Att lansera din produkt på marknaden¶

Att lansera din produkt på marknaden kräver enorma insatser, inte bara från dig utan också från ditt team. De behöver gå fram och tillbaka, samarbeta med olika intressenter, hantera alla krav och förbättra samarbetet mellan avdelningar. Produktchefer, back-end och front-end-utvecklare och andra medlemmar i teknikteamet sätter sig tillsammans för att brainstorma innan nya releaser lanseras. Processen innebär att förbereda många dokument. Hur stressigt är det för ditt team?

I sådana situationer blir en plattform som erbjuder innehållsanpassning, flexibilitet och kunskapshantering en nödvändighet. Du får det skydd du behöver när du planerar, följer upp, kommunicerar och utvärderar ditt projekt.

Varför behövs anpassning i dokumentation?¶

Varje projekt har sin omfattning och betydelse. Projektets storlek, komplexitet och risker avgör hur du behöver anpassa dokumentationen. Att underhålla en kunskapsbas och anpassa projektets krav med verktyg för innehållsanpassning hjälper dig spara tid, undvika förvirring och förbättra teamets samordning.

Men hur vet du om du behöver ett anpassningsverktyg för bättre projektflöde? Behöver du följa särskilda procedurer? Läs vidare för att förstå hur du bedömer ditt behov av projektdokumentation.

Hur bedömer man dokumentationsbehov för projekt?¶

Affärsvärldens gyllene regel är att inte hoppa på något utan att väga för- och nackdelar. Men låt oss sätta behovet av innehållsanpassning utanför denna regel.

För att bedöma behovet av projektanpassningsverktyg måste du överväga projektdokumentationens mål, krav och förväntningar från olika vinklar. För att få klarhet behöver du ställa frågor om:

Projektdokumentationens omfattning

Målgrupper och användare

Produktens användningsområden

Produktrelaterade standarder och riktlinjer

Dessa frågor ger dig en tydlig bild av vilken plattform du ska välja och vilka funktioner du ska leta efter när du planerar att implementera dokumentationsverktyg.

Hur hittar man rätt innehållsanpassningsverktyg?¶

I den senaste rapporten från M-File om Intelligent Information Management framkom att ineffektiva innehållsanpassningsverktyg kan leda till arbetsflödesproblem. 65 % av de tillfrågade uppgav att de har svårt att granska, godkänna och signera dokument utan ett bra verktyg för kunskapshantering och innehållsanpassning.

Detta gör det ännu viktigare att hitta rätt verktyg. Men hur hittar du den perfekta matchningen? Här är några punkter att överväga när du letar efter verktyg för dokumentationsanpassning.

Identifiera lämpligt driftsätt¶

Företagsdokumentation har två lägen: ett lokalt dokumenthanteringssystem och ett molnbaserat dokumenthanteringssystem. Lokal DMS låter företag komma åt data från sin egen server, men för att använda detta verktyg måste du befinna dig på kontoret. Molnbaserade DMS-verktyg erbjuder däremot större flexibilitet för distansarbetare eftersom de kan få tillgång till data varifrån som helst.

Överväg kostnadsfaktorn¶

Kostnaden är en avgörande faktor. Om du väljer en lokal DMS, förvänta dig stora initiala kostnader för att underlätta teamsamarbete. Om du planerar för ett molnbaserat system kan du förvänta dig att hela uppsättningen görs till hälften av kostnaden för lokal DMS.

Leta efter datasäkerhet¶

Datasäkerhet är självklart. Dina dokument måste vara hackningssäkra utan att du ens behöver fråga efter det. Med lokal DMS har du mer kontroll över säkerheten, medan ansvaret för säkerheten ligger hos din tjänsteleverantör vid molnbaserad DMS.

Möjlighet till säkerhetskopiering¶

Med lokal DMS behöver datafilerna säkerhetskopieras regelbundet eftersom det inte finns något automatiskt alternativ. Risken för dataförlust är därför högre. I molnbaserade system sker säkerhetskopiering automatiskt. Du behöver alltså inte oroa dig för dataförlust vid olyckliga händelser.

5 funktioner att leta efter i dokumentationsprogram¶

Att skapa en samarbetsyta för teamet blir enkelt när du har rätt verktyg. Här är en lista över funktioner du bör leta efter när du väljer dokumentationsverktyg för din organisation.

1. Dokumentdelning¶

När du arbetar med flera intressenter måste du hålla alla uppdaterade. Ett sätt att involvera alla i ett projekt är att ta in deras åsikter och göra ändringar i produkten baserat på värdefulla synpunkter. En dokumentationsplattform bör ge flexibilitet att dela data internt med kunder och intressenter.

2. Säkerhet¶

Säkerhet bör vara högsta prioritet när du väljer dokumentationsprogram för din organisation. Ditt val bör ha de senaste säkerhetsverktygen för att säkerställa att endast behöriga personer har tillgång till data.

3. Redigeringsalternativ¶

Att hitta rätt dokument ska inte vara en kamp för ditt team. 83 % av anställda förlorar värdefull tid genom att återskapa dokument som redan finns. Därför bör DMS-systemet visa den senaste versionen av dokumentet först. Personer med redigeringstillgång bör kunna göra ändringar direkt.

