Collaboration to create well polished product documentation

제품 문서를 팀과 함께 완성하는 데 있어 협업은 매우 중요합니다. 제작 팀과 함께 올바른 내용을 올바른 방식으로 작성하는 것이 필수적이며, 협업을 위한 적절한 도구를 갖추는 것이 핵심입니다!

비즈니스 세계에서 "협업"이라는 용어가 흔히 사용되지만, 결코 진부한 개념이 아닙니다. 직장에서의 협업은 생산적인 팀을 만들며, 특히 고품질 제품 문서를 제작하는 데 있어 더욱 중요합니다!

협업은 제품 관리자, 제품 책임자, 기술 작가, 디자이너, 개발자, 마케팅 담당자 등 제품 문서 팀의 다양한 구성원들이 지식과 기술을 공유하여 공통 목표를 달성하는 과정입니다. 그 목표는 고객이 읽기 좋아하는 훌륭하고 완성도 높은 제품 문서를 제작하는 것입니다.

현실적으로 생각해 봅시다! 제품 문서, 사용자 가이드, 사용자 매뉴얼을 제작하거나 웹페이지에 지식 포털을 보여주려면 협업이 필수적입니다. 모든 요소가 올바르게 연결되도록 하기 위해서죠. 따라서 회사의 제품 문서 결과물은 여러분이 다른 사람들과 얼마나 잘 협업하느냐에 크게 좌우됩니다.

제품 문서 개발에 있어 팀워크와 협업이 왜 그렇게 중요한지 일곱 가지 이유를 살펴보겠습니다.

제품 문서 제작에 협업이 필수적이고 유익한 이유는 무엇인가요?¶

새로운 소통 경로를 만듭니다.¶

회사 내 다양한 부서의 새로운 인력과 함께 일하면 그렇지 않으면 닫혀 있을 소통 경로가 열립니다. 정보를 교환하고 소통하는 혁신적인 방법을 찾는 것은 고객이 이해하고 파악할 수 있는 유용한 제품 문서를 제작하는 데 매우 중요합니다. 다양한 부서와 협업하면 고객을 위한 유용한 제품 정보를 개발하는 데 도움이 되는 다양한 정보와 의견을 한데 모을 수 있습니다. 그래서 가능한 한 부서 간 연결을 위해 협업을 활용해야 합니다.

마크 샌본에 따르면, "팀워크에서 침묵은 금이 아니라 독"이므로 부서 간 소통을 위해 더 통합되고 개방된 업무 환경을 조성하는 것이 모두에게 도움이 됩니다. 더불어 이는 모든 사람을 더 가깝게 만들고 조직의 궁극적인 목표를 명확히 하며, 훌륭한 제품 문서를 만드는 데 도움이 됩니다.

협업을 통해 더 효율적으로 일할 수 있습니다.¶

혼자 일하는 것에는 많은 장점이 있지만, 제품 문서 프로젝트에서는 다양한 부서의 정보 부족이 상당히 불리할 수 있습니다. 주의가 산만해지거나 짧은 마감일에 맞춰 팀을 구성하는 데 시간을 낭비하지 않고 한 가지 작업에만 집중할 수 있습니다. 독립적인 작업이 필요하다면 그렇게 하세요. 하지만 제품 문서에 관해서는 두 명 또는 그 이상의 머리가 하나보다 낫습니다. 특히 다양한 부서의 다양한 개념이 결합되어 완성도 높은 제품 문서를 만들 때 더욱 그렇습니다.

스탠퍼드 연구 논문에 따르면, 협업 환경에서 일한다는 인식만으로도 전체적인 생산성과 성과를 향상시킬 수 있습니다. 포브스는 이 연구에서 "협업하도록 유도된 참가자들은 혼자 일하는 동료들보다 64% 더 오래 작업에 매달렸고, 더 높은 참여도와 낮은 피로도, 더 높은 성공률을 보고했다"고 언급했습니다.

