La collaboration dans la documentation produit : un facteur clé de réussite¶

La collaboration est essentielle lors de la création de documentation produit avec votre équipe. Rédiger le bon contenu de la bonne manière avec votre équipe de production est vital, et disposer des bons outils pour collaborer est la clé !

Bien que le terme "collaboration" soit parfois galvaudé dans le monde professionnel, son importance est bien réelle. La collaboration au travail mène à des équipes productives, particulièrement pour produire une documentation produit de haute qualité !

La collaboration se produit lorsqu'un groupe de personnes dans une équipe de documentation produit - comprenant le chef de produit, le product owner, les rédacteurs techniques, les designers, les développeurs, les marketeurs et autres membres essentiels - unissent leurs forces pour partager leurs connaissances et compétences afin d'atteindre un objectif commun : produire une documentation produit soignée et remarquable que leurs clients apprécieront.

Soyons francs ! Que vous deviez créer une documentation produit, des guides utilisateur, des manuels ou présenter un portail de connaissances sur votre page, la collaboration est indispensable pour garantir que tous les éléments s'articulent correctement. La qualité de la documentation produit de votre entreprise dépend donc largement de votre capacité à collaborer avec les autres.

Examinons sept raisons pour lesquelles le travail d'équipe et la collaboration sont si cruciaux dans le développement de documentation produit.

Pourquoi la collaboration est-elle essentielle et bénéfique dans la création de documentation produit ?¶

Elle crée de nouveaux canaux de communication¶

Travailler avec différentes personnes issues de divers secteurs d'un département de gestion de produit ouvre des voies qui seraient autrement fermées. Trouver des moyens innovants d'interagir et d'échanger des informations est essentiel à la réussite d'une entreprise pour produire une documentation utile que vos clients comprendront. La collaboration avec différentes facettes de l'entreprise permet de rassembler diverses sources d'information pour développer une documentation produit vraiment utile. C'est pourquoi la collaboration devrait être utilisée pour créer des liens entre les départements chaque fois que possible.

Selon Mark Sanborn, "Dans le travail d'équipe, le silence n'est pas d'or, il est mortel." Créer un lieu de travail plus unifié et ouvert où les différents départements peuvent communiquer profite à tous. En outre, cela rapproche chacun et clarifie l'objectif final de votre organisation, contribuant à produire une documentation produit exceptionnelle.

La collaboration nous permet de travailler plus efficacement¶

Travailler seul présente de nombreux avantages, mais pour les projets de documentation produit, le manque d'informations provenant de divers départements peut être très préjudiciable. Nous pouvons nous concentrer sur une seule tâche sans nous soucier du temps perdu en distractions ou de la constitution d'une équipe pour respecter une échéance serrée. Si le travail en question nécessite de l'indépendance, alors allez-y. Cependant, en matière de documentation produit, deux têtes (ou plus) valent mieux qu'une, surtout lorsque différents concepts issus de différents départements se combinent pour créer une documentation produit raffinée.

Une étude de Stanford a découvert que même la simple perception de travailler dans un environnement collaboratif peut améliorer la productivité et la performance globales. Forbes a également noté dans cette étude : "Les participants à la recherche qui étaient préparés à agir de manière collaborative se sont accrochés à leur tâche 64% plus longtemps que leurs pairs solitaires, tout en rapportant des niveaux d'engagement plus élevés, des niveaux de fatigue plus bas et un taux de réussite plus élevé."

La collaboration est simplement plus efficace pour créer de la documentation produit. Nous devons être prêts à admettre que nous aurons besoin d'aide pour combiner idées et concepts. Le travail d'équipe permet de diviser une lourde charge de travail, de développer des solutions innovantes pour créer une documentation produit compréhensible et attrayante que vos clients saisiront facilement.

Une organisation qui priorise la collaboration pour créer une documentation produit que les clients aiment lire intégrera inévitablement cette façon de travailler, résultant en un flux de travail plus efficace (et plus attrayant).

