Tant que nous utiliserons des outils et des logiciels, nous aurons besoin d'une communication efficace pour expliquer aux autres l'utilisation, la création, les fonctionnalités et l'architecture de nos produits. POURQUOI ? Simplement parce que les compétences en communication technique sont essentielles pour capturer l'information et aider le public à mieux comprendre le produit ou la technologie que nous proposons.
Si la communication dans le monde réel se fait par des mots ou expressions, la communication technique dans le monde virtuel passe par la documentation technique !
La documentation technique d'un produit est créée dans le seul but d'aider l'utilisateur final à comprendre le fonctionnement et l'architecture du produit ou de la technologie qu'il utilise. C'est une description détaillée des rouages d'un produit – un manuel d'utilisation pour les nouveaux employés, utilisateurs et toute personne ayant besoin de comprendre son fonctionnement.
Cependant, aussi simple que cela puisse paraître, la documentation technique peut être déroutante ! La plupart des documents techniques comportent plusieurs phases, allant de "Comment utiliser : si vous êtes débutant avec peu d'expérience" à "Comment dépanner : en cas de bug ou d'erreur".
Si vous ne savez pas par où commencer, voici un guide complet qui vous aidera à comprendre le quoi, le pourquoi et le comment de la documentation technique, tout en simplifiant le processus !
Commençons !¶
Vous êtes au bon endroit si vous débutez dans la documentation produit et n'avez jamais eu à élaborer un cahier des charges.
Même si vous maîtrisez les bases de la création d'un cahier des charges, sa mise en œuvre nécessite réflexion et approche méthodique. Voici un guide sur ce que vous devez savoir et comment développer un cahier des charges flexible et approprié.
Nous définirons les exigences du produit et discuterons de leur objectif, tout en fournissant plusieurs exemples de normes. Vous apprendrez quoi inclure dans votre documentation, comment la rédiger (de l'établissement d'une description produit à sa modification basée sur les retours clients et tests utilisateurs limités), et comment lancer vos produits sur la voie de la production ou du développement logiciel.
Quel est l'objectif d'un cahier des charges de documentation produit ?¶
Pour élaborer un cahier des charges, vous devez d'abord bien comprendre le produit. Un cahier des charges est un plan directeur de la documentation que vous développez, détaillant son apparence pour vos clients, ainsi que ses exigences spécifiques et fonctionnalités, comme les capacités de recherche, les options de changement de langue et bien plus. Il peut également inclure le persona ou le consommateur pour lequel le produit est créé, mais cela s'applique principalement aux produits destinés à certaines tranches d'âge.
Ce cahier des charges doit être très clair, facilement accessible et contenir toutes les informations nécessaires à votre équipe de conception et de produit. Incluez autant de détails que possible pour que votre équipe de rédaction technique sache quoi écrire et que votre équipe de conception comprenne la structure de votre documentation. Un tableau des spécifications écrites indiquera où trouver plus d'informations. Gardez à l'esprit qu'il s'agit uniquement du cahier des charges – vous pouvez laisser les détails spécifiques du produit à votre équipe pour les phases ultérieures du travail.
Quelles informations un cahier des charges doit-il contenir ?¶
Chaque spécification produit s'articule autour d'exigences techniques, de spécifications d'ingénierie et d'autres informations spécifiques. Votre documentation produit devrait au minimum inclure :
Résumé : Un aperçu général du produit. Il commence par une vue d'ensemble du concept et se termine par une description concise du produit et de ses caractéristiques. Il explique également pourquoi le produit a été développé et son objectif général. La description du produit présente l'apparence du produit fini et ses fonctionnalités.
Spécifications fonctionnelles : Cette partie écrite définit l'apparence et les capacités de votre produit. Elle doit également décrire comment les utilisateurs interagiront avec lui. Il est essentiel d'être aussi détaillé que possible, sans rien omettre.