반면, 협업은 제품 문서 작성에 그저 더 효율적입니다. 우리는 정제된 제품 문서를 만들기 위해 아이디어와 개념을 결합하는 데 도움이 필요하다는 것을 인정해야 합니다. 이는 협력 작업이어야 합니다. 이때 팀워크가 중요해집니다. 여러 제품 문서와 사용자 가이드의 대규모 작업을 분담하고, 고객이 이해할 수 있는 매력적인 제품 문서를 만들기 위한 혁신적인 솔루션을 개발하는 데 도움이 됩니다.

고객이 읽기 좋아하는 훌륭한 제품 문서 제작을 핵심 가치로 삼는 조직은 결국 이러한 작업 방식을 일상화하여 더 효율적이고 매력적인 제품 문서 워크플로우를 구축하게 됩니다.

높은 유지율의 제품 문서를 위한 협업¶

협업은 더 개방적이고 연결되며 참여도 높은 직장 환경의 기반을 제공하기 때문에 예비 및 기존 직원들에게 매력적입니다. 이는 칸막이로 구분되고 고립된 기업보다 더 매력적일 수 있습니다. 직원들은 협업을 우선시하는 환경을 높이 평가할 것이며, 이는 직원들이 다른 곳에서 일자리를 찾지 않도록 하는 데 큰 도움이 됩니다.

또한, 보기 좋고 유익하며 고객이 회사 제품에 대해 알고자 하는 내용에 맞는 고품질 제품 문서를 제작할 때는 회사의 다양한 부서가 정보를 입력하여 이러한 유형의 지식 포털을 만드는 것이 매우 중요합니다. 마케팅 부서는 어떤 유형의 고객이 회사에 관심을 보이는지, 어떤 지역의 고객인지 등 분석과 통계에서 얻은 데이터에 대해 이야기할 수 있습니다. 고객을 위한 제품 문서를 개발하는 제품 관리자는 가장 협업적인 경로가 필요합니다. 그들은 제품 엔지니어링, 마케팅 및 판매, 고객 피드백에 대한 정보가 필요합니다. 성공적인 문서를 만들기 위해서는 이러한 팀 및 부서와 협력하여 제품 작동 방식, 제품에 적합한 고객 유형을 파악하고, 이 모든 정보를 활용하여 기술 작가 팀, 디자인 팀, 기술 팀이 효과적인 제품 문서를 만들고, 제작하고, 관리하고, 배포하는 데 도움을 주어야 합니다.

사람들은 특히 고객과 클라이언트에게 매력적이고 이해하기 쉬운 제품 문서를 제작하는 과정에서 관계를 구축하는 것을 중요하게 생각합니다. 우리 모두는 신뢰할 수 있고, 우리의 관점을 이해하고 존중하며, 특히 다양한 배경과 전문 분야를 가진 사람들과 효과적으로 협력하는 사람들과 일하고 싶어합니다. 간단히 말해, 협업을 통해 이것이 가능해집니다.

협업은 회사의 사기를 향상시킵니다.¶

팀과 부서 간에 연결이 형성됨에 따라 자연스럽게 서로를 더 신뢰하게 되고, 이는 점차 회사 전체의 분위기를 높이게 됩니다. 결국, 조직 내에 신뢰 부족, 나쁜 시너지, 낮은 사기가 있다면 실패할 것입니다. 정기적으로 팀이나 부서 외부의 사람들과 일하는 것은 신뢰를 구축하는 가장 효과적인 방법 중 하나입니다.

이는 반대로도 작용합니다. 회사의 사기가 좋을수록 직원들이 다른 부서의 동료들과 함께 일하는 것에 더 편안함을 느낄 가능성이 높습니다. 이는 점점 더 개방적이고 참여적인 직장을 찾는 고성과자들에게도 매력적입니다.

효과적인 협업 방법을 만들면 팀은 생산적일 뿐만 아니라 조직에서 일하는 것에 자부심과 즐거움을 느낄 것입니다.

협업은 문제 해결에 도움이 됩니다.¶

막막할 때 어떻게 하나요? 제품 문서 프로젝트에서 상당한 진전을 이루었지만, 모든 시도를 무시하는 것 같은 벽에 부딪혔다고 가정해 보세요. 아이디어가 바닥나고, 개발이 중단되었으며, 제품 문서 완성 마감일이 빠르게 다가오고 있습니다. 포기하시겠습니까?

