¿Qué pasa si pierdes toda tu información valiosa? Procedimientos Operativos Estándar al rescate¶

¿Alguna vez te has preguntado qué pasaría si todos los detalles de tus reuniones, datos o información de capacitación se perdieran? ¿Cómo funcionaría tu empresa? ¿Qué ocurriría con toda esa información valiosa?

Por suerte existe la documentación, un elemento imprescindible para el funcionamiento fluido de cualquier organización. Ya sea una pequeña tarea o un gran proyecto, mediante una documentación eficaz puedes crear, mantener, publicar y compartir información con todos los interesados de manera perfecta.

¡Aquí es donde los Procedimientos Operativos Estándar han estado ayudando a las empresas!

Para las organizaciones que buscan aumentar la eficiencia, mejorar la calidad y escalar operaciones sin problemas, implementar procedimientos operativos estándar (POE) es una misión crítica. Sin embargo, aunque la mayoría reconoce la importancia de documentar los POE, muchas no logran aprovechar todos sus beneficios. ¿Por qué existe esta desconexión? Dos palabras: Ejecución adecuada.

Simplemente documentar los POE en un manual o wiki no es suficiente para transformar la forma de trabajar. Como una membresía de gimnasio sin usar, esos procedimientos no tendrán impacto si solo están guardados en un estante. Para optimizar realmente la capacitación, el cumplimiento, la seguridad y la consistencia entre departamentos, los POE deben integrarse en el trabajo diario de los empleados de manera accesible e interactiva. La incorporación de nuevos empleados a los POE es insuficiente. El refuerzo continuo y el seguimiento del cumplimiento son esenciales.

Aprovechar un software específico lleva los beneficios de los POE al siguiente nivel. Con acceso centralizado, guías visuales, notificaciones, análisis y más, las plataformas en la nube facilitan y hacen gratificante para los empleados integrar los POE en sus rutinas habituales. Pero la tecnología por sí sola no es la panacea. Las técnicas estratégicas de adopción, desde la capacitación y retroalimentación hasta recompensas y responsabilidad, impulsan un cambio cultural.

El siguiente artículo explora las mejores prácticas para crear, gestionar y maximizar los programas de POE empresariales.

Al alojar tus POE en Docsie, puedes compartir todo tu portal de conocimiento mediante implementación rápida, alojamiento propio, incrustación en documentos compartidos, alojamiento en una nube privada, etc.

Pero, ¿qué es exactamente un POE? ¿Cómo funciona?

Este blog explora varios aspectos de los POE: su propósito, características, formato, beneficios, etc. Como bonus, también comparte información valiosa sobre Docsie, una plataforma completa de creación de documentos para todas las necesidades de tu negocio.

Es hora de impulsar la productividad, la moral y la calidad implementando procedimientos operativos estándar en toda tu organización.

¿Qué es un POE (procedimiento operativo estándar)?¶

Un procedimiento operativo estándar (POE) es un proceso documentado que describe cómo completar una actividad o tarea rutinaria. Los POE detallan los pasos necesarios para completar una tarea o proceso de principio a fin. Proporcionan instrucciones claras y concisas para que los empleados las sigan al realizar funciones o procesos de trabajo importantes.

Los POE son esenciales para gestionar operaciones de manera eficiente y consistente en un negocio. Cumplen varias funciones clave:

1. Garantizan consistencia - Los POE proporcionan instrucciones estandarizadas para que los empleados realicen tareas correctamente y con mínima variación. Esto mejora el control de calidad.

2. Mejoran la eficiencia - Al proporcionar directrices claras, los POE pueden aumentar la productividad y optimizar los flujos de trabajo. Los empleados no necesitan descubrir cómo completar tareas desde cero cada vez.

3. Incorporación de nuevos empleados - Los POE ayudan a capacitar a los nuevos contratados detallando los procedimientos de la empresa. Los nuevos empleados pueden consultar los POE cuando aprenden su rol.

4. Aseguran el cumplimiento - Los POE ayudan a las empresas a cumplir con requisitos regulatorios y estándares de la industria documentando protocolos adecuados.

5. Preservan el conocimiento institucional - Si un empleado se va, los POE conservan los métodos y conocimientos para que el trabajo pueda continuar sin interrupciones.

Los POE deben proporcionar instrucciones sencillas y cubrir todos los pasos necesarios, de principio a fin. Pueden incluir listas de verificación, ayudas visuales como capturas de pantalla o tablas para organizar la información. Para garantizar su utilidad, los POE deben estar claramente escritos, ser fácilmente accesibles para los empleados y mantenerse actualizados.

Implementar POE requiere un esfuerzo inicial, pero los beneficios son numerosos. Con los POE implementados, los empleados tienen los recursos para realizar tareas de manera consistente, y las empresas optimizan los procesos interfuncionales. En resumen, los POE son un componente crítico para una operación eficiente y de alta calidad.

Plantilla de POE¶

Aquí tienes un ejemplo de estructura para un Procedimiento Operativo Estándar. Estos son algunos beneficios clave de usar esta plantilla de POE:

1. Proporciona estructura consistente - La plantilla da a todos los POE el mismo flujo organizado con secciones estándar, haciendo que los procedimientos sean fáciles de seguir.

