Att skapa ett internt wiki - essentiellt för din organisation¶

I den här artikeln diskuterar vi hur wikis utvecklas, deras användningsområden och varför de är viktiga för din organisation.

Vad är ett internt wiki och varför behöver ditt företag ett?¶

Interna wikis - ditt företags kunskapsnav¶

Ett internt wiki är en central plattform för lagring, sökning och delning av viktig företagsinformation.

Viktiga fördelar: - Eliminerar upprepade frågor - Skyddar mot kunskapsförlust - Förbättrar organisationskulturen

Viktiga funktioner att leta efter: - Sömlös integration med befintliga verktyg - Kraftfull sökfunktionalitet - Samarbetsmöjligheter - Versionskontroll och innehållshantering

Bästa praxis för implementering: - Effektiv organisation och tydlig struktur - Regelbundna uppdateringar och underhåll - Lämpliga åtkomstkontroller och användarutbildning

Välj mellan självhostade eller molnbaserade lösningar utifrån ditt företags behov och resurser.

Upptäck hur du skapar, organiserar och lanserar ett internt wiki för att öka ditt teams produktivitet och kunskapsdelning.

Ett företags interna wiki är en dedikerad plats där team kan lagra, hitta och dela viktig information med varandra. Det fungerar som organisationens långtidsminne eller interna kunskapsbank. Företag använder wikis för att dokumentera viktig information för sina verksamheter, såsom företagspolicyer, rutiner, processer, tekniska anteckningar (releasenoter och andra beskrivningar), projektplaner samt utbildnings- och introduktionsdokumentation.

Ett företagswiki eliminerar upprepade frågor och gör det möjligt för din personal att arbeta självständigt. Det skyddar också ditt företag mot kunskapsförlust när medarbetare slutar.

Wikis har dessutom en positiv inverkan på organisationskulturen. Medarbetare blir bättre på att skriva – att kommunicera tydligt och koncist. När man skriver tydligare tänker man också klarare, vilket förbättrar samarbete och produktivitet.

Vilka nyckelfunktioner bör du leta efter i en wiki-plattform för att tillgodose ditt företags interna wikibehov?¶

Ditt företag kommer att anpassa wiki-upplevelsen efter specifika behov. Följande funktioner är dock avgörande. När du väljer ett internt wiki för din organisation, se till att det erbjuder dessa egenskaper.

Ditt wiki bör integreras sömlöst med de verktyg som ditt team redan använder¶

Ditt team kommunicerar och delar redan information via plattformar som Github Gist, Airtable och dokumentredigerare som Google Sheets. Detta gör att er kollektiva kunskap är utspridd över flera applikationer. Din personal måste ständigt växla mellan verktyg för att få tillgång till viktig företagsinformation.

Även om ett internt wiki kan hjälpa till kommer en del av teamets viktiga kunskap fortsätta finnas i andra verktyg. Därför är det viktigt att välja en wiki-lösning som kan integreras med företagets befintliga teknologier.

Sökverktyget bör vara robust och effektivt¶

Ett kraftfullt sökverktyg (som vi använder på Docsie) gör att användare snabbt kan hitta innehåll utan att behöva leta genom mappar eller ämnen.

Företagswikins sökfunktion bör minst vara lika snabb och enkel som Googles.

Docsies sökning låter användare hitta innehåll och kunskap snabbt och effektivt. Genom att skriva in sökordet visas alla relevanta artiklar och deras placering.

Tänk på sökfunktionen i Docsie som hjälper användare hitta resurser från företagets kunskapsbank. Docsie gör det möjligt för team att centralt lagra, organisera och distribuera viktig information i interna företagswikis. De förlitar sig på vår plattform för att snabbt hitta vad de söker. När du klickar i sökrutan i Docsie visar vi dina senast lästa inlägg – eftersom artikeln du söker troligen är en du nyligen besökt.

Vi erbjuder även facetterad sökning som hjälper dig att förfina din sökning. Till exempel så här kan du hitta referenser till ordet 'Javascript' i din dokumentation och olika artiklar:

En snabb och kraftfull sökfunktion minskar inte bara tiden som läggs på informationssökning. Den ger också en bra användarupplevelse för ditt team, vilket ökar sannolikheten att de använder wikit. Du kan även konfigurera privata wikis och bestämma vem som har åtkomsträttigheter för att säkerställa säkerheten för din data och kunskapshantering. Du kanske inte vill ge åtkomst till nyanställda under deras provanställning, men kan lägga till dem senare.

Samarbetsmöjligheter¶

Interna wikis eliminerar de kunskapssilos som naturligt uppstår i organisationer med flera team. Team bör dock ha sin egen dedikerade plats för företagsinformation i wikit.