아니요, 물론 아닙니다. 도움을 구하거나 다른 관점을 찾습니다. 팀과 브레인스토밍/화이트보딩 세션을 가질 수도 있고, 동료에게 피드백을 요청할 수도 있습니다. 다시 말해, 당면한 과제를 해결하기 위해 제품 관리 팀과 협력합니다. 제품 문서 팀이 지식, 기술, 전문성을 결합하여 문제를 논의하고 잠재적 해결책을 토론할 때 멈춰 있던 제품 문서 프로젝트가 다시 진행되기 시작합니다.

ADP의 연구 조사에 따르면, 가장 질 높은 참여는 협업과 새로운 문제에 대한 노출 기회가 많은 팀에서 발생합니다.

반면, 협업이 마지막 수단일 필요는 없습니다. 협업은 제품 관리 팀 운영에 내재되어 있어야 합니다. 처음부터 프로젝트를 더 많은 사람이 살펴볼수록 문제를 더 쉽게 발견하고 효과적으로 해결할 수 있습니다.

협업을 통해 서로에게서 배울 수 있습니다¶

이것이 핵심입니다! 특히 제품 문서의 생성과 개발에 있어서요.

다양한 기술과 배경을 가진 사람들과 함께 협업하는 가장 좋은 점 중 하나는 서로의 경험과 각 부서에서 수집한 정보에서 배울 수 있는 기회입니다. 팀원 또는 다른 팀과의 협업은 고객이 이해하고 즐겁게 읽을 수 있는 제품 문서를 만들기 위한 학습 기회로 여겨야 합니다.

이는 의견과 아이디어를 요청하고, 정보를 교환하며, 파트너들이 프로젝트의 자신의 부분에 어떻게 접근하는지 배우고, 그들의 작업 방식을 더 잘 이해하는 것을 포함합니다. 동료들로부터 배우는 것은 협업의 이점일 뿐만 아니라, 학습과 개발에 중점을 둔 직장 문화를 만드는 첫 번째 단계이기도 합니다.

협업하는 팀은 서로에게서 배울 뿐만 아니라(실수, 성공, 실패, 프로세스 등) 다른 팀의 관점에 대한 더 나은 이해를 발전시킵니다. 그들의 이야기를 들을 수 있습니다: 그들의 문제, 우선순위, 심지어 그들이 어떻게 생각하는지까지. 이는 향후 함께 일할 때 매우 유용할 것입니다.

몇 가지 생각:¶

아름답고 완성도 높은 사용자 매뉴얼, 제품 문서 및 각종 지식 포털을 만들고 개발하기 위해 다양한 부서와 팀이 함께 일해야 하므로 팀으로 일하는 것이 매우 중요합니다.

인트라넷과 같은 많은 협업 기술이 이를 가능하게 합니다. 이들은 기본적으로 모든 부서가 서로 연결하고 뉴스 업데이트, 공지사항, 이벤트, 토론 채널 등을 통해 다른 팀이 무엇을 하고 있는지 추적할 수 있도록 회사를 개방하도록 설계되었습니다. 하지만 제품 문서 작성에 특화된 특정 도구는 어떨까요?

팀이 효과적으로 협업할 수 있는 클라우드 기반 문서 작성 플랫폼을 갖추는 것이 매우 중요합니다. Zoom과 같은 가상 화상 기술을 사용하는 것은 원격 팀과 연결을 유지하고 제품 문서 작성 시 발생하는 변경 사항이나 문제를 표시하는 좋은 방법입니다.

또한 Slack이나 Matermost와 같은 인터페이스는 채팅 환경에서 연결하는 좋은 방법이며, 정리된 채팅에 항목을 끌어다 놓을 수 있어 다양한 팀과 협업하는 데 매우 유용합니다.

이러한 이유로 Docsie는 이러한 이유를 염두에 두고 제품 문서 팀과 협업하고 다양한 작업을 할당하는 데 도움이 되는 유용한 기능을 개발했습니다!

성공적인 제품 문서 팀 및 협업의 기본 개념¶

세계는 제품 문서 작업 방식을 재구성하고 있습니다. 특히 협업 방식에 있어서요.

