¿Diriges un negocio en 2022? ¿Cuál es tu activo más valioso?¶

La información es uno de los activos más útiles para gestionar un negocio. Propietarios y accionistas dependen de los datos para tomar decisiones comerciales acertadas.

El departamento de marketing necesita información para evaluar el potencial de éxito de un producto. Los especialistas en marketing también utilizan esta información para conectar con su público objetivo. Y lo más importante: necesitas toda la información de tu negocio en un solo lugar para crear documentos comerciales y de transacción.

En este caso, necesitas una plataforma de documentación innovadora que garantice la seguridad de la información y permita el acceso múltiple para la colaboración entre empleados. Puedes aprovechar un sistema confiable como Docsie para gestionar tu documentación interna de software.

Sigue leyendo mientras exploramos los 5 beneficios clave de usar una plataforma de documentación para mantener la documentación de software en tu negocio.

1. Seguridad mejorada¶

Como negocio en línea, tu principal preocupación debe ser la seguridad de tu información y los datos de tus clientes. La seguridad es un gran desafío para muchas organizaciones, especialmente durante la pandemia cuando la inseguridad cibernética está en aumento. Puede ser aún peor si dependes de documentación manual, ya que es fácilmente accesible para cualquiera. La información sensible puede caer en manos equivocadas y filtrarse a la competencia.

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Una buena plataforma de documentación para mantener tus documentos de software garantiza una seguridad hermética. Las plataformas de documentación de software tienen un registro digital que permite rastrear fácilmente accesos no autorizados. Ya sea que el acceso provenga de dentro o fuera, puedes recuperar la información del editor, incluida la hora de acceso. Esto te permite identificar rápidamente si existe un ataque externo o simplemente un empleado deshonesto.

Lo más importante es que puedes regular qué personas pueden acceder a ciertos documentos según su posición y nivel de autorización. Esto facilita la gestión de empleados en sus respectivos departamentos.

2. Flujo de trabajo mejorado y automatizado¶

Cada negocio redacta y compila varios documentos de forma rutinaria. Al final del mes, cuando es momento de conciliar el trabajo del período, cada departamento necesita copias de los documentos. Puede ser bastante difícil recrear copias sin desperdiciar tiempo y recursos.

Además, las personas se cansan de realizar tareas repetitivas durante largos períodos. Aparte de quedarte sin tiempo, probablemente terminarás con archivos desorganizados.

Una plataforma confiable de documentación de software garantiza líneas de comunicación impecables tanto para departamentos internos como externos. Puedes clasificar fácilmente los documentos a medida que los generas. De este modo, mejoras procesos empresariales más rápidos y optimizados para ahorrar en costos operativos. Esto también puede evitar que pierdas ingresos debido a datos insuficientes.

La documentación eficiente es clave para optimizar las operaciones empresariales, asegurando que los equipos tengan acceso a información precisa y actualizada. Sin embargo, en ciertos campos, como la construcción y la logística, mantener la precisión no se trata solo de documentación, también implica el seguimiento de las horas de trabajo en entornos dinámicos. Para abordar este desafío, integrar una aplicación móvil precisa de registro de entrada y salida puede ser muy beneficioso, proporcionando seguimiento en tiempo real, reduciendo errores de nómina y garantizando la responsabilidad, incluso cuando los empleados están constantemente en movimiento.

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3. Mejor respaldo y recuperación¶

Lo último que deseas para tu negocio es perder datos. Sería como iniciar una nueva empresa, porque necesitarías construir una nueva base de datos de clientes. También podrías perder tu fortuna si información vital como detalles bancarios cae en manos de personas malintencionadas.

Sin olvidar que no experimentarás un entorno competitivo favorable si pierdes todos los datos que construyeron tu negocio desde cero. Difícilmente volverá a ser lo mismo, especialmente si la empresa tiene más de una década de antigüedad.

Una plataforma innovadora de documentación de software mejora tu proceso de respaldo y recuperación. Si pierdes todos los datos, por ejemplo, debido a un problema técnico interno, podrás recuperarlos en menos de una hora. La plataforma también ayuda si tu sistema de respaldo principal se ve comprometido. Puedes restaurar datos fácilmente sin tener que pagar ningún rescate.

4. Recuperación más fácil¶

El consumidor promedio en línea espera que tu marca resuelva su problema en aproximadamente tres horas durante días laborables. De lo contrario, recibirás quejas en todos los mensajes de redes sociales de la marca. Lo último que deseas es perder clientes habituales y ahuyentar a clientes potenciales. Además, también querrás reducir los costos de atención al cliente tanto como sea posible para obtener mejores márgenes de beneficio.

Adquirir una plataforma avanzada de documentación de software significa que puedes recuperar archivos fácilmente en segundos. Puedes aprovechar consejos de recuperación como buscar por palabra, frase o credenciales del cliente. Para archivos empresariales más grandes, puedes organizarlos por índice, facilitando así la referencia numérica.

5. Control de versiones¶

Las empresas manejan varios tipos de documentos, incluidos confidenciales y públicos. Algunos documentos requieren solo la contribución de un departamento específico, pero otros trabajadores también pueden necesitar acceso.

Por ejemplo, algunos documentos financieros como informes trimestrales y anuales solo deberían tener la contribución del departamento de contabilidad. Aun así, los empleados y accionistas también necesitan acceder a ellos para ver el crecimiento de la empresa y si su compromiso está dando resultados.

Las plataformas modernas de documentación de software te permiten compartir archivos en diferentes versiones. Por ejemplo, una versión de "solo lectura" sería suficiente para documentos contables sensibles. También puedes automatizar el proceso de compartir tales documentos personalizados.

Conclusión¶

Automatizar la gestión documental mediante software avanzado es inevitable para el éxito de tu negocio. Además de reducir los costos operativos, garantiza la existencia perpetua del negocio. Disfrutarás de procesos confiables de respaldo y recuperación de datos. Ponte en contacto con plataformas de documentación de software de buena reputación como Docsie para descubrir lo que te has estado perdiendo en las prácticas comerciales modernas.