Пока мы пользуемся инструментами и программным обеспечением, нам всегда потребуется эффективная коммуникация для того, чтобы правильно объяснять другим использование, создание, функциональность и архитектуру наших продуктов. ПОЧЕМУ? Просто потому, что навыки технической коммуникации необходимы для фиксации информации и помощи аудитории в лучшем понимании продукта или технологии, которую мы продаем.
Если в реальном мире общение происходит с помощью слов и выражений, то в виртуальном мире техническая коммуникация осуществляется через техническую документацию!
Техническая документация продукта создается с единственной целью — помочь конечному пользователю понять работу и архитектуру используемого продукта или технологии. Это подробное описание всех компонентов продукта — своего рода руководство «как использовать» для новых сотрудников, пользователей и всех, кому нужно знать, как это работает!
Однако, как бы просто это ни звучало, техническая документация может вызывать затруднения! Большинство технических документов содержат несколько разделов: от «Как использовать: для новичков с ограниченным опытом» до «Как устранять неполадки: в случае ошибок или сбоев».
Поэтому, если вы не знаете, с чего начать, вот подробное руководство, которое поможет вам разобраться в том, что такое техническая документация, зачем она нужна и как ее создавать, одновременно упрощая весь процесс!
Начнем!¶
Если вы новичок в документировании продуктов и никогда не создавали спецификацию документации, вы попали по адресу.
Даже если вы уже освоили основы создания спецификации документации продукта, ее реализация требует продуманного и целенаправленного подхода. Вот руководство о том, что вам нужно знать и как разработать гибкую и правильную спецификацию документации продукта.
Мы определим требования к продукту, обсудим их назначение и приведем многочисленные примеры стандартов продукта. Вы узнаете, что включать в документацию продукта, как писать ее — от создания описания продукта до внесения изменений на основе отзывов клиентов и ограниченного пользовательского тестирования, и как запустить ваши продукты на пути к производству или процессу разработки программного обеспечения.
В чем цель спецификаций документации продукта?¶
Чтобы разработать спецификацию документации продукта, вы должны сначала хорошо понимать, что это за продукт. Спецификация документации продукта — это план документации, которую вы разрабатываете. Она детализирует, как документация будет выглядеть для ваших клиентов, а также конкретные требования и функциональность, такие как возможности поиска, смены языка и многое другое. Кроме того, она может включать персону или потребителя, для которого создается продукт, но это в основном относится к продуктам, предназначенным для определенных возрастных групп.
Эта спецификация документации продукта должна быть предельно ясной, легкодоступной и содержать всю информацию, необходимую вашей команде дизайнеров и разработчиков. Включите как можно больше деталей, чтобы ваша команда технических писателей понимала, что писать, а команда дизайнеров понимала макет документации. Таблица или схема письменных спецификаций укажет, где можно найти дополнительную информацию. Однако помните, что это только спецификация документации продукта — детали узконаправленных аспектов продукта вы можете оставить своей команде для написания в самой документации на более поздних этапах работы.
Какую информацию должна содержать спецификация документации продукта?¶
Каждая спецификация продукта строится вокруг технических требований, инженерных спецификаций и другой информации, специфичной для продукта. Однако в документацию продукта следует включить как минимум следующее:
Резюме: Это обзор продукта на высоком уровне. Он начинается с описания концепции продукта и завершается кратким описанием продукта и его общих характеристик. Кроме того, он разъясняет, почему продукт был разработан и каково его общее назначение. Описание продукта показывает, как будет выглядеть готовый продукт и какие функции он будет иметь.
Функциональные спецификации: Это письменные аспекты, определяющие внешний вид и возможности вашего продукта. Кроме того, они должны описывать, как люди будут с ним взаимодействовать. Очень важно быть максимально подробным в этих объяснениях, ничего не упуская.
Варианты использования: В документации продукта должны быть указаны варианты использования каждой функции или возможности продукта и то, как они приносят пользу конечному пользователю. Это можно считать материалом больше маркетингового уровня. Но если у пользователя есть руководство, в котором также указаны варианты использования каждой функции, это поможет ему понять, как ее использовать.
Пользовательские персоны: Этот раздел описывает целевую аудиторию, для которой разработан продукт. В нем детализируется целевая демографическая группа и проблемы, которые продукт будет решать. Знание целевой аудитории продукта гарантирует, что ваша работа остается ориентированной на клиента. Также, если ваш продукт имеет определенные опасности и не предназначен для детей, целесообразно указать это в документации.
Изображения/видео: каждый раздел должен содержать необходимые изображения или видео вашего продукта в соответствии с письменной информацией о том, как продукт используется. Это улучшит вашу документацию и понимание вариантов использования продукта.
Как планировать, писать и создавать эффективную техническую документацию¶
Техническая документация может стать очень сложной! Поэтому важно обеспечить актуальность, точность и интересность вашего контента для аудитории, следуя этим простым шагам:
Четко объясняйте, что вы хотите, чтобы ваш читатель сделал после прочтения:¶
Техническая документация полностью сосредоточена на следующем действии читателя. Выражайте свою цель для каждого шага и этапа документации продукта, чтобы пользователь понимал, что он сможет сделать после прочтения. Если вы ясно представляете руководства для конечного пользователя, написание вашей части будет проще. Чем подробнее ваша документация, тем легче читателям будет ориентироваться в информации. Docsie также предлагает много инструментов, которые помогут с этим, например, наша функция поисковой навигации позволяет пользователям быстро искать в документации и находить информацию!
Создайте структуру документации:¶
Без структурированного плана может быть сложно создать документацию продукта, которая хорошо выстроена и эффективно достигает основной цели ваших критериев документации. Поэтому настоятельно рекомендуется начать с каркаса, на основе которого может расширяться ваша документация. Используйте заголовки, категории, подкатегории и темы, чтобы правильно организовать и сгруппировать ваши материалы. Docsie предлагает множество отличных инструментов, которые позволяют быстро и эффективно создавать документацию, нацеленную на создание динамичной документации продукта.
У нас есть возможности поиска, продуманная организация документации, а также множество других мощных функций.
Определите свою целевую аудиторию:¶
Важно понимать аудиторию, использующую ваши продукты, чтобы определить, направлена ли ваша документация на разработчиков, сотрудников или пользователей. Это нужно для того, чтобы потребители понимали контекст, цели и возможности продукта или технологии, что поможет вам адаптироваться к вашей аудитории. Также, если ваша аудитория из страны за пределами штаб-квартиры вашей компании, то перевод документации — еще один фактор, который необходимо учитывать.
Включайте рисунки и подписи в контент:¶
Иллюстрации или схемы технической документации должны включать различные измерения, объясняющие размеры или аспекты ваших продуктов. Если вы демонстрируете функции цифрового SaaS-продукта, то наличие фрагментов этих функций отлично работает, если вы показываете, что они делают и как работают.
Кроме того, изображения помогают разбавить монотонность текста и добавляют интерес к документу. Подписи могут помочь в представлении схем и чертежей продукта с четкими инструкциями.
Перечитывайте, редактируйте и переписывайте:¶
Просмотрите вашу техническую документацию несколько раз, чтобы убедиться, что вы ничего не пропустили! Кроме того, вы можете дать вашу работу на редактирование коллеге или руководителю, чтобы проверить, не упущено ли что-то. Механизм проверки и корректировки гарантирует, что опубликованный материал точен.
Docsie предлагает отличные инструменты, которые помогут вам создать документацию продукта. Если вы хотите узнать больше о Docsie, нажмите здесь.