10 Important Documentations Product Managers Should Make

Skriftlig kommunikation är utan tvekan en mer sammanhängande metod för att utbyta information om en mjukvaruprodukt som alla teammedlemmar bör känna till. Det är därför produktchefer lägger en betydande del av sin tid på att uppdatera dokumentation för alla mjukvarurelaterade projekt.

Det är allmänt accepterat inom alla branscher att produktion av olika dokumentation för olika processer hjälper till att hålla hela utvecklingsprocessen strukturerad och förhindrar oväntade problem orsakade av kommunikationsmissar.

Låt oss titta på några fördelar med dokumentation för produktchefer för att bättre förstå hur viktigt det verkligen är.

Varför är dokumentation viktigt för produktchefer?¶

För att utveckla en tydlig produktvision¶

Dokumentation hjälper produktchefer att hitta svar på alla "varför" som uppstår i projekt kring kärnprodukten eller tjänsten. Att skriva ner allt hjälper produktchefer att fatta viktiga beslut och få svar på frågor som vem produkten skapas för och varför appen eller produkten behöver utvecklas från början. Detta förebygger alla möjliga missförstånd eller misstag.

Ett betydande stöd i planeringsprocessen¶

Du kan inte bara anta att din produkt är den bästa lösningen på problemet – du måste ha en strategi för att göra den till den bästa lösningen. Planering är avgörande. Genom att tydligt dokumentera sin vision genom att skapa användarberättelser, sprintar och mål hjälper chefer hela utvecklingsteamet att producera mjukvara som motsvarar användarnas behov.

Stödjer genomförande i tid¶

Om planer inte genomförs i tid och på rätt sätt blir de verkningslösa. För att omvandla en appidé till en välfungerande applikation använder produktchefen dokumentation och skriftlig kommunikation med designers, utvecklare och andra intressenter för att styra dem i rätt riktning och genomföra de välformulerade planerna.

Team hålls ansvariga¶

Genom att upprätthålla komplett dokumentation av allt arbete kopplat till en produkt kan produktchefer få tillgång till information om vad teammedlemmar gör och hålla dem ansvariga för sina delar av uppgifterna. Att föra detaljerade anteckningar om allt hjälper till att hålla saker enkla och tydliga.

Kundernas behov tillgodoses¶

Genom att dokumentera allt från appkonceptet till planeringsfasen kan produktchefer enkelt se vilka funktioner som ska ingå i applikationen och vilka uppgifter varje funktion måste uppfylla. Senare kan de kommunicera denna bedömning till teamet på ett exakt och begripligt sätt, vilket säkerställer att slutprodukten är precis vad kunderna vill ha.

Att skapa dokumentation är en nyckelfaktor inom produktledning. Här följer en lista med 10 viktiga dokumentationer som produktchefer arbetar med för att maximera produktiviteten i sina team och projekt.

1. Dokumentation om konkurrentanalys

2. Dokumentation som beskriver produktstrategi och vision

3. Produktkravsdokumentation (PRDs)

4. OKR, nyckeltal och framgångsmätningar

5. Färdplansdokumentation

6. Dokumentation om design och prototyper

7. Dokumentation om användarresor och användarberättelser

8. Dokumentation om releaseinformation och omfattning

9. Interna guider och vanliga frågor

10. Kundorienterade användarguider och produktdokumentation

Dokumentation om konkurrentanalys¶

Konkurrentanalys är en stor del av marknadsundersökningen som låter dig undersöka din produkts konkurrensfördel jämfört med konkurrenter som producerar samma eller liknande produkt.

Konkurrentanalys innebär att undersöka varor och tjänster som erbjuds av konkurrenter, samt deras marknadsandelar, styrkor och svagheter. Dokumentation om konkurrentanalys som innehåller alla dessa faktorer skapas och skickas till hela utvecklingsteamet för granskning. En produktchef fattar bara ett slutgiltigt beslut om designen av sin applikation eller produkt efter att ha gjort en grundlig undersökning av konkurrenterna.

Här är ett exempel på hur en konkurrenttabell skulle se ut i dokumentationen för konkurrentanalys:

• Företagets namn (konkurrenten)

• Konkurrentens webbadress

• Antal användare (för att uppskatta effektiviteten av dess produkter och tjänster)

• Hur länge konkurrenten har funnits på marknaden

• Konkurrenters specifika detaljer och expertområden

• Kostnaden för en tjänst eller produkt

• Anteckningar om olika ämnen

Eftersom produktchefer gör många olika typer av analyser kan innehållet i dokumentet variera kraftigt. Några av de mer välkända typerna är kapacitetsanalys, konkurrenslandskapsanalys, konkurrensedifferentieringsanalys, imiterbarhetsstege-analys och värdeerbjudandeanalys.

