Tänk dig att du är administratör för en kundtjänstlösning¶

Låt oss säga att du har ett expertteam, men alla deras ansträngningar motverkas av bristen på heltäckande företagsmjukvara. Det är ingen enkel uppgift, men först behöver du få klarhet i vad dina mål är för att kunna erbjuda bättre innehållsupplevelser till dina team och kunder.

Vad behöver du hjälp med? Design? Publicering? Underhåll av din dokumentation?

Släpp alla dina bekymmer och introducera HAT för dina teammedlemmar! Använd ett HAT och förbered dig på att finjustera ditt innehåll med kraftfulla funktioner som förbättrar samarbetet mellan team och skapar effektivare teknisk dokumentation. Det förenklar tekniskt innehåll på ett sätt som gör att de flesta team föredrar dem framför verktyg som MS Word eller enkel HTML.

Med hjälp av Help Authoring Tools kan företag enkelt producera och underhålla dokumentation med detaljerade beskrivningar för olika plattformar som PDF, e-böcker, mobil, webb, tryckta dokument med mera. Det hjälper till att eliminera användningen av plattformar som Microsoft Word eller Google Docs.

Denna artikel tar dig med på en snabb resa genom vad ett HAT (Help Authoring Tool) handlar om och hur Docsie har blivit synonymt med HAT.

Vad är ett HAT (Help Authoring Tool)?¶

Help Authoring Tools är tekniska skribenters ständiga följeslagare. Denna programvara hjälper författare att designa, skriva, redigera och publicera sin dokumentation digitalt. Författare kan samla mjukvarudokumentation och konvertera den till en gemensam källdatabas för användning i olika format, inklusive PDF, HTML, XML med mera. De är mycket mer än enkla ordbehandlare då de ibland även har inbyggda bildverktyg som kan spara timmar av arbete. Det är verkligen en livräddare för små företag.

Några av de mest populära HAT-verktygen är Docsie, MadCap Flare, Adobe RoboHelp, Author-it, Doc-To-Help och HelpNDoc, bland andra.

Fem nyckelfunktioner i HAT för att producera högkvalitativ dokumentation:¶

1. Hitta fel:¶

I HAT-verktyg är kodredigering och textredigering de huvudsakliga funktionerna. HAT eliminerar fel och bryter ner den komplexa skrivprocessen i enkla steg. De ger grammatikförslag och skapar mallar som företag kan arbeta med för att skapa anpassat innehåll. De flesta HAT erbjuder även steg-för-steg-instruktioner så att team kan lära sig och bli bekanta med dem för att skapa bra produkter.

Genom att utveckla automatiserade språkstilguider med hjälp av HAT kan företag utveckla sitt varumärkesspråk. När det gäller kodredigering använder frontend-webbutvecklare ofta sådana verktyg. HAT hjälper också varumärken att behålla sin dokumentations ton, format och utseende intakt.

2. Innehållshantering (från början till slut):¶

Många av de Help Authoring Tools som finns på marknaden idag delar likheter med innehållshanteringssystem (CMS). I likhet med CMS hjälper HAT tekniska skribenter att hantera innehållsprojekt, lagra och spåra framsteg.

Skillnaden mellan HAT och CMS är att i ett HAT är varje innehållsprojekt kopplat till en specifik uppsättning filer, hjälpdokument, manualer och programvaruförklaringar. Med ett HAT kan du förhindra dataförlust och återställa den senast sparade versionen av dina dokument. Detta är en stor fördel som låter dig komma åt värdefull information även efter oförutsedda tekniska problem. De erbjuder dessutom single sign-on-stöd för att säkerställa att allt fungerar smidigt.

De flesta HAT-plattformar erbjuder ämnesbaserat författande där du kan dela upp dokumentationen i mindre, lättsmälta bitar som enkelt kan förstås av dina kunder.

3. Filhantering:¶

När du använder HAT kan du enkelt importera och exportera filer, vilket säkerställer sömlösa filöverföringar mellan flera plattformar. Det bästa är att du inte behöver konvertera varje fil manuellt. Med HAT kan du enkelt arbeta med samma filinnehåll och skapa flera format av samma dokument.

När du har flera format, vad händer med ditt originaldokument? Oroa dig inte, den automatiska konverteringsfunktionen i HAT låter dig bevara den ursprungliga dokumentationen med strukturen och formatet intakt. Detta minskar risken för fel och sparar tid och ansträngning. Denna funktion blir ännu viktigare när innehållsförfattare behöver dela projektfiler med andra medarbetare.

