Betreiben Sie ein Unternehmen im Jahr 2022? Was ist Ihr wertvollstes Gut?¶

Information ist eines der wichtigsten Güter bei der Unternehmensführung. Geschäftsinhaber und Anteilseigner verlassen sich auf Daten, um kluge Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Die Marketingabteilung nutzt Informationen, um das Erfolgspotenzial von Produkten zu bewerten. Marketer verwenden diese Daten auch, um ihre Zielgruppen zu erreichen. Besonders wichtig ist, dass Sie alle Unternehmensinformationen an einem Ort haben, um Handels- und Transaktionsdokumente zu erstellen.

In diesem Fall benötigen Sie eine innovative Dokumentationsplattform, die Informationssicherheit gewährleistet und mehrfachen Zugriff für die Zusammenarbeit der Mitarbeiter ermöglicht. Sie können ein zuverlässiges System wie Docsie nutzen, um Ihre interne Software-Dokumentation zu verwalten.

Lesen Sie weiter, während wir die 5 wichtigsten Vorteile einer Dokumentationsplattform für die Pflege der Software-Dokumentation in Ihrem Unternehmen erläutern.

1. Verbesserte Sicherheit

Als Online-Unternehmen sollte Ihr Hauptanliegen die Sicherheit Ihrer Informationen und Kundendaten sein. Sicherheit ist eine große Herausforderung für viele Organisationen, besonders während der Pandemie, in der Cyberkriminalität zunimmt. Noch schlimmer kann es sein, wenn Sie sich auf manuelle Dokumentation verlassen, die für jeden leicht zugänglich ist. Sensible Informationen könnten in die falschen Hände geraten und an Wettbewerber weitergegeben werden.

Quelle: https://pixabay.com/photos/subscribe-registration-signup-3534409/

Eine starke Dokumentationsplattform für Ihre Software-Dokumente garantiert wasserdichte Sicherheit. Software-Dokumentationsplattformen verfügen über einen digitalen Prüfpfad, mit dem Sie unbefugten Zugriff leicht nachverfolgen können. Ob der Zugriff von innen oder außen erfolgt, Sie können die Informationen des Bearbeiters einschließlich der Zugriffszeit abrufen. So erkennen Sie schnell, ob es sich um einen externen Angriff oder nur um einen unehrlichen Mitarbeiter handelt.

Am wichtigsten ist, dass Sie den Zugriff auf bestimmte Dokumente nach Position und Berechtigung regulieren können. Das macht es einfach, Mitarbeiter in ihren jeweiligen Abteilungen zu verwalten.

1. Verbesserter, automatisierter Workflow

Jedes Unternehmen erstellt und kompiliert routinemäßig verschiedene Dokumente. Am Monatsende, wenn es Zeit ist, die Arbeit des Zeitraums abzugleichen, benötigt jede Abteilung Kopien der Dokumente. Es kann sehr schwierig sein, Kopien zu erstellen, ohne Zeit und Ressourcen zu verschwenden.

Menschen werden zudem müde, wenn sie über lange Zeiträume repetitive Aufgaben erledigen. Neben Zeitmangel landen Sie wahrscheinlich bei unorganisierten Dateien.

Eine zuverlässige Software-Dokumentationsplattform sorgt für einwandfreie Kommunikationswege zu internen und externen Abteilungen. Sie können Dokumente bei der Erstellung leicht klassifizieren. So verbessern Sie schnellere und optimierte Geschäftsprozesse, um Betriebskosten zu sparen. Dies kann auch verhindern, dass Sie aufgrund unzureichender Daten Einnahmen verlieren.

Effiziente Dokumentation ist der Schlüssel zur Optimierung von Geschäftsabläufen und stellt sicher, dass Teams Zugang zu genauen und aktuellen Informationen haben. In bestimmten Bereichen wie Bau und Logistik geht es bei der Aufrechterhaltung der Genauigkeit nicht nur um Dokumentation, sondern auch um die Erfassung von Arbeitszeiten in dynamischen Umgebungen. Eine präzise Ein- und Ausstempel-App kann hier sehr nützlich sein, da sie Echtzeit-Tracking bietet, Lohnabrechnungsfehler reduziert und Verantwortlichkeit gewährleistet, selbst wenn Mitarbeiter ständig unterwegs sind.