조직이 더 글로벌하고 복잡해짐에 따라 대부분의 업무는 점점 더 팀 기반이 되었습니다. 하버드 비즈니스 리뷰에 발표된 연구에 따르면, 지난 20년 동안 관리자와 직원이 협업 활동에 소비하는 시간이 50% 이상 증가했습니다. 이는 회사의 다양한 부서와의 커뮤니케이션이 지속적으로 일어난다는 것을 의미합니다.

또한, 제품 문서 팀은 그 어느 때보다 더 크고, 다양하고, 분산되어 있으며, 더 전문화되었습니다. 이러한 제품 문서 팀은 현대 기업이 직면한 어려운 문제를 해결하는 데 상당히 효율적일 수 있지만, 일부는 여전히 효과적인 협업 전략을 구현하는 데 문제가 있습니다.

그렇다면 오늘날 직원들은 효율적인 직장 협업을 방해하는 일반적인 업무 구조와 역학을 다루면서 어떻게 효과적으로 소통할 수 있을까요? 협업이 무엇인지, 그리고 제품 문서 개발 팀의 생산성을 높이기 위해 어떻게 효과적으로 구현되는지 이야기하는 것부터 시작해 보겠습니다.

제품 문서 개발에 있어 효과적인 팀워크란 무엇인가요?¶

협업은 둘 이상의 사람이 함께 일하여 무언가를 개발하거나 만드는 것으로 정의됩니다. 이는 직접 대면하거나, 다양한 통신 기술과 이를 위해 특별히 설계된 클라우드 기반 애플리케이션 덕분에 전자적으로 이루어질 수 있습니다.

성공적인 제품 문서 개발 팀을 구축하고 유지하는 방법은 다양하지만, 가장 성공적인 팀은 몇 가지 주요 특성을 공유합니다. 직원들이 자신을 보고, 들리고, 자신과 자신의 아이디어를 자유롭게 표현할 수 있는 환경입니다. 회의와 작업 세션을 효율적으로 관리합니다. 표준화된 시스템과 협업 절차를 구축했습니다. 팀은 서로 효과적으로 소통하는 것의 중요성을 인식하고 있습니다. 또한, 기술 팀과 기술 작가, 그리고 제품 관리자는 제품에 대해 작성 중인 제품 문서와 제품 사용자 매뉴얼을 볼 수 있고 추적할 수 있는 효과적인 장소가 있습니다.

관리 방식으로 작업을 할당하고 작업을 고정하며 수행해야 할 작업을 볼 수 있는 능력도 제품 문서 마감일 완료와 역할 분리를 통한 완성도 향상에 큰 도움이 됩니다.

가장 중요한 것은, 이러한 기업의 경영진이 효과적인 직장 협업이 직원뿐만 아니라 제품의 사용 사례와 사용 방법을 더 잘 이해하게 될 고객에게도 도움이 된다는 것을 인식한다는 점입니다.

협업의 장점을 살펴봅시다.¶

사무실에서 팀이 효율적으로 함께 일하도록 하는 것이 당연해 보일 수 있습니다.

그럼에도 불구하고, 다양한 배경을 가진 사람들, 그리고 조직의 규모와 구조에 따라 다양한 시간대에 있는 사람들을 함께 모아 공동의 목표를 향해 일하게 하는 것은 쉬운 일이 아닙니다. 하지만 효과적인 직장 소통과 협업의 이점은 단점을 훨씬 능가합니다.

팀은 효과적인 제품 문서 작성에 더 많은 힘을 더합니다.¶

세계 최고의 제품들에 공통점이 있다면 무엇일까요? 그들은 제품의 효과에 대해 고객을 교육하기 위한 효과적인 제품 문서 팀을 구축하기 위해 노력합니다. 회사의 제품이 비물질적인 SaaS 소프트웨어이든 실체가 있는 제품이든, 공동의 목표를 향해 일하는 팀은 팀원들에게 강한 목적 의식을 심어줄 뿐만 아니라, 서로의 기술 격차를 메우고 모두의 강점을 살릴 수 있도록 작업을 분담할 수 있게 합니다. 제품 문서에 왜 이것이 중요할까요? 제품 문서에는 여러 측면이 있습니다. 기술적 측면, 언어적 측면, 디자인 측면이 있습니다. 기술 팀, 디자인 팀, 기술 작가를 제품 관리자와 제품 책임자가 관리하는 체제로 결합하면 강력한 팀이 형성되어 놀라운 제품 문서를 만들 수 있습니다.