4. Förbättra innehåll:¶

När det gäller innehållsskapande är brainstorming ovärderligt för att generera nya idéer. Mjukvarulösningar som HAT effektiviserar kommunikationen mellan team, gör distansarbete enklare och säkerställer kontinuerligt samarbete mellan teammedlemmar. Det finns andra anmärkningsvärda funktioner som redigering i realtid, kommentarer och versionskontroll. Genom dessa funktioner kan du minska missförstånd bland teammedlemmar, öka produktiviteten och avsevärt minska tid och ansträngning.

HAT är utmärkta verktyg som håller teammedlemmar väl sammanknutna. En av de anmärkningsvärda funktionerna i HAT är spårning av ändringar. Detta låter användare växla mellan olika versioner av samma dokument och skapa omfattande och välskriven dokumentation oavsett vilket ämne du arbetar med.

Dessutom kan du använda element som videor, animationer och interaktiva simuleringar för att förbättra inlärningsupplevelsen för dina team eller kunder genom att använda HAT-verktyg.

5. Publicering och underhåll:¶

Att regelbundet uppdatera och underhålla dokumentation är en tröttsam process. För att underlätta för användarna låter ett HAT skribenter göra ändringar i källfilen, varefter uppdateringar görs i alla filformat. Detta säkerställer att alla användare hålls uppdaterade om ändringarna som görs och kan komma åt den slutliga versionen av filen utan problem.

När det gäller publicering erbjuder HAT ofta mallar så att tekniska författare kan arbeta med redan befintlig grundläggande formatering. Mallarna föreslår också olika typer av visuella layouter, vilket gör det enklare för tekniska skribenter att hämta videor, rörlig grafik och annat från andra källor.

Varför använda Docsie som Help Authoring Tool (HAT) för att producera högkvalitativ dokumentation?¶

Med teknik och innovation i centrum är Docsie ett av de ledande mjukvaruföretagen som erbjuder Help Authoring Tools (HAT) som skapar nya sätt för team att samarbeta, skapa och implementera produktdokumentation. Med huvudkontor i Toronto, Ontario, är Docsie, ett av de mest populära författarverktygen, en självskrivande dokumentationstjänst som låter företag skriva, översätta och förbättra sin dokumentation via enkla användargränssnitt.

Fem effektiva sätt som Docsie hjälper ditt företag på:¶

1. Snabb distribution och anpassad kunskapsportal:¶

Medan plattformens interna kunskapsportal hjälper företag att dela självbetjäningskunskap med hela team, hjälper externa kunddatabaser och användarguider till med dokumentationsdelning mellan team och minimerar kundtjänstens arbetsbörda. Kunskapshanteringen och den tekniska dokumentationen är lätta att förstå och är fyllda med hjälpämnen för bättre förståelse av portalen. Den har alla HAT-verktyg som behövs för att driva innehållsprocesser och skapa bättre produkter för kunderna.

Med Docsie-portalen kan du använda standarddesigner eller implementera en anpassad kunskapsbas enligt ditt varumärkes personlighet, stil och image. Programvaran erbjuder även en gratis anpassad domän som en del av gratisplanen. Den erbjuder även ytterligare domäner som användare kan få genom att prenumerera på betalda planer samt ger online-hjälp för alla dina frågor. Men det är inte allt, eftersom den erbjuder avancerade funktioner som auto-översättning, UI-anpassning, publiceringsalternativ, kraftfulla redigeringsalternativ, dokumentationsanalys, interaktiva kunskapsportaler och mycket mer. Den har också stöd för olika språk, vilket gör den till förstahandsvalet för företag med mångfaldiga team.

Kort sagt är Docsie ett kraftfullt verktyg som kan ge effektiv hjälp med all dokumentation. Portalen kan enkelt nås på olika enheter som desktop via din webbläsare, även på mobila enheter utan behov av någon mobilapp. Den har en av de mest föredragna kundrelationshanteringarna och ger bästa hjälp till alla sina kunder så att de kan nå mål utan några problem för att betjäna slutanvändare.