I Docsie gör team detta genom att använda böcker inom hyllor (i andra wikis kallas det mappar). Ingenjörsteam har exempelvis sitt eget ämnesområde för viktig information, liksom marknadsföringsteam. Varje team i organisationen kan också skapa underämnen. Till exempel kan både varumärkes- och tillväxtteam ha egna underämnen inom marknadsföringsämnet.

Oavsett vad dessa specialiserade områden kallas, bör de göra det enkelt att få rätt information framför rätt personer vid rätt tidpunkt.

Docsie möjliggör sömlöst samarbete med ditt team. Här är en video som visar några samarbetsfunktioner i Docsie.

Docsie, till skillnad från Google Docs eller andra, låter dig ställa in olika roller inom plattformen vilket är viktigt för att bestämma vem som kan göra vad och i vilken omfattning, vilket gör systemet användarvänligt.

Här är ett exempel på hur vi positionerat användarroller inom Docsie:

Samarbete är extremt viktigt, särskilt när många team arbetar på distans. För att lära dig mer om hur Docsie kan hjälpa med samarbete klicka här.

En metod för att hålla innehållet aktuellt och korrekt¶

Vissa wikis gör det svårt att avgöra om innehållet är uppdaterat och korrekt. Leta efter ett wiki som tydligt visar viktig information som datum och författare för att enkelt identifiera nytt innehåll.

Vem ändrade senast innehållet i ditt wiki?

Om du undrar vem som senast ändrade din dokumentation är en plattform med tidsstämplar avgörande! Docsie låter alla användare se vad som gjorts i olika böcker, vilket hjälper dem förstå vilket arbete som fortfarande behöver slutföras.

Vad krävs för en välorganiserad intern wiki-plattform?¶

Att skapa en effektiv intern wiki-plattform kräver noggrann hänsyn till flera nyckelfaktorer. Från effektiv organisation till att hålla formatet lättläst hänger framgången för en sådan plattform på dess förmåga att fungera som ett centralt nav för information. Låt oss utforska de väsentliga komponenterna som bidrar till en välorganiserad intern wiki-plattform.

Effektiv organisation¶

För att lagra och organisera material använder dokumentredigerare konventionella mappar, artiklar och underartiklar, rubriker och olika layoutkonfigurationer som kan hjälpa till att hantera layouten för ditt interna wiki effektivare. Utan rätt organisation kan det dock vara svårt för kollegor att hitta och hantera information.

Sökfunktioner inom plattformen gör att olika team och avdelningar snabbt kan hitta rätt dokumentation. Att dela upp informationen i böcker och hyllor skapar en mer organiserad situation för organisationens interna dokumentation.

Här är ett exempel på Docsies arbetsyta. Som du ser har vi organiserat vår dokumentation i böcker och hyllor. Böckerna är artiklar och hyllorna är samlingar av olika artiklar inom en specifikt anpassad kunskapsportal.

Håll formatet konsekvent och lättläst¶

Dokumentation bör vara enkel och okomplicerad. Med fler formateringsalternativ blir dokumentationsarbetet mer krävande. När alla får formatera sina inlägg hur de vill blir resultatet en ojämn och förvirrande wiki-upplevelse. Med ett enkelt och lättläst format blir det inte bara lättare att utveckla och underhålla, utan också en snabbare och effektivare process att skapa dokumentation med en enhetlig design.

Här är ett exempel på en användarguide utvecklad av Docsie. Det är vår hjälpportal som visar hur ett användbart och dynamiskt format kan se ut.

1. Huvudskrivområdet: Det är en bra idé att inkludera bilder och diagram tillsammans med texten för att förklara dokumentationen bäst. Placeringen är bra och storleken lagom med välpositionerade rubriker och titlar.
2. Fullt funktionell söknavigering: Detta är extremt viktigt för att påskynda processen där läsarna hittar lämplig information.
3. Länkar: Länkar är viktiga för att dirigera läsarna till andra sidor som de behöver granska.
4. Innehållsförteckning: Detta låter läsarna hitta specifika artiklar inom kunskapsportalen och den interna dokumentationen.
5. Språk- och versionsväljare: Möjligheten för läsarna att byta språk är avgörande för företag med många anställda som arbetar utomlands i olika länder.

Sökning är inte bara en tillfällig idé¶

Med begränsad dokumentation och få anställda är det kanske inte problematiskt att snabbt hitta rätt information. Men när teamet växer och fler bidrar till er interna kunskapsbas märker ni begränsningarna med dokumentredigerare.

