Aufbau eines internen Wikis für Ihr Unternehmen¶

In diesem Artikel besprechen wir, wie interne Wikis entwickelt werden, wozu sie dienen und warum sie für Ihre Organisation wichtig sind.

Was ist ein internes Wiki und warum braucht Ihr Unternehmen eines?¶

Interne Wikis - Die Wissenszentrale Ihres Unternehmens¶

Ein internes Wiki ist eine zentrale Plattform zum Speichern, Finden und Teilen wichtiger Unternehmensinformationen.

Hauptvorteile: - Beseitigt wiederkehrende Anfragen - Schützt vor Wissensverlust - Verbessert die Unternehmenskultur

Wichtige Funktionen bei der Auswahl: - Nahtlose Integration mit bestehenden Tools - Leistungsstarke Suchfunktion - Kollaborationsmöglichkeiten - Versionskontrolle und Content-Management

Bewährte Praktiken für die Umsetzung: - Effektive Organisation und klare Struktur - Regelmäßige Aktualisierungen und Wartung - Angemessene Zugriffskontrollen und Benutzerschulung

Wählen Sie zwischen selbst gehosteten oder Cloud-basierten Lösungen, je nach den Bedürfnissen und Ressourcen Ihres Unternehmens.

Erfahren Sie, wie Sie ein internes Wiki erstellen, organisieren und einführen, um die Produktivität und den Wissensaustausch in Ihrem Team zu steigern.

Was ist ein internes Wiki?

Das interne Wiki eines Unternehmens ist ein dedizierter Ort, an dem Teams wichtige Informationen speichern, finden und austauschen können. Es fungiert als langfristiges Gedächtnis oder interne Wissensdatenbank Ihrer Organisation. Unternehmen nutzen Wikis, um wichtige Informationen für ihre Geschäftsabläufe zu dokumentieren, wie Unternehmensrichtlinien, Verfahren, Prozesse, technische Hinweise (Release Notes und andere Beschreibungen), Projektpläne sowie Schulungs- und Einarbeitungsdokumentationen.

Ein Unternehmens-Wiki eliminiert wiederkehrende Fragen und ermöglicht Ihren Mitarbeitern selbstständiges Arbeiten. Zudem schützt es Ihr Unternehmen vor Wissensverlust durch Fluktuation – Wikis bewahren Informationen, die sonst verloren gehen könnten.

Darüber hinaus haben Wikis einen positiven Einfluss auf die Unternehmenskultur. Mitarbeiter verbessern ihre Schreibfähigkeiten – sie lernen, ihre Gedanken klar und präzise zu kommunizieren. Durch klareres Schreiben wird auch das Denken klarer, was die Teamarbeit und Produktivität steigert.

Welche Schlüsselfunktionen sollten Sie bei der Auswahl einer Wiki-Plattform für Ihre Unternehmensanforderungen beachten?¶

Schlüsselfunktionen einer Wiki-Plattform

Jedes Unternehmen wird seine Wiki-Erfahrung an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Die folgenden Elemente sind jedoch entscheidend für Ihre Wiki-Nutzung. Stellen Sie sicher, dass Ihr internes Wiki diese Funktionen bietet.

Ihr Wiki sollte sich nahtlos in die Tools integrieren lassen, die Ihr Team bereits nutzt¶

Ihr Team kommuniziert und teilt bereits Informationen über Plattformen wie Github Gist, Airtable sowie Dokumenteneditoren wie Google Sheets. Folglich ist Ihr kollektives Wissen auf mehrere Anwendungen verteilt. Ihre Mitarbeiter müssen ständig zwischen Tools wechseln, um Zugriff auf wichtige Unternehmensinformationen zu erhalten.

Ein internes Wiki kann helfen, aber die Realität ist, dass einiges des wichtigen Teamwissens weiterhin in anderen Technologien verbleiben wird. Deshalb ist eine Wiki-Plattform mit Integrationsmöglichkeiten zu Ihren Unternehmenstools unerlässlich.

Die Suchfunktion sollte robust und effektiv sein¶

Eine leistungsstarke Suchfunktion (wie wir sie bei Docsie verwenden) ermöglicht es Nutzern, Inhalte schnell zu finden, ohne durch Ordner oder Themen navigieren zu müssen.