2. Mejora la accesibilidad - Las secciones numeradas y el etiquetado claro permiten a los empleados encontrar rápidamente la información que necesitan.

3. Mejora la comprensión - Secciones como Propósito, Alcance, Términos y Definiciones aseguran contexto y claridad para los usuarios.

4. Apoya el cumplimiento - Elementos como Responsabilidades, Información de Seguridad y Documentación ayudan al cumplimiento regulatorio.

5. Permite personalización - Aunque estructurada, la plantilla puede adaptarse a cualquier proceso con pasos personalizados para el procedimiento.

6. Facilita la consistencia - Las plantillas promueven la coherencia en la información proporcionada en todos los POE de la organización.

7. Simplifica la autoría - Con secciones predefinidas, los autores simplemente necesitan completar la información relevante para cada procedimiento.

8. Permite escalabilidad - La plantilla puede usarse universalmente para cualquier número de POE a medida que crece la biblioteca de procedimientos de una organización.

9. Promueve la mejora continua - La sección de Historial de Actualizaciones asegura que los procedimientos se mantengan actualizados y precisos con el tiempo.

10. Proporciona supervisión - El campo de nombre del aprobador apoya un proceso de aprobación y responsabilidad para las revisiones de POE.

11. Ahorra tiempo - Las plantillas preformateadas permiten una creación más rápida de POE en comparación con crearlos desde cero.

En resumen, esta plantilla proporciona una base sólida para POE completos y legibles que promoverán la comprensión, accesibilidad, cumplimiento y mantenimiento.

Formatos de Procedimientos Operativos Estándar¶

Los formatos de POE definen cómo te gustaría estructurar y organizar la información a través de tus palabras escritas. Antes de seleccionar cualquier formato de POE, averigua por qué lo estás creando y luego elige entre cualquiera de las plantillas ampliamente disponibles para comenzar. Elige un formato que se alinee con el objetivo general de tu empresa, transmita información de manera efectiva y cumpla con el propósito de escribir un POE.

Si no estás seguro sobre qué plataforma elegir para crear los POE de tu empresa, prueba Docsie para una experiencia fluida, sin complicaciones y agradable. Mejora el potencial de tu empresa y libera la productividad de tus empleados creando POE siguiendo algunos pasos simples en Docsie. Ya sea que necesites crear una propuesta para un nuevo plan de negocio o elaborar un documento sobre asignación de tareas, elige a Docsie como tu socio de confianza y crea POE con perfección.

Procedimiento Operativo Estándar: [Título del POE]¶

1. Propósito¶

Describe brevemente el propósito de este POE. ¿Por qué existe el procedimiento y qué objetivos pretende lograr?

2. Alcance¶

Especifica los departamentos, equipos, personal, sistemas u otras entidades a las que se aplica este POE. ¿Quién debe seguir este procedimiento?

3. Responsabilidades¶

Describe los roles y responsabilidades del personal involucrado en la ejecución de este POE. ¿Quién posee, realiza, apoya y revisa el procedimiento?

4. Materiales y Equipo¶

Enumera cualquier material, formularios, sistemas, software, herramientas o equipo requerido para llevar a cabo con éxito este POE. Incluye detalles específicos como nombres de sistemas y ubicaciones de recursos físicos.

5. Información de Seguridad¶

Si es aplicable, proporciona precauciones generales, advertencias o pautas de manejo que el personal debe conocer por seguridad al realizar este POE. Anota cualquier capacitación o EPP requerido.

6. Procedimiento Paso a Paso¶

Proporciona las instrucciones paso a paso para completar el proceso de principio a fin.

• Numera cada paso
• Comienza cada paso con un verbo de acción
• Incluye cualquier ayuda visual relevante o capturas de pantalla

Nota los pasos que pueden divergir debido a contingencias usando viñetas

7. Documentación y Mantenimiento de Registros¶

Describe cualquier formulario, registro, informe u otra documentación que deba mantenerse describiendo la finalización de este POE. Describe las ubicaciones de almacenamiento y los plazos de retención.

8. Términos y Definiciones¶

Define cualquier término clave o acrónimos utilizados en el POE que puedan ser desconocidos para los usuarios. Proporciona definiciones claras.

9. Referencias¶

Enumera cualquier documento externo o recurso que proporcione información complementaria relacionada con el POE. Incluye hipervínculos si están disponibles.

10. Historial de Actualización del POE¶

Proporciona un registro del historial de versiones que documente las revisiones realizadas al POE a lo largo del tiempo. Incluye número de versión, fecha, autor, aprobador y cambios de alto nivel.

1. Aprobado por: [Nombre, Título]
2. Última actualización: [Fecha]
3. Revisión: [Número de versión]

¿Por qué son importantes los POE para una empresa?¶

Los procedimientos operativos estándar (POE) son invaluables para las empresas que buscan mejorar la eficiencia, cumplir con las regulaciones y escalar operaciones. Hay muchas razones importantes por las que los POE benefician a las organizaciones:

1. Mejoran la consistencia - Con POE documentados implementados, los empleados saben exactamente cómo ejecutar los procesos cada vez. En lugar de depender del conocimiento tribal, los POE proporcionan instrucciones estandarizadas para que los empleados las sigan. Este nivel de consistencia es vital para el control de calidad.

