Está responsável pela formação e treino dos seus colegas, clientes ou novos contratados? Se sim, continue a ler.¶

Partilhar conhecimento e formar outras pessoas pode ser difícil. Especialmente quando não se tem um bom exemplo de modelo de manual de formação para começar rapidamente. Neste artigo, vou mostrar-lhe como aumentar a produtividade e reduzir o tempo de inatividade usando o Docsie para criar um modelo simples de manual de formação e partilhá-lo com a sua equipa.

Criação de um Modelo de Manual de Formação Eficaz: Passos Fundamentais¶

1. Identifique o seu público-alvo e necessidades de formação
2. Defina a estrutura e conteúdo do manual
3. Desenvolva materiais de formação claros e concisos
4. Inclua auxiliares visuais (diagramas, capturas de ecrã, vídeos)
5. Crie elementos interativos (questionários, exercícios)
6. Implemente um design e layout fácil de utilizar
7. Reveja e teste o manual com potenciais utilizadores
8. Recolha e incorpore feedback
9. Atualize e mantenha o conteúdo regularmente

Benefícios de um manual de formação bem concebido:¶

• Melhor integração de colaboradores
• Formação consistente em toda a organização
• Aumento de produtividade e eficiência
• Redução de custos de formação
• Melhor envolvimento e retenção de colaboradores

Um modelo de manual de formação abrangente serve como um recurso valioso tanto para formadores como para formandos, garantindo uma transferência eficaz de conhecimentos e desenvolvimento de competências.

Um modelo de manual de formação abrangente serve como um recurso valioso tanto para formadores como para formandos, garantindo uma transferência eficaz de conhecimentos e desenvolvimento de competências.

Passo 1: Crie uma conta no Docsie (é gratuito).¶

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O Docsie é uma ferramenta simples de desenvolvimento de manuais de formação que fornece às empresas modelos reutilizáveis para ajudá-las a desenvolver melhores manuais. Para começar, é completamente gratuito, e pode criar o seu primeiro manual de formação em menos de 10 minutos. Após o registo, podemos começar a explicar como escrever um manual de formação através do Docsie.

Passo 2: Crie um livro para fazer um excelente modelo básico de manual de formação.¶

O Docsie baseia-se no conceito de livros e prateleiras, com os livros a funcionarem essencialmente como manuais de instrução e as prateleiras como departamentos e centros de base de conhecimento.

Imagine que faz parte de uma equipa de vendas ocupada com necessidade de ter todos os seus materiais de formação para prospeção num só lugar. Pode usar o Docsie para organizar e categorizar os seus manuais de formação usando conjuntos. Depois, quando estiver pronto, pode convidar o resto da equipa de formação para colaborar e construir melhores manuais em conjunto.

Passo 3 - Defina instruções de formação¶

Aqui é onde vai identificar as categorias e percursos de formação que precisará de criar para educar o seu público-alvo.

Tenha em mente que este guia assume que já conhece o seu público-alvo; o objetivo deste guia é mostrar-lhe como criar facilmente conteúdo para o seu manual de formação.

Considere uma força de vendas. Tem percursos de vendas para iniciantes e avançados para várias posições, incluindo SDRs (Representantes de Crescimento de Vendas), Executivos de Conta, Representantes de Sucesso do Cliente, etc. As posições podem ter nomes e responsabilidades diferentes dependendo da natureza da sua empresa de vendas, mas todas requerem manuais de formação e uma forma rastreável de partilhar informação.

Depois de identificar os seus percursos de formação, pode começar a entrevistar especialistas nessas posições para ajudá-lo a determinar o conteúdo para esses percursos. Por exemplo, poderia entrevistar um executivo de conta para saber mais sobre como trabalham.

Quando conhecer a sua rotina diária, práticas e deveres, construirá um diagrama de processo que detalha as tarefas desse trabalho específico, dando-lhe uma imagem clara dessas responsabilidades.

Depois, vai dividir esses deveres em passos práticos por fase/senioridade, o que tornará a criação de um manual de formação muito mais fácil porque saberá o que e como escrever um manual para a sua equipa específica.

Depois de recolher informação suficiente, pode usá-la para desenvolver o seu material de formação usando um modelo de manual de formação.

Passo 4: Desenvolva materiais de formação¶

Seguindo o esquema e o roteiro que elaborou nos passos anteriores, e armado com as informações recolhidas da sua equipa, começará a preencher o seu protótipo de modelo de manual de formação e instrução com conteúdo, fase a fase, expandindo gradualmente cada fase para ajudar os seus formandos a desenvolver uma base de formação adequada.

Diferentes artigos podem definir diferentes passos no Docsie para ilustrar os manuais de formação. Existem muitas ferramentas excelentes que funcionam em conjunto com o Docsie para ajudá-lo a criar facilmente manuais impressionantes.

Ferramentas incríveis¶

Existem muitas ferramentas incríveis que pode usar para ajudá-lo a ganhar vantagem na criação dos seus manuais de formação e ajudá-lo no caminho para desenvolver e preencher o seu modelo de manual de instruções.

