O conhecimento é poder: criar uma base de conhecimento personalizada para o seu negócio¶

O conhecimento é poder. E é muito necessário no ambiente empresarial ágil de hoje. Para preencher esta necessidade, as bases de conhecimento personalizadas estão a ganhar popularidade. Sabia que as empresas com boas práticas de gestão e disseminação de conhecimento são 20% mais produtivas do que as suas concorrentes?

Uma base de conhecimento personalizada pode ajudar na produtividade, redução de custos e satisfação do cliente ao disponibilizar esta informação gratuitamente para funcionários e consumidores. Neste artigo, vamos explorar os prós e contras das bases de conhecimento personalizadas e discutir como estas podem beneficiar o futuro do seu negócio. Também falaremos sobre como a Docsie satisfaz a necessidade de documentação simplificada para organizações.

O que é um Software de Base de Conhecimento Personalizado?¶

Em termos simples, um software de base de conhecimento personalizado é um repositório de informações desenvolvido especificamente para atender às necessidades da sua empresa. E ficaria surpreendido ao saber que é expectável uma redução de até 50% nos pedidos de suporte por parte de clientes satisfeitos quando se utiliza uma base de conhecimento bem mantida. Ao contrário dos programas pré-fabricados, o software de base de conhecimento personalizado é desenvolvido de raiz para atender aos requisitos de uma organização específica.

Porque é que são importantes? Imagine que está encarregado de um estaleiro naval e quer fornecer aos seus engenheiros uma referência que os ajude a navegar pelos diversos passos difíceis envolvidos na construção de um navio. Ao contrário da abordagem generalista de um software pronto a usar, uma base de conhecimento personalizada pode guiá-lo pelos seus processos específicos passo a passo.

Vantagens das Bases de Conhecimento Personalizadas¶

1. Personalização¶

A marca distintiva das bases de conhecimento personalizadas é a sua flexibilidade inigualável. Tem a liberdade de moldá-las precisamente às suas necessidades. Por exemplo, se for uma empresa de comércio eletrónico, pode criar uma base de conhecimento que se adapte ao seu catálogo de produtos em constante mudança, criando uma experiência perfeita para os seus clientes. Por exemplo, a base de conhecimento personalizada da Amazon evolui constantemente para acompanhar a sua vasta gama de produtos e serviços.

2. Escalabilidade¶

As empresas crescem, e as suas necessidades de conhecimento também. Não surpreende que uma base de conhecimento personalizada possa poupar às empresas em média 10.000 dólares por ano. As soluções personalizadas escalam facilmente com a sua organização, garantindo que a sua base de conhecimento acompanha a sua expansão. Por exemplo, uma startup pode começar com um software de base de conhecimento personalizado básico e escalá-lo à medida que cresce para uma corporação multinacional.

3. Controlo de Dados¶

Com uma base de conhecimento personalizada, você controla os seus dados. Este acesso sem restrições permite-lhe gerir, atualizar e proteger as suas informações como achar melhor. Por exemplo, os prestadores de cuidados de saúde podem garantir a máxima privacidade dos dados dos pacientes dentro da sua base de conhecimento personalizada.

4. Experiência do Cliente Melhorada¶

Estudos demonstraram que 82% dos clientes esperam acesso imediato à informação. O software de base de conhecimento personalizado permite fornecer conteúdo relevante em tempo real, o que leva a uma maior satisfação do utilizador. Por exemplo, a base de conhecimento personalizada da Airbnb assegura que os viajantes encontram rapidamente os alojamentos perfeitos.

5. Integração com Sistemas Existentes¶

As bases de conhecimento personalizadas não são sistemas isolados. Em vez disso, trabalham em harmonia com os seus programas e infraestrutura atuais. Como resultado, pode oferecer aos seus clientes uma experiência uniforme e unificada em todos os meios. As bases de conhecimento podem ser ligadas a outros sistemas, como software bancário, para que os clientes tenham sempre as informações mais recentes. Isto pode tornar os clientes mais satisfeitos e menos irritados.

6. Análises Detalhadas¶

As bases de conhecimento personalizadas fazem mais do que simplesmente armazenar factos e números. Melhores decisões empresariais podem ser tomadas com os dados que recolhem e avaliam. Ao monitorizar as ações e preferências dos seus consumidores, as lojas podem direcionar melhor a sua publicidade.

