Предположим, вы администратор системы поддержки клиентов¶

Допустим, вы администратор решения для поддержки клиентов. У вас есть команда экспертов, но все их усилия сводятся на нет из-за отсутствия комплексного корпоративного ПО. Задача непростая, но сначала нужно определить ваши цели, чтобы обеспечить высококачественные материалы для команды и клиентов.

С чем вам нужна помощь? Разработка? Публикация? Поддержка документации?

Забудьте о проблемах и познакомьте вашу команду с HAT! Используйте систему HAT и получите мощные инструменты для улучшения контента, которые повысят эффективность командной работы и помогут создавать качественную техническую документацию. Это решение упрощает технический контент настолько, что большинство команд предпочитают его документам MS Word или простому HTML.

С помощью инструментов для создания справочной документации (HAT) компании могут легко создавать и поддерживать подробную документацию для различных платформ, включая PDF, электронные книги, мобильные устройства, веб и печатные документы. Это позволяет отказаться от использования Microsoft Word или Google Docs.

В этой статье мы кратко расскажем, что такое HAT (Help Authoring Tool) и почему Docsie стал синонимом качественного инструмента для создания документации.

Что такое HAT (Help Authoring Tool)?¶

Инструменты для создания справочной документации — незаменимые помощники технических писателей. Это программное обеспечение помогает авторам проектировать, писать, редактировать и публиковать документацию в цифровом виде. Авторы могут собирать справочную документацию и преобразовывать её в единую базу данных, используя различные форматы, включая PDF, HTML, XML и другие. Эти инструменты гораздо функциональнее обычных текстовых редакторов, иногда они включают встроенные инструменты для работы с изображениями, что экономит часы работы. Для малого бизнеса это настоящее спасение.

Среди популярных HAT можно выделить Docsie, MadCap Flare, Adobe RoboHelp, Author-it, Doc-To-Help и HelpNDoc.

Пять ключевых возможностей HAT для создания высококачественной документации:¶

1. Поиск ошибок:¶

В HAT редактирование кода и текста являются основными функциями. HAT устраняет ошибки и разбивает сложный процесс написания на простые шаги. Они предлагают грамматические подсказки и создают шаблоны, на основе которых компании могут создавать персонализированный контент. Большинство HAT также предоставляют пошаговые инструкции, чтобы команды могли быстро освоить инструмент и создавать качественные продукты.

С помощью HAT компании могут разрабатывать автоматизированные руководства по стилю языка и формировать свой фирменный стиль. Что касается редактирования кода, веб-разработчики часто используют такие инструменты. HAT также помогает брендам сохранять тон, формат и внешний вид документации.

2. Управление контентом (от начала до конца):¶

Многие современные инструменты HAT имеют сходства с системами управления контентом (CMS). Как и CMS, HAT помогают техническим писателям управлять проектами, хранить и отслеживать их прогресс.

Главное отличие HAT от CMS в том, что в HAT каждый проект связан с определенным набором файлов, справок, руководств и пояснений к ПО. Используя HAT, вы можете предотвратить потерю данных и восстановить последнюю сохраненную версию документов. Это огромное преимущество, позволяющее получить доступ к ценной информации даже после непредвиденных технических сбоев. Кроме того, они обеспечивают поддержку единого входа для бесперебойной работы.

Большинство платформ HAT предлагают тематическое создание документации, где вы можете разбить материал на небольшие части, которые легко воспринимаются клиентами.

3. Операции с файлами:¶

С HAT вы можете легко импортировать и экспортировать файлы, обеспечивая бесперебойный обмен между разными платформами. Хорошая новость — вам не нужно конвертировать каждый файл вручную. С помощью HAT вы можете работать с одним и тем же контентом и создавать несколько форматов одного документа.

Когда у вас появляются разные форматы, что происходит с исходным документом? Не беспокойтесь: функция автоматического преобразования HAT позволяет сохранить исходную документацию, структуру и формат. Это снижает вероятность ошибок, экономит время и силы. Эта функция особенно важна, когда авторам нужно делиться файлами проекта с другими участниками.