Collaborer pour une documentation produit avec un fort taux de rétention¶

La collaboration attire les employés potentiels et existants car elle fournit les bases d'un lieu de travail plus ouvert, connecté et engagé. Vos employés apprécieront un environnement qui privilégie la coopération, ce qui contribuera grandement à les dissuader de chercher du travail ailleurs.

Pour produire une documentation produit de qualité, informative et adaptée aux besoins d'apprentissage des clients, la contribution des diverses facettes de l'entreprise est essentielle. Le marketing peut fournir des données sur les types de clients attirés par l'entreprise, leur localisation géographique et d'autres analyses. Les chefs de produit ont besoin de collaborer avec l'ingénierie, le marketing, les ventes et d'intégrer les retours clients. Pour créer une documentation efficace, ils doivent collaborer avec ces équipes afin de comprendre le fonctionnement des produits et le profil des clients, puis utiliser ces informations pour guider leurs équipes de rédaction technique, de design et techniques.

Nous valorisons tous la création de liens, particulièrement dans le processus de production d'une documentation produit attrayante et complète. Nous voulons tous travailler avec des personnes en qui nous avons confiance, qui comprennent et respectent nos points de vue, et qui collaborent efficacement avec les autres.

La collaboration améliore le moral de votre entreprise¶

À mesure que des liens se forment entre équipes et départements, la confiance mutuelle s'accroît naturellement, ce qui améliore progressivement l'ambiance générale de l'entreprise. Après tout, sans confiance, une organisation ne peut qu'échouer. Travailler régulièrement avec des personnes extérieures à votre équipe est l'une des méthodes les plus efficaces pour établir la confiance.

Cela fonctionne aussi dans l'autre sens : plus le moral de votre entreprise est bon, plus vos employés se sentiront à l'aise pour travailler avec des collègues de différentes divisions. Cela attire également les hauts performants, qui recherchent de plus en plus des environnements de travail ouverts et participatifs.

Créez des méthodes de collaboration utiles et vos équipes seront non seulement productives, mais elles prendront également plaisir à travailler pour votre organisation.

La collaboration nous aide à résoudre les problèmes¶

Que faites-vous quand vous êtes bloqué ? Imaginons que vous ayez fait des progrès significatifs sur votre projet de documentation, mais que vous vous heurtiez à un obstacle apparemment insurmontable. Vous êtes à court d'idées, le développement est au point mort, et votre délai approche rapidement. Abandonnez-vous ?

Bien sûr que non ; vous cherchez de l'aide ou un point de vue différent. Vous organisez peut-être une séance de brainstorming avec votre équipe ou sollicitez l'avis d'un collègue. En d'autres termes, vous collaborez avec votre équipe pour relever le défi. Les projets de documentation bloqués recommenceront à avancer lorsque votre équipe combinera ses connaissances et son expertise, puis discutera des difficultés et des solutions potentielles.

Selon une étude d'ADP, l'engagement de qualité se produit dans les équipes offrant de nombreuses possibilités de collaboration et d'exposition à de nouveaux problèmes.

La collaboration ne doit pas être un dernier recours. Elle devrait être intégrée dans le fonctionnement de votre équipe de gestion de produit. Plus un projet est scruté dès le départ, plus il est facile de repérer les problèmes et de les résoudre efficacement.

La collaboration permet aux individus d'apprendre les uns des autres¶

C'est essentiel ! Particulièrement pour la création et le développement de documentation produit.

L'un des aspects les plus intéressants du travail collaboratif est la possibilité d'apprendre des expériences et des informations recueillies par des collègues aux compétences et parcours variés. La collaboration devrait être vue comme une opportunité d'apprentissage pour produire une documentation que vos clients comprennent et apprécient.

Cela implique de solliciter des points de vue et des idées, d'échanger des informations, d'apprendre comment vos partenaires abordent leur partie du projet et de mieux comprendre leur façon de travailler. Apprendre de ses collègues n'est pas seulement un avantage de la coopération ; c'est aussi la première étape vers la création d'une culture d'entreprise axée sur l'apprentissage et le développement.