7. Segurança¶

As empresas perdem milhares de milhões de euros anualmente devido a violações de segurança nos seus dados. Para a proteção de dados privados, os fornecedores de soluções personalizadas oferecem um maior nível de segurança. Por exemplo, as organizações governamentais utilizam bases de conhecimento personalizadas para proteger informações sensíveis. As bases de conhecimento personalizadas podem ser adaptadas aos tipos específicos de dados que precisam de ser salvaguardados e são criadas para corresponder às necessidades únicas da organização.

8. Ajuda com Processos Complicados¶

Os fluxos de trabalho são tão únicos como as empresas que os utilizam. O software de base de conhecimento personalizado pode ser feito para se adaptar às necessidades específicas de eficiência da sua organização. Por exemplo, as organizações de fabrico podem utilizar bases de conhecimento personalizadas para melhorar os seus processos de produção.

9. Gestão de Marca e Direção Visual¶

A qualidade do seu corpo de informação representa a sua empresa. A personalização permite-lhe manter a integridade da marca e a consistência do design para a sua base de utilizadores. A documentação de suporte da Apple ilustra muito bem a sua atenção ao detalhe e facilidade de uso.

10. Informação Super-Específica¶

A relevância é fundamental na era digital moderna. Graças às bases de conhecimento personalizadas, pode servir conteúdo altamente direcionado que atende às necessidades individuais de diferentes grupos de utilizadores. Um exemplo é a informação personalizada para crianças, professores e responsáveis escolares.

Desvantagens das Bases de Conhecimento Personalizadas¶

1. Tempo de Desenvolvimento¶

Construir uma base de conhecimento personalizada leva tempo e esforço. Não vai acontecer num dia. Para encontrar uma solução que funcione para si, deve primeiro identificar quais são essas necessidades. Pode demorar vários meses, por exemplo, para criar uma base de conhecimento especializada para um profissional de saúde.

2. Custo Elevado¶

A personalização tem um preço elevado. Pode ser caro criar e gerir a sua própria base de informação. Por exemplo, uma solução personalizada pode estar financeiramente fora do alcance de uma pequena organização.

3. Desafios de Manutenção¶

As soluções personalizadas, ao contrário do software pré-embalado, requerem manutenção regular para garantir que estão sempre atualizadas e seguras. A título de exemplo, as bases de conhecimento personalizadas das empresas tecnológicas precisam de atualizações constantes para enfrentar novas ameaças.

4. Curva de Aprendizagem¶

Os funcionários podem precisar de algum tempo para se adaptar a um novo sistema personalizado. O ritmo de integração pode ser retardado como resultado. Por exemplo, novos utilizadores podem precisar de formação quando passam de software pré-embalado para uma solução personalizada.

5. Intensivo em Recursos¶

As implementações de soluções personalizadas exigem um compromisso de tempo, esforço e conhecimento técnico. As empresas do setor industrial, por exemplo, necessitam de pessoal qualificado para supervisionar a sua base de conhecimento exclusiva.

6. Risco de Complicação Excessiva¶

Na busca pela personalização, existe o risco de tornar o sistema demasiado complexo, o que pode levar à ineficiência. Por exemplo, bases de conhecimento personalizadas complexas confundem os utilizadores em vez de os ajudar.

7. Complexidade na Configuração Inicial¶

Configurar uma base de conhecimento personalizada pode ser difícil, especialmente se nunca o tiver feito antes. As startups, por exemplo, podem ter problemas com a documentação inicial e a configuração de uma solução personalizada.

8. Dependência do Fornecedor¶

As soluções personalizadas implicam frequentemente dependência de fornecedores específicos para desenvolvimento e suporte. Por exemplo, as empresas podem depender fortemente de uma empresa de desenvolvimento de software para a sua base de conhecimento personalizada.

9. Falta de Soluções Imediatas¶

Ao contrário do software pronto a usar que fornece soluções instantâneas, o desenvolvimento personalizado leva tempo a implementar, atrasando benefícios imediatos. Por exemplo, uma empresa de retalho pode não ver melhorias imediatas após iniciar o processo de desenvolvimento de uma base de conhecimento personalizada.