2. Gratis introduktion, import och portaldesign:¶

Nyckelelementen i kundonboardingdokumentation är tydliga instruktioner, online-användarmanualer, felsökningsguider, produktturer och vanliga frågor (FAQ). Med Docsie Pilot kan företag säkerställa gratis introduktion. Efter att ha gått igenom den effektiva hjälpdokumentationen kan användare importera sitt innehåll från flera plattformar och få ut det mesta av sitt skapade innehåll.

Oroar du dig över hur du ska utbilda dina anställda för att maximera deras produktivitet? Använd Docsies valfria utbildningssession så att din personal kan arbeta med programvaran och få ut det mesta av mjukvarulösningen. Dess kunskapsbasinnehåll hjälper team att snabbt förstå hur saker fungerar.

3. Dokumentation på företagsnivå:¶

Inkluderat i alla betalda planer erbjuder Docsie migrationsstöd med Docsie Pilot. Från import av befintligt innehåll, hela kunskapsportaler, kunskapsbaser och mycket mer, till design av anpassade portaler och utbildning av personal - Docsie tillhandahåller en komplett verktygslåda som hjälper företag att växa sin funktionalitet. Plattformen erbjuder också stöd för dynamiskt innehåll.

Med förenklade dokumentationsarbetsflöden hjälper Docsie dig att förbättra effektiviteten i all din dokumentation. Förutom den kostnadsfria anpassade domänen erbjuder plattformen 3x anpassade domäner för små team och 10+ anpassade domäner för företag och organisationer.

4. Anpassad domän med SSL:¶

Docsie låter alla användare äga en anpassad domän helt utan extra kostnad. Varje företag med en plan för plattformen kan äga en anpassad domän där de kan vara värd för en kunskapssajt.

Genom att erbjuda sin kostnadsfria Startup-plan uppmuntrar Docsie alla små och medelstora företag att skaffa ett anpassat domännamn och använda det för att öka sin synlighet och förbättra sin varumärkesimage.

5. Versions- och språkhantering:¶

Idag använder många företag AI-språköversättning. Allt tack vare den massiva transformation som AI har genomgått under de senaste åren. Om ditt företag också arbetar med mycket innehåll och kämpar med problem med kopiering och dubblering, välj Docsie som din professionella partner. Integrera språk och versioner och konsolidera dem med Docsie, översätt dem till en specifik URL. Vad är fördelen? Du behöver inte längre oroa dig för att vara i topp i SEO-rankning.

Avslutande tankar¶

Så, det var en snabbtitt in i HAT-världen. Vad är nästa steg? Välj ett pålitligt och effektivt Help Authoring Tool. Se till att det förstår dina affärskrav, dina företagsmål och tillhandahåller alla funktioner i ett effektivt HAT inom din budget. Innan du fastställer något HAT, se till att det erbjuder omfattande kundsupport tillsammans med obestridlig effektivitet och skalbarhet.

Välj Docsie som din professionella partner och se ditt företag nå nya höjder av förträfflighet. Docsie ger en enhetlig dokumentationsupplevelse till sina globala kunder och erbjuder lösningar på alla dina dokumentationsbehov under samma tak med supportteam som arbetar dygnet runt för att säkerställa din framgång.

Vanliga frågor om HAT¶

Fråga 1: Vad är ett Help Authoring Tool (HAT)?

Svar: Ett HAT är en programvara som hjälper tekniska skribenter att skapa, redigera och publicera dokumentation för olika plattformar som PDF, HTML och XML.

Fråga 2: Hur förbättrar HAT innehållshantering?

Svar: HAT tillhandahåller innehållshanteringslösningar liknande CMS-plattformar (content management systems), men med särskilt fokus på dokumentation. Plattformen hjälper dig att hantera innehållsprojekt, spåra arbetets framsteg och förhindrar även dataförlust.

Fråga 3: Vilka är några av de populära HAT-verktygen?

Svar: Docsie, MadCap Flare, Adobe RoboHelp, Author-it, Doc-To-Help och HelpNDoc, bland andra, är några av de mest populära HAT-verktygen.

Fråga 4: Hur hjälper Docsie som HAT?

Svar: Docsie hjälper företag att förse sina team med funktioner som samarbete, innehållsskapande och implementering av dokumentation.

Fråga 5: Hur förbättrar HAT samarbetet mellan team?

Svar: HAT förbättrar samarbetet mellan team genom att erbjuda redigering i realtid, kommentarsfunktioner och versionskontrollfunktioner.