Hur företag bevarar tyst kunskap i en tid av generationsväxling¶

Hur lyckas företag växa explosionsartat, utöka sin räckvidd och omforma marknaden? Samtidigt förändras arbetssätten nästan varje år. Många pensionsprogram hålls för att fira medarbetares yrkesresor. Många anställda och ledare lämnar organisationen när de går i pension. När de går ut genom dörren tar de med sig åratal av erfarenhet. Visst, nyutexaminerade som ansluter till arbetsstyrkan har gott om teoretisk kunskap, och personer med lärobokskunskap passar bra i specialiserade branscher som tillverkning. Men de som nu lämnar arbetslivet är riktiga superhjältar i förklädnad. Låt mig förklara varför.

Det beror främst på deras flit i arbetet med tekniskt avancerade processer där de lärt sig mängder av smarta genvägar genom åren. Dessa genvägar hjälper dem att slutföra uppgifter på minuter istället för timmar. Sådan kunskap kommer inte från böcker eller manualer, utan har vuxit fram genom instinkt och observation. I dagens marknad med stenhård konkurrens vill jag ställa en central fråga: hur säkerställer du att denna speciella observationsbaserade kunskap bevaras?

Förstå tyst kunskap¶

Låt mig berätta mer om denna dolda visdom. Insåg du i föregående stycke att det handlar om en särskild typ av kunskap? Det är något som bara kan utvecklas genom instinkter från många års observation inom ett specifikt område eller bransch. Denna typ av visdom kallas tyst kunskap. Glöm processbeskrivningar och dokumentation. Dessa erfarna medarbetare har utvecklat en känsla genom att arbeta i många år inom tillverkning eller andra branscher, bara genom att observera på djupet.

Till exempel kan en mekaniker bara genom att lyssna på ljudet från din bil förstå om det finns problem med förgasaren. Ingen bok beskriver detta. Det är bara genom erfarenhet av att arbeta med maskiner som man lär sig tolka ljudet från en bil och avgöra om något behöver åtgärdas. Detta är tyst kunskap.

Förutse och förebygga problem med expertinsikt¶

Saken är den: någon utan maskinexpertis kan inte förstå de dolda signaler eller symptom som en maskin ger innan den går sönder helt. Du kan inte förutsäga ett kommande haveri utan års erfarenhet. Du kan läsa många böcker och teoretiskt förstå problemet. Men att tolka dessa dolda signaler kräver års erfarenhet som bara kommer från tusentals timmars praktiskt arbete.

Du har säkert hört begreppet "just-in-time" som används mycket i tillverkningsindustrin. Det kan låta som en fancy term, men den verkliga hemliga resursen som anställda och ledare har finns i deras huvuden. Detta är tyst kunskap. En mekaniker på ett biltillverkningsföretag har utvecklat en sjätte sinne efter att ha arbetat med maskiner i 2-3 decennier. Det intressanta är att hen kan uppfatta dolda signaler om problem bara genom att lyssna - förändringar i maskinljud eller vibrationer. Hen kan upptäcka om ett maskinhaveri är på väg att ske.

Sådan visdom dokumenteras sällan eller sätts som allmänna riktlinjer. Men den hjälper till att snabbt åtgärda problem i förväg och effektivisera tillverkningssystem utan störningar. Tänk hur bra det vore om denna visdomsskatt kunde sparas eller dokumenteras. Skulle inte en sådan praxis hjälpa oerfarna att lösa maskinproblem snabbt och enkelt?

Bevara expertis genom ett kunskapshanteringssystem¶

Föreställ dig ett scenario där en organisation står inför en pensionsvåg eller rollbyten. I sådana situationer måste organisationen tänka snabbt. Vad kan hjälpa dem? Ett kunskapshanteringssystem. Ja, du läste rätt. Det är ett verktyg som kan hjälpa dig lagra all dold visdom eller kunskap som samlats genom observation. Det är inte läroboksteori utan kunskap som förvärvats genom decennier av praktiskt arbete i organisationsmiljöer. Här är några sätt som ett kunskapshanteringssystem kan hjälpa dig bevara information som annars skulle försvinna vid pensioneringar eller rollbyten.

