도구와 소프트웨어가 존재하는 한, 제품의 사용법, 제작 과정, 기능, 구조를 효과적으로 전달하기 위한 효과적인 의사소통이 필요합니다. 왜일까요? 기술 커뮤니케이션 능력이 정보를 포착하고 청중이 우리가 판매하는 제품이나 기술을 더 잘 이해하도록 도와주는 데 필수적이기 때문입니다.
현실 세계에서 의사소통은 단어나 표현을 통해 이루어지지만, 가상 세계에서 기술적 의사소통은 기술 문서를 통해 이루어집니다!
기술 제품 문서는 최종 사용자가 사용 중인 제품이나 기술의 작동 방식과 구조를 이해하도록 돕기 위한 목적으로 만들어집니다. 이는 제품의 세부 구성 요소에 대한 상세한 설명, 즉 신규 직원, 사용자 및 제품 작동 방식을 알아야 하는 모든 사람을 위한 '사용 설명서'라고 볼 수 있습니다!
하지만 단순해 보이는 만큼, 기술 문서는 복잡할 수 있습니다! 대부분의 기술 문서는 "사용 방법: 초보자용" 부터 "문제 해결: 버그나 오류 발생 시"까지 다양한 단계를 포함합니다.
따라서 어디서부터 시작해야 할지 모르겠다면, 여기 기술 문서의 무엇, 왜, 어떻게에 대한 답을 제공하면서 과정을 단순화하는 종합 가이드가 있습니다!
시작해 봅시다!¶
제품 문서 작성이 처음이고 제품 문서 사양을 개발해 본 적이 없다면, 바로 이 글이 필요한 곳입니다.
제품 문서 사양 작성의 기본을 마스터했을지라도, 이를 실행에 옮기려면 사고력과 헌신적인 접근 방식이 필요합니다. 여기 알아야 할 사항과 유연하고 적절한 제품 문서 사양을 개발하는 방법에 대한 가이드가 있습니다.
제품 요구사항을 정의하고 그 목적에 대해 논의하며, 다양한 제품 표준 사례를 제공할 것입니다. 제품 설명 수립부터 고객 피드백과 제한된 사용자 테스트를 기반으로 한 수정까지, 제품 문서에 포함할 내용, 작성 방법, 그리고 제품을 생산 또는 소프트웨어 개발 과정으로 시작하는 방법을 배우게 됩니다.
제품 문서 사양의 목적은 무엇인가요?¶
제품 문서 사양을 개발하기 위해서는 먼저 제품이 무엇인지 정확히 이해해야 합니다. 제품 문서 사양은 개발 중인 제품 문서의 청사진으로, 고객에게 어떻게 보일지와 검색 기능, 언어 변경 기능 등과 같은 제품 문서의 특정 요구사항과 기능을 자세히 설명합니다. 또한 특정 연령대를 대상으로 하는 제품의 경우, 제품이 만들어지는 페르소나나 소비자를 포함할 수도 있습니다.
이 제품 문서 사양은 매우 명확하고 쉽게 접근할 수 있어야 하며, 디자인 팀과 제품 팀이 필요로 하는 모든 정보를 포함해야 합니다. 기술 작성 팀이 무엇을 작성해야 하는지, 디자인 팀이 제품 문서의 레이아웃을 이해할 수 있도록 가능한 한 많은 세부 정보를 포함하세요. 서면 사양의 표나 차트는 더 많은 정보를 찾을 수 있는 위치를 나타냅니다. 그러나 이것은 제품 문서 사양서일 뿐이므로, 제품의 세부적인 측면은 나중에 팀이 작성할 제품 문서에 맡겨둘 수 있습니다.
제품 문서 사양에 어떤 정보가 포함되어야 하나요?¶
각 제품 사양은 기술 요구사항, 엔지니어링 사양 및 기타 제품별 정보를 중심으로 구성됩니다. 그러나 제품 문서에는 최소한 다음 내용이 포함되어야 합니다:
요약: 제품에 대한 상위 수준 개요입니다. 제품 개념에 대한 개요로 시작하여 제품과 전반적인 세부 사항에 대한 간결한 설명으로 마무리됩니다. 또한 제품이 개발된 이유와 일반적인 목적을 명확히 합니다. 제품 설명은 완성된 제품의 외관과 갖게 될 기능을 설명합니다.
기능 사양: 제품의 외관과 기능을 정의하는 문서입니다. 또한 사람들이 어떻게 제품과 상호작용할지 설명해야 합니다. 이러한 설명에서는 가능한 한 자세하게 설명하고 누락된 내용이 없도록 하는 것이 매우 중요합니다.
