Está a gerir um negócio em 2022? Qual é o seu ativo mais valioso?¶

A informação é um dos ativos mais úteis na gestão de um negócio. Proprietários e acionistas dependem dos dados para tomar decisões empresariais sensatas.

O departamento de marketing confia na informação para avaliar o potencial de sucesso dos produtos. Os profissionais de marketing também utilizam essa mesma informação para alcançar os seus públicos-alvo. Acima de tudo, precisa de ter toda a informação do seu negócio num só lugar para criar documentos comerciais e de transação.

Nesse caso, precisará de uma plataforma de documentação inovadora que garanta a segurança da informação e permita o acesso múltiplo para colaboração entre funcionários. Pode aproveitar um sistema fiável como o Docsie para gerir a sua documentação interna de software.

Continue a ler para descobrir os 5 principais benefícios de usar uma plataforma de documentação para manter a documentação de software no seu negócio.

1. Segurança Reforçada

Como empresa online, a sua principal preocupação deve ser a segurança da sua informação e dos dados dos clientes. A segurança é um grande desafio que muitas organizações enfrentam, especialmente durante a pandemia, quando a insegurança cibernética está em ascensão. Pode ser ainda pior se depender de documentação manual, pois esta é facilmente acessível a qualquer pessoa. Informações sensíveis podem cair nas mãos erradas e acabar por ser divulgadas à concorrência.

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Ter uma plataforma robusta de documentação para manter os seus documentos de software garante uma segurança à prova de água. As plataformas de documentação de software têm um rasto digital, e pode facilmente monitorizar acessos não autorizados. Seja o acesso interno ou externo, pode obter informações do editor, incluindo o momento do acesso. Assim, pode rapidamente identificar se existe um ataque externo ou apenas um funcionário desonesto.

Mais importante ainda, pode regular quem acede a determinados documentos com base na posição e autorização. Isso facilita a gestão dos funcionários nos respetivos departamentos.

1. Fluxo de Trabalho Automatizado e Melhorado

Todas as empresas elaboram e compilam vários documentos de forma rotineira. No final do mês, quando é altura de reconciliar o trabalho do período, todos os departamentos precisam de cópias dos documentos. Pode ser bastante desafiante recriar cópias sem desperdiçar tempo e recursos.

Além disso, os humanos cansam-se de realizar tarefas repetitivas por longos períodos. Para além de ficar sem tempo, provavelmente acabará com ficheiros desorganizados.

Uma plataforma fiável de documentação de software assegura linhas de comunicação perfeitas entre departamentos internos e externos. Pode classificar facilmente os documentos à medida que os gera. Desta forma, melhora processos empresariais mais rápidos e otimizados para poupar nos custos operacionais. Isto também pode evitar a perda de receitas devido a dados insuficientes.

A documentação eficiente é essencial para otimizar operações empresariais, garantindo que as equipas têm acesso a informações precisas e atualizadas. No entanto, em certos setores, como construção e logística, manter a precisão não se trata apenas de documentação—também envolve o registo de horas de trabalho em ambientes dinâmicos. Para enfrentar este desafio, integrar uma aplicação móvel precisa de registo de entrada e saída pode ser extremamente benéfico, proporcionando monitorização em tempo real, reduzindo erros de processamento salarial e garantindo responsabilidade, mesmo quando os funcionários estão constantemente em movimento.

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1. Melhor Backup e Recuperação

A última coisa que deseja para o seu negócio é perder dados. Seria como iniciar uma nova empresa, pois precisaria de construir uma nova base de dados de clientes. Também pode perder fortunas se informações vitais, como detalhes bancários, caírem nas mãos de pessoas mal-intencionadas.

Sem esquecer que não terá um ambiente competitivo favorável se perder todos os dados que construíram a sua empresa desde o início. Dificilmente voltará a ser a mesma, especialmente se a empresa tiver mais de uma década.

Uma plataforma inovadora de documentação de software melhora o seu processo de backup e recuperação. Se perder todos os dados, por exemplo, devido a um problema técnico interno, poderá recuperá-los em menos de uma hora. A plataforma também ajuda se o seu sistema principal de backup for comprometido. Pode restaurar facilmente os dados sem pagar qualquer resgate.

1. Recuperação Mais Fácil

O consumidor online médio esperará que a sua marca resolva o seu problema em cerca de três horas durante os dias úteis. Caso contrário, receberá reclamações nas redes sociais da marca. A última coisa que deseja é perder clientes regulares e afastar potenciais clientes. Para além disso, também gostaria de reduzir os custos de apoio ao cliente tanto quanto possível para obter melhores margens de lucro.

Adquirir uma plataforma avançada de documentação de software significa que pode recuperar ficheiros facilmente em segundos. Pode aproveitar dicas de recuperação como pesquisar por palavra, frase ou credenciais do cliente. Para ficheiros empresariais maiores, pode organizá-los por índice, facilitando a referência numérica.

1. Controlo de Versões

As empresas lidam com vários tipos de documentos, incluindo confidenciais e públicos. Alguns documentos requerem apenas a contribuição de um departamento específico, mas outros trabalhadores também podem precisar de acesso.

Por exemplo, alguns documentos financeiros, como relatórios trimestrais e anuais, devem ter apenas a contribuição do departamento de contabilidade. Mesmo assim, funcionários e acionistas também precisam de aceder a eles para ver o crescimento da empresa e se o seu compromisso está a dar frutos.

As modernas plataformas de documentação de software permitem partilhar ficheiros em diferentes versões. Por exemplo, uma versão "apenas leitura" seria suficiente para documentos contabilísticos sensíveis. Também pode automatizar o processo de partilha desses documentos personalizados.

Conclusão

Automatizar a gestão documental através de software avançado é inevitável para o sucesso do seu negócio. Para além de reduzir os custos operacionais, garante a existência perpétua do negócio. Desfrutará de processos fiáveis de backup e recuperação de dados. Entre em contacto com plataformas de documentação de software de renome como o Docsie para descobrir o que tem perdido nas práticas empresariais modernas.