De flesta interna dokumentationssystem är inte gjorda för växande interna wikis med många anställda. En dynamisk sökmotor tillsammans med ett välorganiserat wiki är avgörande för att upprätthålla ett smidigt arbetsflöde för att hitta användbar information, policyer, användarguider och handledningar som de anställda behöver.

Självhostat eller molnbaserat wiki - vilket är bättre för din organisation?¶

Nu ska vi prata om hur du publicerar din dokumentation. Är det bättre med ett självhostat eller molnbaserat wiki?

Låt oss börja med att titta på för- och nackdelar med varje alternativ.

Självhostat wiki¶

Om du har pengar och resurser kan du hosta ditt företagswiki på ditt intranät, server eller webbhotell. Fördelarna med ett självhostat wiki inkluderar:

• Du äger all din data.
• Du kan skapa en wiki-upplevelse anpassad efter dina specifika krav.

Ett självhostat wiki kräver dock betydande tekniska resurser. Det passar vanligtvis bäst för team med mycket specialiserade behov.

Molnbaserat wiki¶

Docsie, till exempel, låter dig skapa ett internt wiki utan att använda betydande tekniska resurser. Inom en arbetsdag kan du vara igång.

Det blir enkelt att hantera och arbeta med. Det kan också enkelt bäddas in på företagets webbplats med en rad kod, vilket gör att det sömlöst smälter in med företagets varumärke för en bekväm användarupplevelse. På lång sikt kommer användningen av Docsie för att hantera dokumentation genom vår portal eller inbäddade Docsie-sidor på företagets webbplats att spara tid och pengar och leda till ett effektivare dokumentationsarbetsflöde.

Olika typer av wikis¶

Wikis kommer i olika typer, var och en anpassad för olika ändamål och behov. Här är några exempel:

1. Företagswiki: Avsedd för användning inom en organisation, fokuserar dessa wikis på samarbete och kunskapsdelning mellan anställda. De innehåller ofta funktioner som åtkomstkontroll och integration med andra företagssystem.
2. Publikt wiki: Öppet för allmänheten, där vem som helst kan se och redigera innehåll. Wikipedia är ett perfekt exempel på ett publikt wiki där användare över hela världen bidrar till en mängd olika ämnen.
3. Privat wiki: Begränsat till en specifik grupp eller organisation, ger privata wikis en kontrollerad miljö för samarbete och informationsdelning mellan en definierad grupp användare. De används ofta för intern dokumentation och kunskapshantering.
4. Utbildningswiki: Inriktat på att stödja utbildningsaktiviteter i akademiska miljöer. De underlättar samarbetsinlärning, kunskapsdelning och projektsamordning mellan studenter och lärare.
5. Projektwiki: Fokuserat på ett specifikt projekt eller uppgift, fungerar dessa wikis som en central plats för projektdokumentation, uppgiftsspårning och samarbete mellan teammedlemmar. De hjälper till att effektivisera kommunikation och säkerställer att alla berörda är på samma sida.
6. Personligt wiki: Skapat för personligt bruk, fungerar personliga wikis som en digital anteckningsbok eller kunskapsförråd för personlig information, idéer och anteckningar. De kan vara ett användbart verktyg för att organisera tankar och information.
7. Programvarudokumentationswiki: Används ofta av programutvecklingsteam för att dokumentera kod, API:er och utvecklingsprocesser. De stödjer samarbete mellan utvecklare och hjälper till att upprätthålla en omfattande dokumentation av mjukvarurelaterad information.

Lägg grunden för din informationsarkitektur¶

Utseendet på din informationsstruktur bestäms till stor del av den wiki-lösning du väljer.

I Docsie organiseras materialet på tre sätt: hyllor (som fungerar som mappar) och böcker (som innehåller själva innehållet). Om ditt team använder Docsie handlar din informationsarkitektur om hur ämnena organiseras.

När du organiserar ditt teams interna wiki:¶

Fokusera på tydlighet. Alla i teamet, inte bara de som skapade det, ska enkelt kunna navigera i wikit. Använd flera par ögon för att säkerställa att wiki-strukturen är begriplig och att alla förstår var informationen finns.

Tillåt team att vara flexibla. Låt varje team skapa ämnen eller mappar på det sätt som passar deras arbetsflöde bäst. En struktur som fungerar för ett team kanske inte fungerar för ett annat.

Importera och komplettera innehåll¶

När du har etablerat din arkitektur kan du börja lägga till innehåll i ditt interna wiki. Om du redan har dokumentation (t.ex. i DocX, Markdown PDF och/eller JSON-filer) bör du importera den till ditt nya wiki innan det lanseras. Vi gör det enkelt att importera innehåll från flera verktyg, samt markdown-filer till Docsie.