Cas d'utilisation : Le produit doit indiquer le cas d'utilisation de chaque fonction ou fonctionnalité et comment elle bénéficie à l'utilisateur final. Bien que cela puisse sembler relever du marketing, un manuel d'utilisation qui explique le cas d'utilisation de chaque fonctionnalité aidera les utilisateurs à comprendre comment l'utiliser.
Personas utilisateurs : Cette section décrit le public cible pour lequel ce produit a été développé. Elle détaille la démographie cible et les problèmes que le produit résoudra. Connaître le public cible du produit garantit que votre travail reste centré sur le client. Si votre produit présente certains dangers pour les enfants, il est judicieux de le mentionner dans votre documentation.
Images/vidéos : Chaque section doit comporter les images ou vidéos nécessaires de vos produits en corrélation avec les informations écrites sur leur utilisation. Cela améliorera votre documentation et la compréhension des cas d'utilisation.
Comment planifier, rédiger et fournir une documentation technique efficace¶
La documentation technique peut devenir très sophistiquée et complexe ! L'essentiel est de s'assurer que votre contenu reste actuel, précis et captivant pour votre public en suivant ces étapes simples :
Soyez explicite sur ce que vous voulez que votre lecteur fasse à la fin :¶
La documentation technique se concentre entièrement sur l'action suivante du lecteur. Exprimez votre objectif pour chaque étape de votre documentation afin que l'utilisateur comprenne ce qu'il pourra accomplir après la lecture. Si vous êtes clair sur les guides de l'utilisateur final, la rédaction de votre partie sera plus facile. Plus votre documentation sera complète, plus il sera facile pour vos lecteurs de naviguer dans l'information. Docsie propose de nombreux outils pour faciliter cela, comme notre fonction de recherche qui permet à vos utilisateurs de rechercher rapidement dans votre documentation !
Créez une structure pour la documentation :¶
Sans plan structuré, il peut être difficile de construire une documentation produit fluide et efficace. Il est donc fortement recommandé de commencer par un squelette sur lequel votre documentation pourra s'appuyer. Utilisez des titres, des catégories, des sous-catégories et des thèmes pour organiser et regrouper correctement vos contenus. Docsie propose de nombreux outils qui vous permettent de créer une documentation rapidement et efficacement, visant à créer des documents produits dynamiques.
Nous offrons des capacités de recherche, une organisation bien conçue pour votre documentation, ainsi que de nombreuses autres fonctionnalités puissantes.
Définissez votre public cible :¶
Il est crucial de comprendre le public qui utilise vos produits pour déterminer si votre documentation s'adresse aux développeurs, aux employés ou aux utilisateurs. Cela garantit que les consommateurs comprennent le contexte, les objectifs et les capacités du produit ou de la technologie, vous aidant ainsi à vous adapter à votre public. Si votre public se trouve dans un pays différent de celui de votre siège, la traduction de la documentation est un autre facteur à considérer.
Incluez des dessins et des légendes dans votre contenu :¶
Les illustrations ou schémas d'une documentation technique doivent inclure diverses mesures qui expliquent les dimensions ou aspects de vos produits. Si vous démontrez les fonctionnalités d'un produit SaaS, des captures d'écran de ces fonctionnalités sont très utiles tant que vous expliquez ce qu'elles font et comment elles fonctionnent.
De plus, les images aident à rompre la monotonie du texte et à rendre le document plus intéressant. Les légendes peuvent aider à mettre en perspective les schémas et dessins du produit avec des instructions claires.
Relisez, éditez et réécrivez :¶
Relisez votre documentation technique plusieurs fois pour vous assurer de n'avoir rien oublié ! Vous pouvez également faire réviser votre travail par un collègue ou un superviseur. Un mécanisme de révision et de modification garantira que le contenu publié est précis.
Docsie propose des outils exceptionnels pour vous aider à créer votre documentation produit. Pour en savoir plus sur Docsie, cliquez ici.