同僚、クライアント、または新入社員の教育・研修を担当していますか？もしそうなら、ぜひ読み進めてください。
知識を共有し、他者を教育するのは簡単ではありません。特に、素早く始められる良い研修マニュアルのテンプレート例がなければなおさらです。この記事では、Docsieを使って簡単な研修マニュアルテンプレートを作成し、チームと共有することで、生産性を向上させ、ダウンタイムを減らす方法をご紹介します。
効果的な研修マニュアルテンプレートの作成：主要ステップ¶
- 対象者と研修ニーズを特定する
- マニュアルの構造と内容を計画する
- 明確で簡潔な研修資料を開発する
- 視覚的補助（図表、スクリーンショット、動画）を含める
- インタラクティブな要素（クイズ、演習）を作成する
- 使いやすいデザインとレイアウトを実装する
- 潜在的ユーザーとマニュアルを確認・テストする
- フィードバックを収集し取り入れる
- 内容を定期的に更新・維持する
優れた研修マニュアルのメリット：¶
- 従業員オンボーディングの改善
- 組織全体での一貫した研修
- 生産性と効率の向上
- 研修コストの削減
- 従業員のエンゲージメントと定着率の向上
包括的な研修マニュアルテンプレートは、トレーナーと研修生の両方にとって貴重なリソースとなり、効果的な知識伝達とスキル開発を確保します。
ステップ1：Docsieでアカウントを作成する（無料です）¶
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Docsieは、企業が優れた研修マニュアルを開発するための再利用可能なテンプレートを提供するシンプルな研修マニュアル開発ツールです。始めるのは完全に無料で、10分以内に最初の研修マニュアルを作成できます。登録が完了したら、Docsieを使った研修マニュアルの作成方法を説明していきます。
ステップ2：優れた基本研修マニュアルテンプレートを作成するためのブックを作成する¶
Docsieは「ブック」と「シェルフ」の概念に基づいており、ブックは基本的に指導マニュアル、シェルフは部門や知識ベースのハブとして機能します。
例えば、アウトバウンド研修資料をすべて一箇所に集める必要のある忙しい営業チームを想定してみましょう。Docsieを使えば、セットを使って研修マニュアルを整理・分類できます。準備ができたら、研修チームの他のメンバーを招待して、一緒により良い研修マニュアルを作成することができます。
ステップ3 - 研修指示を定義する¶
ここでは、対象者を教育するために作成する必要のある研修カテゴリーとパスを特定します。
このガイドでは、すでに対象者を把握していることを前提としています。このガイドの目的は、指導研修マニュアルのコンテンツを簡単に作成する方法を示すことです。
営業チームを例にとりましょう。SDR（セールス・グロース・レプレゼンタティブ）、アカウントエグゼクティブ、カスタマーサクセス担当者など、様々な職位に対して初級・上級の営業トラックがあります。営業会社の性質によって職位名や責任は異なる場合がありますが、いずれも研修マニュアルと情報を共有する追跡可能な方法が必要です。
研修トラックを特定したら、それらの職位のエキスパートにインタビューして、トラックのコンテンツを決定できます。例えば、アカウントエグゼクティブにインタビューして仕事の進め方を詳しく知ることができます。
彼らの日常業務、慣行、職務を理解したら、その特定の仕事の任務を詳細に示すプロセス図を作成し、それらの責任の明確な全体像を把握します。
次に、それらの職務をステージ/役職レベル別に実行可能なステップに分解します。これにより、何をどのように書くべきかが分かるため、特定のチーム向けの研修マニュアルの作成が容易になります。
十分な情報を収集したら、それを使って研修マニュアルテンプレートを活用して研修資料を開発できます。
ステップ4：研修資料を開発する¶
前のステップで作成した概要とロードマップに従い、チームから収集した情報を活用して、研修・指導マニュアルテンプレートのプロトタイプにステージごとにコンテンツを入力し、各ステージを徐々に拡張して研修生が適切な研修基盤を構築できるようにします。
Docsieでは、さまざまな記事が研修マニュアルで説明する異なるステップを考案できます。Docsieと連携して素晴らしいマニュアルを簡単に作成するのに役立つ多くの優れたツールがあります。
便利なツール¶
研修マニュアル作成で優位性を得て、指導マニュアルテンプレートの開発と入力を支援する多くの素晴らしいツールがあります。
Snag-It¶
注：Macユーザーの場合、Shift、Command、4を使用して画像をDocsieにコピー＆ペーストできます。