협업 제품 문서 팀은 더 숙련되고 지식이 풍부합니다.¶

좋은 협업 팀은 서로에게서 새로운 기술을 배울 기회가 있어, 개인적이고 전문적인 성장 전반에 도움이 됩니다. 협업 행위는 사람들이 더 비판적으로 생각하고, 자신을 더 명확하게 설명하며, 자신의 능력에 대해 더 많이 배우도록 강요합니다. 이 모든 것이 자기 인식 개발과 자신의 강점과 약점에 대한 더 나은 이해, 그리고 판매되는 제품에 대한 이해를 높이는 데 도움이 될 수 있습니다.

다양한 문화적 관점을 가진 제품 문서 팀원은 성공할 가능성이 더 높습니다. 여기에는 다양한 장소에서 살았고 다양한 언어를 구사하는 사람들뿐만 아니라, 자신이 일하고 제품을 홍보하는 지역에 강한 뿌리를 둔 사람들도 포함됩니다.

제품 문서를 다양한 언어로 번역하고 이러한 언어를 이해하는 팀을 구성하는 것은 해외에 거주하는 고객들의 마음에 더 잘 다가가기 위해 이러한 요소를 바탕으로 문서를 완성하는 효과적인 방법입니다.

품질 좋은 제품 문서를 만들기 위해서는 더 많은 창의성이 필요합니다.¶

점점 더 많은 기업들이 모든 부서의 직원들을 한데 모아 문제를 탐색하고 고객이 읽기 좋아하는 포괄적이고 매력적인 제품 문서를 만들 수 있는 새로운 아이디어를 찾는 팀을 구성하고 있습니다.

이러한 노력은 다양한 부서와 관점의 재능을 활용하는 데 도움이 될 뿐만 아니라, 연구에 따르면 그룹이 혼자 일하는 개인보다 더 빠르게 창작하고, 실수를 더 빨리 발견하며, 문제에 대한 더 나은 해결책을 제시한다고 합니다.

더 긍정적인 고객 경험¶

다양한 언어와 버전으로 볼 수 있는 잘 다듬어진 문서는 문서의 모든 기술적 측면을 체계적으로 간단하게 표시하고 고객에게 매력적으로 제시하면 제품을 사용하고 그 사용 사례를 이해하는 고객을 증가시킬 것입니다. 이 모든 것은 고객의 모든 측면에 맞는 제품 문서를 만드는 효과적인 팀을 통해 달성할 수 있습니다. 기술적으로 정확한 설명을 잘 표현하고 다양한 언어와 문화에 맞게 제시하는 것이 중요합니다. 이는 제품 생산과 고객 사용 사례의 다양한 측면에 대한 아이디어를 소통하기 위해 잘 협력하는 강한 팀에 의해서만 달성될 수 있습니다.

제품 사용법, 특히 기술 제품을 이해하는 행복한 고객은 좋은 리뷰를 제공하고 본질적으로 장기적인 충성 고객이 되어 입소문을 통해 긍정적인 경험을 다른 사람들과 공유할 것입니다. 이는 본질적으로 수익 흐름을 증가시키고 회사에 대한 좋은 평판을 조성할 것입니다.

효과적인 협업을 위한 6가지 덕목¶

위에 나열된 능력이 효과적인 협업과 놀라운 제품 문서를 만드는 데 도움이 될 수 있지만, 다른 사람들과 잘 일하는 것은 여러분이 무엇을 하는지뿐만 아니라 여러분과 팀이 그것을 구현하는 과정에도 관련이 있습니다. 여러분과 팀이 협업에 접근하는 태도가 큰 차이를 만들 수 있습니다. 다음에 팀과 협업해야 하는 상황에 처하면 이러한 이상을 염두에 두세요.

