How to write amazing technical documentation?

Varje produkt- och projektledningsteam behöver nyckelpersoner som skapar och hanterar olika tekniska dokumentationsprojekt. Detta är viktigt för olika aspekter av att bygga och utveckla produkter och projekt, samt lansera dem och utbilda kunder och medarbetare om olika delar av produkter, funktioner och deras roller.

Även om teknisk dokumentation kan verka svårt behöver det inte vara det. I den här artikeln lär vi dig allt du behöver veta för att komma igång med att skapa och underhålla utmärkt teknisk dokumentation för dina produkter och projekt.

Vad är tekniskt skrivande?¶

Teknisk dokumentation finns i många olika former och format, även om den numera oftast är tillgänglig online. Trots att teknisk dokumentation vanligtvis skapas av tekniska skribenter, utvecklingsteam, projektledare, utvecklare och andra branschexperter, förmedlar den bästa tekniska dokumentationen information enkelt och tydligt nog för alla att förstå. Annars uppfyller den inte sitt syfte.

Teknisk dokumentation avser dokument som beskriver en produkts egenskaper och funktioner. Den utvecklas oftast inom mjukvaruutvecklingsbranschen av utvecklings- och produktteam och kan användas för att möta olika intressenters supportbehov inom en organisation.

Dokumentationen ger sammanhang för olika delar av produkten. Oavsett om de beskriver en produkts användning, teknik, funktioner, egenskaper eller utveckling är slutmålet att utbilda läsaren om en specifik del av produkten. Detta gäller oavsett om de används inom mjukvaruutveckling, produktutveckling eller andra områden.

Vem är målgruppen för teknisk dokumentation?¶

Målgrupper kan definieras på olika sätt, från slutanvändare till programmerare och intressenter. Det varierar beroende på vilken typ av material det handlar om.

Processbaserad teknisk dokumentation produceras ofta med fokus på andra målgrupper. Det kan vara utvecklare, intressenter, kunder eller andra medlemmar i det interna teamet. Även om denna typ av dokumentation används mindre ofta än produktbaserad dokumentation är dess syfte att ge en djupare inblick i de olika tekniska elementen som utgör en produkt.

I slutändan skapas teknisk dokumentation oftast för produktens användare. Dess främsta mål är att hjälpa användare att utföra specifika uppgifter med en produkt, och därför bör slutanvändare alltid beaktas när man producerar olika typer av teknisk dokumentation.

Varför är teknisk dokumentation viktig?¶

Det finns flera skäl till varför teknisk dokumentation är viktig. Men allt kokar ner till en avgörande fördel. Huvudsyftet med att skapa teknisk dokumentation är att informera allmänheten om en produkt.

Detta påstående kan verka självklart, men låt oss gå lite djupare. En produkt är helt oanvändbar om användarna saknar tillräcklig kunskap om den. Brist på information leder till att personer inte kan använda en produkt korrekt eller saknar nödvändig expertis för att verkligen förstå den.

Från slutanvändarens perspektiv är teknisk dokumentation avgörande eftersom den gör att de kan använda en produkt effektivt. Detta är dubbelt fördelaktigt för företaget som producerar den tekniska dokumentationen eftersom det minskar kundsupporttimmar och resulterar i nöjda användare som kan felsöka och besvara sina egna frågor.

Internt är teknisk dokumentation viktig eftersom den ger medarbetarna den kunskap de behöver för att arbeta effektivt med en produkt, oavsett om det är mycket tekniskt material eller en översikt av planering och processer.

Produkter är helt enkelt inte alltid självförklarande. Därför behöver vi teknisk dokumentation som ger oss all information vi behöver om dem.

Vilka olika typer av teknisk dokumentation finns det?¶

Teknisk dokumentation kommer i olika former. Det enklaste sättet att skilja mellan olika former av teknisk dokumentation är att avgöra för vem de är skrivna. De kan i stort sett klassificeras i två typer: produktdokumentation och processdokumentation.

Produkter är helt enkelt inte alltid självförklarande. Därför behöver vi teknisk dokumentation som ger oss all information vi behöver om dem.

Processorienterad dokumentation¶

Enkelt uttryckt beskriver processorienterad dokumentation metoden genom vilken en produkt utvecklas. Den handlar inte om slutresultatet utan om de olika processer, data och händelser som bidrar till dess framsteg och utveckling.