Les équipes qui coopèrent non seulement apprennent les unes des autres - leurs erreurs, réussites, échecs, processus - mais développent également une meilleure compréhension du point de vue de l'autre équipe. Vous entendez leur version de l'histoire : leurs problèmes, priorités, et même leur façon de penser, ce qui sera incroyablement utile lors de futures collaborations.

Quelques réflexions :¶

Avec de nombreuses équipes devant travailler ensemble pour créer des manuels utilisateur, de la documentation produit et des portails de connaissances de qualité, le travail d'équipe est essentiel.

Plusieurs technologies collaboratives facilitent ce processus. Elles ouvrent votre entreprise pour que tous les départements puissent communiquer entre eux et suivre le travail des autres équipes via des mises à jour, des annonces et des canaux de discussion. Mais qu'en est-il des outils spécifiques à la création de documentation produit ?

Disposer d'une plateforme de création de documentation basée sur le cloud permettant à votre équipe de collaborer efficacement est essentiel. Utiliser Zoom et d'autres technologies de visioconférence est un excellent moyen de rester connecté avec les équipes distantes et d'afficher les modifications ou problèmes qui surviennent lors de la rédaction.

Des interfaces comme Slack ou Mattermost sont parfaites pour communiquer par chat et permettent également de glisser-déposer des éléments dans des conversations organisées, ce qui est idéal pour collaborer avec différentes équipes.

C'est pourquoi Docsie a développé des fonctionnalités utiles pour vous aider à collaborer et à attribuer diverses tâches à vos équipes de documentation produit !

Principes fondamentaux des équipes de documentation produit performantes¶

Le monde transforme notre façon de travailler sur la documentation produit, particulièrement en termes de collaboration.

La majorité du travail est devenue de plus en plus collaborative, les organisations étant plus mondiales et complexes. Selon une étude publiée dans la Harvard Business Review, le temps consacré par les managers et les employés aux activités collaboratives a augmenté de 50% ou plus au cours des deux dernières décennies. Cela signifie que la communication avec diverses facettes de l'entreprise se produit constamment.

De plus, les équipes de documentation sont plus grandes, diversifiées, dispersées et spécialisées que jamais. Bien que ces équipes puissent être efficaces pour résoudre les défis complexes, certaines rencontrent encore des difficultés pour mettre en œuvre des stratégies de collaboration efficaces.

Comment les employés peuvent-ils communiquer efficacement tout en négociant les structures et dynamiques de travail qui entravent la collaboration ? Commençons par définir la collaboration et comment elle est mise en œuvre pour accroître la productivité des équipes de documentation.

Qu'implique un travail d'équipe efficace dans le développement de documentation produit ?¶

La collaboration se définit comme deux personnes ou plus travaillant ensemble pour développer ou créer quelque chose. Cela peut avoir lieu en personne ou électroniquement, grâce aux nombreuses technologies de communication et applications cloud conçues spécifiquement à cet effet.

Bien qu'il existe de nombreuses façons de développer une équipe performante, les plus efficaces partagent quelques caractéristiques clés. C'est un environnement où les employés se sentent vus, entendus et libres d'exprimer leurs idées. Les réunions sont gérées efficacement. Des systèmes et processus standardisés sont en place. Les équipes comprennent l'importance d'une communication efficace. Les équipes techniques, les rédacteurs et les chefs de produit disposent d'un espace pour suivre la documentation en cours.

La capacité d'attribuer et de suivre les tâches de manière managériale booste considérablement le respect des délais et la répartition des rôles.

Plus important encore, la direction de ces entreprises reconnaît qu'une collaboration efficace pour développer une documentation produit complète et soignée profite non seulement à leurs employés, mais aussi à leurs clients qui comprendront mieux l'utilisation de leurs produits.

Explorons les avantages de la collaboration¶

Faire travailler efficacement votre équipe peut sembler évident, mais réunir des personnes de différents horizons et fuseaux horaires pour atteindre un objectif commun n'est pas simple. Cependant, les avantages d'une bonne communication et collaboration dépassent largement les inconvénients.

