Den mest värdefulla förmågan produktchefer kan ha för att förverkliga sin produktidé är förmågan att skriva effektivt¶

Varför är dokumentation viktigt?¶

För att börja, varför är korrekt dokumentation avgörande för ett digitalt produktutvecklingsprojekt?

De två huvudsakliga anledningarna är:

1. Det fungerar som ett arkiv för alla viktiga beslut¶

När du arbetar med ett komplext långsiktigt projekt fattas viktiga beslut om prioriteringar, funktioner och strategiska mål varje dag.

Med tiden blir det lätt att tappa bort när och varför viktiga beslut togs. Det är avgörande att föra detaljerade anteckningar så att du snabbt kan svara på frågor och förklara varför vissa val gjordes.

Detta är viktigt för att säkerställa att du bygger det du från början planerade och att du uppfyller projektets ursprungliga kriterier. Det är också viktigt för uppföljning av ansvarsskyldighet.

2. Det hjälper till att bevara produktkunskap¶

Ofta arbetar flera team på ett projekt med begränsad kontakt mellan dem. I vissa fall är personalomsättning vanlig, och trots att överlämningar är viktiga missas ibland detaljer. Dokumentation fungerar som en konkret dokumentering av all kunskap som samlats under projektet, både för att inget ska gå förlorat och för att underlätta kunskapsöverföring.

Detta är innan vi ens tänker på informationsöverföring till supportteam och slutanvändare efter lansering - vilket är ännu en viktig funktion för bra dokumentation.

Av dessa anledningar behöver vi dokumentation för att stödja team och upprätthålla bra kontakt och samarbete mellan team och avdelningar så att produkten kan lanseras med allas hjälp.

Hur förverkligar man en produktidé?¶

För att bli en framgångsrik produktchef måste du ha teknisk kompetens, djup förståelse för dina kunder och tillräcklig kreativitet och disciplin för att förverkliga en ny produktidé.

Men den mest värdefulla förmågan en produktchef kan lära sig handlar inte om programmering eller design; det är förmågan att skriva effektivt.

Som produktchef är din främsta begränsning förmågan att kommunicera effektivt med resten av ditt team.

Din roll är inte att släcka bränder, kontrollera varje aspekt av produktutvecklingen eller organisera stand-up-möten. Som Ethan Hollinshead, Senior Product Manager på Strava, uttrycker det: "Den största utmaningen inom produktledning är resursanpassning. Teamstorlekarna förändras ständigt och är ofta ojämna. Vissa veckor har du gott om designresurser men ingen iOS-utveckling, andra veckor har du ingen design men all iOS-kapacitet. Att ha en djup backlog med välprioriterade projekt är nyckeln till ett effektivt team." Eftersom team alltid förändras är en välstrukturerad dokumentationsprocess grundläggande för att allt ska fungera smidigt.

Effektiv dokumentation är avgörande inom alla stora produktområden som en produktchef ansvarar för:¶

Processen att skriva ner "varför" bakom ett projekt tvingar produktchefer att fatta svåra beslut tidigt och ger resten av teamet en tydlig ledstjärna att fokusera på.

Planering: Genom att bryta ner visionen i koncisa, välformulerade berättelser, mål och sprintar blir projekt mer hanterbara och förblir i linje med kundernas behov.

Genomförande: Produktchefer som är skickliga på att kommunicera skriftligt med designers, utvecklare och andra är bäst på att eliminera flaskhalsar, lösa konflikter och se till att deras idéer förverkligas.

Generellt gäller att ju bättre du kommunicerar dina tankar som produktchef, desto tillgängligare blir ditt tänkande för andra. Detta innebär mindre tid på att korrigera eller förklara dig själv och mer tid att fokusera på viktiga utmaningar.

Produktkravsdokumentation innebär en mer omfattande produktvision¶

En av de viktigaste dokumenten som produktchefer måste utveckla kallas PRD (produktkravsdokumentation). När en bra produktchef påbörjar ett nytt projekt överväger de varje aspekt av produkten och dess omgivning. De fastställer vilka kunder som skulle vilja ha företagets erbjudande och varför. De tar reda på vad andra företag i branschen gör och hur de kan prestera bättre. När de är osäkra söker de information och utvärderar sina hypoteser mot denna kunskap.

Utmärkta produktchefer använder ovanstående information för att berätta en historia om kunden och deras behov, vilket motiverar hela produktteamet att arbeta mot ett gemensamt mål.

En PRD innehåller följande viktiga delar:¶

• Mål: Måldelen beskriver kundproblemet du försöker lösa och hur det kopplas till organisationens vision och ambitioner. Detta anger det övergripande syftet med vad du försöker uppnå och den avsedda målgruppen.

• Lansering: Skissera vad som kommer att levereras och när i lanseringsdelen. Detta hjälper interna team att planera sitt arbete genom att förstå omfattningen och tidsramen. Håll koll på viktiga milstolpar och beroenden för att säkerställa att alla håller sig på rätt spår.

• Funktioner: Nästa steg är att specificera varje funktion (eller användarberättelse) som ingår i lanseringen. Här beskriver du exakt vad som behöver byggas och hur utvecklingsteamet bör gå tillväga.