Denna typ av tekniskt skrivande hålls vanligtvis internt och har litet värde eller intresse för konsumenter eller slutanvändare (förutom externa intressenter med ett intresse i en produkts utveckling). Den är användbar eftersom den markerar de olika stadierna i en produkts livscykel. Denna typ av dokumentation används för produkthantering och projekthanteringsteam samt andra företagsteam som behöver initiera olika processer och katalogisera dokumentation, såsom HR och även utvecklingsteam.

Processorienterad dokumentation kan bestå av projektförslag som presenterar mål och tidslinjer relaterade till produktutveckling. Produktkrav är övertygande dokument som beskriver viktiga fakta och siffror om en ny produkt eller tjänst. Mål, användarpersonor och användarberättelser, releaseinformation, färdplaner, trådramar och designdetaljer, risker och beroenden är vanliga aspekter.

Processorienterad dokumentation kan också bestå av projektplaner, översikter, sammanfattningar och stadgar.

Projekt- och produktchefer har ett särskilt stort behov av produkt- och projektfärdplaner, så att ha dokumentation och planer för att stödja denna aspekt av deras arbetsflöde är avgörande för projektens progression och produktutvecklingen.

Projektrapportering och uppdateringar, samt specifikationer av vissa processteg inom produkt- eller projektutvecklingen, är en annan aspekt av processorienterad dokumentation. Detta ger fantastiska översikter över de många faserna i din produkts livscykel.

Produktorienterad dokumentation¶

Nästa typ av teknisk dokumentation är produktbaserad dokumentation. Ofta känd som användardokumentation, beskriver den vad en färdig produkt är och hur man använder den. Snarare än att beskriva utvecklingsprocessen betonar den slutresultatet.

Det finns olika typer av produktorienterad dokumentation, men de viktigaste typerna är användarhandböcker, handledningar, installationsriktlinjer, felsökningsguider, vanliga frågor, kunskapsbaser, wikis och andra läromedel. Dessa typer av dokumentation ger information om din produkt och hjälper slutanvändare att lära sig hur man använder den.

Användarupplevelsedokumentation är en annan form av produktorienterad dokumentation för SaaS-företag. UX-dokumentation beskriver produktens användarupplevelse (UX). En lista över alla relevanta skärmbilder och användarpersonor. Detta inkluderar användarpersonor, användningsfall, stilriktlinjer, modeller, prototyper, trådramar och nödvändiga skärmbilder.

Nästa typ av produktdokumentation är releasenoter. Dessa kan användas för intern dokumentation för att hålla försäljning och marknadsföring informerade om SaaS-produktuppgraderingar eller för att informera användare och kunder om nya funktioner och uppdateringar av en teknisk produkt.

Mjukvaruorienterad dokumentation¶

Oavsett om du skriver för användare eller utvecklare, se till att din dokumentation är grundlig och besvarar deras frågor. Du sparar tid genom att slippa svara på samma frågor om och om igen.

Mjukvarudokumentation inkluderar API-dokumentation, mjukvaruarkitekturdesign, dokumentation och källkodsdokumentation. Dessa dokumentationer är mycket viktiga för mjukvaruteam för att veta hur man bygger och strukturerar vissa tekniska plattformar och produkter. För utvecklare är det viktigt att skapa dokumentation för mjukvarukrav, systemdokumentation, koddokumentation, testplaner och skapa andra former av dokumentation för att öka och upprätthålla effektiva team.

Vilka är fördelarna med utmärkt teknisk dokumentation?¶

Utmärkt teknisk dokumentation är viktig för produktutvecklingsprocessen av flera skäl. Framför allt hjälper den alla att uppnå sina mål.

Vad menar vi? Om du skapar en produkt är ditt slutmål att människor ska tycka om att använda den. Som konsument är ditt mål att använda en produkt framgångsrikt för att lösa ett problem eller erbjuda en tjänst. Detta är omöjligt om användarna inte förstår eller kan använda produkten.

Bra teknisk dokumentation hjälper här. Den ger användarna produktkunskap och hjälper dem att använda den framgångsrikt, samtidigt som den hjälper produktteam i deras utvecklingsprocess.

För att säkerställa att din tekniska dokumentation är välskriven är tricket att sätta upp en ordentlig process, arbetsflöde och strategi för att skriva kvalitativ teknisk dokumentation som är tydlig och bestämt skriven. Den måste vara enkel att använda och förstå för sina användare. Annars hjälper den inte alla att uppnå sina mål.

Docsie är en tydlig lösning för att hjälpa dig skriva bättre dokumentation¶

Tydlig, högkvalitativ och lättillgänglig teknisk dokumentation är avgörande. För att hjälpa dig och ditt utvecklingsteam att göra detta till verklighet kan Docsies gratis testperiod hjälpa dig komma igång med att skapa och skriva teknisk dokumentation.

