Já alguma vez passaste horas a editar a versão errada de um documento? Compreendo a tua frustração.¶

Documentar conteúdo devia ser um processo simples, sem erros. No entanto, por vezes enfrentamos problemas na gestão do fluxo de trabalho da documentação. Isto não só desperdiça o teu tempo como também prejudica a colaboração na tua equipa. Podes evitar estes erros implementando controlo de versões e rastreio de alterações na documentação.

Hoje, as empresas globais operam de diferentes cantos do mundo. Os seus colaboradores estão distribuídos globalmente, pelo que a importância da colaboração em equipa multiplicou-se. Por isso, gerir documentos tornou-se mais importante do que nunca para manter a eficiência e um fluxo de trabalho constante. Seguir as melhores práticas de documentação pode ajudar-te a aproximares-te de uma maior precisão no local de trabalho.

Com o desenvolvimento ágil, muitas empresas estão a criar software de documentação para melhorar a colaboração entre equipas e ajudar a organização a caminhar para uma melhor eficiência. Neste artigo, vamos ajudar-te a compreender de A a Z a gestão de documentação e o controlo de versões. Continua a ler para saberes tudo sobre o básico do rastreio de alterações.

O que é o Controlo de Versões?¶

O controlo de versões dá-te autoridade completa sobre um documento. Se um documento comum for partilhado entre vários intervenientes com direitos de edição, podes rastrear as alterações recentes. Também te permite recuperar versões específicas de acordo com as tuas necessidades. Melhora a higiene da documentação ao fazer-te seguir as melhores práticas.

Por que é Necessário o Controlo de Versões na Documentação?¶

O controlo de versões na documentação ajuda-te a evitar confusão e poupa tempo ao dar-te acesso à versão mais recente do documento. Melhora a colaboração em equipa ao ampliar o âmbito de comunicação entre os membros. Como tens transparência na versão do documento, podes facilmente rastrear as alterações feitas por cada membro da equipa. Esta funcionalidade é especialmente benéfica para gestores de produto, escritores e engenheiros que trabalham nas mesmas atualizações de produto. Além disso, as ferramentas de colaboração dão-te vantagem na identificação e resolução rápida de conflitos.

Ferramentas de documentação como Docsie vêm com funcionalidades de colaboração em equipa e gestão de projetos. Podes gerir os teus documentos em movimento com este tipo de ferramentas de colaboração. A plataforma centralizada ajuda-te a criar documentos de software incorporáveis que se adaptam de acordo com as preferências, idiomas e localizações dos teus clientes.

Benefícios da Partilha de Documentos¶

Imagina que és um gestor de produto a trabalhar diretamente com redatores. Tu e a tua equipa estão a tentar comercializar as funcionalidades certas e fazer os vossos clientes compreenderem as novas ofertas. A tua equipa e os redatores estão a usar o mesmo documento para listar as funcionalidades, mas o documento não tem a opção de verificar o histórico de versões. Na ausência desta funcionalidade, tu e os redatores podem trabalhar em diferentes versões do mesmo documento. Pensa em quanto tempo e esforço perderás neste cenário.

Ter software de gestão de documentação e seguir as melhores práticas pode ajudar-te a evitar tais problemas. Aqui estão alguns benefícios de usar ferramentas de colaboração como o Docsie.

Informação precisa e fiável¶

A integridade dos dados é a principal prioridade para organizações em todo o mundo. Todas as organizações querem que a informação que circula entre departamentos seja precisa e atualizada. Portanto, a funcionalidade de visualizar o histórico de documentos torna-se importante, pois permite aos intervenientes fazer alterações e atualizar todos com informações relevantes. Também protege o processo de documentação diária. Através do rastreio de alterações, podes controlar edições acidentais, melhorar a precisão e garantir a fiabilidade dos documentos.

Menos probabilidade de erro¶

Num relatório recente publicado pela M-Files, concluiu-se que 46% dos inquiridos mencionaram que é demorado e desafiante encontrar os documentos de que precisam. Sem rastreio do histórico de documentos, podes fazer edições nos documentos errados e circular os mesmos na tua organização. Isto pode colocar a tua empresa em risco. Ter ferramentas de colaboração que te permitem editar a versão mais recente ao partilhar documentos reduz as hipóteses de erros. Controla as possibilidades de erros durante a criação de conteúdo e coloca todos os intervenientes na mesma página antes de enviarem o documento para o público. Além disso, estas ferramentas ajudam-te a seguir corretamente as melhores práticas de documentação.

Rastreio de histórico¶

O rastreio de alterações nos documentos é necessário ao gerir múltiplas versões dos documentos. Usando o histórico de documentos, podes ver quem está a contribuir com o quê para os projetos. Além disso, quando os documentos são partilhados com as equipas internas e externas, podes ver as alterações feitas por redatores, gestores de produto, contratados externos e outros intervenientes. Reduz erros e dá-te controlo para fazer as alterações necessárias sem qualquer interrupção.

Controlo de acesso a documentos¶

O rastreio de histórico durante a partilha de documentos também melhora os padrões de segurança. Garante que os processos de fluxo de trabalho cumprem as instruções de segurança seguidas na tua indústria específica de operação. Como o risco de ameaças de cibersegurança aumentou, proteger informações sensíveis é um pré-requisito para organizações em todo o mundo. Usar documentos com controlo de versões pode ajudar as organizações a reforçar a sua segurança adicionando autenticação de utilizador, encriptação de palavras-passe e controlo de acesso.

