Ведете бизнес в 2022 году? Какой ваш самый ценный актив?¶

Информация – один из важнейших ресурсов при управлении бизнесом. Владельцы компаний и акционеры полагаются на данные для принятия разумных бизнес-решений.

Маркетинговый отдел использует информацию для оценки потенциала успеха продукта. Маркетологи также применяют эти данные для выхода на целевую аудиторию. И что особенно важно – вам нужны все бизнес-данные в одном месте для создания торговой и транзакционной документации.

В такой ситуации вам понадобится инновационная платформа для документации, обеспечивающая безопасность информации и многопользовательский доступ для совместной работы сотрудников. Вы можете использовать надежную систему вроде Docsie для управления внутренней программной документацией.

Читайте дальше, чтобы узнать о 5 ключевых преимуществах использования платформы для ведения программной документации в вашем бизнесе.

1. Повышенная безопасность¶

Для онлайн-бизнеса главной заботой должна быть безопасность вашей информации и данных клиентов. Безопасность – серьезная проблема, с которой сталкиваются многие организации, особенно во время пандемии, когда киберугрозы растут. Ситуация может быть еще хуже, если вы полагаетесь на ручное ведение документации, доступное практически любому. Конфиденциальная информация может попасть в руки посторонних лиц, которые могут передать ее конкурентам.

Источник: https://pixabay.com/photos/subscribe-registration-signup-3534409/

Использование надежной платформы для ведения программной документации гарантирует абсолютную безопасность. Такие платформы сохраняют цифровой след, позволяя легко отслеживать несанкционированный доступ. Независимо от того, происходит ли доступ изнутри или извне, вы можете получить информацию о редакторе, включая время доступа. Это позволяет быстро определить, произошла ли внешняя атака или это действия нечестного сотрудника.

Важно и то, что вы можете регулировать доступ к определенным документам в зависимости от должности и уровня допуска. Это упрощает управление сотрудниками в соответствующих отделах.

2. Улучшенный, автоматизированный рабочий процесс¶

Каждый бизнес регулярно составляет различные документы. К концу месяца, когда приходит время подводить итоги работы за период, каждому отделу требуются копии документов. Воссоздание копий может стать непростой задачей, отнимающей время и ресурсы.

Кроме того, люди устают от выполнения повторяющихся задач в течение длительного времени. Помимо нехватки времени, вы, скорее всего, получите неорганизованные файлы.

Надежная платформа для программной документации обеспечивает безупречные линии связи как с внутренними, так и с внешними отделами. Вы можете легко классифицировать документы по мере их создания. Таким образом, вы ускоряете и оптимизируете бизнес-процессы, экономя на операционных расходах. Это также поможет избежать потери дохода из-за недостаточности данных.

Эффективная документация – ключ к оптимизации бизнес-процессов, обеспечивающий доступ команд к точной и актуальной информации. Однако в некоторых сферах, таких как строительство и логистика, поддержание точности касается не только документации, но и отслеживания рабочего времени в динамичной среде. Для решения этой задачи интеграция точного мобильного приложения для учета рабочего времени может быть крайне полезной, обеспечивая отслеживание в реальном времени, сокращая ошибки в расчете заработной платы и гарантируя ответственность, даже когда сотрудники постоянно перемещаются.

Источник: https://pixabay.com/photos/devops-business-process-improvement-3155972/

3. Улучшенное резервное копирование и восстановление¶

Последнее, что вы хотели бы для своего бизнеса – потерять данные. Это будет похоже на запуск нового стартапа, поскольку вам придется создавать клиентскую базу заново. Вы также можете потерять состояние, если важная информация, например, банковские реквизиты, попадет в руки злоумышленников.

Не забывайте, что вы не сможете эффективно конкурировать, если потеряете все данные, на основе которых строился ваш бизнес с нуля. Вернуться к прежнему состоянию будет практически невозможно, особенно если компании больше десяти лет.

Инновационная платформа для программной документации улучшает процесс резервного копирования и восстановления. Если вы потеряете все данные, например, из-за внутреннего технического сбоя, вы сможете восстановить их менее чем за час. Платформа также помогает в случае компрометации вашей основной системы резервного копирования. Вы можете легко восстановить данные без выплаты выкупа.

4. Более легкий поиск и извлечение¶

Средний онлайн-потребитель ожидает, что ваш бренд решит его проблему примерно за три часа в рабочие дни. В противном случае вы получите жалобы во всех социальных сетях бренда. Последнее, что вы хотите – потерять постоянных клиентов и отпугнуть потенциальных. Кроме того, вы также хотели бы максимально сократить расходы на обслуживание клиентов для повышения прибыли.

Приобретение продвинутой платформы для программной документации означает, что вы можете легко извлекать файлы за считанные секунды. Вы можете использовать различные методы поиска: по слову, фразе или учетным данным клиента. Для более крупных бизнес-файлов вы можете организовать их по индексу, что упрощает числовую ссылку.

5. Контроль версий¶

Бизнес работает с различными типами документов, включая конфиденциальные и публичные. Некоторые документы требуют участия только определенного отдела, но другим сотрудникам также может потребоваться доступ.

Например, некоторые финансовые документы, такие как квартальные и годовые отчеты, должны составляться только бухгалтерией. Тем не менее, сотрудникам и акционерам также нужен доступ, чтобы видеть рост компании и эффективность их вклада.

Современные платформы для программной документации позволяют делиться файлами в разных версиях. Например, для конфиденциальных бухгалтерских документов достаточно версии "только для чтения". Вы также можете автоматизировать процесс обмена такими настраиваемыми документами.

Вывод¶

Автоматизация управления документами с помощью современного программного обеспечения необходима для успеха вашего бизнеса. Помимо снижения операционных расходов, она гарантирует долгосрочное существование бизнеса. Вы получите надежные процессы резервного копирования и восстановления данных. Свяжитесь с надежными платформами для программной документации, такими как Docsie, чтобы узнать, что вы упускали в современной бизнес-практике.