Quelle: https://pixabay.com/photos/devops-business-process-improvement-3155972/

1. Verbesserte Datensicherung und Wiederherstellung

Das Letzte, was Sie für Ihr Unternehmen wollen, ist Datenverlust. Es wäre wie ein Neustart, weil Sie eine neue Kundendatenbank aufbauen müssten. Sie könnten auch Ihr Vermögen verlieren, wenn wichtige Informationen wie Bankdaten in die Hände von Kriminellen geraten.

Nicht zu vergessen: Sie werden kein günstiges Wettbewerbsumfeld erleben, wenn Sie alle Daten verlieren, die Ihr Unternehmen von Grund auf aufgebaut haben. Es wird kaum mehr dasselbe sein, besonders wenn das Unternehmen über zehn Jahre alt ist.

Eine innovative Software-Dokumentationsplattform verbessert Ihren Backup- und Wiederherstellungsprozess. Wenn Sie alle Daten verlieren, beispielsweise durch eine interne technische Störung, können Sie diese in weniger als einer Stunde wiederherstellen. Die Plattform hilft auch, wenn Ihr primäres Backup-System kompromittiert wird. Sie können Daten einfach wiederherstellen, ohne Lösegeld zahlen zu müssen.

1. Einfachere Abrufbarkeit

Der durchschnittliche Online-Verbraucher erwartet, dass Ihre Marke sein Problem an Werktagen innerhalb von etwa drei Stunden löst. Andernfalls werden Sie überall in den sozialen Medien der Marke Beschwerden erhalten. Das Letzte, was Sie wollen, ist, Stammkunden zu verlieren und potenzielle Kunden abzuschrecken. Außerdem möchten Sie die Kosten für den Kundendienst so weit wie möglich senken, um bessere Gewinnmargen zu erzielen.

Der Erwerb einer fortschrittlichen Software-Dokumentationsplattform bedeutet, dass Sie Dateien in Sekundenschnelle abrufen können. Sie können Abruftipps wie die Suche nach Wort, Phrase oder den Kundendaten nutzen. Bei größeren Geschäftsdateien können Sie diese nach Index anordnen, was eine einfachere Nummerierung ermöglicht.

1. Versionskontrolle

Unternehmen bearbeiten verschiedene Arten von Dokumenten, darunter vertrauliche und öffentliche. Einige Dokumente erfordern nur den Input einer bestimmten Abteilung, aber andere Mitarbeiter benötigen möglicherweise auch Zugriff.

Zum Beispiel sollten einige Finanzdokumente wie Quartals- und Jahresberichte nur von der Buchhaltungsabteilung bearbeitet werden. Dennoch müssen Mitarbeiter und Anteilseigner darauf zugreifen können, um das Unternehmenswachstum zu sehen und zu prüfen, ob sich ihr Engagement auszahlt.

Moderne Software-Dokumentationsplattformen ermöglichen es Ihnen, Dateien in verschiedenen Versionen zu teilen. Für sensible Buchhaltungsdokumente würde beispielsweise eine "Nur-Lese"-Version ausreichen. Sie können auch den Prozess der Freigabe solcher angepassten Dokumente automatisieren.

Fazit

Die Automatisierung des Dokumentenmanagements mit fortschrittlicher Software ist für den Erfolg Ihres Unternehmens unverzichtbar. Neben der Senkung der Betriebskosten garantiert sie den dauerhaften Bestand des Unternehmens. Sie profitieren von zuverlässigen Datensicherungs- und Abrufprozessen. Nehmen Sie Kontakt mit renommierten Software-Dokumentationsplattformen wie Docsie auf, um zu erfahren, was Sie in modernen Geschäftspraktiken bisher verpasst haben.