4. Улучшение контента:¶

Когда речь идет о создании контента, ничто не может заменить мозговой штурм для генерации свежих идей. Такие решения, как HAT, упрощают коммуникацию между командами, делают удаленную работу проще и обеспечивают постоянное взаимодействие между участниками. Другие важные функции включают редактирование в реальном времени, комментирование и контроль версий. Благодаря им вы можете уменьшить недопонимание в команде, повысить продуктивность и значительно сократить временные затраты.

HAT — отличные инструменты, объединяющие членов команды. Одна из важных функций HAT — отслеживание изменений. Это позволяет переключаться между разными версиями одного документа, создавая подробный и хорошо структурированный контент независимо от темы.

Кроме того, вы можете использовать элементы, такие как видео, анимацию и интерактивные симуляции, чтобы улучшить обучение ваших команд или клиентов с помощью инструментов HAT.

5. Публикация и поддержка:¶

Регулярное обновление и поддержка документации — утомительный процесс. Для упрощения HAT позволяет авторам вносить изменения в исходный файл, после чего обновления применяются ко всем форматам. Это гарантирует, что все пользователи остаются в курсе изменений и могут получить доступ к последней версии файла без проблем.

Что касается публикации, HAT часто предоставляют шаблоны, чтобы технические авторы могли работать с уже существующим базовым форматированием. Шаблоны также предлагают различные варианты визуального оформления, что упрощает для технических писателей добавление видео, анимации и других медиа из разных источников.

Почему стоит использовать Docsie как инструмент HAT для создания качественной документации?¶

Docsie — одна из ведущих компаний, предлагающая инструменты HAT, которые создают новые способы для команд сотрудничать, создавать и внедрять документацию к продуктам. Со штаб-квартирой в Торонто, Онтарио, Docsie, один из самых популярных авторских инструментов, представляет собой сервис самостоятельного написания документации, который позволяет компаниям писать, переводить и улучшать свою документацию через простые пользовательские интерфейсы.

Пять эффективных способов, которыми Docsie помогает вашему бизнесу:¶

1. Быстрое развертывание и настраиваемый портал знаний:¶

Внутренний портал знаний платформы помогает компаниям делиться самообслуживающимися знаниями со всеми командами, а внешние базы знаний и руководства пользователя способствуют обмену документацией между командами и снижают нагрузку на службу поддержки. Управление знаниями и техническая документация понятны и включают темы справки для лучшего понимания портала. Здесь есть все инструменты HAT, необходимые для организации процессов работы с контентом и создания лучших продуктов для клиентов.

С порталом Docsie вы можете использовать стандартные дизайны или внедрить индивидуальный дизайн базы знаний в соответствии с индивидуальностью, стилем и имиджем вашего бренда. Продукт также предоставляет бесплатный пользовательский домен в рамках бесплатного плана. Он также предлагает дополнительные домены, которые пользователи могут получить, подписавшись на платные планы, а также обеспечивает онлайн-помощь по всем вопросам. Но это еще не все — платформа предоставляет расширенные функции, такие как автоматический перевод, настройка интерфейса, варианты публикации, мощные функции редактирования, аналитика документации, интерактивные порталы знаний и многое другое. Также поддерживаются разные языки, что делает его лучшим выбором для компаний с разнообразными командами.

Короче говоря, Docsie — мощный инструмент, который может эффективно помочь со всеми аспектами документации. Портал легко доступен на разных устройствах, например, через веб-браузер на настольном компьютере или даже на мобильных устройствах без необходимости в мобильном приложении. Он имеет одну из самых предпочтительных систем управления взаимоотношениями с клиентами и оказывает лучшую помощь всем своим клиентам, чтобы они могли достичь целей без каких-либо проблем для обслуживания конечных пользователей.

2. Бесплатное внедрение, импорт и дизайн портала:¶

Ключевые элементы документации по адаптации клиентов — это четкие инструкции, онлайн-руководства пользователя, руководства по устранению неполадок, обзоры продуктов и часто задаваемые вопросы (FAQ). С Docsie Pilot компании могут обеспечить бесплатное внедрение. После изучения эффективной справочной документации пользователи могут импортировать свой контент с нескольких платформ и получить максимальную пользу от созданного контента.