2. Mejoran la capacitación - La incorporación de nuevos empleados es más rápida y fácil con los POE. Los nuevos empleados pueden consultar los POE para aprender sus roles rápidamente y comenzar a contribuir antes. Los POE aseguran una capacitación adecuada para que los estándares no se deterioren.

3. Preservan el conocimiento institucional - Cuando un empleado deja una empresa, los POE retienen los métodos, técnicas y conocimientos que el empleado aplicaba. Con la rotación de personal, los POE evitan interrupciones en la continuidad de las operaciones comerciales.

4. Aseguran el cumplimiento - Los POE ayudan a las organizaciones a cumplir con regulaciones legales y estándares de la industria a través de mejores prácticas documentadas. Con los POE, las empresas pueden demostrar cumplimiento durante auditorías o inspecciones.

5. Permiten la delegación - Los gerentes pueden delegar tareas con confianza sabiendo que los empleados pueden seguir los POE para mantener la consistencia. Los POE bien documentados empoderan a los empleados para trabajar con más autonomía.

6. Facilitan la mejora continua - Los POE brindan una oportunidad para evaluar frecuentemente los procesos y mejorarlos. Los gerentes pueden optimizar los POE con el tiempo para mayor eficiencia.

7. Reducen errores - Al describir los pasos exactos para los empleados, los POE minimizan los errores. Los empleados tienen recursos para hacer el trabajo correctamente la primera vez.

8. Optimizan el trabajo interfuncional - Los POE mejoran la coordinación entre departamentos al estandarizar procesos y transferencias.

9. Apoyan el escalamiento - A medida que un negocio crece, los POE le permiten expandir operaciones e incorporar más empleados de manera eficiente.

10. Fortalecen el servicio al cliente - Los empleados capacitados con POE pueden proporcionar un servicio consistente y de alta calidad que deleita a los clientes.

En resumen, los POE son una práctica empresarial fundamental que conduce a mejoras significativas en procesos, eficiencia y calidad. Invertir tiempo en crear POE genera dividendos a largo plazo.

¿Cuáles son los beneficios de usar software de POE?¶

Adoptar software de POE ofrece a las organizaciones muchas ventajas sobre depender de procedimientos operativos estándar en papel o ad hoc. El software de POE centraliza la información de POE y automatiza elementos del proceso de POE. Los beneficios de usar software de POE incluyen:

1. Mejor accesibilidad - El software de POE aloja todos los procedimientos en una base de datos centralizada accesible desde cualquier ubicación. Los empleados pueden encontrar fácilmente el POE que necesitan sin tener que buscar en manuales. El acceso móvil hace que los POE sean accesibles en movimiento.

2. Control mejorado de POE - El software de POE permite establecer permisos de usuario para que los empleados solo accedan a los procedimientos relevantes. Los flujos de trabajo de actualización aseguran que los POE se mantengan actualizados. Los historiales de versiones permiten restaurar versiones anteriores si es necesario.

3. Creación simplificada de POE - El software intuitivo de POE facilita a los usuarios no técnicos la creación de POE con plantillas, secciones, imágenes, procedimientos anidados y más. Las funciones de colaboración agilizan la redacción de POE.

4. Documentación multimedia - A diferencia de los POE en papel, el software admite imágenes, instrucciones de voz, videos y otros multimedia. Esto mejora la comprensión para los estudiantes visuales y auditivos.

5. Guías interactivas de POE - Los POE interactivos funcionan como guías paso a paso que llevan a los usuarios a través de los procedimientos. Los empleados pueden ingresar datos durante los POE para una mayor participación.

6. Seguimiento de reconocimiento de POE - Los gerentes pueden rastrear la comprensión de lectura de POE. Los registros de reconocimiento garantizan el cumplimiento y la responsabilidad de los empleados.

7. Métricas de rendimiento - El software de POE genera informes sobre métricas de uso de POE. Esta visibilidad ayuda a identificar problemas de adopción o necesidades de capacitación.

8. Mantenimiento automatizado de POE - El software solicita revisiones o actualizaciones periódicas de POE para mantener los procedimientos actualizados. La automatización también reduce la dependencia del seguimiento manual de versiones.

9. Integraciones - El software de calidad para POE se integra con software de capacitación, sistemas de control de documentos, firmas digitales y más. Esto unifica plataformas.

10. Mejor cumplimiento - Los protocolos automatizados como reconocimientos digitales de POE mejoran la preparación para auditorías. Los registros de software demuestran el cumplimiento de POE.

11. Mejor capacitación - El acceso centralizado a POE facilita la capacitación de nuevos empleados. Las guías interactivas refuerzan el aprendizaje. Las métricas identifican oportunidades de capacitación.

En resumen, el software de POE diseñado específicamente hace que los procedimientos operativos estándar sean más efectivos e impactantes en toda la organización. El acceso centralizado, la automatización y los análisis conducen a una mayor productividad y mejora continua.