Die Suchfunktion eines Unternehmens-Wikis sollte mindestens so schnell und unkompliziert sein wie Google.

Docsies Suchfunktion ermöglicht unseren Nutzern, Inhalte und Wissen schnell und effizient zu finden. Durch Eingabe des gesuchten Begriffs werden alle relevanten Artikel und deren Standorte angezeigt – eine der besten Praktiken, die man befolgen sollte.

Betrachten Sie die Suchfunktion in Docsie, die Nutzern hilft, Ressourcen aus dem Unternehmenswissen zu finden. Docsie ermöglicht Teams, wichtige Informationen zentral zu speichern, zu organisieren und zu verteilen. Sie verlassen sich auf unsere Plattform, um schnell zu finden, wonach sie suchen. Deshalb zeigen wir beim Klick auf die Suchleiste in Docsie Ihre zuletzt gelesenen Beiträge an – da der gesuchte Artikel wahrscheinlich einer ist, den Sie kürzlich besucht haben.

Zudem bieten wir eine facettierte Suche, mit der Sie Ihre Suche verfeinern können. Zum Beispiel so könnten Sie Verweise auf das Wort 'Javascript' in Ihrer Dokumentation und verschiedenen Artikeln finden:

Eine schnelle und leistungsstarke Suchfunktion reduziert nicht nur die Zeit, die für die Informationssuche aufgewendet wird. Sie bietet auch eine hervorragende Nutzererfahrung für Ihr Team, erhöht die Wahrscheinlichkeit der Nutzung und fügt Ihrem Docsie-Wiki ausgezeichnete Funktionalität hinzu. Sie können auch ein privates Wiki einrichten und festlegen, wer Zugriffsrechte hat, um die Sicherheit Ihrer Daten und Ihres Wissensmanagements zu gewährleisten. Sie könnten beispielsweise neuen Mitarbeitern während ihrer Probezeit keinen Zugriff gewähren und sie erst danach zum Team-Wiki hinzufügen oder den Zugriff weiterhin auf Plattformen wie Google Drive beschränken.

Kollaborationsfähigkeit¶

Interne Wikis beseitigen die Wissenssilos, die natürlicherweise in jeder Organisation mit mehreren Teams entstehen. Dennoch sollten Teams ihren eigenen dedizierten Bereich für Unternehmensinformationen im Wiki haben.

Bei Docsie geschieht dies durch die Verwendung von Büchern innerhalb von Regalen (in anderen Wikis: Ordner). Entwicklungsteams haben beispielsweise ihr eigenes Thema für wichtige Informationen, ebenso wie das Marketing. Zudem kann jedes Team in einer Organisation verschachtelte Unterthemen erstellen. So können etwa die Marken- und Wachstumsteams jeweils eigene Unterthemen innerhalb des Marketing-Bereichs haben.

Wie auch immer diese spezialisierten Bereiche genannt werden, sie sollten es einfach machen, die richtigen Informationen vor die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt zu bringen.

Docsie ermöglicht nahtlose Zusammenarbeit mit Ihrem Team. Hier ist ein Video, das einige Kollaborationsfunktionen in Docsie demonstriert.

Im Gegensatz zu Google Docs oder anderen Plattformen erlaubt Docsie die Einrichtung verschiedener Rollen innerhalb der Plattform, was wichtig ist, um festzulegen, wer was und in welchem Umfang tun kann – so wird es benutzerfreundlich.

Hier ist ein Beispiel, wie wir die Rollen unserer Nutzer in Docsie positioniert haben:

Zusammenarbeit ist besonders in Zeiten wichtig, in denen die meisten Teams remote arbeiten. Mehr darüber, wie Docsie bei der Zusammenarbeit helfen kann, erfahren Sie hier.

Eine Methode zur Pflege aktueller und korrekter Inhalte¶

Manche Wikis machen es schwierig festzustellen, ob Ihre Inhalte aktuell und korrekt sind. Suchen Sie nach einem Wiki, das wichtige Informationen wie Datum und Autor eines Beitrags deutlich anzeigt, um neue Inhalte zu finden.

Wer hat zuletzt die Inhalte Ihres Wikis geändert?