Вы беспокоитесь о том, как обучить своих сотрудников для максимальной продуктивности? Используйте дополнительные учебные сессии Docsie, чтобы ваш персонал мог работать с программным обеспечением и получить максимальную отдачу от решения. Контент базы знаний помогает командам быстро разобраться, как работают различные функции.

3. Документация корпоративного уровня:¶

Во всех платных планах Docsie предоставляет поддержку миграции с Docsie Pilot. От импорта существующего контента, целых порталов знаний, баз знаний и многого другого до разработки пользовательских порталов и обучения персонала — Docsie предоставляет полный набор инструментов, которые помогают предприятиям расширять свою функциональность. Платформа также поддерживает динамический контент.

Благодаря упрощенным рабочим процессам документации Docsie помогает повысить эффективность всей вашей документации. Помимо бесплатного пользовательского домена, платформа также предоставляет три пользовательских домена для малых команд и более 10 пользовательских доменов для бизнеса и организаций.

4. Пользовательский домен с SSL:¶

Docsie позволяет всем пользователям иметь пользовательский домен абсолютно без дополнительных затрат. Каждая компания с планом для платформы может иметь настраиваемый домен, где она может разместить сайт знаний.

Предлагая свой бесплатный план Startup, Docsie поощряет все малые и средние предприятия получить пользовательское доменное имя и использовать его для повышения видимости и улучшения имиджа бренда.

5. Управление версиями и языками:¶

Сегодня многие компании используют ИИ для перевода текстов. Всё это благодаря огромной трансформации, которую ИИ пережил за последние пару лет. Если ваша компания также работает с большим объемом контента и сталкивается с проблемами копирования и дублирования, выберите Docsie в качестве профессионального партнера. Интегрируйте языки и версии и объедините их с Docsie, переводя их в один конкретный URL. В чем преимущество? Вам больше не нужно ломать голову над тем, как быть на вершине рейтинга SEO.

Заключительные мысли¶

Итак, это был краткий экскурс в мир HAT. Что дальше? Выберите надежный и эффективный инструмент для создания справочной документации. Убедитесь, что он соответствует требованиям вашего бизнеса, целям компании и предоставляет все функции эффективного HAT в рамках вашего бюджета. Перед выбором HAT убедитесь, что он предлагает комплексную поддержку клиентов, а также несомненную эффективность и масштабируемость.

Выберите Docsie в качестве профессионального партнера и увидите, как ваш бизнес достигает новых высот. Предоставляя единый опыт документации своим глобальным клиентам, Docsie предлагает решения для всех ваших потребностей в документации под одной крышей, а команды поддержки работают круглосуточно, чтобы обеспечить ваш успех.

Часто задаваемые вопросы о HAT¶

Вопрос 1: Что такое Help Authoring Tool (HAT)?

Ответ: HAT — это программное обеспечение, которое помогает техническим писателям создавать, редактировать и публиковать документацию для различных платформ, таких как PDF, HTML и XML.

Вопрос 2: Как HAT улучшает управление контентом?

Ответ: HAT предоставляет решения для управления контентом, аналогичные платформам CMS (системам управления контентом), но с особым фокусом на документации. Платформы помогают управлять проектами, отслеживать прогресс работы и предотвращать потерю данных.

Вопрос 3: Какие существуют популярные HAT?

Ответ: Docsie, MadCap Flare, Adobe RoboHelp, Author-it, Doc-To-Help и HelpNDoc — одни из самых популярных инструментов HAT.

Вопрос 4: Как Docsie помогает в качестве HAT?

Ответ: Docsie помогает компаниям предоставлять своим командам такие функции, как совместная работа, создание контента и внедрение документации.

Вопрос 5: Как HAT улучшает сотрудничество между командами?

Ответ: HAT улучшают сотрудничество между командами, предлагая редактирование в реальном времени, возможность комментирования и функции контроля версий.