Simplifiez votre gestion documentaire avec les outils d'aide à la rédaction technique¶

Imaginez que vous êtes administrateur d'une solution de service client. Vous disposez d'une équipe d'experts, mais tous leurs efforts sont compromis par l'absence d'un logiciel d'entreprise complet. Ce n'est pas une tâche facile, mais vous devez d'abord clarifier vos objectifs pour offrir des expériences documentaires supérieures à vos équipes et clients.

Que cherchez-vous à améliorer ? La conception ? La publication ? La maintenance de votre documentation ?

Oubliez vos inquiétudes et présentez un outil d'aide à la rédaction technique (HAT) à votre équipe ! Utilisez un HAT et préparez-vous à perfectionner votre contenu grâce à des fonctionnalités puissantes qui améliorent la collaboration entre équipes et créent des documents techniques plus efficaces. Ces outils simplifient le contenu technique d'une manière que la plupart des équipes préfèrent aux outils comme Word ou le simple HTML.

Grâce aux outils d'aide à la rédaction technique, les entreprises peuvent produire et maintenir sans effort une documentation détaillée pour diverses plateformes comme les PDF, eBooks, mobiles, web, documents imprimés, etc. Ils permettent d'éliminer l'utilisation de plateformes comme Microsoft Word ou Google Docs.

Cet article vous propose un aperçu rapide de ce qu'est un HAT (Help Authoring Tool) et comment Docsie est devenu synonyme d'excellence dans ce domaine.

Qu'est-ce qu'un HAT (Help Authoring Tool) ?¶

Les outils d'aide à la rédaction technique sont les compagnons permanents des rédacteurs techniques. Ces logiciels aident les auteurs à concevoir, rédiger, éditer et publier leur documentation de manière numérique. Les auteurs peuvent également regrouper la documentation d'aide logicielle et la convertir en une base de données unique utilisable dans divers formats, notamment PDF, HTML, XML, etc. Ils sont bien plus que de simples traitements de texte, intégrant parfois des outils de gestion d'images qui font gagner des heures de travail. C'est une véritable bouée de sauvetage pour les petites entreprises.

Parmi les HAT les plus populaires, on trouve Docsie, MadCap Flare, Adobe RoboHelp, Author-it, Doc-To-Help et HelpNDoc, entre autres.

Cinq fonctionnalités clés des HAT pour produire une documentation de haute qualité :¶

1. Détection des erreurs :¶

L'édition de code et de texte sont les fonctionnalités principales des HAT. Ils éliminent les erreurs et décomposent le processus d'écriture complexe en étapes simples. Ils offrent des suggestions grammaticales et créent des modèles sur lesquels les entreprises peuvent travailler pour personnaliser leur contenu. La plupart des HAT fournissent également des instructions étape par étape pour que les équipes puissent se familiariser avec l'outil.

En développant des guides de style automatisés, les entreprises peuvent établir leur langage de marque. Pour l'édition de code, les développeurs web front-end utilisent souvent ces outils. Les HAT aident également les marques à maintenir la cohérence du ton, du format et de l'apparence de leur documentation.

2. Gestion de contenu (de bout en bout) :¶

De nombreux HAT disponibles aujourd'hui partagent des similitudes avec les systèmes de gestion de contenu (CMS). À l'instar des CMS, les HAT aident les rédacteurs techniques à gérer leurs projets de contenu, à stocker et à suivre leur progression.

La différence entre un HAT et un CMS réside dans le fait qu'un HAT lie chaque projet de contenu à un ensemble spécifique de fichiers, d'aides, de manuels et de guides d'explication logicielle. En utilisant un HAT, vous pouvez prévenir la perte de données et restaurer la dernière version sauvegardée de vos documents. C'est un avantage considérable qui vous permet d'accéder à des informations précieuses même après un problème technique imprévu. De plus, ils offrent une authentification unique pour assurer un fonctionnement fluide.

La plupart des plateformes HAT proposent une rédaction basée sur des sujets, vous permettant de décomposer la documentation en petits morceaux faciles à comprendre pour vos clients.

3. Transactions de fichiers :¶

Avec les HAT, vous pouvez facilement importer et exporter vos fichiers, assurant des transactions fluides entre plusieurs plateformes. L'avantage est que vous n'avez pas besoin de convertir manuellement chacun de vos fichiers. Vous pouvez travailler sur le même contenu et créer plusieurs formats du même document sans effort.