¿Qué características debo buscar en un software de POE?¶

Seleccionar el software de POE adecuado es clave para optimizar los procedimientos operativos estándar en toda una organización. Al evaluar soluciones, considera estas importantes características:

1. Plantillas personalizables - Busca una plataforma que proporcione plantillas para agilizar la creación de POE para diferentes departamentos y casos de uso. Las plantillas óptimas son personalizables.

2. Herramientas de colaboración - La funcionalidad de colaboración como hilos de comentarios, asignación de tareas y aprobaciones de versiones son esenciales para la creación y revisión interfuncional de POE.

3. Controles de acceso - Para gobernar adecuadamente los POE, el software debe tener controles avanzados para establecer permisos de usuarios y grupos para crear, editar, revisar y acceder a los procedimientos POE.

4. Integración multimedia - La capacidad de incorporar imágenes, videos, archivos de audio, capturas de pantalla y más hace que las instrucciones de POE sean más visuales y atractivas para los empleados.

5. Guías interactivas - Las guías interactivas que llevan a los usuarios a través de los POE en una interfaz paso a paso mejoran la comprensión y la capacitación. Busca también lógica de ramificación.

6. Notificaciones y recordatorios - Notificaciones por correo electrónico, móvil y en la aplicación sobre próximas revisiones, aprobaciones, reconocimientos y más ayudan a mantener los POE actualizados y refuerzan el cumplimiento.

7. Publicación multicanal - Un centro centralizado para publicar y distribuir POE a través de web, móvil, impresión, PDF y más asegura que los empleados accedan a las últimas versiones.

8. Historial de revisiones y control de versiones - Un control robusto de versiones proporciona visibilidad de auditoría y simplifica las revisiones de POE. También permite revertir o comparar versiones anteriores.

9. Análisis e informes - Las métricas de uso ayudan a los gerentes a identificar problemas de adopción, optimizar la capacitación y destacar mejoras de POE. Los análisis robustos son esenciales.

10. Búsqueda e indexación - La búsqueda empresarial intuitiva facilita encontrar POE relevantes. El etiquetado y los metadatos mejoran la capacidad de descubrimiento dentro de la biblioteca de procedimientos.

11. Integraciones - Plataformas como sistemas de capacitación, control de documentos, firma electrónica y software de productividad amplían el valor. Las API permiten integraciones personalizadas.

12. Basado en la nube - Las plataformas en la nube ofrecen accesibilidad, actualizaciones continuas, seguridad y escalabilidad. Las opciones locales también pueden estar disponibles.

Al evaluar sistemas de POE, prioriza las características que maximizarán la adopción organizacional, la capacitación, el cumplimiento y la mejora continua. Esto impulsa un mayor impacto de las inversiones en POE.

¿Cuáles son algunas de las mejores soluciones de software para POE?¶

Con el software de POE adecuado, las organizaciones pueden maximizar el valor de sus procedimientos operativos estándar. Aquí hay algunas de las principales plataformas a considerar:

1. Process Street - Este popular software basado en la nube facilita la creación, seguimiento y gestión de POE. Plantillas personalizables, flujos de trabajo de aprobación e integración con aplicaciones como Slack agilizan la colaboración. Las métricas de uso proporcionan visibilidad sobre la adopción de POE.

2. SweetProcess - Ofreciendo un robusto control de documentos POE, este software centraliza los POE con historiales de versiones, permisos, publicación multicanal y revisiones. Las guías digitales interactivas facilitan seguir los procedimientos.

3. StepShot - Ideal para industrias muy reguladas, StepShot permite crear POE detallados con imágenes, anotaciones, lógica de ramificación y multimedia. Los registros de cambios apoyan la preparación para auditorías. Las plantillas aceleran la redacción.

4. OpsHub - OpsHub se integra con herramientas como Documentum, SharePoint y Google Drive para el acceso y edición unificados de POE. Los permisos granulares de usuario gobiernan el acceso. Los paneles proporcionan análisis sobre el rendimiento de POE.

5. Curve - Curve busca optimizar cómo los empleados crean, gestionan y completan POE. Las instrucciones interactivas proporcionan orientación paso a paso. Curve se integra con aplicaciones empresariales y plataformas de mensajería.

6. SafetyCulture IQ - Orientado a industrias reguladas, IQ gestiona permisos, programación y necesidades de POE multi-sitio. La interfaz móvil garantiza accesibilidad para los empleados de primera línea. El acceso sin conexión permite la continuidad.

7. Qualio - Esta solución para industrias reguladas ofrece un robusto control de documentos POE con versiones, comparaciones, aprobaciones y controles de distribución. La integración de resultados de pruebas mejora la gestión de calidad.

8. Kissflow Procedure - Esta intuitiva plataforma sin código permite a cualquiera crear POE interactivos avanzados y hacerlos accesibles en todos los dispositivos. Los registros de auditoría rastrean el acceso y los cambios a los POE.

9. Zenkit - Con funcionalidad de gestión de proyectos, Zenkit permite crear POE detallados con asignaciones de tareas y actualizaciones de estado. La plataforma basada en la nube garantiza el acceso desde cualquier lugar.