Les équipes renforcent la création de documentation produit¶

Qu'ont en commun les meilleurs produits du monde ? Ils s'efforcent de constituer une équipe de documentation efficace pour éduquer leurs clients. Travailler vers un objectif commun donne non seulement un sens aux membres de l'équipe, mais permet aussi de combler les lacunes de compétences et de répartir les tâches selon les forces de chacun. La documentation produit comporte des aspects techniques, linguistiques et de design. En combinant l'équipe technique, l'équipe de design et les rédacteurs techniques sous la direction du chef de produit, vous disposez d'une force redoutable capable de créer une documentation exceptionnelle.

Les équipes collaboratives sont plus habiles et mieux informées¶

Les bonnes équipes collaboratives ont l'occasion d'acquérir de nouvelles compétences, ce qui les aide à progresser dans leur développement personnel et professionnel. La collaboration oblige à penser de façon plus critique, à s'expliquer plus clairement et à mieux connaître ses capacités.

Les membres d'équipe ayant des perspectives culturelles variées sont plus susceptibles de réussir, y compris ceux qui ont vécu dans différents endroits et parlent plusieurs langues.

Traduire la documentation dans diverses langues et disposer d'une équipe comprenant ces langues est un moyen efficace d'améliorer la documentation pour mieux toucher les clients internationaux.

Plus de créativité pour produire une documentation de qualité¶

De plus en plus d'entreprises forment des équipes réunissant des employés de tous les départements pour explorer les problèmes et proposer des idées fraîches.

Non seulement ces efforts aident les organisations à exploiter les talents des différents départements, mais les études montrent que les groupes créent plus rapidement, repèrent les erreurs plus tôt et trouvent de meilleures solutions que les individus travaillant seuls.

Une meilleure expérience client¶

Une documentation bien soignée, disponible en différentes langues et versions, avec tous les aspects techniques présentés méthodiquement et de manière attrayante, augmentera l'utilisation des produits par les clients et leur compréhension. Cela ne peut être réalisé que par une équipe solide qui communique efficacement ses idées sur les différentes facettes de la production et les cas d'utilisation.

Des clients satisfaits qui comprennent l'utilisation des produits donneront de bonnes critiques, deviendront des clients fidèles et partageront leur expérience positive. Cela augmentera les revenus et renforcera la réputation de l'entreprise.

6 vertus pour une collaboration efficace¶

Si les compétences mentionnées peuvent vous aider à collaborer efficacement, travailler bien avec les autres ne dépend pas seulement de ce que vous faites, mais aussi du processus que vous mettez en œuvre. L'attitude avec laquelle vous abordez la collaboration peut faire toute la différence.

1. L'efficacité avant tout¶

Malgré leur nécessité, les réunions ont mauvaise réputation. Selon la Harvard Business Review, les gens passent beaucoup de temps en réunions, appels et emails. L'étude indique : "Dans de nombreuses entreprises, la proportion tourne autour de 80%, laissant peu de temps aux employés pour le travail critique qu'ils doivent accomplir seuls."

Qui n'a jamais passé trop de temps dans une réunion apparemment inutile ? Plusieurs actions peuvent transformer votre équipe en machine de productivité. Planifier les réunions par priorité est très utile.

Un scrum quotidien permet à chacun de connaître ses tâches, les problèmes rencontrés et les réalisations de la veille. Le scrum évite que les membres ne se marchent sur les pieds et permet de partager des idées pour résoudre les problèmes.

Assurez-vous que chaque réunion ait un ordre du jour et des objectifs bien définis.

Enfin, attribuez des actions à chaque participant à la fin de chaque projet. Ainsi, l'équipe pourra discuter des forces et faiblesses à améliorer pour le prochain projet.

2. L'explicité¶

Il est rare que tous les membres d'une équipe soient sur la même longueur d'onde dès le départ. Chacun a naturellement ses propres priorités et intérêts. C'est pourquoi il est essentiel d'établir les objectifs de chacun à l'avance pour développer un dénominateur commun qui fera avancer le projet.