Wenn Sie sich auch fragen, wer Ihre Dokumentation zuletzt geändert hat, ist eine Plattform mit Zeitstempeln entscheidend! Docsie ermöglicht allen Nutzern zu sehen, was in verschiedenen Büchern gemacht wurde, und hilft ihnen zu verstehen, welche Arbeiten noch bestmöglich abgeschlossen werden müssen.

Was sind die wichtigsten Anforderungen für eine gut organisierte interne Wiki-Plattform?¶

Die Erstellung einer effizienten internen Wiki-Plattform erfordert die sorgfältige Berücksichtigung mehrerer Schlüsselfaktoren. Von der effektiven Organisation bis hin zu einem leicht lesbaren Format hängt der Erfolg einer solchen Plattform von ihrer Fähigkeit ab, als zentraler Knotenpunkt für Informationen zu dienen. Betrachten wir die wesentlichen Komponenten, die zu einer gut organisierten internen Wiki-Plattform beitragen.

Effektive Organisation¶

Zur Speicherung und Organisation von Material nutzen Dokumenteneditoren herkömmliche Ordner, Artikel und Unterartikel, Überschriften und verschiedene Layout-Konfigurationen, die helfen können, das Layout Ihres internen Wikis effizienter zu gestalten. Ohne die richtige Organisation der Dokumentation kann es jedoch mühsam sein, diese Dateien zu finden und zu wissen, welche Datei zu welcher Abteilung gehört. Dies erschwert es Kollegen, Informationen zu finden und zu pflegen.

Suchfunktionen innerhalb der Plattform ermöglichen es verschiedenen Teams und Abteilungsmitarbeitern, die passende Dokumentation schnell und effektiv zu finden. Die Aufteilung der Informationen in Bücher und Regale schafft eine besser organisierte Situation für die interne Dokumentation der Organisation.

Hier ist ein Beispiel für Docsies Arbeitsbereich. Wie Sie sehen können, haben wir unsere Dokumentation bereits in Büchern und Regalen organisiert. Die Bücher sind Artikel, und die Regale sind Sammlungen verschiedener Artikel innerhalb eines speziell zugeschnittenen Wissensportals.

Konsistentes und leicht lesbares Format beibehalten¶

Dokumentation sollte einfach und unkompliziert sein. Mit zusätzlichen Formatierungsoptionen für Ihr Team wird die Dokumentationserfahrung aufwändiger. Wenn jeder seine Beiträge beliebig formatieren kann, führt dies zu einer uneinheitlichen und verwirrenden Wiki-Erfahrung. Ein einfach zu lesendes Format, das leicht zu befolgen ist, macht die Erstellung und Pflege nicht nur einfacher, sondern beschleunigt und verbessert den Prozess der Dokumentationsentwicklung in einer einheitlichen Struktur.

Hier ist ein Beispiel eines von Docsie entwickelten Benutzerhandbuchs. Es ist unser Hilfeportal und zeigt, wie ein nützliches und dynamisches Format aussehen kann.

Der Hauptschreibbereich: Es ist ratsam, Bilder und Diagramme sowie den Text zu verwenden, um Ihre Dokumentation optimal zu erklären. Er ist gut platziert und mit Überschriften und Titeln gut positioniert.
Voll funktionsfähige Suchnavigation: Dies ist äußerst wichtig, um den Prozess zu beschleunigen, mit dem Ihre Leser geeignete Informationen finden.
Links: Links sind entscheidend, um Ihre Leser zu anderen Seiten zu führen, die sie überprüfen müssen.
Inhaltsverzeichnis: Dies ermöglicht es Ihren Lesern, bestimmte Artikel in Ihrem Wissensportal und Ihrer internen Dokumentation gezielt zu finden.
Sprach- und Versionsauswahl: Die Möglichkeit für Ihre Leser, die Sprache zu ändern, ist entscheidend für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern, die im Ausland in verschiedenen Ländern arbeiten.

Suche ist nicht nur eine flüchtige Idee¶

Bei einer begrenzten Menge an Dokumentation und wenigen Mitarbeitern mag es kein Problem sein, die richtigen Informationen schnell zu finden. Mit dem Wachstum Ihres Teams und mehr Beitragenden zu Ihrer internen Wissensdatenbank werden Sie jedoch die Grenzen dieser Dokumenteneditoren erkennen.

