Stellen Sie sich vor, Sie könnten alle wertvollen Informationen, die in Ihrem Unternehmen verstreut sind – in E-Mails, physischen Ordnern, gemeinsamen Laufwerken und mehr – an einem leicht zugänglichen Ort zusammenführen. Und dann Ihren Mitarbeitern und Kunden ermöglichen, von all diesen Informationen zu profitieren.
Im Kern ist eine Wissensdatenbank eine digitale Bibliothek sorgfältig kuratierter Informationen, die gespeichert, organisiert, durchsucht, bearbeitet und geteilt werden können. Im Kontext der Unternehmensinfrastruktur ist sie das Epizentrum des gesamten Unternehmenswissens und einer der häufigsten Berührungspunkte Ihrer Stakeholder mit Ihrem Unternehmen.
In der heutigen Welt benötigen Unternehmen, die effizient arbeiten wollen, zweifellos eine Wissensdatenbank. Sie müssen nur wissen, welche Art von Wissensdatenbank Sie brauchen und wie Sie diese erstellen können.
Welche Art von Wissensdatenbank benötigt Ihr Unternehmen?¶
Mitarbeiter-Wissensdatenbank
Eine interne Wissensdatenbank bündelt das Unternehmenswissen und das kollektive Know-how der Mitarbeiter. Sie ist unverzichtbar, wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter Zugang zu Informationen haben, die ihnen helfen, ihre Arbeit so reibungslos wie möglich zu erledigen. Sie können jede Art von Information einbeziehen, die innerhalb Ihres Unternehmens geteilt werden muss, wie:
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Mitarbeiterhandbuch
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Produktkatalog
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Best Practices
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Personalrichtlinien
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Einarbeitungstraining für neue Mitarbeiter
Die Wissensdatenbank sollte auch die Zusammenarbeit zwischen Ihren Mitarbeitern fördern und ihnen die Möglichkeit geben, Fragen zu stellen und Antworten untereinander auszutauschen.
Warum ist das so wichtig? Es gibt kein Unternehmen, das nicht davon profitiert, wenn seine Mitarbeiter produktiver und engagierter sind.
Kunden-Wissensdatenbank
Sie müssen Ihren Kunden ermöglichen, sich selbst zu helfen. Warum? Weil sie es wollen. Laut Gartner nutzen 70% der Kunden irgendwann auf ihrem Weg zur Problemlösung einen Self-Service-Kanal.
Alle Inhalte, die Kunden beim Verständnis und der Nutzung Ihres Dienstes oder Produkts helfen können, sollten einbezogen werden. Dazu gehören unter anderem:
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Anleitungen
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FAQ-Bereiche
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Glossare
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Fallstudien
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Video-Tutorials
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Whitepaper
Eine externe oder kundenorientierte Wissensdatenbank wird nicht jedes Problem lösen, das Ihre Kunden mit Ihrem Dienst oder Produkt haben könnten – nur die häufigsten. Wenn Sie also beginnen, wiederholt dieselbe Frage von Kunden zu erhalten, sparen Sie Ihren Kunden und Mitarbeitern viel Zeit und stellen Sie die Antwort einfach in die Wissensdatenbank.
Warum nicht beides?
Möglicherweise profitiert Ihr Unternehmen am meisten von einer Wissensdatenbank, die beide Arten kombiniert. Selbstverständlich möchten Sie nicht, dass alle Informationen in der Wissensdatenbank für alle Benutzer zugänglich sind.
Müssen Ihre Kunden beispielsweise wirklich die HR-Richtlinien Ihres Unternehmens zum Umgang mit unpünktlichen Mitarbeitern kennen? Selbst bei Informationen, die nur für Mitarbeiter bestimmt sind, kann es aufgrund der Stellenbezeichnung oder der Abteilung notwendig sein, den Zugriff einiger Mitarbeiter auf bestimmte Teile der Wissensdatenbank zu beschränken. Mit der richtigen Dokumentationsplattform ist das kein Problem, da Sie den Zugriff auf bestimmte Informationen durch Berechtigungen verwalten können.
Faktoren bei der Erstellung Ihrer Wissensdatenbank¶
Die Erstellung einer Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen ist nichts, was Sie einfach zusammenstellen, online stellen und erwarten können, dass es wie gewünscht funktioniert. Es braucht Überlegung, Planung und die richtigen Tools, um es richtig zu machen. Hier einige Faktoren, die Sie bei der Entwicklung einer Wissensdatenbank berücksichtigen sollten.