Bevara smarta lösningar bortom pensionering eller rollförändringar¶

Du har säkert insett att när erfaren arbetskraft försvinner, förlorar ni mycket dold visdom. Finns det något sätt att ta tillvara på denna visdom som annars går förlorad? Låt mig berätta om en händelse hos Företag A och hur de genomförde intervjuer med pensionärer eller tidigare anställda med lång erfarenhet inom kraftdistribution.

Genom ett kunskapshanteringssystem lyckades Företag A genomföra avgångsintervjuer med frågor som hjälpte till att extrahera mycket av den dolda tysta kunskapen. Förklaringarna i dessa intervjuer var djupt förankrade i tekniska realiteter. Exemplen beskrev detaljerat hur man reparerar kraftledningar under specifika väderförhållanden och möjliga dolda signaler att identifiera innan ledningar fattar eld.

Dessa intervjuer var inte bara frågor och svar utan mer ett uppdrag att utvinna så mycket visdom som möjligt från erfarna individer. Nästa steg är att noggrant dokumentera dessa samtal i kunskapshanteringssystemet. När Företag A gjorde detta rätt, skapade de en guldgruva av tyst kunskap som framtida anställda verkligen kan dra nytta av.

Gå bortom textbaserade instruktioner för effektivt lärande¶

I vissa fall räcker det inte att bara presentera text för kunden. Du måste visa videor eller andra interaktiva visuella element som ger kunden en helhetlig förståelse. Detta märkte jag hos en tillverkningsjätte som lade in utbildningsvideor och infografik i sitt kunskapshanteringssystem.

När nya medarbetare anslöt till organisationen hade de svårt att förstå komplexa monteringsprocesser. Genom att komplettera textbaserade instruktioner kunde nyanställda nu visuellt uppleva varje process, vilket ökade deras förståelse. Resultatet: ökat självförtroende hos de lärande. Nyanställda kunde börja arbeta med djup kunskap från att ha sett dessa handledningsvideor.

Erfarna anställda kunde visa exakt hur man justerar komponenter så att arbetet utförs korrekt. Denna övergång från textbaserat till visuellt lärande visar inte bara hur en process fungerar utan också det bästa sättet att utföra uppgiften genom att uppmärksamma subtila signaler som normalt tar år att upptäcka.

Genom att inkludera visuella element i kunskapshanteringssystemet byggde tillverkningsjätten en kunskapsdelningskultur med en rik lärandeupplevelse som säkerställde att kvaliteten upprätthölls och förbättrades. Detta kunskapshanteringssystem blev ett virtuellt utbildningsprogram för att utveckla unga yrkesverksamma mot produktivitet på kort tid, utan att ens behöva besöka produktionsområdet. Sådan integration av rika media i kunskapshanteringssystemet visade sig vara ett utmärkt sätt att säkerställa effektiv kunskapsöverföring från erfarna till nyanställda.

Viktiga lärdomar¶

Här är mina avslutande tankar: låt inte kunnig arbetskraft lämna företaget utan att fånga deras tysta kunskap. Fånga så mycket som möjligt av denna odokumenterade visdom med hjälp av ett bra kunskapshanteringssystem som Docsie. Jag har sett företag där Docsie implementerats med nästan 50% minskning av tiden för felsökning av maskinproblem.

Börja med något litet och bygg vidare för att så småningom skapa en guldgruva av dold visdom i form av tyst kunskap. Genom att göra detta kommer du se att dina anställda inte bara får kunskap utan också utvecklar sin expertis, vilket kommer att hjälpa dig och ditt företag att få stora fördelar i denna tuffa konkurrensvärld.