Die meiste interne Dokumentation ist nicht für ein wachsendes internes Wiki mit vielen Mitarbeitern konzipiert. Eine dynamische Suchmaschine zusammen mit einem gut organisierten Wiki ist wesentlich für einen reibungslosen Arbeitsablauf beim Finden nützlicher Informationen, Richtlinien, Benutzerhandbücher und Tutorials, die die Mitarbeiter beim Durchsuchen der Dokumentation benötigen.

Selbst-Hosting oder Cloud-basierte Wikis – was ist besser für Ihre Organisation?¶

Sprechen wir jetzt darüber, wie Sie Ihre Dokumentation veröffentlichen – ist ein selbst gehostetes oder ein Cloud-basiertes proprietäres Wiki besser?

Beginnen wir mit den Vor- und Nachteilen jeder Alternative.

Selbst gehostetes Wiki¶

Wenn Sie über die Mittel und Ressourcen verfügen, können Sie Ihr Unternehmens-Wiki auf Ihrem Intranet, Server oder Webhosting-Anbieter hosten. Zu den Vorteilen eines selbst gehosteten Wikis gehören:

Sie sind der alleinige Eigentümer Ihrer Daten.
Sie können eine Wiki-Erfahrung gestalten, die auf Ihre individuellen Anforderungen und Spezifikationen zugeschnitten ist.

Ein selbst gehostetes Wiki verbraucht jedoch erhebliche technische Ressourcen. In der Regel eignet es sich am besten für Teams mit sehr speziellen Anforderungen.

Cloud-gehostetes Wiki¶

Docsie ermöglicht es Ihnen zum Beispiel, ein internes Wiki zu erstellen, ohne umfangreiche technische Ressourcen einzusetzen. Innerhalb eines Werktages können Sie einsatzbereit sein.

Es wird einfach zu verwalten und zu bedienen sein. Außerdem kann es mit einer einzigen Codezeile problemlos in die Website Ihres Unternehmens eingebettet werden, wodurch es nahtlos mit dem Erscheinungsbild Ihrer Marke verschmilzt und für ein insgesamt komfortables Nutzererlebnis sorgt. Langfristig spart die Nutzung von Docsie zur Unterstützung beim Hosten Ihrer Dokumentation durch unser Portal oder eingebettete Docsie-Seiten auf der Website Ihres Unternehmens Zeit und Geld und führt zu einem effizienteren Dokumentations-Workflow.

Arten von Wikis¶

Wikis gibt es in verschiedenen Ausführungen, jede auf unterschiedliche Zwecke und Bedürfnisse zugeschnitten. Hier sind einige davon:

Unternehmens-Wiki: Für den Einsatz innerhalb einer Organisation konzipiert, konzentrieren sich diese Wikis auf Zusammenarbeit und Wissensaustausch zwischen Mitarbeitern. Sie enthalten oft Funktionen wie Zugriffssteuerung und Integration mit anderen Unternehmenssystemen.
Öffentliches Wiki: Für die Öffentlichkeit zugänglich, erlauben diese Wikis jedem, Inhalte anzusehen und zu bearbeiten. Wikipedia ist ein perfektes Beispiel für ein öffentliches Wiki, zu dem Benutzer weltweit zu einer riesigen Themenpalette beitragen.
Privates Wiki: Auf eine bestimmte Gruppe oder Organisation beschränkt, bieten private Wikis eine kontrollierte Umgebung für Zusammenarbeit und Informationsaustausch zwischen einer definierten Gruppe von Benutzern. Sie werden oft für interne Dokumentation und Wissensmanagement verwendet.
Bildungs-Wiki: Auf die Unterstützung von Bildungsaktivitäten ausgerichtet, werden diese Wikis in akademischen Umgebungen eingesetzt. Sie erleichtern kollaboratives Lernen, Wissensaustausch und Koordination von Klassenprojekten unter Studenten und Lehrenden.
Projekt-Wiki: Auf ein bestimmtes Projekt oder eine Aufgabe fokussiert, dienen diese Wikis als zentraler Raum für Projektdokumentation, Aufgabenverfolgung und Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern. Sie helfen dabei, die Kommunikation zu optimieren und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.
Persönliches Wiki: Für den persönlichen Gebrauch erstellt, fungieren persönliche Wikis als digitales Notizbuch oder Wissensspeicher für persönliche Informationen, Ideen und Notizen. Sie können ein nützliches Werkzeug zur Organisation von Gedanken und Informationen sein.
Software-Dokumentations-Wiki: Häufig von Softwareentwicklungsteams genutzt, bieten diese Wikis eine Plattform zur Dokumentation von Code, APIs und Entwicklungsprozessen. Sie unterstützen die Zusammenarbeit zwischen Entwicklern und helfen, eine umfassende Aufzeichnung softwarebezogener Informationen zu führen.