1. 무엇보다 효율성¶

회의는 협업에 있어 매우 잘 알려진 필수 요소임에도 불구하고, 회의는 시간이 지남에 따라 악명을 얻게 되었습니다. 사실 하버드 비즈니스 리뷰는 연구에서 사람들이 회의, 전화 통화, 이메일 응답에 많은 시간을 보낸다고 밝혔습니다. 연구에 따르면: "사람들이 회의, 전화, 이메일 응답에 얼마나 많은 시간을 보내나요? 많은 회사에서 그 비율은 약 80%에 달해, 직원들이 스스로 완료해야 하는 모든 중요한 작업에 거의 시간을 남기지 않습니다."

그리고 쓸모없어 보이는 회의에 과도한 시간을 보낸 적이 없는 사람이 있을까요? 팀을 생산성 높은 기계로 변화시키기 위해 취할 수 있는 몇 가지 조치가 있습니다. 우선순위에 따라 하루 중에 회의를 잘 일정을 잡고 문제가 발생할 때 해결하는 것은 회의를 설정하고 문제를 해결하는 매우 유용한 방법입니다.

또한, 일일 스크럼은 모든 사람이 자신의 작업이 무엇인지, 어떤 문제가 있을 수 있는지, 그리고 전날 무엇을 완료했는지 알 수 있도록 도와줍니다. 스크럼은 완료해야 할 작업에 대해 서로 방해하지 않도록 하고, 특정 상황을 관리하는 데 도움이 되는 아이디어를 공유할 수 있도록 하는 데 유용합니다.

또 다른 방법은 각 회의나 전화 회의에 의제가 있고 특정 목표가 잘 정의되어 있는지 확인하는 것입니다.

마지막으로, 완료된 모든 제품 문서 프로젝트 끝에 프로젝트에 참여한 모든 사람에게 액션 아이템을 할당하는 것을 잊지 마세요. 이렇게 하면 팀이 다음 제품 문서 개발을 위해 작업해야 할 강점과 약점에 대해 이야기할 수 있어, 다음에는 더 원활하게 진행되도록 할 수 있습니다.

2. 명확성¶

팀의 모든 구성원이 처음부터 같은 페이지에 있는 경우는 드뭅니다. 개인은 자연적으로 자신만의 우선순위와 관심사를 가지고 있습니다. 그렇기 때문에 프로젝트를 앞으로 추진할 공통분모를 개발하기 위해 미리 모든 사람의 목표와 의제를 설정하는 것이 중요합니다.

3. 긍정적인 태도¶

과거에 협업 노력이 실패했다고 해서 다시 실패한다는 의미는 아닙니다. 남아있는 모든 걸림돌을 떨쳐내고 각 그룹 작업 상황을 새로운 시작으로 받아들이며, 열린 마음과 긍정적인 사고방식으로 접근하세요. 부정적인 것만큼 긍정적인 것도 전염됩니다. 그러나 긍정성은 성장, 영감을 불러일으키고 좋은 업무 습관을 장려하여 본질적으로 전반적인 회사 사기를 높입니다. 긍정적이 되고 긍정성에 보상하세요!

물론, 우리 모두에게는 좋지 않은 날이 있습니다. 좋지 않은 날을 보내는 구성원들에게는 그들이 생각하고 좋지 않은 날을 다음 회의일에는 좋은 날로 바꿀 수 있도록 공간을 주어야 합니다. 이는 손실이 아니라 이득입니다! 하루 좋지 않은 것이 일주일 좋지 않은 것보다 낫기 때문입니다. 그리고 하루 좋지 않은 날이 회복되어 다음 날 직원이 정상 상태가 된다면 그것은 장기적으로 효과가 있을 것이고, 직원은 팀을 위해 일하는 것을 더 많이 감사할 것입니다.

4. 신뢰 구축¶

개인은 진정한 건설적인 비판과 피드백을 주고받는 데 안전함을 느끼고, 공유된 목적에 의해 동기부여되며, 상호작용할 수 있는 도구와 기회를 가져야 합니다. 이는 직원들이 동료와 리더가 그들의 최선의 이익을 위해 노력하고 있다고 믿는 신뢰하는 환경에서만 발생할 수 있습니다.