Vår vackra, lätt anpassningsbara kunskapsportalsskapare gör det möjligt för ditt team att samarbeta smidigt kring teknisk dokumentation samtidigt som ni förblir organiserade.

Glöm huvudvärken med dokumentation som är utspridd bland e-postmeddelanden, Microsoft Teams, GitHub och Google Drive. Genom att använda vår plattform kan du säkerställa att all nödvändig information är centraliserad, vilket gör att du kan fokusera på att få igång din kreativitet och skapa fantastiskt innehåll. Kom igång nu!

Vad är det bästa sättet att utveckla teknisk dokumentation?¶

Många är osäkra på var de ska börja när de producerar teknisk dokumentation. Oroa dig inte; att skapa utmärkt teknisk dokumentation är en inlärd färdighet. För att hjälpa dig under tiden har vi brutit ner några enkla metoder för att snabbt producera bra teknisk dokumentation.

1. Genomför forskning¶

Låt oss vara ärliga: det är svårt att generera bra teknisk dokumentation om du inte är helt klar över materialet du försöker tillhandahålla. Om du redan har exempel, forskning, prover och andra data att arbeta med, gå vidare till steg två.

Men om du börjar från grunden är det viktigt att du genomför forskning. Träffa teamet som kommer att ansvara för den tekniska dokumentationen i fråga, diskutera och tilldela olika forskningsuppgifter till olika teammedlemmar.

För din forskning är det en bra idé att sammanställa all aktuell information och dokumentation du har att arbeta med.

Nästa steg för din forskning är att fundera på vad din tekniska dokumentation kommer att täcka, dina mål och syften som du vill uppnå med din tekniska dokumentation.

Sedan är nästa steg att lista vilken typ av specifik programvara, verktyg och stilguider du behöver i utvecklingen av din tekniska dokumentation. Dessa verktyg kan enkelt hanteras med Docsie. Faktum är att all din forskning kan skrivas och samarbetas kring inom Docsie också.

2. Design av teknisk dokumentation¶

Innehållet i teknisk dokumentation är avgörande. Men utseendet på din tekniska dokumentation är också viktigt. Ett välorganiserat, visuellt tilltalande dokument kommer att kommunicera information mycket mer effektivt än en oorganiserad röra av dokument.

Det finns några punkter att tänka på när du designar din dokumentation. Börja med att fundera på struktur och navigation. Personer använder ofta teknisk dokumentation för att hitta specifik information eller en lösning på ett problem, och de måste göra det snabbt för att säkerställa att resursen är effektiv. Därför är organisationen av din dokumentation mycket viktig av denna anledning.

Det är en bra idé att kategorisera och underkategorisera din kunskap så att den lätt kan nås. Detta kan göras genom Docsies artiklar inom en Docsie Book. Artiklar visas på höger sida av varje publicerad dokumentation från Docsie:

Det är också viktigt att din dokumentation har en robust sökfunktion och en dynamisk innehållsförteckning som gör det enkelt för användare att få tillgång till informationen de behöver. Den mest effektiva dokumentationsprogramvaran, som Docsie, har också denna funktionalitet tillsammans med många andra.

Dessutom är det en bra idé att börja med ett skelett för teknisk dokumentation. En skelettlayout av din tekniska dokumentation är lätt att skapa och den hjälper dig att säkerställa att du inte förbiser några kritiska data som du vill inkludera i din tekniska dokumentation. Vi kommer att diskutera skelettet i din tekniska dokumentation i steget nedan. Detta kommer att upprätthålla den visuella konsekvensen och organisationen av allt ditt material.

3. Skrivstruktur¶

Vid denna punkt i processen är det dags att börja den faktiska innehållsproduktionen. Träffa teamet som ansvarar för ditt företags tekniska dokumentation och samla all forskning som genomfördes i steg ett. Sedan, baserat på varje teammedlems förmågor, kan du tilldela skrivuppgifter till dem.

Den bästa tekniska dokumentationen börjar med ett skelett som är dispositionen för dokumentationen.

Dokumentationen måste också vara lätt att läsa och följa med i, och det är en bra idé att låta andra i ditt team granska dokumentationen och kommentera den. Detta kan enkelt göras med Docsies kommentarsfunktion.

När alla har slutfört ett första utkast av sitt tekniska dokumentationsmaterial är det viktigt att granska, utvärdera och granska igen. Det är en bra idé att ha minst två par ögon som granskar varje del av din dokumentation. Detta säkerställer att materialet inte bara är tydligt, välskrivet och grammatiskt korrekt, utan också effektivt för den avsedda publiken.