Du bör också inkludera viktigt nytt innehåll i ditt wiki före den officiella lanseringen. Vanliga saker som team lägger till när de lanserar sitt företagswiki är personalhandboken och en handledning om hur man navigerar i det nya wikit eller kunskapsbasen.

Konfigurera integrationer

Som nämnts tidigare förlitar sig ditt team sannolikt på flera teknologier för att lagra viktig information. Istället för att ersätta dessa verktyg har vi upptäckt att det är bättre att integrera dem med din kunskapsbas.

Överväg vilket material som ska lagras i ditt wiki och vilket som ska länkas till det. Vissa typer av material hör hemma i andra verktyg än ditt wiki. Till exempel kan ingenjörsteam som använder GitHub använda Docsie för att synkronisera markdown-filer och inkludera buggar och pull-requests från GitHub. På så sätt kan användare fortsätta använda GitHub för sitt arbetsflöde samtidigt som de enkelt bidrar till företagets wiki.

Docsie låter våra användare integrera olika andra SaaS-lösningar i vår plattform. Vi tillåter våra användare att integrera:

• Github Gists i Docsie
• Google Forms i Docsie
• Airtable i Docsie
• Google Drive i Docsie
• JSFiddle i Docsie
• Google Sheets i Docsie
• CodePen i Docsie
• Google Docs i Docsie
• CodeSandbox i Docsie
• Loom i Docsie
• GRID i Docsie
• Google Maps i Docsie
• Miro i Docsie
• InVision i Docsie
• Figma i Docsie
• iorad i Docsie
• Jotform i Docsie
• Google Slides i Docsie
• Office 365 Word i Docsie

För att lära dig mer om hur vi kan integrera andra teknologier med Docsie, klicka här.

Bästa praxis för interna wikis

För att navigera i informationen i ett internt wiki krävs en uppsättning bästa praxis för att säkerställa att användare kan sömlöst komma åt och använda kunskapen som lagras där.

1. Intuitiv struktur: Bygg en logisk och intuitiv hierarki för information. Gruppera relaterade ämnen och etablera en tydlig taxonomi som överensstämmer med organisationens struktur.

2. Sökfunktionalitet: Implementera en robust sökfunktion för att göra det möjligt för användare att snabbt hitta specifik information. En pålitlig sökmotor kan avsevärt förbättra användarupplevelsen och effektiviteten.

3. Regelbundna uppdateringar: Fokusera på kontinuerlig förbättring genom regelbundna uppdateringar eftersom föråldrad information kan leda till förvirring.

4. Behörighetskontroller: Skapa lämpliga åtkomstnivåer eftersom du inte behöver ge tillgång till all information till alla.

5. Samarbetsredigering: Underlätta samarbete kring innehållsskapande och redigering. Uppmuntra teammedlemmar att bidra med sin expertis, främja en känsla av ägarskap och säkerställa att informationen förblir uppdaterad och korrekt.

6. Versionskontroll: Implementera versionskontrollmekanismer för att spåra ändringar i dokument. Detta ger inte bara en historik över redigeringar utan möjliggör också enkla återställningar vid fel eller felaktig information.

7. Användarutbildning och dokumentation: Erbjud omfattande utbildning och dokumentation för användare. Detta säkerställer att alla förstår hur man effektivt navigerar i den interna wiki-plattformen och bidrar till dess framgång.

Skapa en lanseringsplan¶

Nu kan du börja planera din lansering. Du behöver fatta ett viktigt beslut: ska den första lanseringen begränsas till ett enskilt team eller omfatta hela organisationen?

Teamspecifik: Om du vill öppna ditt wiki för ett enskilt team får det teamet möjlighet att fördjupa sig i produkten och börja utveckla sin egen informationsarkitektur. När ditt interna wiki växer kan den ursprungliga personalen ge värdefull insikt och stöd.

Företagsövergripande: Om du väljer att lansera ditt wiki i hela organisationen på en gång, se till att alla känner till processen för att hantera er kunskapsbas. Annars rekommenderas att börja med ett enskilt team och sedan expandera till avdelningar och vidare. För företagsomfattande lanseringar föreslår vi att utse teamambassadörer. De blir produktexperter och kan leda arbetet inom sina respektive team.

Avslutande tankar¶

Ditt företags interna wiki är mer än en förvaringsplats för semesterpolicyer. Ditt wiki bidrar till att utveckla en kultur av skrivande och informationsdelning.

Valet av wiki är viktigt. Välj ett wiki som förenklar och effektiviserar dokumentation. Ingen ska behöva hoppa genom ringar för att förstå kunskapen du delar. Därför rekommenderar vi att ha ett välgenomtänkt internt wiki som ett bra sätt att dela information på ett strategiskt och metodiskt sätt för att upprätthålla god företagsmoral.