5. 통찰력과 정서적 지능¶

각 팀원은 중요한 역할을 합니다. 그럼에도 불구하고, 한 명 이상의 팀원이 불공정하게 대우받고 있다고 느끼거나 다른 팀원이 그들을 끌어내리려 한다고 느낄 때 팀워크가 무너질 수 있습니다. 동료에 대해 더 많이 배우고 그들이 어떻게 일하며 직면하는 문제를 이해할수록, 효과적으로 협업할 가능성이 높아집니다.

6. 생산성¶

가장 성공적인 조직은 직원들이 프로젝트의 일정과 임무를 참조하여 그들의 기여가 그룹에 어떤 영향을 미치는지 명확하게 이해할 수 있는 시스템과 프로세스를 갖추고 있습니다. 이렇게 하면 마감일을 놓치거나 누군가가 자신의 역할을 다하지 않을 경우 즉시 해결할 수 있습니다.

이제 좋은 협업 팀이 어떤 모습인지 알고 어떻게 구성되어야 하는지 알았으니, 놀라운 협업과 효과적인 제품 문서 팀을 만드는 데 도움이 되는 특정 프로세스를 만드는 방법을 자세히 살펴보겠습니다!

효과적인 제품 문서 작성 팀 협업을 위한 5가지 강력한 프로세스¶

계획대로 진행되지 않은 제품 문서 프로젝트를 경험해 보셨다면, 직장 협업을 장려하는 것이 말처럼 쉽지 않다는 것을 알 것입니다. 아마도 동료들이 원격으로 일하고 있어 접근하기 어려울 수 있습니다. 또는 조직이 지나치게 구획화되어 있어 부서들이 지식을 공유하기를 꺼릴 수 있습니다.

회사가 협업에 어려움을 겪고 있다면, 할 수 있는 가장 좋은 일 중 하나는 소프트 스킬 강화에 집중하는 것입니다. 이 다섯 가지 협업 기술을 배우면 팀워크가 훨씬 더 쉽고 효과적이 될 것입니다.

1. 의도를 소통하기¶

작업이나 과제를 시작하기 전에, 목표가 명확한지 확인하세요. 팀원들에게 여러분의 활동을 알리고 언제 완료할 것인지에 대한 합리적인 기대치를 설정하세요. 그리고 반드시 이를 지키세요. 이러한 좋은 직업 윤리의 예는 회사 내에서 일이 어떻게 처리되는지 보여주고 길을 닦을 것입니다. 좋은 예가 되어 완료한 작업과 요구 사항을 소통하세요.

또한, 설정한 전략에 대한 변경 사항을 공유하세요. 예상치 못한 일이 발생하여 예상된 결과를 내지 못하는 경우, 이러한 변경 사항을 제품 문서 개발 팀에게 설명하세요.

다시 말하지만, 이는 올인원 커뮤니케이션 도구가 유용한 곳입니다. 또한, 제품 문서 팀이 같은 앱에서 서로 화상 통화하고 인스턴트 메시지를 보낼 수 있다면, 문제가 발생했을 때 즉시 소통할 가능성이 더 높아집니다.

2. 목표 설정¶

팀으로 일할 때, 모든 사람이 프로젝트의 목표와 비전, 그리고 성공을 어떻게 측정할 것인지 이해하는 것이 중요합니다. 목표와 목적 설정은 프로젝트의 작은 측면과 큰 측면 모두에 대해 수행되어야 합니다. 그래야 모든 대상을 마감일과 함께 추적하고 생산성을 높이기 위해 최적화할 수 있습니다.

또한, 누군가 열심히 일하여 제시간에 또는 예정된 날짜 전에 목표를 달성하면 그들의 노력을 인정하고 보상하세요.

마감일과 목표를 설정하고 달성하는 모든 측면에서의 투명성은 처음부터 신뢰를 구축하고 모든 사람이 성공하고 비슷한 목표를 향해 일하는 데 전념하도록 돕습니다.

3. 주의 깊게 듣기¶

사람들과 긴밀하게 일할 때는 각 팀원의 아이디어, 비판, 조언에 주의를 기울이고 고려와 존중으로 응답해야 합니다. 이것이 바로 적극적이고 의도적으로 듣는 개념입니다.

