WordPress for Documentation With Docsie

Découvrez comment simplifier l'hébergement et la gestion de documentation sur WordPress avec Docsie¶

Tout au long du parcours client, les utilisateurs recherchent des informations et des conseils pour appuyer leurs décisions d'achat. Avant un achat, les clients veulent comprendre comment fonctionne un produit et s'il répondra à leurs besoins. Pendant et après l'achat, ils apprécient une documentation détaillant comment configurer et utiliser votre service – les aidant à adapter les fonctionnalités à leurs besoins.

Comme le dit Matshona Dhliwayo – "La connaissance est une richesse." Les consommateurs numériques d'aujourd'hui ont le privilège d'accéder à cette richesse du bout des doigts, grâce à internet. Pour les entreprises qui n'ont pas la capacité ou la possibilité de partager leurs connaissances, cela représente une perte d'avantage concurrentiel significatif.

Une étude récente d'Eptica (2020) confirme que 36% des entreprises interrogées ne parviennent pas à répondre aux questions courantes des clients via les canaux numériques. Au mieux, ces lacunes augmentent la demande auprès du service client, augmentant les coûts et la charge de travail. Au pire, elles conduisent à l'abandon des clients. Ces derniers se tourneront vers un concurrent offrant une meilleure documentation avant et après-vente, renforçant leur confiance et la probabilité de finaliser un achat.

Répondre aux questions courantes avec un portail de documentation en libre-service¶

Les questions courantes sont des demandes fréquentes concernant votre produit ou service – configuration, facturation et support technique. Dans la plupart des cas, ces demandes restent constantes, avec des questions similaires nécessitant des réponses similaires de la part des agents. Ces tâches répétitives et prévisibles sont idéales pour le libre-service.

En mettant en place un portail de documentation en libre-service, les entreprises peuvent réduire leur charge de support client. Cela correspond à l'évolution des attentes des consommateurs. Une étude ContactBabel de 2020 révèle que 61% des répondants américains considèrent le libre-service basé sur l'IA comme "très important". Les clients n'acceptent pas seulement le support sans contact, ils l'adoptent. Les millennials, en particulier, veulent se débrouiller seuls – 73% des consommateurs dans cette étude d'Aspect estiment qu'ils devraient pouvoir résoudre leurs problèmes de façon autonome.

Utiliser Docsie pour la documentation WordPress¶

Pour aider vos clients à s'aider eux-mêmes, un portail de documentation est essentiel. Docsie est une excellente solution pour gérer et partager la documentation dans toute l'entreprise – au service de vos clients fidèles comme de vos collaborateurs passionnés !

Espaces de travail, livres et étagères Docsie¶

Au sein d'un espace de travail Docsie, les entreprises peuvent créer et stocker la documentation à publier dans un portail. Pour chaque produit, Docsie fournit une "étagère" sur laquelle la documentation associée – ou "livres" – peut être organisée et gérée. Les utilisateurs peuvent créer autant de "livres" et d'"étagères" que nécessaire, rendant Docsie organisable et hautement évolutif. Cette documentation forme collectivement une "bibliothèque" où le personnel peut ajouter des connaissances et les clients peuvent les utiliser pour se familiariser avec vos produits et services.

Gestion des versions de documents avec Docsie¶

Docsie permet également la gestion des versions, conservant plusieurs itérations d'un document organisées et disponibles à long terme. C'est idéal pour les équipes de développement. Les nouvelles versions de produits et les mises à jour d'API peuvent être documentées, avec la documentation historique servant de sauvegarde pour les clients qui continuent d'utiliser des versions plus anciennes – répondant efficacement aux besoins d'une base d'utilisateurs fragmentée.

Hubs de documentation personnalisés avec Docsie¶

Chaque marque a son identité propre. Docsie permet une personnalisation complète de la documentation, intégrant logos, palettes de couleurs et typographies pour une publication cohérente sur les sites web. Les entreprises peuvent ainsi modifier leurs éléments de marque une seule fois dans Docsie et propager ces changements sur tous les documents, quelle que soit la plateforme d'hébergement – simplifiant la gestion de l'identité visuelle.

Traduction automatique par apprentissage machine¶

Les entreprises internationales doivent communiquer dans plusieurs langues. Docsie facilite la gestion des traductions en créant des "livres" alternatifs sur chaque "étagère" pour différentes langues. Ces "livres" peuvent être traduits manuellement, ou les entreprises peuvent opter pour la fonctionnalité de traduction automatique intégrée.

La traduction automatique convertira instantanément vos documents dans diverses langues – une fonctionnalité importante sachant que 75% des répondants sont plus susceptibles d'acheter si le support est disponible dans leur langue maternelle, selon une étude CSA Research de 2020.

Docsie Vocally : Retours visuels¶

Docsie Vocally permet aux utilisateurs de donner leur avis sur les "livres" individuels du portail de documentation. Cela aide les entreprises à identifier la documentation utile et percutante qui offre des avantages mesurables. Cela permet également de repérer la documentation peu performante qui devrait être révisée pour offrir plus de valeur aux clients. Les retours comprennent des "évaluations émotionnelles" sur une échelle de 1 à 5 ou des messages texte expliquant le feedback. Les entreprises peuvent approfondir l'analyse de l'expérience utilisateur (UX) grâce à l'enregistrement des actions des utilisateurs, illustrant leurs habitudes de navigation en relation avec leurs commentaires pour guider les décisions.