10. MasterControl - Con avanzada automatización, gestión de cambios, integración de capacitación y capacidades de movilidad, MasterControl ayuda a las organizaciones a gobernar y aprovechar al máximo los POE.

Estas plataformas altamente valoradas proporcionan a las organizaciones las herramientas necesarias para desarrollar, gestionar y optimizar POE de manera efectiva. El software adecuado se alinea con las necesidades específicas de gobernanza, colaboración y adopción de una organización.

¿Cómo puede el software de POE ayudar a mejorar la eficiencia?¶

Los procedimientos operativos estándar son invaluables para las organizaciones, pero solo si los empleados realmente los siguen. El software de POE proporciona varias capacidades para ayudar a impulsar la eficiencia y el cumplimiento de los POE:

1. Guías interactivas - Las listas de verificación interactivas y los flujos de trabajo facilitan seguir los POE al guiar a los usuarios paso a paso a través de los procedimientos requeridos. Los empleados pueden ingresar datos durante los POE.

2. Acceso móvil - Permitir el acceso a los POE desde cualquier dispositivo mejora la accesibilidad para los empleados en movimiento y sin acceso a escritorio. Esto mejora el cumplimiento.

3. Notificaciones - Notificar proactivamente a los empleados por correo electrónico, texto o mensajería en la aplicación cuando sus revisiones o reconocimientos de POE están por vencer. Esto impulsa el compromiso.

4. Responsabilidad - Las firmas digitales de POE, reconocimientos y registros de quién accedió a los procedimientos y cuándo mejora la responsabilidad para seguir los POE.

5. Acceso sin conexión - Para trabajadores sin conectividad a internet consistente, el acceso sin conexión a los POE asegura que puedan mantener el cumplimiento cuando las conexiones se interrumpen.

6. Ciclos de retroalimentación - Recopilar frecuentemente comentarios de los empleados sobre los POE identifica áreas de confusión y oportunidades para optimizar las instrucciones para mayor claridad.

7. Procedimientos basados en roles - Seleccionar POE específicos y listas de verificación para diferentes usuarios y roles. Esto promueve la relevancia y el compromiso.

8. Gamificación - Aplicar elementos de juego como puntos, insignias y tablas de clasificación hace que completar los POE sea más motivador e interactivo para los empleados.

9. Videos - Insertar videos directamente en los POE cuando sea útil para demostrar procesos visualmente. Los videos mejoran la comprensión.

10. Análisis de notificaciones - Ver métricas sobre la entrega y las tasas de apertura de notificaciones. Usar los conocimientos para refinar el tiempo y aumentar el impacto de las notificaciones.

11. Guía de versión de POE - Proporcionar notas de lanzamiento que expliquen los cambios entre versiones de POE. Esta guía proactiva reduce la confusión durante las actualizaciones.

12. Integración de capacitación - Sincronizar los módulos de capacitación de POE completados con el sistema de gestión de aprendizaje para que los gerentes tengan visibilidad de la participación en el programa.

El software adecuado crea un ambiente que facilita y hace más gratificante para los empleados interactuar regularmente con los POE. Habilita cada función que impulsará la adopción continua de POE en toda la fuerza laboral. El cumplimiento consistente mejorará la productividad, la seguridad, la calidad y más.

¿Cómo creo POE efectivos para mi negocio?¶

Crear procedimientos operativos estándar (POE) efectivos es crítico para que las empresas optimicen operaciones, reduzcan errores y escalen el crecimiento. Aquí hay algunos consejos clave para desarrollar POE de alta calidad:

1. Analiza los procesos primero - Observa los procesos en acción, involucra a los trabajadores que los realizan y analiza los pasos y puntos problemáticos antes de redactar los POE. Captura los detalles con precisión.

2. Usa lenguaje simple - Escribe las instrucciones del POE de manera clara y concisa usando lenguaje sencillo. Evita la jerga. Concéntrate en oraciones cortas y voz activa para facilitar la lectura.

3. Estructura el contenido - Organiza el contenido del POE usando encabezados numerados consistentes, viñetas y espacios en blanco. Usa párrafos enfocados para cada paso del proceso.

4. Añade elementos visuales - Incorpora capturas de pantalla, fotos, ilustraciones, gráficos y diagramas para aclarar instrucciones y hacer los POE más visuales. Los elementos visuales mejoran la comprensión.

5. Sé preciso - Elimina cualquier ambigüedad en las instrucciones. Especifica las herramientas y materiales requeridos para cada paso para que los usuarios tengan todo lo que necesitan para ejecutar correctamente.

6. Describe contingencias - Aborda posibles problemas, excepciones y alternativas que puedan surgir al seguir el POE. Proporciona orientación clara para manejarlos.

7. Añade llamadas de atención - Usa consejos, advertencias y recordatorios a lo largo del documento para llamar la atención sobre información crítica, posibles problemas o ideas que los usuarios necesitan saber.

8. Destaca la seguridad - Enfatiza cualquier precaución importante de salud y seguridad asociada con el proceso usando señales visuales como negritas, iconos o destacados.

