ツールやソフトウェアがある限り、製品の使用方法、作成方法、機能、アーキテクチャを他者に効果的に伝えるためのコミュニケーションが不可欠です。なぜでしょうか？それは、情報を適切に伝え、ユーザーが製品や技術をより深く理解できるよう支援するには、テクニカルコミュニケーションスキルが必要だからです。
現実世界でのコミュニケーションが言葉や表現を通じて行われるのに対し、仮想世界でのテクニカルコミュニケーションは「技術文書」を通じて行われます！
技術製品ドキュメントは、エンドユーザーが使用している製品や技術の操作とアーキテクチャを理解するのを支援する目的で作成されます。製品の詳細な説明書とも言えるもので、新しい従業員、ユーザー、そして製品の仕組みを知る必要がある全ての人のための「使用方法マニュアル」なのです！
しかし、単純に聞こえるかもしれませんが、技術文書は複雑になりがちです。多くの技術文書には、「初心者向け：使い方の基本」から「トラブルシューティング：バグやエラーが発生した場合の対処法」まで、様々なフェーズが含まれています。
そこで、どこから始めればよいか迷っている方のために、技術文書の「何を」「なぜ」「どのように」という疑問に答え、そのプロセスを簡単にするための総合ガイドをご紹介します！
まずは始めましょう！¶
製品ドキュメントの作成が初めてで、製品ドキュメント仕様書の作成経験がない方は、ここが正しいスタート地点です。
製品ドキュメント仕様書作成の基本を理解していても、実際に実行するには考え方と体系的なアプローチが必要です。ここでは、知っておくべきことと、柔軟で適切な製品ドキュメント仕様書の開発方法についてのガイドをご紹介します。
製品要件の定義とその目的について説明し、多くの製品標準の例を提供します。製品ドキュメントに含めるべき内容、製品説明の確立からユーザーフィードバックや限定的なユーザーテストに基づく修正まで、書き方のコツ、そして製品を生産や開発プロセスへと導く方法を学ぶことができます。
製品ドキュメント仕様書の目的とは？¶
製品ドキュメント仕様書を作成するには、まず製品について十分に理解する必要があります。製品ドキュメント仕様書は、開発中の製品ドキュメントの設計図であり、顧客にどのように見えるか、また検索機能や言語切替機能など、製品ドキュメントの特定の要件と機能を詳細に説明します。さらに、特定の年齢層向けの製品の場合、製品が作成されるペルソナや消費者も含まれる場合があります。
この製品ドキュメント仕様書は非常に明確で、アクセスしやすく、デザインチームと製品チームが必要とするすべての情報を含んでいる必要があります。技術ライティングチームが何を書くべきか、デザインチームが製品ドキュメントのレイアウトを理解できるように、できるだけ詳細に記載してください。仕様書の表やチャートは、より詳細な情報がどこにあるかを示します。ただし、これはあくまで製品ドキュメント仕様書であり、製品の詳細な側面については、後のチームの作業のために残しておくことができます。
製品ドキュメント仕様書に含めるべき情報は？¶
各製品仕様書は技術要件、エンジニアリング仕様、およびその他の製品固有の情報を中心に構築されています。ただし、最低限、製品ドキュメントには以下の内容を含める必要があります：
概要： 製品の高レベルな概観です。製品コンセプトの概要から始まり、製品とその全体的な詳細を簡潔に説明して締めくくります。また、なぜその製品が開発されたのか、その一般的な目的も明確にします。製品説明は、完成品の外観と持つ機能について説明します。
機能仕様： 製品の外観と機能を定義する記述部分です。また、ユーザーがどのように製品と関わるかについても説明する必要があります。これらの説明では、できるだけ詳細に記載し、何も省略しないことが非常に重要です。
ユースケース： 製品の各機能の使用例とエンドユーザーにどのようなメリットがあるかを説明します。これはマーケティングレベルの資料と見なされることもありますが、ユーザーマニュアルに各機能のユースケースが記載されていれば、使用方法の理解に役立ちます。
ユーザーペルソナ： この製品が開発されたターゲットオーディエンスについて説明するセクションです。ターゲット層と、製品が解決する問題について詳述します。製品のターゲットオーディエンスを知ることで、顧客中心の仕事を確保できます。また、製品に子供向けではない危険性がある場合は、製品ドキュメントにその旨を明記することが賢明です。
画像/動画： 各セクションには、製品の使用方法に関連する記述情報と相関する必要な画像や動画を含める必要があります。これにより、製品ドキュメントと製品のユースケースが強化されます。
効果的な技術文書の計画、作成、提供方法¶
技術文書は非常に高度で複雑になることがあります！そのため、以下の簡単なステップに従って、コンテンツが最新で正確、そして読者にとって魅力的であるよう確保することが重要です：
読者に期待する行動を明確にする：¶
技術文書は読者の次のアクションに完全に焦点を当てています。製品ドキュメントの各ステップと段階の目的を明確に示し、ユーザーが読んだ後に何ができるようになるかを理解できるようにします。文書のエンドユーザーガイドについて明確にすれば、あなたの部分を書くのが簡単になります。また、ドキュメントが包括的であればあるほど、読者は情報をナビゲートしやすくなります。Docsieには検索ナビゲーション機能など、これを支援する多くのツールがあり、ユーザーがドキュメントを検索して情報を素早く見つけることができます！
ドキュメントの概要を作成する：¶
構造化された計画がなければ、うまく流れ、ドキュメント基準の主な目的を達成する効果的な製品ドキュメントを構築するのは難しいかもしれません。そのため、ドキュメントを拡張できる骨組みから始めることを強くお勧めします。見出し、カテゴリ、サブカテゴリ、テーマを使用して、資料を適切に整理しグループ化します。Docsieにはドキュメントをすばやく効果的に作成できる多くの優れたツールがあり、動的な製品ドキュメントの作成を目指しています。
私たちには検索機能、ドキュメント向けの優れた組織構造、その他多くの強力な機能があります。
ターゲットオーディエンスを定義する：¶
ドキュメントが開発者、従業員、またはユーザーのどれを対象としているかを判断するために、製品を使用する対象者を理解することが重要です。これにより、ユーザーが製品や技術のコンテキスト、目的、機能を理解し、対象者に適応するのに役立ちます。また、対象者が本社のある国以外の国からの場合、翻訳されたドキュメントを用意することも考慮すべき要素です。
図解とキャプションをコンテンツに含める：¶
技術文書のイラストや図解には、製品の寸法や側面を説明する様々な測定値を含める必要があります。デジタルSaaS製品の機能を示す場合は、それらの機能のスニペットを含め、何をするのか、どのように機能するのかを示すことが非常に効果的です。
さらに、画像は文字の単調さを和らげ、文書に興味を添えます。キャプションは、明確な指示を含む製品図や図解を文脈に沿って理解するのに役立ちます。
読み直し、編集、書き直し：¶
見落としがないように、技術文書を何度も読み返してください！また、同僚や上司に編集してもらい、見落としがないか確認することもできます。レビューと修正のメカニズムにより、公開される内容の正確性が保証されます。
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