Snag-itを使用すると、ページのコンテンツの写真を簡単に撮影し、洗練されたシンプルな注釈ツールで注釈を付けることができます。
Camtasia¶
Camtasiaは、研修体験を向上させ、研修マニュアルの効果を高めるための使い方ビデオを簡単に録画するのに役立ちます。
Docsie Guides¶
シンプルなChrome拡張機能を使用して、Docsie Guidesで研修マニュアルと注釈付きの研修画像をすべて自動的に記録できます。Docsie Guidesはまた、コーディング不要のガイドツアーを作成して、製品の使用方法を顧客や新しい研修生に示すのにも役立ちます。
ステップ5 - 研修マニュアルを公開してチームと共有する¶
Docsieで研修資料を開発したら、新しい研修生や顧客と共有したいでしょう。公開ボタンをクリックするだけで、Docsie埋め込みページにそれが表示されます。
研修資料へのアクセスを制限したい場合は、Docsieで簡単に設定できます。特定の研修生に固有のパスワードを割り当て、いつでもアクセスを取り消すことも可能です。
Docsieを使えば、1行のコードだけで、研修資料を会社のイントラネットに直接挿入することもできます。
ステップ6：研修マニュアルに関するフィードバックを収集し、Docsieで更新する¶
研修マニュアルのプロトタイプを公開したら、準備完了です。研修生や顧客が研修マニュアルとどのように関わるかを知り、実用的なフィードバックを提供してもらうことで、業務を改善する機会を与えることができます。
ここで、Vocally（Docsie拡張機能）を使用して、研修生の研修体験のビデオクリップを収集し、指導マニュアルテンプレートとどのように向き合っているかをより理解できます。また、研修体験についてのフィードバックを提供するオプションを提供し、それはVocallyマネージャーで分類されます。
その後、プロジェクト監視ソフトウェアと簡単に統合されるVocallyマネージャーを使用して、ユーザーフィードバックに基づいてマニュアルの書き方を更新・改良するための実行可能なタスクを作成できます。
ステップ7：研修マニュアルの内容を維持・翻訳する¶
Docsieで指導マニュアルテンプレートを複数の言語に翻訳し、割引料金でコンテンツ更新を支援できる経験豊富なコンテンツ翻訳者とやり取りすることもできます。
さらに、研修資料が成長するにつれて、Docsieで新しいバージョンの研修資料を作成するのはボタンをクリックするだけの簡単な作業です。これにより、貴重な研修コピーが失われることはなく、常に参照するポイントがあります。
最終的な考察¶
優れた研修マニュアルを作成し、指導マニュアルテンプレートを使用することに真剣に取り組むなら、Docsieを利用できます。研修マニュアルのワークフローを大幅に簡素化し改善します。
指導マニュアルテンプレートは、新入社員に組織とその手順について知らせることで、従業員研修において重要な役割を果たします。従業員は成長し、新しい技術、手法、プロセスを学んでいます。
積極的に学習していない、または会社が使用するデバイス、アプリケーション、機器、機械について知識がない従業員は、仕事に対する意欲を失う可能性があります。
しかし、無関心は従業員の離職率の高さと仕事の満足度の低下につながることが多いです。最終的に、雇用主と従業員の両方が損失を被ります。
これを裏付ける統計もあります：
- 不十分な研修を受けた労働者の40%が1年以内に仕事を辞めます。
- 成長の機会がないため、74%の労働者は職場で自分の可能性を十分に発揮していないと感じています。
- 72%のケースで、従業員は研修に財政的に貢献することを検討しています。
- 従業員の68%は、成長と研修が会社の最も重要な課題だと考えています。
- 世界中の従業員のわずか13%がエンゲージしています。
- 従業員の無関心は年間5000億ドル以上の経済損失をもたらします。
しかし、このような数字は無限にあります。問題は現実のものです。従業員は従来の研修と能力開発の機会の両方で成長し、スキルを向上させたいと考えています。
このような必要なアプローチを始めるための素晴らしい方法は、優れた企業研修ガイドや研修マニュアルを作成することです。
最も重要な素晴らしい研修マニュアルの側面と、マニュアルの書き方を理解する必要があります。
米国人材開発協会（ATD）によると、2017年には典型的な企業の学習時間の45%がオンラインまたはeラーニング方式で作成されました。これは2015年と比較して42%の増加を示しています。
指導マニュアルテンプレートを開発する能力は、ビジネスの継続性と成長に必要な自然なスキルです。