9. Haz las instrucciones ejecutables - Formula los pasos como acciones directas comenzando con verbos imperativos como "Haz clic", "Selecciona", "Escanea", etc. Esto hace que el camino sea claro.

10. Prueba y refina - Haz que los empleados no familiarizados con el POE prueben seguir las instrucciones. Luego refina las áreas poco claras. Repite hasta que el POE esté pulido.

11. Haz los POE accesibles - Almacena los documentos POE centralmente usando software para que los empleados puedan buscar y acceder fácilmente a los POE en cualquier momento, desde cualquier ubicación o dispositivo.

12. Revisa y actualiza - Establece recordatorios para revisar y actualizar periódicamente los POE para mantenerlos actualizados. Haz que expertos en la materia revaliden la corrección.

Crear POE completos y fáciles de seguir lleva tiempo al principio, pero paga dividendos a largo plazo a través de la ejecución consistente de procesos. Los POE bien diseñados son documentos vivos que evolucionan.

Creación de POE - Desafíos¶

Aunque los POE están destinados a facilitar las tareas, introducirlos en tu organización a menudo viene con su propio conjunto de desafíos. Aquí están algunos de los obstáculos que enfrentan las empresas:

1. POE obsoletos:¶

Los documentos POE son dinámicos. Están vivos y por lo tanto requieren actualizaciones constantes, mantenimiento, etc. Para resolver el problema de los POE desactualizados, usa el servicio de creación de POE de Docsie para agregar nueva información fácilmente.

2. Problemas de participación:¶

Si el POE es algo nuevo para tu empresa, puede sufrir de la falta de participación de tus empleados. Para descubrir cómo los miembros de tu empresa utilizan los pasos mencionados en el POE, sigue de cerca las métricas y análisis. Con Docsie, no solo puedes crear documentos POE excepcionales, sino también hacer seguimiento de cómo tus empleados están interactuando con ellos.

3. Capacitación adecuada:¶

Se requiere capacitación suficiente y mantenimiento adecuado para que tus POE duren más tiempo. Por lo tanto, todos los miembros de tu equipo deberían poder usar recursos que podrían ayudarles a completar las tareas mencionadas en el POE. Cuando usas Docsie, puedes tener total tranquilidad ya que está diseñado para principiantes que pueden seguir instrucciones fácilmente y completar la tarea como se establece en el POE.

¿Cómo puedo asegurar que los empleados sigan los POE correctamente?¶

Las organizaciones invierten tiempo sustancial creando procedimientos operativos estándar (POE) para optimizar operaciones y capacitación. Pero los beneficios de los POE solo se realizan si los empleados realmente los siguen correctamente. Aquí hay algunos consejos para asegurar el cumplimiento de los POE:

1. Haz que seguir los POE sea una política - Instituir una política que establezca que los protocolos de POE deben seguirse como están escritos establece el cumplimiento como obligatorio, no opcional. Aplícala consistentemente.

2. Proporciona capacitación continua sobre POE - No solo capacites a los nuevos empleados en los POE. Proporciona actualizaciones regulares sobre por qué adherirse a los POE es importante y cómo acceder y usar los POE correctamente.

3. Audita la ejecución de POE - Audita rutinariamente a los empleados ejecutando POE a través de observación o controles de calidad. Identifica brechas para coaching y capacitación adicional.

4. Automatiza las listas de verificación de POE - Usar software que proporcione listas de verificación interactivas y guiadas de POE facilita seguir los procedimientos y crea registros de responsabilidad.

5. Solicita reconocimiento de los empleados - Haz que los empleados firmen digitalmente que han leído y entendido cada POE nuevo o actualizado. Mantén estos registros de reconocimiento.

6. Incorpora el cumplimiento de POE en las evaluaciones - Haz que seguir los protocolos de POE sea un elemento considerado en las evaluaciones de desempeño de los empleados para subrayar la importancia del cumplimiento.

7. Monitorea análisis de POE - Aprovecha los análisis de software que muestran las tasas de uso de POE, métricas de finalización, registros de reconocimiento y más para detectar problemas de adopción.

8. Implementa recompensas y reconocimiento - Celebra a los empleados que mantienen registros perfectos de cumplimiento de POE. Crea competencias o muestra a los líderes en un muro de reconocimiento de empleados.

9. Aborda el incumplimiento inmediatamente - Si se descubre que los empleados no están siguiendo los POE, aborda rápidamente la violación recapacitándolos sobre la relevancia. El incumplimiento continuo justifica acción disciplinaria.

10. Empodera a los gerentes para hacer cumplir - Proporciona a los gerentes autoridad y orientación para entrenar a sus equipos en el cumplimiento de POE y hacerlos responsables. Asegúrate de que lideren con el ejemplo.

11. Simplifica la accesibilidad de los POE - Usa software centralizado para que los empleados puedan buscar y acceder fácilmente a los POE más actualizados en cualquier momento y lugar. Simplifica el acceso.

12. Recopila comentarios de los empleados - Consulta con los empleados sobre el contenido de los POE y aborda áreas de confusión. Optimiza los POE continuamente basándote en los aportes.