사용 사례: 제품은 각 기능의 사용 사례와 최종 사용자에게 어떤 이점이 있는지 명시해야 합니다. 이는 마케팅 수준의 자료로 간주될 수 있습니다. 그러나 사용자 매뉴얼에 각 기능의 사용 사례가 명시되어 있다면 사용자가 사용 방법을 이해하는 데 도움이 됩니다.
사용자 페르소나: 이 제품이 개발된 대상 고객을 설명하는 섹션입니다. 타겟 층과 제품이 해결할 문제에 대해 자세히 설명합니다. 제품의 대상 고객을 알면 작업이 고객 중심으로 유지되도록 보장합니다. 또한 제품에 어린이에게 적합하지 않은 위험 요소가 있다면 제품 문서에 명시하는 것이 현명합니다.
사진/동영상: 각 섹션에는 제품 사용 방법과 관련된 서면 정보와 함께 필요한 사진이나 동영상이 포함되어야 합니다. 이는 제품 문서와 제품 사용 사례를 향상시킬 것입니다.
효과적인 기술 문서를 계획, 작성 및 전달하는 방법¶
기술 문서는 매우 정교하고 복잡해질 수 있습니다! 따라서 다음과 같은 간단한 단계를 따라 콘텐츠가 최신 상태를 유지하고, 정확하며, 독자에게 흥미롭게 유지하는 것이 중요합니다:
독자가 읽은 후 무엇을 해야 할지 명확히 하세요:¶
기술 문서는 독자의 다음 행동에 초점을 맞춥니다. 제품 문서의 모든 단계와 단계별로 목적을 명확히 표현하여 사용자가 읽은 후 무엇을 할 수 있는지 이해하도록 하세요. 문서의 최종 사용자 가이드에 대해 명확하다면 부분 작성이 더 쉬워집니다. 문서가 더 광범위할수록 독자가 정보를 탐색하기 쉬워집니다. Docsie는 이를 돕는 많은 도구를 제공합니다. 예를 들어 검색 내비게이션 기능을 통해 사용자가 문서를 검색하고 정보를 빠르게 찾을 수 있습니다!
문서에 대한 개요를 작성하세요:¶
구조화된 계획 없이는 잘 흐르고 문서화 기준의 주요 목표를 효과적으로 달성하는 제품 문서를 구성하기 어려울 수 있습니다. 따라서 문서가 확장될 수 있는 뼈대부터 시작하는 것이 강력히 권장됩니다. 헤더, 카테고리, 하위 카테고리 및 테마를 활용하여 자료를 적절히 구성하고 그룹화하세요. Docsie는 문서를 빠르고 효과적으로 작성할 수 있는 많은 훌륭한 도구를 제공하며 역동적인 제품 문서 생성을 목표로 합니다.
우리는 검색 기능, 문서를 위한 잘 구성된 조직, 그리고 다른 많은 강력한 기능을 갖추고 있습니다.
대상 독자를 정의하세요:¶
문서가 개발자, 직원 또는 사용자를 대상으로 하는지 결정하기 위해 제품을 사용하는 대상을 이해하는 것이 중요합니다. 이는 소비자가 제품이나 기술의 맥락, 목표 및 기능을 이해하여 대상에 맞게 조정하는 데 도움이 됩니다. 또한 대상이 본사가 있는 국가 밖의 특정 국가에서 온 경우, 번역된 문서를 고려해야 할 또 다른 요소입니다.
콘텐츠에 그림과 캡션을 포함하세요:¶
기술 문서의 일러스트레이션이나 다이어그램에는 제품의 치수나 측면을 설명하는 다양한 측정값이 포함되어야 합니다. 디지털 SaaS 제품의 기능을 보여주는 경우, 그 기능이 무엇을 하고 어떻게 작동하는지 보여주는 한 스니펫을 포함하는 것이 효과적입니다.
또한 이미지는 글의 단조로움을 깨고 문서에 흥미를 더합니다. 캡션은 명확한 방향으로 제품 다이어그램과 그림을 맥락에 맞게 도울 수 있습니다.
다시 읽고, 편집하고, 다시 쓰세요:¶
기술 문서를 여러 번 검토하여 놓친 것이 없는지 확인하세요! 또한 동료나 관리자에게 작업을 편집하도록 하여 놓친 것이 없는지 확인할 수 있습니다. 검토 및 수정 메커니즘은 발행된 자료가 정확한지 보장할 것입니다.
Docsie는 제품 문서를 만드는 데 도움이 되는 놀라운 도구를 제공합니다. Docsie에 대해 더 알고 싶다면 여기를 클릭하세요.