

5 fonctionnalités à rechercher dans un logiciel de documentation¶

Créer un espace de travail collaboratif devient facile lorsque vous disposez des bons outils. Voici une liste de fonctionnalités que vous devez rechercher lors de la sélection des outils de documentation adaptés à votre organisation.

1. Partage de documents¶

Lorsque vous travaillez avec plusieurs parties prenantes, vous devez maintenir tout le monde sur la même page. L'une des façons de garder tout le monde impliqué dans un projet est de recueillir leurs opinions et d'apporter des modifications au produit en fonction des précieuses contributions reçues. Une plateforme de gestion de contenu de documentation doit offrir la flexibilité de partager des données en interne avec les clients et les parties prenantes.

2. Sécurité¶

La sécurité doit être la priorité absolue lors de la sélection d'un logiciel de documentation adapté à votre organisation. Votre choix préféré doit disposer des derniers outils et logiciels de sécurité pour garantir que seules les personnes autorisées ont accès aux données.

3. Options d'édition¶

Trouver le bon document ne devrait pas être une lutte pour votre équipe. 83 % des employés perdent leur précieux temps à recréer des documents qui existent déjà. Par conséquent, le SGD doit avoir l'option d'afficher d'abord la version mise à jour du document. De plus, les personnes ayant un accès en édition au document doivent pouvoir y apporter des modifications directement.

4. Classification des documents¶

Les erreurs de classification et d'étiquetage des documents rendent difficile pour les employés de trouver le bon document à temps. Un bon SGD doit avoir la fonction de créer automatiquement des métadonnées pour les documents une fois qu'ils sont préparés par l'équipe. Cela libérera l'équipe de la responsabilité de créer des noms pour les fichiers, réduisant ainsi les erreurs manuelles et gagnant du temps.

5. Recherche par mots-clés¶

Un bon logiciel de documentation doit donner à l'équipe la flexibilité de rechercher des documents pertinents à l'aide de mots-clés. Il doit afficher les résultats pertinents à l'écran pour faciliter une recherche de documents plus rapide.

Ces cinq fonctionnalités incroyables dans un outil de documentation offrent une flexibilité de plateforme et aident votre équipe à gagner du temps pour trouver et modifier les bons documents. Ces fonctionnalités aident également votre organisation à améliorer sa planification, sa collaboration, son évaluation et sa gestion des connaissances lors de la gestion de différents projets.

Faire le bon choix avec Docsie¶

Docsie offre une solution de documentation d'entreprise pour aider votre équipe à collaborer facilement sans perdre de temps. C'est une solution tout-en-un qui réduit votre dépendance à plusieurs outils. Conçu sur mesure pour répondre à toutes les exigences de la documentation d'entreprise, Docsie possède des fonctionnalités incroyables qui sont énumérées ci-dessous.

Documentation prête pour l'entreprise¶

Quand vous n'avez pas à passer d'une plateforme à l'autre, vous pouvez vous concentrer davantage sur l'achèvement de la tâche sans accroc. La plateforme centralisée simplifie les flux de documentation pour l'équipe et les aide à améliorer leur efficacité. Vous pouvez importer vos documents et bases de connaissances existants, aligner la gestion des connaissances et concevoir un portail personnalisé sans trop d'efforts. L'équipe de service client exceptionnelle de Docsie s'assure que vous compreniez parfaitement nos fonctionnalités de base et avancées avant de poursuivre.

Collaboration fluide avec une équipe mondiale¶

Vous pouvez collaborer avec vos employés à distance, contractants, freelances et spécialistes grâce aux nouveaux rôles utilisateurs et contrôles d'accès. Avec cette fonctionnalité Docsie, vous pouvez facilement contrôler qui peut voir, modifier et publier les documents. Si vous souhaitez suggérer des modifications, faites-le en ajoutant des commentaires grâce à notre fonction de chat intégrée ou en attribuant des tâches et des échéances aux membres de l'équipe.

Portails de connaissances interactifs¶

Faire connaître aux autres les tenants et aboutissants de votre produit est important pour prendre une décision éclairée. Avec Docsie, vous pouvez créer des portails de connaissances interactifs, des sites d'aide, des FAQ, des bases de connaissances et des pages libre-service pour fournir les bonnes informations. Vous pouvez profiter des avantages de la personnalisation de la base de connaissances pour publier du contenu qui correspond aux rôles et à la dynamique de vos clients.

Hubs de documentation personnalisés¶

Vous pouvez choisir comment héberger vos hubs de documentation. Nous vous donnons le choix entre cloud public ou privé et SGD sur site. Avec les hubs de documentation personnalisés, vous pouvez effectuer la gestion des connaissances, le transfert de données et activer une sécurité de haut niveau en toute simplicité.

Analyses et retours d'information¶

Vous pouvez voir comment le projet est entrepris, l'état d'avancement et la collaboration d'équipe grâce à des analyses et des retours d'information exploitables. Apporter des modifications aux documents et prendre les meilleures contributions est devenu plus facile avec la capacité de Docsie à personnaliser la documentation.

Des fonctionnalités sur mesure garantissent que les besoins de documentation d'une organisation soient résolus à temps et que l'efficacité de l'équipe s'améliore. La gestion des connaissances, la personnalisation du contenu et les fonctionnalités de retour d'information de Docsie vous donnent les meilleurs résultats lors de la gestion de plusieurs projets.

Points clés à retenir¶

• Docsie vous aide à sécuriser vos documents sensibles et l'ensemble du portail de connaissances avec des mots de passe cryptés
• Docsie fournit à la fois un système de gestion de documents basé sur le cloud et sur site pour stocker vos fichiers critiques en toute sécurité
• Docsie vous permet de partager des documents avec des freelances et des contractants en vous permettant d'ajouter des mots de passe temporaires
• Docsie vous offre un support de personnalisation complet pour votre portail de connaissances, votre base de connaissances et vos sites d'aide

Conclusion¶

Lorsque vous travaillez avec plusieurs parties prenantes sur différents projets, vous avez besoin d'un outil qui prend en charge la collaboration, aide à la gestion des connaissances, offre une personnalisation de la documentation, simplifie les flux de travail et fournit des fonctionnalités de sécurité premium pour rationaliser votre projet. Une plateforme qui facilite l'édition, le partage et la classification des documents permet à vos chefs de produit, freelances et équipes techniques de collaborer largement sans obstacles. Docsie est la solution tout-en-un dont vous avez besoin pour conserver tous les documents sur une plateforme centrale, économisant ainsi du temps et simplifiant les flux de travail pour vos équipes. Contactez notre équipe pour adopter une plateforme intelligente de documentation d'entreprise.

Foire aux questions¶

1. Un freelance ou un contractant peut-il collaborer avec les équipes internes en utilisant Docsie ?

Les freelances et les contractants tiers peuvent facilement collaborer avec les équipes internes en utilisant Docsie. Les chefs de produit, les rédacteurs, les freelances et les développeurs de logiciels peuvent modifier les documents selon les besoins. Cependant, un accès approprié est nécessaire avant d'apporter des modifications aux fichiers.

2. Quelles fonctionnalités de sécurité sont disponibles sur Docsie pour protéger les documents hautement prioritaires ?

Vous bénéficiez de l'authentification par jeton JWT, IAM RBAC et de la protection par mot de passe pour stocker les données sensibles.

3. Docsie fournit-il des portails personnalisés ?

Vous obtenez un portail personnalisé avec cryptage SSL pour rendre vos documents plus sécurisés.