Melhores fluxos de trabalho¶

O rastreio de histórico em documentos ajuda a melhorar os fluxos de trabalho, contribuindo assim para a eficiência e produtividade organizacional. Facilita a colaboração e contribuição de diferentes grupos de talento para o mesmo projeto. Podem fazer contribuições, rever alterações e resolver conflitos e confusões. Também podes poupar tempo evitando problemas relacionados com encontrar a versão correta do documento ou reescrever uma versão mais antiga.

Benefícios de conformidade e regulamentação¶

Precisas de arquivar os documentos certos para auditoria interna e benefícios de conformidade e regulamentação. O rastreio de histórico de versões dá-te o controlo para editar o documento certo e registar as alterações feitas ao longo do tempo. A plataforma de documentação criada através do desenvolvimento ágil cuida da sensibilidade dos dados, armazenamento e conformidade.

Recuperação de desastres¶

Quando trabalhas em computadores, podes acidentalmente eliminar ficheiros importantes. A partilha de documentos garante que os ficheiros não são perdidos e podem ser restaurados com a versão atualizada. Resolve conflitos relacionados com armazenamento de dados e segurança.

A partilha de documentos e o rastreio de histórico ajudam-te a enviar informações fiáveis por toda a organização. Podes resolver conflitos, reduzir erros e manter registos exatos de ficheiros num instante com estas ferramentas de colaboração. Além disso, rastrear o progresso do projeto e avaliar a responsabilidade de cada pessoa torna-se simples com software de documentação.

Como é que o Docsie Ajuda a Melhorar a Colaboração com Gestão de Documentação?¶

A gestão de documentação Docsie ajuda-te a gerir múltiplos documentos com facilidade através das suas funcionalidades avançadas. As notas incorporadas, memorandos, lembretes, chats e funcionalidades de tarefas melhoram a colaboração em equipa. Além disso, este software de partilha de documentos também vem com funcionalidade de gestão de projetos. Com colaboração de documentação para equipas internas e externas e a opção de importar e exportar documentos, podes gerir, editar e armazenar documentos rapidamente.

Principais Conclusões¶

O Docsie ajuda-te a gerir fluxos de trabalho de documentação para toda a tua força de trabalho. Quer estejas a operar de uma cidade ou tenhas escritórios em todo o mundo, podes melhorar a colaboração em equipa e resolver conflitos com a gestão de documentação.

O Docsie ajuda-te a gerir múltiplas versões de documentos, rastrear o histórico de documentos e criar documentos de software incorporáveis que se adaptam ao idioma, localização e preferências do teu cliente.

Com tradução AI fantasma, podes facilmente localizar o teu conteúdo de acordo com as geografias e preferências dos teus clientes. Podes conectar-te com equipas globais sem complicações com o Docsie.

Manter registo de cada documento e armazená-los no lugar certo pode ser tedioso. Com a gestão de documentação Docsie, podes facilmente armazenar documentos numa plataforma na nuvem.

Conclusão¶

O software de rastreio de histórico de documentos melhora a produtividade, adiciona uma camada de segurança, aumenta a eficiência e expande as capacidades gerais com acesso e controlo de versões. Também ajuda a equipa a melhorar a comunicação, reduzir o atrito e resolver conflitos. O software desenvolvido através de desenvolvimento ágil promove flexibilidade ao criar e manter fluxos de trabalho de documentação.

Perguntas Frequentes

O Docsie pode gerir múltiplos históricos de versões?

O Docsie ajuda-te a gerir múltiplos históricos de documentos. Podes facilmente rastrear quem fez as alterações recentes e qual é a versão mais recente do mesmo documento. O software ajuda-te a evitar confusão e resolver conflitos melhorando a transparência e produtividade entre os membros da equipa.

Empresas de grande escala podem beneficiar das ferramentas de colaboração disponíveis no Docsie?

As ferramentas de colaboração no Docsie melhoram o trabalho em equipa entre equipas internas e externas. Oferece múltiplas versões, idiomas e tradução AI para tornar o teu conteúdo mais localizado e alcançar um público maior. Além disso, está adaptado para satisfazer as necessidades tanto de grandes empresas globais como de PMEs.

O Docsie pode melhorar o fluxo de trabalho para equipas remotas?

O Docsie é perfeito para empresas com uma força de trabalho global. Funciona bem para empresas que operam em configurações totalmente remotas e híbridas. As funcionalidades incorporadas de chat, tarefas e memorandos trazem melhorias no trabalho e aumentam a eficiência.

Por que é necessário o rastreio de alterações nos documentos?

O rastreio de alterações nos documentos é necessário porque te mantém atualizado sobre os desenvolvimentos mais recentes. Ao trabalhar com múltiplos intervenientes, podes facilmente ver quem fez as alterações recentes e como contribuíram para o sucesso de todo o projeto.

O que é o desenvolvimento ágil em documentação?

O desenvolvimento ágil em documentação é uma forma de criar e manter documentação que funciona segundo o princípio do desenvolvimento ágil de software. O foco do software desenvolvido através do desenvolvimento ágil é trazer mais flexibilidade e colaboração no local de trabalho.