Dokumentation som beskriver produktstrategi och vision¶

Produktvisionen skapar en bild av produktens framtid som vi försöker utveckla. I form av en storyboard, berättelse eller prototyp är den avsedd att locka team, investerare och partners att investera i och stödja produkten.

Produktstrategin definierar sekvensen av produkter som ska skapas tills den slutliga produkten uppnås.

En av de viktigaste förmågorna hos effektiva produktchefer är förmågan att utveckla en produktvision, men detta är bara början. De måste också bygga en lockande produktstrategi för att förmedla en tydlig syn på produkten. Både produktvisionen och produktstrategin måste vara mycket målmedvetna för att lyckas. Därför utarbetas dokumentation för att fånga all information kopplad till vad slutprodukten kommer att vara och hur man omvandlar en idé till verklighet. Oftast delas dessa material med intressenter för att få deras feedback och åsikter.

Produktkravsdokumentation (PRDs)¶

Produktkravsdokumentation är en allomfattande dokumentation som samlar de olika aspekterna av en applikation på ett ställe. Specifikationsdokument är den vanligaste typen av dokument och de innehåller beskrivningar av applikationernas funktioner, bland annat.

Varje PRD kan vara olika. Dessa dokumentationer beskriver forskningsfrågor, framgångsmått, MVP-funktionslista, tekniska implementeringsdetaljer och så vidare.

Produktkravsdokument (PRDs) innehåller varje steg i hela produktbilden, beslut om att inkludera eller ta bort vissa funktioner, och indikerar eventuella svårigheter. Produktchefer kan använda detta dokument för att visualisera den tid som krävs för projektutvecklingsprocesser, förstå hur mycket pengar som behövs och skapa en ömsesidig förståelse mellan kunder och utvecklingsteamet.

Jag har beskrivit vikten av PRDs i en annan artikel. För att lära dig mer klicka här.

Dokumentation om mål och nyckelresultat, nyckeltal och framgångsmätningar¶

Mål och nyckelresultat (OKR) är en mekanism som produktchefer använder för att fastställa målen för produktutvecklingsprocessen och sedan följa upp resultaten medan processen fortsätter. Målet styr teamet mot målen, medan resultaten visar om målen har uppnåtts. Två frågor ställs och besvaras under processen: "Vart vill du komma?" och "Har du kommit fram eller har du misslyckats med att nå" ett specifikt mål eller produktmål.

Ett nyckeltal, eller KPI, mäter den övergripande framgången för en utvecklingsprocess i dess nuvarande stadium. Kundlivstidsvärde och konverteringsgrad från test till kund inom försäljning, webbtrafik och konverteringsgrad inom marknadsföring är några exempel på nyckeltal (KPI:er). Alla dessa mål, liksom resultaten som uppnåtts under processens gång, beskrivs i relevant dokumentation.

Färdplansdokumentation¶

Färdplaner är en av de viktigaste dokumentationerna som produktchefer ska utforma. En färdplan fungerar som ett sätt att kommunicera produktens betydelse till teamet.

En produktchef skapar en produktlivscykel som beskriver vad som behöver göras, när det behöver göras och hur hela processen ska genomföras. En färdplan är ett dokument som innehåller en lista över alla initiativ som har tagits för att effektivt bygga mjukvara eller någon annan produkt. Det är en väg som produktchefer har lagt ut och som hela teamet följer. Dessa kan förberedas på Docsie för att skickas till deras anställda med inbäddade PowerPoint-presentationer inom dokumentationen skapad av Google Slides. Docsie möjliggör integration med Google slides genom våra integrationsmöjligheter. För att lära dig mer om Docsies integrationsmöjligheter klicka här.

Dokumentation om design och prototyper¶

Att skapa något från grunden utan en ritning är mycket svårt. Detta gäller även för produktdesign. Även om grundkonceptet är viktigt kan hundratals varianter uppstå under utvecklingsprocessen. Därför måste produktchefer upprätthålla ett dokument som registrerar alla ändringar och revideringar som har gjorts i produktens design.

När det gäller produktprototyper har produktchefer en mycket annorlunda upplevelse än ingenjörer eller designers. Produktchefer sätter tonen för prototypframtagning genom att sätta tydliga mål och lägga ut en färdplan för teamet att följa.

