Vous dirigez une entreprise en 2022 ? Quel est votre actif le plus précieux ?¶

L'information est l'un des atouts les plus utiles pour diriger une entreprise. Les propriétaires et actionnaires s'appuient sur les données pour prendre des décisions éclairées.

Le service marketing utilise ces informations pour évaluer le potentiel de réussite d'un produit et pour cibler efficacement leur audience. Plus important encore, vous avez besoin de centraliser toutes vos informations commerciales pour créer vos documents de transaction.

Dans ce contexte, vous recherchez une plateforme de documentation innovante qui garantit la sécurité des informations et permet l'accès multiple pour la collaboration entre employés. Vous pouvez utiliser un système fiable comme Docsie pour gérer votre documentation logicielle interne.

Découvrons ensemble les 5 avantages clés d'utiliser une plateforme de documentation pour maintenir la documentation logicielle dans votre entreprise.

1. Sécurité renforcée¶

En tant qu'entreprise en ligne, votre préoccupation principale doit être la sécurité de vos informations et des données clients. La sécurité est un défi majeur pour de nombreuses organisations, particulièrement depuis la pandémie où la cybercriminalité est en hausse. C'est encore plus risqué si vous utilisez une documentation manuelle, facilement accessible à tous. Des informations sensibles peuvent tomber entre de mauvaises mains et être divulguées à vos concurrents.

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Une plateforme de documentation performante garantit une sécurité hermétique. Ces plateformes conservent une trace numérique permettant de suivre facilement les accès non autorisés. Que l'accès soit interne ou externe, vous pouvez retrouver les informations de l'éditeur, y compris l'heure d'accès. Vous pouvez ainsi rapidement identifier s'il s'agit d'une attaque externe ou d'un employé malhonnête.

Vous pouvez également réguler l'accès aux documents selon le poste et le niveau d'habilitation. Cela facilite la gestion des employés dans leurs départements respectifs.

2. Flux de travail amélioré et automatisé¶

Chaque entreprise rédige et compile divers documents régulièrement. À la fin du mois, au moment de faire le bilan, chaque département a besoin de copies de ces documents. Recréer ces copies peut s'avérer chronophage et coûteux en ressources.

De plus, les humains se fatiguent des tâches répétitives sur de longues périodes. Au-delà du manque de temps, vous risquez de vous retrouver avec des fichiers désorganisés.

Une plateforme de documentation fiable assure une communication fluide entre les départements internes et externes. Vous pouvez facilement classer les documents dès leur création. Vous optimisez ainsi vos processus commerciaux pour réduire les coûts d'exploitation. Cela évite également les pertes de revenus dues à des données insuffisantes.

Une documentation efficace est essentielle pour rationaliser les opérations, garantissant aux équipes un accès à des informations précises et à jour. Dans certains secteurs comme la construction et la logistique, maintenir la précision ne se limite pas à la documentation—cela implique aussi le suivi des heures de travail dans des environnements dynamiques. Pour relever ce défi, l'intégration d'une application mobile précise de pointage peut être très avantageuse, offrant un suivi en temps réel, réduisant les erreurs de paie et assurant la responsabilisation, même lorsque les employés sont constamment en déplacement.

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3. Sauvegarde et récupération améliorées¶

La dernière chose que vous souhaitez pour votre entreprise est de perdre vos données. Ce serait comme repartir de zéro, car vous devriez reconstruire votre base de clients. Vous pourriez également perdre votre fortune si des informations vitales comme vos coordonnées bancaires tombent entre de mauvaises mains.

Sans oublier que vous ne retrouverez jamais le même environnement concurrentiel si vous perdez toutes les données qui ont construit votre entreprise. Ce ne sera plus jamais pareil, surtout pour une entreprise existant depuis plus d'une décennie.

Une plateforme de documentation logicielle innovante améliore vos processus de sauvegarde et de récupération. Si vous perdez toutes vos données, par exemple à cause d'un problème technique interne, vous pourrez les récupérer en moins d'une heure. La plateforme est également utile si votre système de sauvegarde principal est compromis. Vous pouvez facilement restaurer les données sans verser de rançon.

4. Récupération facilitée¶

Le consommateur en ligne moyen s'attend à ce que votre marque résolve son problème en trois heures environ les jours ouvrables. Sinon, vous recevrez des plaintes sur les réseaux sociaux de la marque. Vous ne voulez ni perdre des clients réguliers ni effrayer des clients potentiels. De plus, vous souhaitez réduire autant que possible les coûts du service client pour améliorer vos marges.

L'acquisition d'une plateforme de documentation logicielle avancée vous permet de récupérer des fichiers en quelques secondes. Vous pouvez utiliser des astuces de recherche comme la recherche par mot, phrase ou identifiants client. Pour les fichiers professionnels volumineux, vous pouvez les organiser par index pour faciliter la référence numérique.

5. Contrôle de version¶

Les entreprises gèrent différents types de documents, confidentiels et publics. Certains documents nécessitent uniquement l'intervention d'un département spécifique, mais d'autres employés peuvent avoir besoin d'y accéder.

Par exemple, certains documents financiers comme les rapports trimestriels et annuels ne devraient être modifiés que par le département comptable. Néanmoins, les employés et les actionnaires doivent aussi y accéder pour voir la croissance de l'entreprise et si leur engagement porte ses fruits.

Les plateformes modernes de documentation logicielle vous permettent de partager des fichiers en différentes versions. Par exemple, une version "lecture seule" suffit pour les documents comptables sensibles. Vous pouvez également automatiser le processus de partage de ces documents personnalisés.

Conclusion¶

L'automatisation de la gestion documentaire à l'aide de logiciels avancés est incontournable pour le succès de votre entreprise. En plus de réduire les coûts opérationnels, elle garantit la pérennité de l'entreprise. Vous bénéficierez de processus fiables de sauvegarde et de récupération des données. Contactez des plateformes de documentation logicielle réputées comme Docsie pour découvrir ce que vous avez manqué dans les pratiques commerciales modernes.