제품 문서 프로젝트가 어떻게 진행되어야 하는지 또는 누가 무엇을 해야 하는지에 대한 자신의 견해가 있을 수 있지만, 동료의 관점을 고려해야 합니다. 결론에 항상 동의하지 않을 수 있지만, 궁극적으로 개인적인 욕구보다 그룹의 필요와 의무를 선택해야 합니다.

4. 문제 해결¶

때때로 상황이 발생하고 사람들은 실수를 합니다. 일어나는 일입니다. 문제가 발생하면 특정 개인을 비난하지 않고 그룹으로서 상황을 신중하게 평가하려고 노력하세요. 대신, 해결책을 찾기 위해 협력하는 데 노력을 기울이세요. 이는 팀원 간의 신뢰 구축에 기여하고 실수를 하더라도 모든 사람이 발언하고 서로에게 정직하게 느낄 수 있도록 합니다.

5. 효과적인 시간 관리¶

다른 사람들과 협업하려면 자신뿐만 아니라 여러분에게 의존하는 제품 문서 팀원들에게도 책임을 져야 합니다. 이때 시간 관리 능력이 유용합니다. 작업의 우선순위를 정하고 적절히 일정을 계획하는 것은 마감일을 맞추고 팀이 여러분에게 의존하는 작업을 완료하는 데 중요합니다.

Docsie는 협업을 위한 많은 놀라운 도구를 제공합니다!¶

이 지침의 비디오를 보려면 여기에서 비디오를 시청하세요:¶

Docsie에 로그인하면 처음 볼 수 있는 것은 토론, 문서 프로젝트에 대한 변경사항, 그리고 완료되었거나 곧 완료될 작업과 관련된 알림입니다.

또한 프로젝트와 관련하여 이러한 항목이 어떤 사람과 관련되어 있는지 선택할 수 있는 토글 메뉴도 있습니다:

이 정보는 여러분과 팀이 하루를 시작하고 마감일과 목표를 더 성실하고 효과적으로 달성하기 위한 준비를 하는 데 도움이 됩니다. 또한 누가 무엇을 하고 있는지, 무엇이 완료되었는지 알 수 있습니다. 이렇게 하면 아무도 서로 방해하지 않고 문서 개발 팀은 높은 생산성을 유지할 수 있습니다.

또한 상단 모서리 탭을 클릭하고 계정으로 이동하는 버튼을 누르면:

사용자 대시보드 왼쪽 측면에서:

작업 공간 사용자에 접근할 수 있습니다. 이를 통해 제품 문서와 관련하여 누가 어떤 프로젝트에서 일하고 있는지, 그리고 그들이 프로젝트에 어느 정도 참여하기를 원하는지 제어할 수 있습니다:

또한 작업 중인 각 제품 문서에 새 사용자를 추가할 수 있으며, 이는 팀을 구성하고 Docsie 내에서 함께 훌륭한 제품 문서와 사용자 가이드를 만들도록 안내하는 데 큰 도움이 됩니다.

각 북에서 모든 것에 타임스탬프가 찍혀 있습니다. 누가 무엇을 언제 했는지 알 수 있으므로 팀과 협업할 때 누가 무엇을 했는지에 대한 질문이 없을 것입니다! 이 모든 것은 북 대시보드 오른쪽 상단의 댓글 아이콘 옆에 나타나는 시계인 우리의 문서 수정 기록 기능에서 확인할 수 있습니다.

이 버튼을 클릭하면 모든 수정 사항이 브라우저 왼쪽 모서리에 타임스탬프와 함께 표시됩니다:

프로젝트의 진행 상황을 팀에 알리고, Docsie 북 내의 특정 문서에 대한 의견을 제시하거나, 작업을 할당해야 하나요?

Docsie는 팀이 댓글을 만들고, 작업을 할당하고, 수행해야 할 작업을 지정하고, 제품 문서의 특정 작업과 측면에 대해 팀과 소통할 수 있는 훌륭한 솔루션을 제공합니다. 이 모든 것은 북 대시보드 오른쪽 상단의 게시 옆에 있는 댓글 아이콘을 클릭하여 수행할 수 있습니다.

이제 고객이 읽기 좋아하는 놀라운 제품 문서를 만들기 위해 초고효율 협업 팀과 함께 높은 생산성을 유지하는 데 필요한 모든 도구를 갖추게 되었습니다.

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