Snag-It¶

Nota: Se for utilizador Mac, para copiar e colar a imagem no Docsie use Shift, Command e 4.

O Snag-it permite-lhe tirar facilmente uma foto do conteúdo da sua página e anotá-la com uma ferramenta de anotação elegante e simples.

Camtasia¶

O Camtasia ajudará a gravar facilmente vídeos tutoriais para melhorar a experiência de formação e aumentar a eficácia dos seus manuais.

Docsie Guides¶

Usando uma simples extensão do Chrome, pode usar o Docsie Guides para gravar automaticamente os seus manuais de formação, bem como todas as suas imagens de formação com anotações. O Docsie Guides também o ajudará a criar visitas guiadas sem código para demonstrar como usar o seu produto a clientes ou novos formandos.

Passo 5 - Publique o seu manual de formação e partilhe-o com a sua equipa¶

Agora que desenvolveu o material de formação no Docsie, deve querer partilhá-lo com os seus novos formandos e/ou clientes. É tão simples como clicar em publicar e fazê-lo aparecer numa página incorporada do Docsie no seu site.

Se quiser limitar o acesso a todo o seu material de formação, pode fazê-lo facilmente no Docsie. Também pode atribuir uma palavra-passe única a um formando específico e revogar o acesso a qualquer momento.

Com apenas uma linha de código, também pode inserir o seu material de formação diretamente na intranet da sua empresa usando o Docsie.

Passo 6: Recolha feedback sobre o seu manual de formação e atualize-o no Docsie.¶

Depois de lançar o seu protótipo de manual de formação, está pronto. Poderá querer saber como os seus formandos e/ou clientes interagem com o seu manual de formação e dar-lhes a oportunidade de fornecer feedback prático para melhorar o seu trabalho.

É aqui que pode usar o Vocally (uma extensão do Docsie) para recolher vídeos das experiências de formação dos seus formandos e compreender melhor como lidam com o seu modelo de manual de instruções. Também pode dar-lhes a opção de fornecer opinião sobre a sua experiência de formação, que será categorizada no gestor Vocally.

Pode então usar o Vocally Manager, facilmente integrado com o seu software de monitorização de projetos, para criar tarefas práticas para atualizar e refinar a forma como escreve um manual com base no feedback dos utilizadores.

Passo 7: Mantenha e traduza o conteúdo do seu manual de formação.¶

Agora pode traduzir os seus modelos de manual de instruções para vários idiomas diretamente no Docsie, e até comunicar com tradutores de conteúdo experientes que podem ajudá-lo a atualizar o seu conteúdo a um preço reduzido.

Além disso, criar novas versões dos seus materiais de formação no Docsie é tão simples como clicar num botão à medida que os materiais crescem. Assim, não perderá mais cópias valiosas de formação e terá sempre um ponto de referência.

Reflexões Finais¶

O Docsie pode ser usado se estiver realmente empenhado em criar excelentes manuais de formação e usar modelos de manual de instruções. Irá simplificar e melhorar significativamente o fluxo de trabalho do seu manual de formação.

Os modelos de manual de instruções desempenham um papel importante na formação de colaboradores, informando os novos funcionários sobre a organização e os seus procedimentos. Os colaboradores estão a evoluir e a aprender novas tecnologias, técnicas e processos.

Colaboradores que não estão a aprender ativamente ou que não conhecem os dispositivos, aplicações, equipamentos ou maquinaria utilizados pela sua empresa podem ficar desinteressados no trabalho.

No entanto, a falta de envolvimento leva frequentemente a uma elevada rotatividade de pessoal e baixa satisfação no trabalho. No final, tanto empregadores como colaboradores sofrem perdas.

Há estatísticas que comprovam isto:

• Em um ano, 40% dos trabalhadores com formação inadequada deixam os seus empregos.
• Devido à falta de oportunidades de crescimento, 74% dos trabalhadores sentem que não estão a atingir o seu potencial máximo no trabalho.
• Em 72% dos casos, os colaboradores consideram contribuir financeiramente para a formação.
• Para 68% dos colaboradores, o crescimento e a formação são a agenda mais importante da empresa.
• Apenas 13% dos trabalhadores em todo o mundo estão envolvidos.
• O desinteresse dos colaboradores custa à economia mais de 500 mil milhões de euros por ano.

Os números, no entanto, são intermináveis. O problema é real. Os colaboradores querem crescer e melhorar as suas competências tanto em formação tradicional como em oportunidades de desenvolvimento.

Uma ótima forma para as empresas começarem com este método tão necessário é criar um excelente guia de formação ou manual de formação.

Em 2017, segundo a ATD (Associação para o Desenvolvimento de Talentos nos Estados Unidos), 45% das horas de aprendizagem numa empresa típica foram criadas por métodos online ou e-learning. Em comparação com 2015, isto representa um aumento de 42%.

A capacidade de desenvolver um modelo de manual de instruções é uma competência natural necessária para a continuidade e crescimento do negócio.