2022年にビジネスを運営していますか？あなたの最も貴重な資産は何ですか？¶
情報はビジネス運営において最も価値ある資産の一つです。企業のオーナーや株主は、賢明なビジネス判断をするためにデータに頼っています。
マーケティング部門は製品の成功可能性を評価するために情報を活用しています。マーケターはまた同じ情報を使って、ターゲットにリーチします。最も重要なのは、取引や取引文書を作成するために、すべてのビジネス情報を一箇所にまとめる必要があることです。
そのため、情報の安全性を保証し、従業員が共同作業できる革新的な文書管理プラットフォームが必要です。Docsieのような信頼性の高いシステムを活用して、社内ソフトウェアドキュメントを管理することができます。
ビジネスにおけるソフトウェアドキュメント管理のための文書プラットフォーム使用の5つの主要なメリットを見ていきましょう。
- セキュリティの強化
オンラインビジネスとして、最も重要な関心事は情報とカスタマーデータのセキュリティです。セキュリティは多くの組織が直面する大きな課題であり、特にサイバー脅威が増加しているパンデミック期間中はさらに深刻です。手動での文書管理に頼っている場合はさらに悪化する可能性があります。機密情報が間違った人の手に渡り、競合他社に漏洩するリスクがあります。
出典: https://pixabay.com/photos/subscribe-registration-signup-3534409/
ソフトウェアドキュメントを管理するための強力な文書プラットフォームを導入することで、万全のセキュリティが保証されます。ソフトウェア文書プラットフォームにはデジタル証跡があり、不正アクセスを簡単に追跡できます。社内外からのアクセスに関わらず、アクセス時間を含む編集者の情報を取得できます。これにより、外部からの攻撃なのか、単に不誠実な従業員なのかをすぐに判断できます。
最も重要なのは、役職や権限に基づいて特定の文書にアクセスできる人を制限できることです。これにより、各部門の従業員を効果的に管理できます。
- 自動化されたワークフローの改善
すべてのビジネスは定期的にさまざまな文書を作成し、編集します。月末になると、各部門がその期間の作業を照合するために文書のコピーが必要になります。時間とリソースを無駄にせずにコピーを再作成するのは大変な作業です。
また、人間は長時間の反復作業に疲れてしまいます。時間不足だけでなく、ファイルが整理されていない状態になる可能性があります。
信頼性の高いソフトウェア文書プラットフォームは、社内外の部門との円滑なコミュニケーションを確保します。文書の生成時に簡単に分類できるため、運用コストの削減につながる迅速で効率的なビジネスプロセスを実現できます。データ不足による収益損失も防ぐことができます。
効率的な文書管理はビジネス運営を合理化し、チームが正確で最新の情報にアクセスできるようにするために不可欠です。ただし、建設業や物流業などの特定分野では、正確性を保つことはドキュメントだけでなく、変動する環境での労働時間の追跡も含まれます。この課題に対処するため、正確な勤怠管理モバイルアプリを統合することが非常に有益です。これにより、リアルタイム追跡、給与計算エラーの削減、従業員が常に移動している場合でも責任の確保が可能になります。
出典: https://pixabay.com/photos/devops-business-process-improvement-3155972/
- バックアップと復旧の強化
ビジネスにとって最も避けたいのはデータ損失です。新しい顧客データベースを構築する必要があるため、まるで新規スタートアップのようになってしまいます。銀行詳細などの重要な情報が悪意ある人物の手に渡ると、財産を失う可能性もあります。
また、ゼロから構築したすべてのデータを失うと、競争環境も好ましくなくなります。特に会社が10年以上存続している場合は、元の状態に戻ることはほぼ不可能です。
革新的なソフトウェア文書プラットフォームはバックアップと復旧プロセスを強化します。社内の技術的問題などでデータをすべて失った場合でも、1時間以内に同じデータを取り戻せます。主要バックアップシステムが侵害された場合にも役立ち、身代金を支払うことなくデータを簡単に復元できます。
- 簡単な検索と取得
平均的なオンライン消費者は、平日であれば約3時間以内にブランドが問題を解決することを期待しています。そうでなければ、ブランドのソーシャルメディアにクレームが殺到します。常連客を失い、見込み客を遠ざけることは避けたいところです。また、より良い利益率のためにカスタマーケアのコストをできるだけ削減したいと考えるでしょう。
高度なソフトウェア文書プラットフォームを導入することで、数秒でファイルを簡単に取得できます。単語、フレーズ、または顧客の資格情報による検索などの検索機能を活用できます。大規模なビジネスファイルの場合、インデックスで整理することで、より簡単に番号参照できます。
- バージョン管理
ビジネスは機密文書や公開文書など、さまざまな種類の文書を扱います。一部の文書は特定の部門の入力のみを必要としますが、他の従業員もアクセスする必要がある場合があります。
例えば、四半期および年次報告書などの一部の財務文書は、経理部門の入力のみを受け付けるべきです。それでも、従業員や株主は会社の成長と自分たちの貢献が実を結んでいるかどうかを確認するためにアクセスする必要があります。
最新のソフトウェア文書プラットフォームでは、異なるバージョンでファイルを共有できます。例えば、機密性の高い会計文書には「読み取り専用」バージョンが適しています。また、このようなカスタマイズされた文書の共有プロセスを自動化することもできます。
まとめ
高度なソフトウェアを使用した文書管理の自動化は、ビジネスの成功には不可欠です。運用コストを削減するだけでなく、ビジネスの永続的な存在を保証します。信頼性の高いデータバックアップと取得プロセスを享受できます。現代のビジネス慣行で見逃していることを学ぶために、Docsieのような評判の良いソフトウェア文書プラットフォームにお問い合わせください。