Reforzar el cumplimiento de los POE en cada oportunidad es esencial. Una combinación de capacitación, supervisión, responsabilidad y reconocimiento impulsará una cultura laboral con el uso adecuado de POE como norma.

¿Cuánto cuesta el software de POE?¶

Implementar procedimientos operativos estándar (POE) requiere una inversión inicial de tiempo y esfuerzo. Pero los beneficios a largo plazo de operaciones optimizadas y calidad consistente hacen que los POE valgan la inversión. Aquí hay algunos factores a considerar respecto a los costos del software de POE:

1. Modelo de licencia - El software de POE generalmente tiene un precio como suscripción anual basada en el número de usuarios. Las tarifas de suscripción típicamente oscilan entre $3-$12 por usuario por mes, con precios más bajos para niveles de usuarios más altos.

2. Funciones necesarias - Los paquetes con funciones más avanzadas como pistas de auditoría, análisis y sistemas de insignias tienen un precio más alto. Opta por las funciones necesarias para controlar los costos.

3. Nube vs local - El software de POE basado en la nube implica un costo inicial más bajo pero tarifas de suscripción continuas. Las opciones autoalojadas requieren más infraestructura de TI pero evitan tarifas recurrentes.

4. Necesidades de integración - Muchas plataformas ofrecen integraciones incorporadas con aplicaciones complementarias por un precio adicional. Considera cualquier integración con otros sistemas que necesitarás.

5. Capacitación y soporte - Algunos proveedores incluyen incorporación, capacitación, soporte y mantenimiento. Otros cobran extra por estos servicios por separado.

6. Personalizaciones - Personalizar significativamente las plataformas para que coincidan con flujos de trabajo específicos puede requerir cargos adicionales por tiempo de desarrollo personalizado. Mantén las necesidades personalizadas simples.

7. Seguridad y cumplimiento - Actualizar a funciones de seguridad más altas o capacidades para cumplir con estándares de cumplimiento regulatorio aumentará los costos. Pero puede ser necesario.

8. Número de POE - Tener una extensa biblioteca de procedimientos no siempre es más caro, ya que los precios se basan en usuarios. Pero bibliotecas más grandes toman más tiempo para migrar o crear.

9. Opciones de introducción por fases - Introducir gradualmente el software de POE en diferentes departamentos puede distribuir los costos a lo largo del tiempo. Crecer dentro de un sistema es más asequible para algunas organizaciones.

10. Oportunidades de ahorro de costos - Opciones como suscripciones anuales, prepago plurianual, descuentos para organizaciones sin fines de lucro y educativas pueden reducir los costos generales del software de POE.

Aunque avanzar operaciones con software de POE requiere presupuesto, el ROI de la eficiencia mejorada, productividad y cumplimiento típicamente supera la inversión muchas veces. Priorizar los componentes imprescindibles ayuda a optimizar los costos del software.

¿Cómo logro que los empleados se involucren con el uso del software de POE?¶

Lograr que los empleados se entusiasmen genuinamente con el uso de un nuevo software de procedimientos operativos estándar (POE) requiere una gestión de cambio reflexiva. Los empleados a menudo ven los POE como mundanos. Aquí hay algunos consejos para impulsar la adopción del software de POE:

1. Comunica los beneficios - Explica qué hay para los empleados. Destaca cómo el software de POE hará que los procedimientos sean accesibles en cualquier lugar para facilitar su trabajo y mantenerlos en cumplimiento.

2. Involucra a los empleados temprano - Obtén la opinión de los usuarios sobre las características deseadas durante el proceso de selección del software para que se sientan escuchados. Haz que los usuarios piloto evalúen las plataformas.

3. Discute durante la incorporación - Describe el software de POE durante la incorporación de nuevos empleados para que comiencen a entender el valor desde su primer día.

4. Proporciona capacitación completa - Ve más allá de cómo usar el software. Capacita a los empleados extensamente sobre por qué los POE son importantes, cómo el cumplimiento los beneficia y su papel.

5. Gamifica el compromiso - Inyecta diversión en el uso de POE otorgando puntos o insignias por actividades como reconocer procedimientos e informar problemas.

6. Destaca a los líderes - Reconoce a los empleados que participan constantemente y proporcionan ideas para mejorar los POE. El reconocimiento motiva el uso.

7. Solicita comentarios - Pide opiniones sobre la plataforma en sí y la claridad del contenido de los POE. Los empleados se sienten valorados al contribuir con ideas.

8. Aborda las preocupaciones con prontitud - Si surgen problemas técnicos o los POE se sienten desactualizados, aborda las preocupaciones rápidamente para mantener la confianza en el sistema.

9. Analiza métricas - Aprovecha los análisis de uso para ver dónde la adopción se queda atrás. Dirige a los grupos relevantes capacitación o comunicaciones adicionales.

10. Promueve los éxitos - Comparte resultados y mejoras impulsadas por la adopción del software de POE como ganancias de eficiencia, reducción de errores y mejora de la seguridad.

11. Vincula al desempeño - Establece seguir los POE como un elemento en la gestión del desempeño para motivar intrínsecamente el uso.