Om din tekniska dokumentation innehåller instruktioner eller steg att följa, se till att dina teammedlemmar testar dessa steg och verifierar att de uppnår det de är avsedda att göra.

4. Testa hur användare interagerar med din dokumentation¶

Du kanske tror att du validerade din dokumentation under granskningsprocessen, men det är inte fallet. Efter att du har slutfört din tekniska dokumentation är det viktigt att köra den genom en testprocess för att säkerställa att den är fri från organisatoriska brister, förvirrande innehåll och användbarhetsproblem.

För att uppnå detta steg bör du söka efter externa användare för att genomföra en granskning av din dokumentation. Låt dem läsa den, använda den för att hjälpa dem att utföra de uppgifter som tilldelats, och ge dig deras ärliga feedback. Det är viktigt att dina testare är externa eftersom de kommer att se din dokumentation objektivt och utan fördomar, vilket kommer att påverka deras utvärdering. Allt detta kan göras med Docsies webbanalys. Den låter dig se vad dina läsare fokuserar på i din dokumentation, ta emot feedback och också veta vad som stör dem med dokumentationen och formatet på dina tekniska dokument.

På Docsies webbanalys kan du se en kort video av hur dina läsare interagerar med din tekniska dokumentation och använda denna information, tillsammans med ett betyg gjort av läsaren, för att optimera din dokumentation. Det är mycket viktigt att förstå hur man närmar sig kundfeedback och integrerar den i din tekniska dokumentationsprocess och arbetsflöde.

5. Optimera den tekniska dokumentationen med feedback¶

Tänk att du nu är redo att lansera din helt nya tekniska dokumentation! Efter att ha införlivat all feedback och kommentarer som samlats in under testfasen kan du uppdatera och publicera om din tekniska dokumentation för dina användare! Detta bör ge dem en mer komplett dokumentationsupplevelse.

Men din tekniska dokumentationsresa slutar inte här. Tekniska dokument är dynamiska och uppdateras och modifieras ständigt för att spegla de produkter de täcker. Därför är det en bra idé att upprätta ett protokoll som beskriver vad som behöver göras när ny information läggs till, ändringar görs eller allmänt underhåll utförs.

Många företag väljer att implementera schemalagda underhållsuppdateringar för sin dokumentation. De fastställer specifika datum för att utvärdera om några ändringar är nödvändiga, vilket säkerställer att all deras information alltid är aktuell och att modifieringar aldrig förbises.

Snabba tips för att komma igång¶

Registrera dig hos Docsie¶

Docsie har en robust uppsättning verktyg för att hjälpa dig skapa fantastisk och tilltalande teknisk dokumentation.

Känn din publik¶

Det finns flera former av teknisk dokumentation. Tänk på vem som kommer att läsa din dokumentation för att avgöra vilken typ av dokument, material och språk du ska använda. Programmerare, ingenjörer, intressenter, projektledare, slutanvändare osv.

Planera din dokumentation¶

Förbered en inledande strategi som beskriver vilken typ av dokument du kommer att skapa. Fundera på vilken typ av dokumentation som krävs för din produkt och vad den kommer och inte kommer att täcka.

Var kortfattad och undvik upprepningar¶

Steg ett är lätt om du redan har slutfört det. Du har jobbat hårt med din tekniska dokumentation; se till att den är användbar och lätt att använda. Se till att ditt skrivande är kortfattat och att du inte upprepar material i olika artiklar om du inte absolut måste.

Konsekvens¶

Det är en liten sak, men konsekvens i teknisk dokumentation är viktig. Typsnitt, skrivstilar, design, formatering och plats är exempel. Sätt riktlinjer tidigt i dokumentationsprocessen och håll fast vid dem. Det hjälper om de matchar ditt företags varumärke. Du kan använda Docsies stilguide för att säkerställa detta.

Kom ihåg ditt syfte¶

När du arbetar med ett dokument, fråga dig själv eller ditt team, "Vad vill jag att läsaren ska kunna göra?" Genom att fokusera på ditt syfte säkerställer du att din dokumentation är användbar och handlingsinriktad utan onödiga detaljer.

Kom igång med din tekniska dokumentation

Är du redo att ge dig in i tekniskt skrivande? Ha dessa råd till hands medan du förbereder din produkts tekniska dokumentation. Övning ger färdighet, och det finns ingen bättre tid än nu att börja.

Börja planera dina dokument och definiera ditt innehåll. Med vår gratis testperiod och den här artikeln som guide kommer du att producera enastående teknisk dokumentation på nolltid!