Imagina que eres el administrador de una solución de atención al cliente¶
Supongamos que eres el administrador de una solución de soporte al cliente. Tienes un equipo experto, pero todos sus esfuerzos se ven frustrados por la falta de un software empresarial completo. No es una tarea fácil, pero primero necesitas tener claro cuáles son tus objetivos para ofrecer experiencias de contenido superiores a tus equipos y clientes.
¿En qué necesitas ayuda? ¿Diseño? ¿Publicación? ¿Mantenimiento de tu documentación?
¡Olvídate de tus preocupaciones y presenta HAT a los miembros de tu equipo! Usa una HAT y prepárate para perfeccionar tu contenido con funciones potentes que mejoran la colaboración entre equipos y crean documentos tecnológicos más efectivos. Además, simplifica el contenido técnico de tal manera que la mayoría de los equipos los prefieren sobre herramientas como documentos de MS Word o HTML simple.
Con la ayuda de las Herramientas de Creación de Ayuda (HAT), las empresas pueden producir y mantener documentación con descripciones detalladas sin esfuerzo y para diversas plataformas como PDFs, eBooks, móviles, web, documentos impresos, etc. Ayuda a eliminar el uso de plataformas como Microsoft Word o Google Docs.
Este artículo te lleva en un rápido viaje sobre qué es una HAT (Herramienta de Creación de Ayuda) y cómo Docsie se ha convertido en sinónimo de HAT.
¿Qué es una HAT (Herramienta de Creación de Ayuda)?¶
Las Herramientas de Creación de Ayuda son compañeras permanentes para los redactores técnicos. Este programa de software ayuda a los autores a diseñar, escribir, editar y publicar su documentación digitalmente. Los autores también pueden acumular la documentación de ayuda del software y convertirla en una única base de datos utilizándola en varios formatos, incluyendo PDFs, HTML, XML, etc. Son mucho más que simples procesadores de texto, ya que a veces también tienen una herramienta de imagen integrada que puede ahorrar horas de trabajo. Es realmente una salvación para pequeñas empresas.
Algunas de las HAT más populares son Docsie, MadCap Flare, Adobe RoboHelp, Author-it, Doc-To-Help y HelpNDoc, entre otras.
Cinco características clave de las HAT para producir documentación de alta calidad:¶
1. Encontrar errores:¶
En el caso de las HAT, la edición de código y texto son características principales. Las HAT eliminan errores y descomponen el complejo proceso de escritura en pasos simples. Ofrecen sugerencias gramaticales y crean plantillas sobre las que las empresas pueden trabajar para crear contenido personalizado. La mayoría de las HAT también proporcionan instrucciones paso a paso para que los equipos puedan aprender y familiarizarse con ellas para crear excelentes productos.
Al desarrollar guías de estilo de lenguaje automatizadas con la ayuda de las HAT, las empresas pueden desarrollar su lenguaje de marca. Cuando se trata de edición de código, los desarrolladores web frontend a menudo usan tales herramientas. Las HAT también ayudan a las marcas a mantener intactos el tono, formato y apariencia de su documentación.
2. Gestión de contenido (de principio a fin):¶
Muchas de las Herramientas de Creación de Ayuda disponibles actualmente comparten similitudes con los sistemas de gestión de contenido (CMS). Siguiendo la función principal de las herramientas y plataformas CMS, las HAT ayudan a los redactores técnicos a gestionar sus proyectos de contenido, almacenar y hacer seguimiento de su progresión.
El punto donde una HAT difiere de un CMS es que una HAT tiene cada proyecto de contenido vinculado a un conjunto particular de archivos, ayudas, manuales y guías de explicación de software. Al usar una HAT, puedes prevenir la pérdida de datos y también restaurar la última versión guardada de tus documentos. Este es un gran beneficio de una HAT que te permite acceder a información valiosa incluso después de enfrentar un fallo técnico impredecible. Además, proporcionan soporte de inicio de sesión único para garantizar que todo funcione sin problemas.
La mayoría de las plataformas HAT proporcionan creación basada en temas, donde puedes dividir la documentación en piezas más pequeñas y manejables que tus clientes pueden entender fácilmente.
3. Transacciones de archivos:¶
Cuando usas HAT, puedes importar y exportar tus archivos fácilmente, asegurando transacciones de archivos sin problemas entre múltiples plataformas. Lo bueno es que no necesitas convertir cada uno de tus archivos manualmente. A través de las HAT, puedes trabajar sin esfuerzo en el mismo contenido de archivo y crear múltiples formatos del mismo documento.