3. L'attitude positive¶

Ce n'est pas parce qu'un effort collaboratif a échoué dans le passé qu'il échouera à nouveau. Abordez chaque nouvelle collaboration avec un état d'esprit ouvert et optimiste. La positivité est contagieuse et inspire la croissance, l'inspiration et de bonnes habitudes de travail qui augmenteront le moral général de l'entreprise. Soyez positif et récompensez la positivité !

Bien sûr, nous avons tous nos mauvais jours. Les membres qui traversent une période difficile devraient avoir l'espace nécessaire pour se ressaisir. Un mauvais jour vaut mieux qu'une mauvaise semaine, et si un jour difficile peut être surmonté, l'employé sera plus performant le lendemain et appréciera davantage de travailler pour l'équipe.

4. Cultiver la confiance¶

Les individus doivent se sentir en sécurité pour donner et recevoir des critiques constructives, être motivés par un objectif commun et disposer des outils pour interagir. Cela ne peut se produire que dans une atmosphère de confiance où les employés croient que leurs collègues et leaders veillent à leurs intérêts.

5. La perspicacité et l'intelligence émotionnelle¶

Chaque membre de l'équipe joue un rôle crucial. Le travail d'équipe peut se dégrader lorsqu'un ou plusieurs membres se sentent traités injustement. Plus vous en apprenez sur vos collègues et comprenez leur fonctionnement et leurs défis, plus vous êtes susceptible de collaborer efficacement.

6. La productivité¶

Les organisations les plus performantes ont des systèmes et processus permettant aux employés de consulter le calendrier et les tâches d'un projet pour comprendre clairement comment leurs contributions affectent le groupe. Ainsi, si les délais ne sont pas respectés ou si quelqu'un ne fait pas sa part, la situation peut être rapidement traitée.

Maintenant que nous savons ce qu'est une bonne équipe collaborative et comment elle devrait être structurée, plongeons dans la création de processus qui aideront à former une équipe de documentation produit efficace !

5 processus puissants pour créer une collaboration efficace dans l'équipe de documentation produit¶

Si vous avez déjà travaillé sur un projet de documentation qui ne s'est pas déroulé comme prévu, vous savez qu'encourager la collaboration est parfois plus facile à dire qu'à faire. Peut-être que vos collègues travaillent à distance et sont inaccessibles. Ou peut-être que votre organisation est trop compartimentée et que les départements sont réticents à échanger des connaissances.

Si votre entreprise rencontre des difficultés de collaboration, l'une des meilleures choses à faire est de vous concentrer sur le renforcement de vos compétences relationnelles. Apprendre ces cinq compétences de collaboration rendra le travail d'équipe beaucoup plus facile et efficace.

1. Communiquer l'intention¶

Avant de commencer un travail, assurez-vous que vos objectifs sont clairs. Informez vos coéquipiers de vos activités et établissez des attentes raisonnables concernant les délais - et respectez-les. Ces exemples de bonne éthique de travail montreront la voie à suivre dans votre entreprise.

Partagez également tout changement de stratégie. Si quelque chose d'inattendu se produit et que vous ne pouvez pas produire les résultats attendus, expliquez ces ajustements à votre équipe.

C'est ici qu'un outil de communication tout-en-un est utile. Si votre équipe peut passer des appels vidéo et envoyer des messages instantanés depuis la même application, ils communiqueront plus rapidement lorsqu'un problème surgira.

2. Établir des objectifs¶

En travaillant en équipe, il est essentiel que chacun comprenne l'objectif et la vision du projet, ainsi que la façon dont le succès sera mesuré. L'établissement d'objectifs devrait concerner aussi bien les petits aspects des projets que les grands, afin que tout puisse être suivi avec des délais et optimisé pour augmenter la productivité.

Si quelqu'un travaille dur et atteint ses objectifs dans les délais ou avant, récompensez-le pour que son travail soit apprécié.

La transparence dans la création et le respect des délais et objectifs favorise la confiance et garantit que chacun s'engage à réussir et à travailler vers un objectif commun.