Om du undrar varför en produktchef skulle behöva skapa en app-protypdokumentation, överväg följande fördelar:

• Risken för missförstånd elimineras helt

• Iterationer slutförs snabbt

• Tidigt i processen är det viktigt att motivera idéerna

• Förbättringar i kvaliteten på teknisk feedback

Av dessa skäl och fler är prototypdokumentation nödvändig.

Dokumentation om användarresor och användarberättelser¶

I utvecklingen av någon applikation eller plattform är användarberättelser och kundreskartor två kritiska verktyg som måste användas tillsammans. Produktchefer utvecklar och upprätthåller dokumentation för dessa två för att säkerställa att varje detalj registreras och förvaras säkert.

När man skapar ett användarberättelsedokument är det viktigt att tänka på de många anledningarna till varför en användare skulle vilja använda en viss produkt. Produktchefer registrerar varje tänkbar utlösare som kan leda till att en användare interagerar med en funktion i plattformen, inklusive buggar och funktionsförfrågningar. En användarresa kan i detta fall betraktas på mikronivå.

Användarresan är däremot ett dokument som kartlägger hela användarupplevelsen, från köp eller nedladdning till användning av produktens funktioner. Detta hjälper produktchefer att ytterligare förklara produkten för sitt team och andra intressenter (till exempel intressenter), samt att etablera deras förtroende för själva produkten. Denna information kan också användas som marknadsföringsresurser för reklamkampanjer eller för att förklara användningsfallet för en produkt för potentiella kunder.

Dokumentation om releaseinformation och omfattning¶

Releaseinformation, som namnet antyder, är dokumentationen som skickas ut i samband med lanseringen av nya plattformar eller SaaS-produkter. För att informera användare om nya standarder, identifiera vilka problem som har lösts och marknadsföra applikationen när uppdateringen är klar, sammanställer produktchefer denna dokumentation. Eftersom SaaS-produkter skiljer sig mycket från varandra är ingen dokumentation exakt likadan.

Omfattningsdokumentation kallas ibland för arbetets omfattningsdokument. Chefer använder detta verktyg för att definiera bredden av funktionerna som en applikation eller en programvara innehåller, vad dessa funktioner möjliggör och så vidare.

Interna guider och vanliga frågor¶

Det är nödvändigt att producera konfidentiella interna FAQ för intressenter för att hålla dem informerade under hela produktutvecklingsprocessen. Sättet på vilket dessa FAQ skrivs är mycket enkelt. Wireframes för en produkt med en stark användarupplevelseskomponent, eller en länk till uppdelad wireframe-dokumentation, kan finnas i denna mapp.

All information om hur saker fungerar i utvecklingsprocessen ingår i dessa interna manualer. Förutom att säkerställa att data registreras på ett sådant sätt att det möjliggör smidig överlämning mellan medlemmar, fungerar det också som en referens för externa positioner som försäljning, marknadsföring, kundsupport och liknande positioner för att hjälpa kunder.

Kundorienterade användarguider och produktdokumentation¶

För den oinvigde är den kundorienterade guiden en användarmanualdokument i traditionell bemärkelse. Det är produktchefernas ansvar att förbereda denna dokumentation, som ger instruktioner om hur man använder den nyutvecklade SaaS-produkten.

Användare kan hamna i förvirring om hur man kör produkten om detta inte görs, åtminstone i början, tills de själva räknar ut flödet. Därför bör det vara uppenbart varför detta dokument är så viktigt att det är ett av de mest använda eller utvecklade dokumentationerna av produktchefer i branschen.

Slutsatser:¶

Kort sagt, följande dokumentationer är de tio viktigaste dokumenten som kompetenta produktchefer förlitar sig på för att säkerställa en effektiv produkthanteringsprocess.

Tack vare dessa dokumentationer är det omöjligt för dem att ha några missförstånd eller tvister eftersom de har delat upp informationen om uppgifterna i flera dokument. Det skapar en mycket strukturerad och smidig utvecklingsprocess som har dokumenterats noggrant i varje steg.

Hur kan Docsie hjälpa till att skapa all denna dokumentation?¶

Docsie är en robust plattform som är produktchefernas bästa vän när det gäller dokumentation. Docsie specialiserar sig på att skapa, hantera och publicera dokumentation som kan översättas till olika språk med ett sofistikerat versionssystem, lättanvänd redigerare och olika andra fantastiska funktioner som hjälper produktchefer att skapa robust och dynamisk online-dokumentation.

För att prova Docsie gratis, klicka här.