10. Problemas de Incompatibilidade¶

As soluções personalizadas podem por vezes entrar em conflito com outro software na sua organização, o que pode causar problemas. Por exemplo, pode ser complicado integrar uma base de conhecimento personalizada com sistemas legados.

Pronto a Usar vs. Personalizado: Qual é o Certo para Si?¶

Agora que analisámos os prós e contras das bases de conhecimento personalizadas, é hora de responder à grande questão: qual é a certa para a sua organização? Nesta secção, vamos aprofundar para o ajudar a tomar uma decisão informada. Para o ajudar a tomar uma decisão informada, vamos explorar o que são exatamente as bases de conhecimento prontas a usar, juntamente com os seus prós e contras.

Bases de Conhecimento Prontas a Usar¶

Como pratos pré-cozinhados, as bases de conhecimento prontas a usar, ou software pronto a usar, poupam tempo e esforço. Não terá de gastar tempo ou energia a montar a sua própria porque incluem tudo o que precisa para começar logo. As pessoas que precisam de implementar rapidamente uma solução de gestão de conhecimento vão achá-las ideais. Explore agora as suas vantagens e desvantagens:

O Caminho para o Sucesso¶

1. Nordstrom¶

A popular loja de roupa americana Nordstrom utiliza uma base de conhecimento proprietária para facilitar o acesso dos consumidores a detalhes de produtos e artigos de ajuda. Isto ajudou a Nordstrom a diminuir o número de pedidos de suporte e a aumentar a satisfação do cliente. Se um consumidor tiver uma dúvida sobre um produto, por exemplo, pode procurar a solução para a sua questão na base de conhecimento. Isto não só ajuda os clientes a poupar tempo e esforço, como também reduz a carga na equipa de apoio ao cliente da Nordstrom.

2. Asana¶

A plataforma de gestão de projetos Asana tem a sua própria base de conhecimento interna para ajudar novos utilizadores a começar e a familiarizarem-se com as muitas ferramentas à sua disposição. A Asana pode agora integrar novos utilizadores mais rápida e eficientemente graças a isto. Artigos sobre temas como "Como Criar um Projeto", "Como Adicionar Tarefas" e "Como Atribuir Tarefas a Membros da Equipa" podem ser encontrados na base de conhecimento. Todos os utilizadores têm acesso a esta documentação, permitindo-lhes estudá-la ao seu próprio ritmo à medida que se habituam à plataforma.

3. HubSpot¶

A HubSpot, desenvolvedora de software de marketing inbound, tem a sua própria base de conhecimento proprietária que utiliza para ajudar os seus clientes. Isto permitiu à HubSpot diminuir o tempo que leva a lidar com preocupações dos clientes e aumentar a satisfação do cliente. Artigos sobre como usar as plataformas de gestão de relacionamento com o cliente e marketing por e-mail da HubSpot, por exemplo, podem ser encontrados na base de dados. Todos os clientes têm acesso a esta base de conhecimento, para que possam resolver os seus próprios problemas sem contactar a equipa de suporte da HubSpot.

4. Zendesk¶

A Zendesk, fornecedora de software de serviço ao cliente, emprega uma base de conhecimento personalizada para facilitar o autoatendimento dos seus clientes. Por causa disto, a Zendesk conseguiu reduzir o número de pedidos de ajuda submetidos pelos clientes e aumentar as suas avaliações. Artigos sobre como utilizar o software de helpdesk da Zendesk são apenas um exemplo dos tipos de conteúdo que encontrará na wiki. Todos os clientes têm acesso a esta base de conhecimento, para que possam resolver os seus próprios problemas sem contactar a equipa de suporte da Zendesk.

Tomando a Decisão Certa com a Docsie¶

Dependendo das necessidades específicas da sua empresa e dos principais objetivos, pode escolher entre software pronto a usar e software de base de conhecimento personalizado. Veja como a Docsie pode revolucionar o seu processo de criação de base de conhecimento. Brilho Amigo do Orçamento: A Docsie oferece soluções económicas que se alinham com o seu orçamento. Sem despesas escondidas ou surpresas.

• Escale Sem Problemas: À medida que o seu negócio cresce, a Docsie adapta-se facilmente para acomodar as suas crescentes necessidades de base de conhecimento.

• Soluções Especializadas: A Docsie compreende que a sua organização pode necessitar de uma solução única que o software de prateleira não pode fornecer.