Une fois que vous disposez de plusieurs formats, que devient votre document original ? Pas d'inquiétude, car la fonction de conversion automatique des HAT vous permet de préserver la documentation originale, en conservant sa structure et son format. Cela réduit les erreurs possibles et diminue le temps et les efforts nécessaires. Cette fonctionnalité devient encore plus importante lorsque les auteurs doivent partager leurs fichiers avec d'autres contributeurs.

4. Amélioration du contenu :¶

En matière de création de contenu, rien ne vaut l'importance du brainstorming pour générer de nouvelles idées. Les solutions logicielles comme les HAT rationalisent la communication entre les équipes, facilitent le travail à distance et assurent une collaboration constante. D'autres fonctionnalités remarquables incluent l'édition en temps réel, les commentaires et le contrôle de version. Grâce à ces fonctionnalités, vous pouvez réduire les malentendus au sein de votre équipe, augmenter la productivité et réduire considérablement le temps et les efforts.

Les HAT sont d'excellents outils qui maintiennent les membres de l'équipe bien soudés. L'une des fonctionnalités notables inclut le suivi des modifications, qui permet aux utilisateurs de passer d'une version à l'autre du même document, créant ainsi un contenu complet et bien documenté.

De plus, vous pouvez utiliser des éléments comme des vidéos, des animations et des simulations interactives pour améliorer l'expérience d'apprentissage de vos équipes ou clients.

5. Publication et maintenance :¶

La mise à jour et la maintenance régulière de la documentation sont des processus fastidieux. Pour faciliter les choses, un HAT permet aux rédacteurs d'apporter des modifications au fichier source initial, suite à quoi les mises à jour sont appliquées à tous les formats de fichiers. Cela garantit que tous les utilisateurs restent informés des changements et peuvent accéder à la version finale sans difficulté.

Pour la publication, les HAT offrent souvent des modèles pour que les auteurs techniques puissent travailler sur une base de formatage préexistante. Les modèles suggèrent également différentes mises en page visuelles, facilitant l'intégration de vidéos, d'animations et autres ressources.

Pourquoi utiliser Docsie comme outil d'aide à la rédaction technique (HAT) ?¶

Avec la technologie et l'innovation au cœur de son activité, Docsie est l'une des principales entreprises logicielles offrant des outils d'aide à la rédaction technique qui créent de nouvelles façons pour les équipes de collaborer, créer et implémenter la documentation produit. Basé à Toronto, Docsie est un service de documentation auto-rédactionnelle qui permet aux entreprises de rédiger, traduire et améliorer leur documentation via des interfaces utilisateur simples.

Cinq façons efficaces dont Docsie aide votre entreprise :¶

1. Déploiement rapide et portail de connaissances personnalisé :¶

Le portail de connaissances interne de la plateforme aide les entreprises à partager des connaissances en libre-service avec leurs équipes, tandis que les bases de connaissances clients externes facilitent le partage de documentation entre équipes et réduisent la charge du support client. La gestion des connaissances et la documentation technique sont faciles à comprendre et comprennent des rubriques d'aide pour une meilleure compréhension du portail.

Avec le portail Docsie, vous pouvez utiliser des designs par défaut ou implémenter un design personnalisé selon la personnalité, le style et l'image de votre marque. Le produit offre également un domaine personnalisé gratuit dans son plan gratuit, avec des domaines supplémentaires disponibles dans les forfaits payants. Il propose des fonctionnalités avancées comme la traduction automatique, la personnalisation de l'interface, les options de publication, les options d'édition puissantes, l'analyse de documentation, les portails de connaissances interactifs et bien plus encore. Il prend également en charge différentes langues, ce qui en fait le choix privilégié des entreprises aux équipes diversifiées.

En résumé, Docsie est un outil puissant qui peut vous aider efficacement avec toute votre documentation. Le portail est facilement accessible sur différents appareils comme un ordinateur de bureau via votre navigateur web, même sur des appareils mobiles sans application. Il dispose d'une des meilleures gestions de la relation client et apporte la meilleure aide à tous ses clients.

