Lanzar tu producto al mercado: el esfuerzo detrás del éxito¶

Lanzar tu producto al mercado requiere un esfuerzo enorme, no solo por tu parte sino también de todo tu equipo. Deben coordinar constantemente, colaborar con diferentes interesados, gestionar todos los requisitos y mejorar la colaboración entre departamentos. Gerentes de producto, desarrolladores backend y frontend, y otros miembros del equipo técnico se reúnen para intercambiar ideas antes de cualquier nuevo lanzamiento. Pasar por este proceso implica preparar múltiples documentos. ¿Imaginas lo agotador que es esto para tu equipo?

En momentos así, contar con una plataforma que ofrezca personalización de contenido, flexibilidad y funciones de gestión del conocimiento se vuelve una necesidad. Obtienes la protección que necesitas mientras planificas, realizas seguimiento, comunicas y evalúas tu proyecto.

¿Por qué es necesaria la personalización en la documentación?¶

Cada proyecto tiene su magnitud e importancia. El tamaño, la complejidad, el alcance y los riesgos relacionados con un proyecto determinan cómo debes ajustar la personalización en la documentación. Mantener una base de conocimientos y adaptar los requisitos del proyecto con herramientas de personalización de contenido juega un papel fundamental para ahorrar tiempo, evitar confusiones y alinear mejor a tu equipo.

¿Pero cómo sabrás si necesitas una herramienta de personalización para mejorar el flujo del proyecto? ¿Necesitas seguir algún procedimiento específico? Continúa leyendo para entender cómo evaluar tus necesidades de documentación.

¿Cómo evaluar las necesidades de documentación del proyecto?¶

La regla de oro en los negocios es no lanzarse a nada sin medir los pros y contras de tu decisión. Pero dejemos la necesidad de personalización de contenido fuera de esta regla.

Para evaluar la necesidad de herramientas de personalización de proyectos, debes considerar los objetivos, requisitos y expectativas de la documentación desde diferentes ángulos. Para obtener claridad, debes formular preguntas relacionadas con:

• El alcance de la documentación del proyecto
• Audiencias y usuarios
• Usos del producto
• Estándares y directrices relacionados con el producto

Estas preguntas te darán una imagen clara sobre qué plataforma elegir y qué características buscar cuando planifiques implementar herramientas de documentación.

¿Cómo identificar la mejor herramienta de personalización de contenido?¶

En el último informe publicado por M-File sobre Gestión Inteligente de la Información, descubrieron que tener una herramienta de personalización de contenido ineficiente puede generar desafíos en el flujo de trabajo. El 65% de los encuestados mencionó que enfrentan dificultades para revisar, aprobar y firmar documentos en ausencia de una herramienta adecuada para la base de conocimientos y personalización de contenido.

Esto hace que encontrar la herramienta correcta sea aún más necesario. ¿Pero cómo encontrarás esa combinación perfecta? Aquí hay algunos puntos a considerar cuando busques herramientas que ofrezcan personalización en la documentación.

Identifica un modo de operación adecuado¶

La documentación empresarial tiene dos modos: un sistema de gestión documental local y uno basado en la nube. El sistema local permite a las empresas acceder a los datos desde su propio servidor, pero para usar esta herramienta, debes estar presente en las instalaciones de la oficina. Sin embargo, las herramientas basadas en la nube ofrecen mayor flexibilidad para el trabajo remoto, ya que permiten acceder a los datos desde cualquier lugar.

Considera el factor costo¶

El costo es un factor decisivo. Si optas por un sistema local, prepárate para desembolsar grandes costos iniciales para facilitar la colaboración en equipo. Sin embargo, si planeas un sistema basado en la nube, puedes esperar que toda la configuración se realice a la mitad del costo de un sistema local.

Busca seguridad de datos¶

La seguridad de datos es fundamental. Tus documentos deben ser a prueba de hackeos sin siquiera tener que pedirlo. En el caso del sistema local, tienes más control sobre la seguridad, mientras que en el sistema basado en la nube, la responsabilidad de la seguridad recae en tu proveedor de servicios.

Opción para respaldar archivos¶

En el caso del sistema local, los archivos de datos deben respaldarse con frecuencia, ya que no hay opción de respaldo automático. Por lo tanto, las posibilidades de pérdida de datos son mayores. En el sistema basado en la nube, el respaldo ocurre automáticamente. No tienes que preocuparte por la pérdida de datos en caso de eventos desafortunados.

5 características a buscar en un software de documentación¶

Crear un espacio de colaboración para el equipo se vuelve fácil cuando tienes las herramientas adecuadas. Aquí hay una lista de características que debes buscar al seleccionar las herramientas de documentación adecuadas para tu organización.

1. Compartir documentos¶

Cuando trabajas con múltiples interesados, debes mantener a todos en la misma página. Una forma de mantener a todos involucrados en un proyecto es tomando sus opiniones y realizando cambios al producto de acuerdo con las valiosas aportaciones recibidas. Una plataforma de gestión de contenido documental debe ofrecer la flexibilidad de compartir datos internamente con clientes e interesados.

2. Seguridad¶

La seguridad debe ser la principal prioridad al seleccionar un software de documentación adecuado para tu organización. Tu elección preferida debe contar con las últimas herramientas y software de seguridad para garantizar que solo las personas autorizadas tengan acceso a los datos.

3. Opciones de edición¶

Encontrar el documento correcto no debería ser una lucha para tu equipo. El 83% de los empleados pierde tiempo valioso recreando documentos que ya existen. Por lo tanto, el sistema debe tener la opción de mostrar primero la versión actualizada del documento. Además, las personas con acceso de edición deben poder realizar cambios directamente.

