Tänk dig att du kan samla all värdefull information som finns utspridd i ditt företag – i e-post, fysiska mappar, delade enheter och mer – och placera den på en lättillgänglig plats. Och sedan låta dina medarbetare och kunder dra nytta av all denna information.
På den mest grundläggande nivån är en kunskapsbas ett digitalt bibliotek med noggrant utvald information som kan lagras, organiseras, sökas, ändras och delas. I företagssammanhang är det navet för all kunskap i ditt företag och ett av de vanligaste sätten som dina intressenter kommer att uppleva eller interagera med ditt företag på.
Det råder ingen tvekan om att företag som vill fungera effektivt i dagens värld behöver en kunskapsbas. Du behöver bara veta vilken typ av kunskapsbas du behöver och hur du skapar den.
Vilken typ av kunskapsbas behöver ditt företag?¶
Kunskapsbas för medarbetare
En intern kunskapsbas samlar företagets kunskap och medarbetarnas gemensamma kunnande. Den är ett måste om du vill att dina medarbetare ska ha tillgång till information som hjälper dem att utföra sina arbetsuppgifter så smidigt som möjligt. Du kan inkludera all information som behöver delas inom ditt företag, till exempel:
-
Medarbetarhandbok
-
Produktkatalog
-
Best practices
-
HR-policyer
-
Introduktionsutbildning för nyanställda
Kunskapsbasen bör också främja samarbete mellan dina medarbetare och ge dem möjlighet att ställa frågor och ge svar till varandra.
Varför är detta så viktigt? Det finns inget företag som inte gynnas av att medarbetarna blir mer produktiva och engagerade.
Kunskapsbas för kunder
Du måste låta dina kunder hjälpa sig själva. Varför? För att de vill det. Enligt Gartner använder 70 % av kunderna en självbetjäningskanal någon gång under sin väg mot en lösning.
All innehåll som kan hjälpa kunder att förstå och använda din tjänst eller produkt bör inkluderas. Detta omfattar, men är inte begränsat till:
-
Instruktionsartiklar
-
FAQ-avsnitt
-
Ordlistor
-
Fallstudier
-
Videotutorials
-
White papers
En extern eller kundorienterad kunskapsbas kommer inte att lösa varje problem som dina kunder kan ha med din tjänst eller produkt, bara de vanligaste. Så när du börjar få samma fråga upprepade gånger från kunder, spara tid för både kunder och medarbetare genom att lägga svaret i kunskapsbasen.
Varför inte båda?
Du kanske upptäcker att ditt företag får störst nytta av en kunskapsbas som kombinerar de båda typerna. Självklart vill du inte att all information i kunskapsbasen ska vara tillgänglig för alla användare.
Till exempel, behöver dina kunder verkligen veta om ditt företags HR-policyer för att hantera sena medarbetare? Även inom informationen som endast riktar sig till medarbetare kan det vara nödvändigt att begränsa vissa medarbetares tillgång till vissa delar av kunskapsbasen baserat på deras befattning eller avdelning. Om du arbetar med rätt dokumentationsplattform, är detta inget problem eftersom du kan hantera åtkomsten till viss information genom att tillämpa behörigheter.
Faktorer att överväga när du skapar din kunskapsbas¶
Att skapa den kunskapsbas ditt företag behöver är inte något du bara kan slänga ihop, publicera online och förvänta dig att den ska fungera som den ska. Det kräver eftertanke, planering och rätt verktyg för att lyckas. Här är några faktorer du bör överväga när du utvecklar en kunskapsbas.
Företagsproblem som skulle lösas med en kunskapsbas. Ställer dina kunder samma frågor gång på gång, vilket påverkar medarbetarnas produktivitet och kundnöjdhetsmålen? Har dina medarbetare svårt att utföra sitt arbete eftersom de måste söka på flera ställen för att hitta informationen de behöver?
Kärninnehållet i din kunskapsbas. Du bör genomföra en fullständig innehållsrevision för att avgöra exakt vilken typ av innehåll som finns i ditt företag, om informationen fortfarande är korrekt och vilken information som saknas. Och kom ihåg, innehållet kommer inte att få den effekt du vill ha om det inte är i sin bästa form, oavsett hur värdefullt innehållet är.
Organisation och struktur av ämnen och artiklar. En kunskapsbas bör struktureras på ett logiskt sätt och vara konsekvent så att den är lätt att navigera. Utgå från ditt varumärke så att informationen du publicerar i kunskapsbasen har samma ton och visuella uttryck.
Mätvärden för att avgöra framgången för din kunskapsbas. Hur kan du annars vara säker på att din kunskapsbas gör det den ska? Mätvärdena du använder kan variera beroende på kunskapsbasens syfte, men här är några exempel du kan vilja övervaka:
-
Sökaktivitet, inklusive sökord
-
Innehållets prestanda baserat på typ, betyg, besök och sidvisningar
-
Kunders realtidsaktiviteter i kunskapsbasen
Rätt programvara för att skapa och hantera din kunskapsbas. Dokumentationsplattformen du använder för att utveckla din kunskapsbas bör kunna skala med ditt företag. Den bör ha funktioner för att införliva de funktioner du vill ha i din kunskapsbas. Låt oss ta en kort titt på Docsie.
Använd Docsie för att skapa och anpassa din kunskapsbas¶
Docsie är en dynamisk dokumentationsplattform som förenar dokumentationsskapande, innehållshantering och innehållsintegrering i en sömlös plattform, vilket gör det enkelt för dig att skapa och underhålla en kunskapsbas. Se hur enkelt det kan vara:
-
Vi nämnde tidigare att samarbete bör vara en nyckelfunktion i en intern kunskapsbas. Docsie har en inbyggd chattfunktion i sin redigerare för att uppmuntra och förbättra samarbetet mellan team.
-
Om din målgrupp är global kan du få ditt kunskapsbasinnehåll automatiskt översatt.
-
Så här enkelt är det att publicera: använd bara en rad kod för att publicera din kunskapsbasdokumentation på din företagswebbplats eller app. Det är allt. Verkligen.
-
Kommer du ihåg hur vi sa att du bör kunna analysera hur dina användare interagerar med kunskapsbasen? Med Docsie kan du också få insikter baserade på prediktiv dokumentations-AI för att förbättra dina dokument och dessa interaktioner.
Om du skapar en optimal kunskapsbas kommer dina medarbetare och kunder att veta att du har värdefull information och att du anser att deras tillgång till denna information är en prioritet. Kunskapsbasen kommer att fungera som ett av ditt företags ansikten utåt, så det är värt att lägga ned ansträngning och använda rätt programvara för att säkerställa att den fungerar.