Una vez que tienes múltiples formatos, ¿qué sucede con tu documento original? No temas, ya que la función de conversión automática de las HAT te permite preservar la documentación original, manteniendo la estructura y el formato intactos. Esto disminuye la posibilidad de errores, reduciendo tiempo y esfuerzo. Esta característica se vuelve aún más importante cuando los autores de contenido necesitan compartir sus archivos de proyecto con otros colaboradores.
4. Mejorar el contenido:¶
Cuando se trata de creación de contenido, nada puede superar la importancia de la lluvia de ideas para generar nuevas ideas. Soluciones de software como las HAT agilizan la comunicación entre equipos, facilitan el trabajo remoto y aseguran una colaboración constante entre los miembros del equipo. Hay otras características notables como edición en tiempo real, comentarios y control de versiones. A través de estas funciones, puedes reducir la mala comunicación entre los miembros de tu equipo, aumentar la productividad y reducir considerablemente tiempo y esfuerzo.
Las HAT son excelentes herramientas que mantienen a los miembros del equipo bien unidos en un grupo cercano. Una de las características destacables de las HAT incluye el seguimiento de cambios. Esto permite a los usuarios cambiar entre varias versiones del mismo documento, creando contenido completo y bien documentado independientemente del tema en el que estés trabajando.
Además, puedes usar elementos como videos, animaciones y simulaciones interactivas para mejorar la experiencia de aprendizaje de tus equipos o clientes usando herramientas HAT.
5. Publicación y mantenimiento:¶
Actualizar y mantener la documentación regularmente es un proceso agotador. Para facilitar las cosas a sus usuarios, una HAT permite a los escritores hacer cambios en el archivo de origen preliminar, tras lo cual se realizan actualizaciones en todos los formatos de archivo. Esto asegura que todos los usuarios se mantengan actualizados sobre los cambios que se realizan y puedan acceder a la versión final del archivo sin problemas.
En el caso de la publicación, las HAT a menudo proporcionan plantillas para que los autores técnicos puedan trabajar sobre el formato de nivel base ya existente. Las plantillas también sugieren varios tipos de diseños visuales, facilitando a los escritores técnicos la incorporación de videos, gráficos en movimiento, etc. de otras fuentes.
¿Por qué usar Docsie como Herramienta de Creación de Ayuda (HAT) para producir documentación de alta calidad?¶
Con tecnología e innovación en su núcleo, Docsie es una de las principales empresas de software, que ofrece Herramientas de Creación de Ayuda (HAT) que crean nuevas formas para que los equipos colaboren, creen e implementen documentación de producto. Con sede en Toronto, Ontario, Docsie, una de las herramientas de creación más populares, es un servicio de documentación autoescrita que permite a las empresas escribir, traducir y mejorar su documentación a través de interfaces de usuario simples.
Cinco formas efectivas en que Docsie ayuda a tu negocio:¶
1. Implementación rápida y portal de conocimiento personalizado:¶
Mientras que el portal de conocimiento interno de la plataforma ayuda a las empresas a compartir conocimiento de autoservicio con todos sus equipos, las bases de conocimiento externas para clientes y guías de usuario ayudan en la compartición de documentación entre equipos y minimizan las cargas de trabajo de soporte al cliente. La gestión del conocimiento y la documentación técnica son fáciles de entender y están repletas de temas de ayuda para una mejor comprensión del portal. Tiene todas las herramientas HAT que uno necesita para potenciar sus procesos de contenido y crear mejores productos para sus clientes.
Con el portal Docsie, puedes usar diseños predeterminados o implementar un diseño de base de conocimiento personalizado según la personalidad, estilo e imagen de tu marca. El producto de software también proporciona un dominio personalizado gratuito como parte de su plan gratuito. También ofrece dominios adicionales que los usuarios pueden aprovechar suscribiéndose a los planes de pago, además de proporcionar ayuda en línea para todas tus consultas. Pero eso no es todo, ya que proporciona características avanzadas como autotraducción, personalización de UI, opciones de publicación, potentes opciones de edición, análisis de documentación, portales de conocimiento interactivos y mucho más. También tiene soporte para diferentes idiomas, convirtiéndola en la mejor opción para empresas con equipos diversos.
En resumen, Docsie es una herramienta potente que puede proporcionar ayuda efectiva con todo lo relacionado con la documentación. Se puede acceder fácilmente al portal en diferentes dispositivos como una herramienta de escritorio a través de tu navegador web, incluso en dispositivos móviles sin necesidad de ninguna aplicación móvil. Tiene una de las gestiones de relación con el cliente más preferidas y proporciona la mejor ayuda a todos sus clientes para que puedan alcanzar sus objetivos sin contratiempos para servir a los usuarios finales.