Grundlagen für Ihre Informationsarchitektur schaffen¶

Das Erscheinungsbild Ihrer Informationsstruktur wird größtenteils durch die gewählte Wiki-Lösung bestimmt.

In Docsie wird das Material auf drei Arten organisiert: Regale (die ähnlich wie Ordner funktionieren) und Bücher (die den Inhalt selbst enthalten). Wenn Ihr Team Docsie nutzt, bezieht sich Ihre Informationsarchitektur also auf die Art und Weise, wie Ihre Themen organisiert sind.

Bei der Organisation des internen Wikis Ihres Teams:¶

Konzentrieren Sie sich auf Klarheit. Jeder in Ihrem Team, nicht nur diejenigen, die es erstellt haben, sollte Ihr Wiki einfach navigieren können. Nutzen Sie mehrere Augenpaare, um sicherzustellen, dass Ihre Wiki-Struktur allgemein Sinn ergibt und jeder weiß, wo Informationen zu finden sind.

Gewähren Sie Teams Flexibilität. Erlauben Sie jedem Team, ein Thema oder einen Ordner so zu erstellen, wie es für ihren Arbeitsablauf am sinnvollsten ist. Ein Rahmen, der für ein Team funktioniert, mag für ein anderes nicht funktionieren.

Inhalte importieren und ergänzen¶

Nachdem Sie Ihre Architektur eingerichtet haben, können Sie beginnen, Inhalte zu Ihrem internen Wiki hinzuzufügen. Wenn Sie bereits über Dokumentation verfügen (z.B. in DocX, Markdown, PDF und/oder JSON-Dateien), sollten Sie diese in Ihr neues Wiki importieren, bevor es live geht. Wir machen es einfach, Inhalte aus einer Reihe von Tools sowie Markdown-Dateien in Docsie zu importieren.

Zusätzlich sollten Sie vor der offiziellen Einführung alle wichtigen neuen Inhalte in Ihr Wiki aufnehmen. Zu den Elementen, die Teams häufig beim Start ihres Unternehmens-Wikis hinzufügen, gehören ihr Mitarbeiterhandbuch und eine Anleitung zur Navigation in ihrem neuen Wiki oder ihrer Wissensdatenbank.

Integrationen konfigurieren

Wie bereits erwähnt, verlässt sich Ihr Team wahrscheinlich auf einige wenige Technologien, um wichtige Daten zu speichern. Wir haben festgestellt, dass die Integration dieser Tools mit Ihrer Wissensdatenbank für Ihr Team vorteilhafter ist, als sie zu ersetzen.

Überlegen Sie, welche Inhalte in Ihrem Wiki gespeichert und welche verlinkt werden sollten. Bestimmte Arten von Material gehören in ein anderes Tool als Ihr Wiki. Zum Beispiel können Entwicklungsteams, die GitHub nutzen, Docsie verwenden, um Markdown-Dateien zu synchronisieren und Fehler und Pull-Requests von GitHub einzubeziehen. So können Benutzer GitHub weiterhin für ihren Workflow nutzen und gleichzeitig problemlos zum Wiki des Unternehmens beitragen.

Docsie ermöglicht unseren Nutzern die Integration verschiedener anderer SaaS-Lösungen in unsere Plattform. Wir ermöglichen unseren Nutzern die Integration von:

Mehr darüber, wie wir andere Technologien mit Docsie integrieren können, erfahren Sie hier.