3. Écouter attentivement¶

Lorsque vous travaillez étroitement avec des personnes, vous devez prêter attention aux idées, critiques et conseils de chaque membre de l'équipe - et répondre avec considération et respect. C'est le concept d'écoute active et intentionnelle.

Bien que vous puissiez avoir vos propres idées sur la façon dont le projet devrait se dérouler ou qui devrait faire quoi, vous devez considérer les perspectives de vos collègues. Même si vous n'êtes pas toujours d'accord avec la conclusion, vous devez finalement choisir les besoins du groupe plutôt que vos désirs personnels.

4. Résoudre les problèmes¶

Parfois, des situations surviennent et des erreurs sont commises. Lorsque des difficultés émergent, essayez d'évaluer soigneusement la situation en groupe sans critiquer une personne en particulier. Concentrez vos efforts sur la recherche de solutions. Cela contribue à développer la confiance entre les membres de l'équipe et garantit que chacun se sente à l'aise pour parler honnêtement, même après une erreur.

5. Gérer efficacement le temps¶

Collaborer avec d'autres vous rend responsable non seulement envers vous-même, mais aussi envers les membres de votre équipe qui comptent sur vous. C'est là que les compétences en gestion du temps sont utiles. Prioriser vos tâches et les planifier correctement est essentiel pour respecter les délais et accomplir le travail que votre équipe attend de vous.

Docsie offre de nombreux outils de collaboration !¶

Pour voir une vidéo de ces instructions, regardez cette vidéo :¶

La première chose que vous verrez en vous connectant à Docsie sont les Discussions, les Modifications apportées aux projets de documentation et les Notifications - qui se réfèrent aux tâches terminées ou sur le point de l'être.

Ainsi qu'un menu déroulant pour choisir la personne concernée par ces éléments :

Ces informations sont parfaites pour vous et votre équipe pour commencer la journée et respecter les délais plus efficacement. Vous saurez qui fait quoi et ce qui a été fait, évitant ainsi les conflits et maintenant une productivité élevée.

Si vous cliquez sur l'onglet du coin supérieur et appuyez sur le bouton menant à votre compte :

Dans le tableau de bord utilisateur, sur le côté gauche :

Vous aurez accès aux utilisateurs de l'espace de travail. Cela vous permet de contrôler qui travaille sur quel projet et à quelle capacité :

Vous pouvez également ajouter de nouveaux utilisateurs à chaque documentation sur laquelle vous travaillez, ce qui est idéal pour constituer votre équipe et l'aider à créer ensemble une documentation produit et des guides utilisateur exceptionnels dans Docsie.

Dans chaque livre, tout est horodaté. Vous saurez qui a fait quoi et quand, et ainsi lorsque vous collaborez avec votre équipe, il n'y aura aucune question sur qui a fait quoi ! Tout est visible dans notre fonctionnalité d'historique de révision d'article, qui est l'horloge apparaissant à côté de l'icône de commentaire dans le coin supérieur droit de votre tableau de bord Livre.

Une fois que vous cliquez sur ce bouton, toutes les révisions seront présentées et horodatées dans le coin gauche du navigateur :

Avez-vous besoin d'informer votre équipe de l'avancement des projets, de commenter certains articles de vos Livres Docsie ou d'attribuer des tâches ?

Docsie propose une excellente solution qui permet à votre équipe de créer des commentaires, d'attribuer des tâches, de pointer les tâches à effectuer, de communiquer avec votre équipe sur certains aspects de la documentation produit. Tout cela peut être fait en cliquant sur l'icône de commentaire dans le coin supérieur droit de votre tableau de bord Livre, à côté de publier.

Vous disposez maintenant de tous les outils nécessaires pour maintenir une productivité élevée avec des équipes collaboratives super efficaces pour créer une documentation produit exceptionnelle que vos clients adoreront lire.

Si vous avez des questions sur Docsie ou souhaitez partager vos commentaires sur notre plateforme, contactez-nous à hello@docsie.io