Démarrer avec Docsie sur WordPress 5¶

Les entreprises peuvent utiliser les fonctionnalités de Docsie pour gérer leur documentation tout en l'hébergeant sur la plateforme de leur choix – dans ce cas, WordPress. La publication sur WordPress depuis Docsie est extrêmement simple et ne nécessite qu'un script de déploiement unique pour publier le contenu.

Création du script de déploiement WordPress¶

Ouvrez le livre que vous souhaitez publier dans Docsie.

Dans le panneau Paramètres, localisez Propriétés.

Cliquez sur (obtenir le script d'auto-publication)

Votre code apparaîtra prêt à être copié dans WordPress.

De plus, dans la vue Portail, les entreprises peuvent sélectionner la documentation existante de chaque étagère ou d'un espace de travail entier à publier.

Les filtres de contenu sont inclus - Support, Contenu du site, Conditions d'utilisation et Politique, Documentation, Autres pages – offrant un contrôle précis sur ce qui est publié sur WordPress.

Les entreprises peuvent également choisir les styles d'affichage – Sélecteur de version, Sélecteur de langue, Ancres de section, Navigation de pied de page – contrôlant la mise en forme finale sur WordPress.

Les utilisateurs choisissent simplement ce qu'ils veulent publier, définissant les filtres de contenu et les styles d'affichage via l'interface graphique – Docsie générant un script de déploiement final dans la zone de texte inférieure. C'est ce qu'on appelle du low-code ou sans code.

Maintenant, nous pouvons publier sur WordPress !

Ajout du script à WordPress¶

Après vous être connecté au tableau de bord WordPress, accédez à Pages.

Sélectionnez Ajouter une nouvelle page et créez un titre, ou sélectionnez une page existante.

Dans l'éditeur de texte WordPress, cliquez sur le bouton Ajouter sur un bloc de site. Sélectionnez l'option HTML personnalisé pour ajouter le script de code Docsie.

Copiez votre script de déploiement dans Docsie. Puis dans WordPress, collez le code dans votre bloc HTML personnalisé. Vous pouvez également spécifier un nom de page WordPress, bien que Docsie contrôlera automatiquement les titres dans le document intégré.

La dernière étape consiste à cliquer sur Aperçu à côté de HTML en haut de la page dans l'éditeur WordPress.

Votre documentation Docsie apparaîtra parfaitement intégrée à la page ! Vous pouvez maintenant cliquer sur Mettre à jour en haut à droite pour publier sur votre page web. Ce processus simple peut être répété avec toute votre documentation. Il permet une publication rapide pour les petites comme les grandes bibliothèques de documentation ; il suffit de coller et c'est prêt !

REMARQUE – WordPress 5 affichera son propre titre et d'autres éléments du site avec cette méthode, parfait pour intégrer des documents Docsie autour d'autres éléments. Si vous souhaitez charger uniquement le document Docsie, collez votre code dans le pied de page HTML de votre page dans l'éditeur de code WordPress, et laissez le reste de la page vide.

Collaborer avec les membres de l'équipe dans Docsie¶

Docsie simplifie la publication multicanal en améliorant la cohérence, la facilité d'utilisation et l'évolutivité pour les grandes bibliothèques de documentation. Docsie prend également en charge la collaboration pour aider votre équipe à orchestrer ses flux de travail de gestion documentaire.

Collaborateurs internes et externes¶

La documentation doit être rédigée avant d'être publiée. Cela peut impliquer du personnel interne ou des collaborateurs externes payés par projet. Docsie répond à tous ces besoins, permettant aux entreprises de créer des équipes et de gérer simultanément les personnes et le contenu.

Le personnel interne peut être ajouté à une équipe manuellement par un propriétaire ou un administrateur, via une politique de groupe utilisant les contrôles d'accès basés sur les rôles (RBAC) de Docsie, ou demander l'accès pour rejoindre un groupe.

Les collaborateurs externes peuvent être invités à une équipe par e-mail dans le portail Docsie, rendant l'intégration des prestataires rapide et efficace.

Chat d'équipe Docsie¶

Au lieu d'utiliser e-mail ou Slack, les entreprises peuvent utiliser le chat d'équipe Docsie. Cela centralise les communications liées à votre documentation pour améliorer la concentration, tout en facilitant la messagerie instantanée pour des réponses d'équipe plus rapides. Les membres de l'équipe recevront des notifications de message dans le portail Docsie ou par e-mail – garantissant que personne ne manque d'informations cruciales.

Autorisations et gestion des utilisateurs Docsie¶

Docsie utilise un cadre de contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC) – parfois appelé gestion des accès et des identités (IAM) – pour contrôler les autorisations d'accès à la documentation. Chaque utilisateur peut être désigné comme Propriétaire, Administrateur, Éditeur ou Visualiseur pour permettre un contrôle précis de l'accès, de la gouvernance des données et de la sécurité – sous l'égide de la gouvernance des risques de conformité (GRC).