4. Clasificación de documentos¶

Los errores de clasificación y etiquetado de documentos dificultan que los empleados encuentren el documento correcto a tiempo. Un buen sistema debe tener la función de crear metadatos automáticamente para los documentos una vez que son preparados por el equipo. Esto liberará al equipo de la responsabilidad de crear nombres para los archivos, reduciendo así los errores manuales y ahorrando tiempo.

5. Búsqueda por palabras clave¶

El software de documentación adecuado debe dar flexibilidad al equipo para buscar documentos relevantes usando palabras clave. Debe mostrar resultados relevantes en la pantalla para facilitar una búsqueda más rápida.

Contar con estas cinco increíbles características en una herramienta de documentación ofrece flexibilidad de plataforma y ayuda a tu equipo a ahorrar tiempo en encontrar y editar los documentos correctos. Estas características también ayudan a tu organización a mejorar su planificación, colaboración, evaluación y gestión del conocimiento al manejar diferentes proyectos.

La elección correcta con Docsie¶

Docsie ofrece una solución de documentación empresarial para ayudar a tu equipo a colaborar fácilmente sin perder mucho tiempo. Es una solución integral que reduce tu dependencia de múltiples herramientas. Diseñado a medida para satisfacer todos los requisitos de documentación empresarial, Docsie cuenta con increíbles características que se enumeran a continuación.

Documentación lista para empresas¶

Cuando no tienes que moverte de una plataforma a otra, puedes concentrarte más en completar la tarea sin contratiempos. La plataforma centralizada facilita los flujos de trabajo de documentación para el equipo y les ayuda a mejorar su eficiencia. Puedes importar tus documentos y bases de conocimiento existentes, alinear la gestión del conocimiento y diseñar un portal personalizado sin mucho esfuerzo. El excepcional equipo de servicio al cliente de Docsie garantiza que comprendas completamente nuestras funciones básicas y avanzadas antes de continuar.

Colaboración sin problemas con un equipo global¶

Puedes colaborar con tus empleados remotos, contratistas, freelancers y especialistas con los nuevos roles de usuario y control de acceso. Con esta función de Docsie, puedes controlar fácilmente quién puede ver, editar y publicar los documentos. Si quieres sugerir cambios, hazlo añadiendo comentarios con nuestra función de chat integrada o asignando tareas y fechas de vencimiento a los miembros del equipo.

Portales de conocimiento interactivos¶

Dar a conocer a otros los detalles de tu producto es importante para tomar decisiones acertadas. Con Docsie, puedes crear portales de conocimiento interactivos, sitios de ayuda, preguntas frecuentes, bases de conocimiento y páginas de autoservicio para proporcionar la información correcta. Puedes aprovechar los beneficios de la personalización de la base de conocimientos para publicar contenido que se relacione con los roles y dinámicas de tus clientes.

Centros de documentación personalizados¶

Puedes elegir cómo quieres alojar tus centros de documentación. Te damos la opción de elegir entre nube pública o privada y sistema local. Con los centros de documentación personalizados, puedes realizar gestión del conocimiento, transferencia de datos y habilitar seguridad de alto nivel con facilidad.

Análisis y comentarios¶

Puedes ver cómo se está llevando a cabo el proyecto, el estado de progreso y la colaboración del equipo con análisis procesables y comentarios. Realizar cambios en los documentos y tomar las mejores aportaciones se ha vuelto más fácil con la capacidad de Docsie para personalizar la documentación.

Características hechas a medida garantizan que las necesidades de documentación de una organización se resuelvan a tiempo y mejore la eficiencia del equipo. Las funciones de gestión del conocimiento, personalización de contenido y comentarios de Docsie te brindan el mejor resultado al gestionar múltiples proyectos.

Puntos clave¶

• Docsie te ayuda a proteger tus documentos sensibles y todo el portal de conocimiento con contraseñas cifradas
• Docsie proporciona sistemas de gestión documental tanto en la nube como locales para almacenar tus archivos críticos de forma segura
• Docsie te permite compartir documentos con freelancers y contratistas permitiéndote añadir contraseñas temporales
• Docsie te brinda soporte de personalización completo para tu portal de conocimiento, base de conocimientos y sitios de ayuda

Conclusión¶

Cuando trabajas con múltiples interesados en diferentes proyectos, necesitas una herramienta que se ocupe de la colaboración, ayude en la gestión del conocimiento, ofrezca personalización en la documentación, simplifique los flujos de trabajo y proporcione características de seguridad premium para optimizar tu proyecto. Una plataforma que facilita la edición, compartición y clasificación de documentos hace que sea más fácil para tus gerentes de producto, freelancers y equipos técnicos colaborar ampliamente sin obstáculos. Docsie es la solución integral que necesitas para mantener todos los documentos en una plataforma central, ahorrando tiempo y simplificando los flujos de trabajo para tus equipos. Conéctate con nuestro equipo para adoptar una plataforma inteligente de documentación empresarial.

Preguntas frecuentes¶

1. ¿Puede un freelancer o contratista colaborar con equipos internos usando Docsie?

Los freelancers y contratistas externos pueden colaborar fácilmente con los equipos internos usando Docsie. Gerentes de producto, redactores, freelancers y desarrolladores de software pueden editar los documentos según sea necesario. Sin embargo, se necesita el acceso requerido antes de realizar cualquier cambio en los archivos.

2. ¿Qué características de seguridad están disponibles en Docsie para proteger documentos de alta prioridad?

Obtienes autenticación con token JWT, IAM RBAC y protección con contraseña para almacenar datos sensibles.

3. ¿Docsie proporciona portales personalizados?

Obtienes un portal personalizado con cifrado SSL para hacer tus documentos más seguros.