• Användarflöde och design: Inkludera visuella wireframes och mockups för att visa hur funktionen kommer att se ut och var den passar i den övergripande strukturen. Detta hjälper utvecklingsteamet att förstå exakt vad du föreställer dig.

• Analys: Det är viktigt att på förhand bestämma hur du ska utvärdera funktionernas prestanda. Skapa en hypotes om påverkan för att avgöra om funktionen ger önskade resultat.

• Framtida arbete: Det kan vara bra att inkludera övergripande information om framtida planer för produkten. Ta med relevant information som hjälper teamet förstå hur produkten kan förändras över tid.

Användarberättelser med kontext säkerställer att kundbehoven uppfylls¶

Att förverkliga en produkt kräver mer än att skapa en strategi och sedan producera funktioner. Som produktchef är din mest värdefulla uppgift att fastställa exakt vad varje funktion behöver göra för kunden och sedan förmedla detta i tydligast möjliga form till ditt team.

Även om det tar längre tid att utveckla en gedigen användarberättelse som ger ditt team förutsättningar för framgång – en som nästan eliminerar risken att de bygger fel sak – sparar du betydligt mer tid under genomförandefasen. Produktchefer som tar genvägar sparar tid på kort sikt men får betala priset senare.

Problemet uppstår när du bara beskriver vad din funktion gör utan att ge kundens sammanhang.

När du bara ber ditt team leverera en lista med funktioner kommer du alltid att stöta på skillnader mellan din vision och deras vision.

Att prioritera väldesignad och välskriven produktdokumentation är avgörande för att slutföra onboardingprocessen för användarna så att de vet hur de kan använda produkten mest effektivt. Den bör också innehålla användarberättelser som ger exempel på hur produkten används i verkliga situationer baserat på användarforskning.

Skriftlig kommunikation håller individer ansvariga och driver projekt framåt¶

En svag produktchef hamstrar information och måste lägga tid på att motivera sina handlingar för teamet. Detta dödar produktens momentum – medarbetare ägnar tid åt att prata med produktchefen istället för att få arbete gjort, och produktchefen spenderar sin tid på att släcka bränder istället för att fokusera på viktiga uppgifter.

En avgörande del av en framgångsrik produktchefs arbete är att säkerställa att alla teammedlemmar har kontinuerlig, obegränsad tillgång till information om produkten de bygger, inklusive: vanliga frågor, marknadsföringsmaterial, stilriktlinjer, kundintervjuer, marknadsundersökningar och presentationer. När dina utvecklare, designers och marknadsförare har tydliga deadlines och tillgång till nödvändig data kan dina projekt gå mycket snabbare.

När en produktchef är fanatisk kring intern dokumentation och regelbundet uppdaterar den, håller han eller hon också hela teamet ansvarigt.

Produktchefen rapporterar till vice VD eller VD eftersom deras vision för produkten och åsikter om hur den ska utföras dokumenteras offentligt.

Ledarna för utveckling, design och andra team är ansvariga eftersom deras teams bidrag till projektet är definierat i visionen. Alla känner till kraven de och andra måste uppfylla, vilket ökar teamets förståelse och håller alla på rätt spår.

När projekt fortskrider kräver ny kunskap ofta planändringar. Oavsett om det beror på marknadsundersökningar, kundintervjuer eller förändrade företagsmål hjälper det att kunna visa logiken bakom ändringar i PRD:n så att teamet förstår "varför" bakom dessa förändringar.

En framgångsrik produktchefs jobb handlar lika mycket om att uppdatera PRD:n som att skapa den. När team ställer nya frågor, konkurrenter justerar sina strategier och tekniska hinder uppstår måste du redogöra för dem i PRD:n och se till att det "levande dokumentet" inte hamnar efter verkligheten. När en PRD hamnar efter slutar teammedlemmar se den som auktoritativ och är mindre benägna att konsultera den nästa gång de har ett problem.

Att skriva dokumentation är din produktgrupps hemliga recept¶

Alla team möter utmaningen med informationshantering, men produktteam har en unik uppsättning utmaningar när det gäller att hantera sin kollektiva kunskap om uppdraget.

Sammanhållning är avgörande för produkters framgång. Det handlar inte om att sätta ihop komponenter utan om att hantera leveransen av en enhetlig kundupplevelse från flera olika avdelningar.

Att skriva i utförlig form gör dig ansvarig. Det tvingar dig att konfrontera logiska motsägelser tidigt och kan avslöja brister som du inte var medveten om när du bara tänkte igenom saker. Det hjälper dig också att tänka sammanhängande kring vem din kund är och vad de verkligen behöver från din produkt, istället för att bara sammanställa en lista över saker du tror bör inkluderas.

Att skriva ner dina mål och tankar – och vara noggrann med vad du säger och hur du säger det – är den mest effektiva hävstång du har som produktchef för att säkerställa att din produkt erbjuder en sammanhängande upplevelse när den är klar.

Docsie tillhandahåller alla dokumentationsverktyg och funktioner som produktchefer behöver för att lyckas. Prova Docsie gratis för att se hur vi kan hjälpa dig med dina dokumentationsbehov.