4. Dokumentklassificering¶

Fel i dokumentklassificering och märkning gör det svårt för anställda att hitta rätt dokument i tid. Ett bra DMS måste kunna skapa metadata automatiskt för dokument när de skapas av teamet. Detta frigör teamet från ansvaret att namnge filer, vilket minskar manuella fel och sparar tid.

5. Nyckelordssökning¶

Rätt dokumentationsprogram bör ge teamet flexibilitet att söka efter relevanta dokument med nyckelord. Det bör visa relevanta resultat för att underlätta snabbare dokumentsökning.

Dessa fem funktioner i ett dokumentationsverktyg ger plattformsflexibilitet och hjälper ditt team att spara tid när de hittar och redigerar dokument. Funktionerna hjälper också din organisation att förbättra planering, samarbete, utvärdering och kunskapshantering i olika projekt.

Rätt val med Docsie¶

Docsie erbjuder företagsdokumentation som hjälper ditt team samarbeta enkelt utan att slösa tid. Det är en helhetslösning som minskar ditt beroende av flera verktyg. Docsie är skräddarsytt för alla krav inom företagsdokumentation och har följande fantastiska funktioner.

Företagsklar dokumentation¶

När du inte behöver flytta från en plattform till en annan kan du fokusera mer på att slutföra uppgiften utan problem. Den centraliserade plattformen förenklar dokumentationsarbetsflöden för teamet och hjälper dem förbättra sin effektivitet. Du kan importera befintliga dokument och kunskapsbaser, samordna kunskapshantering och designa en anpassad portal utan större ansträngning. Docsies utmärkta kundtjänstteam ser till att du förstår våra grundläggande och avancerade funktioner helt innan du går vidare.

Smidigt samarbete med global arbetsstyrka¶

Du kan samarbeta med distansanställda, entreprenörer, frilansare och specialister med moderna användarroller och åtkomstkontroll. Med denna Docsie-funktion kan du enkelt kontrollera vem som kan se, redigera och publicera dokument. Om du vill föreslå ändringar kan du göra det genom att lägga till kommentarer med vår inbyggda chattfunktion eller tilldela uppgifter och förfallodatum till teammedlemmar.

Interaktiva kunskapsportaler¶

Att låta andra förstå din produkt är viktigt för kloka beslut. Med Docsie kan du skapa interaktiva kunskapsportaler, hjälpsidor, FAQ, kunskapsbaser och självbetjäningssidor för att ge rätt information. Du kan dra nytta av kunskapsbasanpassning för att publicera innehåll som passar dina kundroller och dynamik.

Anpassade dokumentationshubbar¶

Du kan välja hur du vill vara värd för dina dokumentationshubbar. Vi ger dig möjlighet att välja mellan offentligt eller privat moln och lokal DMS. Med anpassade dokumentationshubbar kan du enkelt hantera kunskap, dataöverföring och möjliggöra avancerad säkerhet.

Insikter och feedback¶

Du kan se hur projektet genomförs, statusen och teamets samarbete med praktiska insikter och feedback. Att göra ändringar i dokument och ta in de bästa synpunkterna har blivit enklare med Docsies förmåga att anpassa dokumentation.

Skräddarsydda funktioner säkerställer att en organisations dokumentationsbehov löses i tid och att teamets effektivitet förbättras. Docsies kunskapshantering, innehållspersonalisering och feedbackfunktioner ger dig bästa resultat när du hanterar flera projekt.

Viktiga insikter¶

Docsie hjälper dig skydda känsliga dokument och hela kunskapsportalen med krypterade lösenord

Docsie erbjuder både molnbaserat och lokalt dokumenthanteringssystem för att lagra dina kritiska filer säkert

Docsie låter dig dela dokument med frilansare och entreprenörer genom tillfälliga lösenord

Docsie ger dig fullständigt anpassningsstöd för din kunskapsportal, kunskapsbas och hjälpsidor

Slutsats¶

När du arbetar med flera intressenter i olika projekt behöver du ett verktyg som hanterar samarbete, hjälper till med kunskapshantering, erbjuder anpassning i dokumentation, förenklar arbetsflöden och ger förstklassiga säkerhetsfunktioner. En plattform som förenklar dokumentredigering, delning och klassificering gör det lättare för dina produktchefer, frilansare och teknikteam att samarbeta utan hinder. Docsie är den helhetslösning du behöver för att hålla alla dokument på en central plattform, spara tid och förenkla arbetsflöden för dina team. Kontakta vårt team för att införa en intelligent företagsdokumentationsplattform.

Vanliga frågor¶

1. Kan en frilansare eller entreprenör samarbeta med interna team med Docsie?

Frilansare och externa entreprenörer kan enkelt samarbeta med interna team via Docsie. Produktchefer, skribenter, frilansare och mjukvaruutvecklare kan redigera dokument vid behov. Dock krävs nödvändig åtkomst innan ändringar kan göras i filerna.

2. Vilka säkerhetsfunktioner finns på Docsie för att skydda högprioriterade dokument?

Du får JWT-tokenautentisering, IAM RBAC och lösenordsskydd för att lagra känslig data.

3. Erbjuder Docsie anpassade portaler?

Du får en anpassad portal med SSL-kryptering för att göra dina dokument säkrare.