12. Recompensa la participación - Considera ofrecer pequeñas recompensas como tarjetas de regalo o tiempo libre adicional para los empleados que alcancen métricas altas de uso de POE.

Lograr que los empleados se involucren con una revisión del software de POE requiere tácticas estratégicas de gestión del cambio, no solo capacitación técnica. Cuando los empleados reconocen que sus aportes importan y hay recompensas esperando, la adopción superará las expectativas.

¿Por qué elegir Docsie?¶

Los POE explican procesos que definen tareas y flujos de trabajo. Además de permitir a las empresas alojar sus POE, Docsie también ayuda en las siguientes áreas:

Potente formato de texto en términos de agregar encabezados, subencabezados, viñetas, listas numeradas, tablas de diccionario, etc.

Incrustación de contenido a través de hipervínculos, incrustación de imágenes y videos, enlaces clicables, incrustación de contenido iFrame, etc.

Control de versiones y fácil gestión de actualizaciones y cambios (manteniendo múltiples versiones, eliminando documentos obsoletos, mejorando la calidad del contenido siendo compatible y cumpliendo con las regulaciones).

Mantiene alta seguridad de los documentos proporcionando controles de acceso basados en roles y autenticación de usuarios de dos factores.

Mejora la claridad demarcando roles de equipo y aumenta la productividad general.

Puntos clave:¶

Un Procedimiento Operativo Estándar describe los pasos necesarios para completar un gran proyecto.

Un POE habitual, independientemente de su formato, debe contener el título, el número de POE, fechas de publicación o revisión, nombres y firmas junto con los roles y funciones de todos los que crearon los POE.

Al seguir los POE, las empresas pueden estandarizar productos y obtener resultados de alta calidad. Seguir los POE permite a las organizaciones mantenerse en el camino correcto, avanzar hacia un objetivo común y no desviarse del camino para completar la tarea.

Con Docsie, crea documentación fácil de mantener y compártela con los miembros de tu equipo con un solo clic. Colabora, haz lluvia de ideas y gestiona múltiples espacios de trabajo en la misma plataforma.

¿Tienes problemas? ¿Tienes una pregunta? Deja que la función de Ayuda y Soporte de Docsie te ayude a navegar por problemas comunes de documentación.

Conclusión¶

En conclusión, los procedimientos operativos estándar y el software de POE proporcionan un tremendo valor para las organizaciones que buscan optimizar operaciones, capacitación, cumplimiento, seguridad, calidad y crecimiento. Sin embargo, realizar estos beneficios requiere planificación y ejecución estratégicas. Las empresas deben invertir tiempo inicial analizando procesos y desarrollando POE completos y fáciles de seguir. El software específico centraliza el acceso y los controles de estos procedimientos. Impulsar el cumplimiento continuo requiere estrategias de múltiples capas que incluyen capacitación, mecanismos de responsabilidad, canales de retroalimentación y refuerzo cultural. Aunque implementar protocolos de POE requiere un esfuerzo inicial, los dividendos a largo plazo bien valen la inversión. Con POE sólidos y software como base, las organizaciones pueden escalar eficientemente mientras mantienen la consistencia, desarrollan a los empleados y deleitan a los clientes. Los POE demuestran ROI al mejorar la forma en que se realiza el trabajo en toda la organización.

Preguntas frecuentes:¶

P1 - ¿Cuál es el propósito de crear un POE?

R: Los POE ayudan a dividir un proyecto grande en pequeñas porciones manejables de tareas realizables. El objetivo principal de un POE es crear un marco sólido que contenga un conjunto de instrucciones necesarias para completar un trabajo. Al mantener los POE, puedes asegurar mejor que tus operaciones se lleven a cabo de manera fluida y efectiva sin distracciones.

P2 - ¿Quién debe redactar los POE?

R: Los POE siempre deben ser redactados por expertos en la materia o miembros directamente involucrados en el proyecto. Esto reduce el riesgo de proporcionar información errónea y también descarta la posibilidad de enfocarse en áreas no importantes del proyecto. Ya sea una gran organización o una PYME, redactar POE requiere conocimiento de primera mano, experiencia, credibilidad y experiencia en lograr que las cosas se hagan siguiendo un conjunto predeterminado de instrucciones.

P3 - ¿Dónde debes almacenar tus POE?

R: Hay varias formas y ubicaciones donde puedes almacenar tus POE. Pero asegúrate de que tu ubicación elegida cumpla con dos criterios: seguridad y accesibilidad.

Elige una ubicación segura para tu POE, ya que a menudo puede contener información sensible sobre tu empresa que solo debe ser manejada por tus empleados de confianza. Con Docsie, puedes controlar a quién das acceso para que puedas proteger tus documentos sin dolores de cabeza.

Aquellos responsables de seguir las instrucciones y completar la tarea necesitan acceso completo a tu documento POE. Son responsables de agregar o modificar cualquier paso mencionado en el POE según los cambios que puedan surgir durante la implementación del proyecto. Para hacer esto posible, asegúrate de que tu POE esté almacenado en una ubicación accesible para que los miembros del equipo puedan consultarlo cuando sea necesario.