Best Practices für interne Wikis

Die Navigation in den Informationen eines internen Wikis erfordert eine Reihe von Best Practices, um sicherzustellen, dass Benutzer nahtlos auf den darin gespeicherten Wissensschatz zugreifen und ihn nutzen können.

Intuitive Struktur: Erstellen Sie eine logische und intuitive Hierarchie für Informationen. Gruppieren Sie verwandte Themen und etablieren Sie eine klare Taxonomie, die mit der Organisationsstruktur übereinstimmt.
Suchfunktion: Implementieren Sie eine robuste Suchfunktion, um Benutzern die schnelle Suche nach spezifischen Informationen zu ermöglichen. Eine zuverlässige Suchmaschine kann die Benutzererfahrung und Effizienz erheblich verbessern.
Regelmäßige Aktualisierungen: Konzentrieren Sie sich auf kontinuierliche Verbesserung durch regelmäßige Updates, da veraltete Informationen zu Verwirrung führen können.
Berechtigungskontrollen: Erstellen Sie angemessene Zugriffsebenen, da nicht jeder Zugriff auf alle Informationen benötigt.
Kollaboratives Bearbeiten: Fördern Sie die kollaborative Erstellung und Bearbeitung von Inhalten. Ermutigen Sie Teammitglieder, ihr Fachwissen beizutragen, um ein Gefühl der Verantwortung zu fördern und sicherzustellen, dass Informationen aktuell und korrekt bleiben.
Versionskontrolle: Implementieren Sie Mechanismen zur Versionskontrolle, um Änderungen an Dokumenten zu verfolgen. Dies bietet nicht nur eine Historie der Bearbeitungen, sondern ermöglicht auch einfache Rollbacks im Falle von Fehlern oder Fehlinformationen.
Benutzerschulung und Dokumentation: Bieten Sie umfassende Schulungen und Dokumentationen für Benutzer an. Dies stellt sicher, dass jeder versteht, wie man die interne Wiki-Plattform effektiv navigiert, und trägt zu ihrem Erfolg bei.

Einen Einführungsplan erstellen¶

Sie können nun mit der Planung Ihrer Einführung beginnen. Sie müssen eine wichtige Entscheidung treffen: Wird die erste Einführung auf ein einzelnes Team beschränkt sein oder die gesamte Organisation umfassen?

Einen Einführungsplan erstellen

Teamspezifisch: Wenn Sie Ihr Wiki für ein einzelnes Team öffnen möchten, hat dieses Team die Gelegenheit, in das Produkt einzutauchen und seine eigene Informationsarchitektur zu entwickeln. Wenn Ihr internes Wiki dann wächst, kann das anfängliche Personal wertvolle Einblicke und Unterstützung bieten.

Unternehmensweit: Wenn Sie Ihr Wiki in Ihrem gesamten Unternehmen gleichzeitig einführen möchten, stellen Sie sicher, dass jeder den Prozess für die Verwaltung Ihrer autorisierten Wissensdatenbank kennt. Andernfalls empfehlen wir, mit einem einzelnen Team zu beginnen und dann auf Abteilungen auszuweiten und weiter zu expandieren. Für unternehmensweite Einführungen empfehlen wir, Team-Botschafter zu ernennen. Sie werden zu Produktexperten und können innerhalb ihrer jeweiligen Teams die Führung übernehmen.

Abschließende Gedanken¶

Das interne Wiki Ihres Unternehmens ist mehr als nur ein Aufbewahrungsort für die Urlaubsrichtlinie. Ihr Wiki trägt zur Entwicklung einer Kultur des Schreibens und des Informationsaustauschs bei.

Die Wahl des Wikis ist jedoch bedeutsam. Wählen Sie ein Wiki, das die Dokumentation vereinfacht und rationalisiert. Niemand sollte Hindernisse überwinden müssen, um ein gutes Verständnis der von Ihnen geteilten Informationen zu erlangen. Deshalb empfehlen wir ein gut durchdachtes internes Wiki als hervorragende Möglichkeit, Informationen auf strategische und methodische Weise zu teilen, um eine starke Unternehmensmoral zu fördern.

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Wie man ein internes Wiki erstellt, das dein Team tatsächlich nutzen wird

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