Incorporación gratuita, importación y diseño de portal:¶
Los elementos clave de la documentación de incorporación de clientes son instrucciones claras, manuales de usuario en línea, guías de solución de problemas, recorridos de producto y Preguntas Frecuentes (FAQs). Con Docsie Pilot, las empresas pueden asegurar una incorporación gratuita. Después de revisar la documentación de ayuda efectiva, los usuarios pueden importar su contenido desde múltiples plataformas y obtener el máximo valor de su contenido creado.
¿Te preocupa cómo capacitar a tus empleados para maximizar su productividad? Usa la sesión de capacitación opcional de Docsie para que tu personal pueda trabajar con el software y aprovechar al máximo la solución de software. Su contenido de base de conocimiento ayuda a los equipos a entender cómo funcionan las cosas en un instante.
Documentación de nivel empresarial:¶
Incluido con todos los planes de pago, Docsie proporciona soporte de migración con Docsie Pilot. Desde importar contenido existente, portales de conocimiento completos, bases de conocimiento y muchos más, hasta diseñar portales personalizados y capacitar al personal - Docsie proporciona una caja de herramientas completa que ayuda a las empresas a aumentar su funcionalidad. La plataforma también incluye soporte de contenido dinámico.
Con flujos de trabajo de documentación simplificados, Docsie te ayuda a mejorar la efectividad de toda tu documentación. Además del dominio personalizado gratuito, la plataforma también proporciona 3 dominios personalizados para equipos pequeños y más de 10 dominios personalizados para empresas y organizaciones.
Dominio personalizado con SSL:¶
Docsie permite a todos sus usuarios tener un dominio personalizado sin costo adicional. Cada empresa con un plan para la plataforma puede tener un dominio personalizado donde puede alojar un sitio de conocimiento.
Al ofrecer su plan gratuito para Startups, Docsie anima a todas las pequeñas y medianas empresas a obtener un nombre de dominio personalizado y usarlo para aumentar su visibilidad y mejorar su imagen de marca.
Gestión de versiones e idiomas:¶
Hoy en día, muchas empresas están utilizando traducción de idiomas con IA. Todo gracias a la transformación masiva que la IA ha experimentado en los últimos años. Si tu empresa también trabaja con mucho contenido y lucha con problemas de copiar-pegar y duplicación, elige Docsie como tu socio profesional. Integra idiomas y versiones y consólidalos con Docsie, traduciéndolos en una URL particular. ¿Cuál es el beneficio? Ya no necesitarás romperte la cabeza por estar en los primeros puestos del ranking SEO.
Pensamientos finales¶
Eso fue un vistazo al mundo de las HAT. ¿Qué sigue? Selecciona una Herramienta de Creación de Ayuda confiable y eficiente. Asegúrate de que entienda los requisitos de tu negocio, los objetivos de tu empresa y proporcione todas las características de una HAT efectiva dentro de tu presupuesto. Antes de finalizar cualquier HAT, asegúrate de que ofrezca soporte al cliente integral junto con eficiencia y escalabilidad indudables.
Elige Docsie como tu socio profesional y observa cómo tu negocio alcanza nuevas alturas de excelencia. Proporcionando una experiencia de documentación unificada a sus clientes globales, Docsie ofrece las soluciones a todas tus necesidades de documentación bajo el mismo techo con equipos de soporte trabajando las 24 horas para garantizar tu éxito.
Preguntas frecuentes sobre HAT¶
Pregunta 1: ¿Qué es una Herramienta de Creación de Ayuda (HAT)?
Respuesta: Una HAT es un software que ayuda a los redactores técnicos a crear, editar y publicar documentación para varias plataformas como PDFs, HTML y XML.
Pregunta 2: ¿Cómo mejora la HAT la Gestión de Contenido?
Respuesta: HAT proporciona soluciones de gestión de contenido similares a las plataformas CMS (sistemas de gestión de contenido), pero con un enfoque especial en la documentación. La plataforma te ayuda a gestionar proyectos de contenido, hacer seguimiento del progreso del trabajo y también previene la pérdida de datos.
Pregunta 3: ¿Cuáles son algunas de las HAT populares?
Respuesta: Docsie, MadCap Flare, Adobe RoboHelp, Author-it, Doc-To-Help y HelpNDoc, entre otras, son algunas de las herramientas HAT más populares.
Pregunta 4: ¿Cómo ayuda Docsie como HAT?
Respuesta: Docsie ayuda a las empresas a proporcionar a sus equipos características como colaboración, creación de contenido e implementación de documentación.
Pregunta 5: ¿Cómo mejora HAT la colaboración entre equipos?
Respuesta: Las HAT mejoran la colaboración entre equipos ofreciendo edición en tiempo real, facilidad de comentarios y características de control de versiones.