Unternehmensprobleme, die durch eine Wissensdatenbank gelöst werden könnten. Stellen Ihre Kunden immer wieder dieselben Fragen, was sich auf die Produktivität der Mitarbeiter und die Kundenzufriedenheit auswirkt? Fällt es Ihren Mitarbeitern schwer, ihre Arbeit zu erledigen, weil sie an mehreren Stellen nach Informationen suchen müssen?
Die Kerninhalte Ihrer Wissensdatenbank. Sie sollten eine vollständige Inhaltsanalyse durchführen, um genau zu ermitteln, welche Art von Inhalten in Ihrem Unternehmen vorhanden ist, ob die Informationen noch aktuell sind und welche Informationen fehlen. Und denken Sie daran: Der Inhalt wird nicht die gewünschte Wirkung erzielen, wenn er nicht in seiner besten Form ist, egal wie wertvoll er ist.
Organisation und Struktur von Themen und Artikeln. Eine Wissensdatenbank sollte logisch strukturiert und konsistent sein, damit sie leicht zu navigieren ist. Orientieren Sie sich an Ihrer Marke, damit die Informationen in der Wissensdatenbank den gleichen Ton und die gleiche Optik haben.
Kennzahlen zur Erfolgsmessung Ihrer Wissensdatenbank. Wie sonst können Sie sicherstellen, dass Ihre Wissensdatenbank das tut, was sie soll? Die Kennzahlen, die Sie verwenden, können je nach Zweck der Wissensdatenbank variieren, aber hier sind einige Beispiele, die Sie überwachen möchten:
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Suchaktivität, einschließlich Suchbegriffe
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Content-Performance nach Typ, Bewertungen, Besuchen und Seitenaufrufen
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Echtzeitaktionen von Kunden in der Wissensdatenbank
Die richtige Software zum Erstellen und Verwalten Ihrer Wissensdatenbank. Die Dokumentationsplattform, mit der Sie Ihre Wissensdatenbank entwickeln, sollte mit Ihrem Unternehmen mitwachsen können. Sie sollte die Funktionen bieten, die Sie in Ihrer Wissensdatenbank haben möchten. Werfen wir einen kurzen Blick auf Docsie.
Erstellung und Anpassung Ihrer Wissensdatenbank mit Docsie¶
Docsie ist eine dynamische Dokumentationsplattform, die Dokumentationserstellung, Content-Management und Content-Integration in einer nahtlosen Plattform vereint und es Ihnen leicht macht, eine Wissensdatenbank zu erstellen und zu pflegen. Sehen Sie, wie einfach es sein kann:
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Wir haben bereits erwähnt, dass Zusammenarbeit eine Schlüsselfunktion einer internen Wissensdatenbank sein sollte. Docsie bietet in seinem Editor eine integrierte Chat-Funktion, um die Zusammenarbeit zwischen Teams zu fördern und zu verbessern.
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Wenn Ihre Zielgruppe global ist, können Sie die Inhalte Ihrer Wissensdatenbank automatisch übersetzen lassen.
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So einfach ist das Veröffentlichen: Verwenden Sie einfach eine Zeile Code, um Ihre Wissensdatenbank-Dokumentation auf Ihrer Unternehmenswebsite oder App zu veröffentlichen. Das war's. Wirklich.
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Erinnern Sie sich daran, dass Sie analysieren können sollten, wie Ihre Benutzer mit der Wissensdatenbank interagieren? Mit Docsie erhalten Sie auch Erkenntnisse auf Basis prädiktiver Dokumentations-KI, um Ihre Dokumente zu verbessern und diese Interaktionen zu optimieren.
Wenn Sie eine optimale Wissensdatenbank erstellen, werden Ihre Mitarbeiter und Kunden wissen, dass Sie über wertvolle Informationen verfügen und dass deren Zugang zu diesen Informationen für Sie Priorität hat. Die Wissensdatenbank wird als eines der Gesichter Ihres Unternehmens dienen, daher lohnt es sich, den Aufwand zu betreiben und die richtige Software einzusetzen, um sicherzustellen, dass sie funktioniert.