• Experiências de Utilizador Personalizadas: Crie uma base de conhecimento que ofereça ao seu público-alvo uma experiência única.

• Governança e Proteção de Dados: Com a Docsie, obtém funcionalidades de governança e proteção de dados rápidas, seguras e abrangentes.

• Implementação Rápida: A Docsie oferece implementação rápida, para que possa começar sem demora.

Não existe uma solução única para todos, mas com a Docsie, tem um parceiro que adapta a criação da base de conhecimento à sua situação específica e objetivos.

Principais Conclusões:¶

• A sua empresa pode obter até 20% mais produtividade se utilizar estratégias eficazes para gerir a sua base de conhecimento.

• A personalização é crucial. Informações não disponíveis em programas genéricos podem ser descobertas em bases de conhecimento personalizadas.

• Com uma base de conhecimento bem mantida, as empresas devem esperar uma redução de 50% no número de problemas de suporte enviados.

• Pode poupar quase 20.000€ por ano utilizando uma base de conhecimento personalizada à medida que a sua empresa se expande.

• Ao construir as suas próprias bases de dados, pode garantir a segurança e confidencialidade da sua informação.

• Os utilizadores ficam mais satisfeitos quando lhes é fornecida informação oportuna e relevante.

• Os utilizadores devem ter uma experiência consistente em todas as suas plataformas, incluindo o acesso a bases de conhecimento padrão e personalizadas.

• Melhores decisões empresariais e publicidade direcionada podem resultar da recolha e análise de dados.

• A salvaguarda de dados sensíveis requer o uso de soluções feitas à medida e altamente seguras.

Considerações Finais¶

Em última análise, existem muitas vantagens em utilizar bases de conhecimento personalizadas, mas fazê-lo requer uma investigação rigorosa. As necessidades e objetivos específicos da sua empresa devem informar a sua decisão de personalizar o seu serviço. Lembre-se que a Docsie, a sua solução completa, está sempre pronta para o ajudar.

A Docsie é uma solução tudo-em-um para gestão de documentos, edição, partilha e colaboração. Pode poupar tempo e esforço aproveitando os modelos de documento, histórico de versões e gestão de tarefas que a Docsie oferece. Pode parar a sua pesquisa agora, pois a Docsie é a solução mais eficaz e fácil de usar para todas as suas necessidades de documentação.

Está entusiasmado para usar a Docsie para construir bases de conhecimento personalizadas? Junte-se agora para iniciar a gestão de conhecimento especializada!

Perguntas Frequentes¶

1. O que é uma base de conhecimento personalizada?

Uma base de conhecimento personalizada é uma base de dados que foi adaptada aos requisitos específicos da sua empresa. Por fornecer atenção individual, consegue oferecer soluções que aumentam a produtividade e a satisfação do utilizador. Para criar uma, basta usar a Docsie.

2. Quais são as vantagens de uma base de conhecimento personalizada?

Escalabilidade, gestão de dados, uma experiência de utilizador melhorada e análises detalhadas são apenas algumas das vantagens das bases de conhecimento personalizadas. A Docsie oferece soluções que são simultaneamente acessíveis e escaláveis.

3. Como é que a Docsie ajuda no desenvolvimento de uma base de conhecimento?

Com as soluções económicas da Docsie, escalabilidade, opções personalizadas, experiências de utilizador personalizadas e uma governança de dados sólida, a sua organização pode prosperar.

4. Posso confiar que uma base de conhecimento personalizada atenda às necessidades da minha empresa?

A decisão deve basear-se nas suas próprias necessidades e objetivos. A Docsie pode ser o seu parceiro ideal na construção de uma base de conhecimento personalizada se valoriza personalização, escalabilidade e gestão de dados.

5. Como crio a minha própria base de conhecimento?

Use uma plataforma como a Docsie, que oferece funcionalidades simples de gestão, edição e colaboração de documentos, para construir a sua base de conhecimento. Comece por organizar e etiquetar informações para uma navegação simples. A Docsie simplifica o procedimento.

6. O que deve ser incluído numa base de conhecimento?

Qualquer documentação que tenha sobre os seus produtos, serviços ou procedimentos deve ser incluída na sua base de conhecimento. Informações como perguntas frequentes, tutoriais e dicas de resolução de problemas devem ser incluídas.