2. Intégration, importation et conception de portail gratuites :¶

Les éléments clés de la documentation d'intégration client sont des instructions claires, des manuels d'utilisation en ligne, des guides de dépannage, des visites guidées de produits et des FAQ. Avec Docsie Pilot, les entreprises bénéficient d'une intégration gratuite. Les utilisateurs peuvent importer leur contenu depuis plusieurs plateformes et tirer le meilleur parti de leur contenu existant.

Vous vous demandez comment former vos employés pour maximiser leur productivité ? Utilisez la session de formation optionnelle de Docsie pour que votre personnel puisse rapidement maîtriser le logiciel.

3. Documentation de niveau entreprise :¶

Inclus dans tous les forfaits payants, Docsie fournit un support de migration avec Docsie Pilot. De l'importation de contenu existant, de portails de connaissances entiers, de bases de connaissances et bien plus, à la conception de portails personnalisés et à la formation du personnel - Docsie fournit une boîte à outils complète qui aide les entreprises à développer leurs fonctionnalités.

Avec des flux de travail de documentation simplifiés, Docsie vous aide à améliorer l'efficacité de toute votre documentation. En plus du domaine personnalisé gratuit, la plateforme offre 3 domaines personnalisés pour les petites équipes et plus de 10 domaines personnalisés pour les entreprises et organisations.

4. Domaine personnalisé avec SSL :¶

Docsie permet à tous ses utilisateurs de posséder un domaine personnalisé sans frais supplémentaires. Chaque entreprise avec un forfait peut posséder un domaine personnalisé pour héberger son site de connaissances.

En proposant son forfait Startup gratuit, Docsie encourage toutes les petites et moyennes entreprises à obtenir un nom de domaine personnalisé pour accroître leur visibilité et améliorer leur image de marque.

5. Gestion des versions et des langues :¶

De nos jours, de nombreuses entreprises utilisent la traduction linguistique par IA. Si votre entreprise travaille avec beaucoup de contenu et rencontre des problèmes de copier-coller et de duplication, choisissez Docsie comme partenaire professionnel. Intégrez les langues et les versions et consolidez-les avec Docsie, en les traduisant vers une URL particulière. Quel est l'avantage ? Vous n'aurez plus à vous soucier de votre classement SEO.

Réflexions finales¶

Voilà donc un aperçu du monde des HAT. Quelle est la prochaine étape ? Sélectionnez un outil d'aide à la rédaction technique fiable et efficace. Assurez-vous qu'il comprend les besoins de votre entreprise, vos objectifs et fournit toutes les fonctionnalités d'un HAT efficace dans votre budget. Avant de finaliser votre choix, assurez-vous qu'il offre un support client complet ainsi qu'une efficacité et une évolutivité indéniables.

Choisissez Docsie comme partenaire professionnel et voyez votre entreprise atteindre de nouveaux sommets d'excellence. Offrant une expérience de documentation unifiée à ses clients mondiaux, Docsie fournit les solutions à tous vos besoins de documentation sous un même toit, avec des équipes de support travaillant 24h/24 pour assurer votre succès.

Questions fréquemment posées sur les HAT¶

Question 1 : Qu'est-ce qu'un outil d'aide à la rédaction technique (HAT) ?

Réponse : Un HAT est un logiciel qui aide les rédacteurs techniques à créer, éditer et publier de la documentation pour diverses plateformes comme les PDF, HTML et XML.

Question 2 : Comment un HAT améliore-t-il la gestion de contenu ?

Réponse : Un HAT fournit des solutions de gestion de contenu similaires aux plateformes CMS, mais avec un accent particulier sur la documentation. La plateforme vous aide à gérer les projets de contenu, suit la progression du travail et prévient également la perte de données.

Question 3 : Quels sont les HAT populaires ?

Réponse : Docsie, MadCap Flare, Adobe RoboHelp, Author-it, Doc-To-Help et HelpNDoc, entre autres, sont parmi les outils HAT les plus populaires.

Question 4 : Comment Docsie aide-t-il en tant que HAT ?

Réponse : Docsie aide les entreprises à fournir à leurs équipes des fonctionnalités comme la collaboration, la création de contenu et l'implémentation de documentation.

Question 5 : Comment un HAT améliore-t-il la collaboration entre les équipes ?

Réponse : Les HAT améliorent la collaboration entre les équipes en offrant l'édition en temps réel, la possibilité de commenter et des fonctionnalités de contrôle de version.