Запуск продукта на рынок: как упростить работу вашей команды¶
Запуск продукта на рынок требует огромных усилий не только от вас, но и от всей команды. Сотрудникам приходится постоянно взаимодействовать с разными заинтересованными сторонами, учитывать все требования и налаживать межотдельное сотрудничество. Продакт-менеджеры, бэкенд- и фронтенд-разработчики и другие технические специалисты собираются вместе для мозгового штурма перед каждым новым релизом. Этот процесс сопровождается созданием множества документов. Насколько это утомительно для вашей команды?
В таких ситуациях платформа, предлагающая возможности настройки контента, гибкость и функции управления знаниями, становится необходимостью. Она обеспечивает защиту при планировании, отслеживании, коммуникации и оценке вашего проекта.
Почему важна настройка документации?¶
Каждый проект имеет свой масштаб и значимость. Размер, сложность, объем и связанные с проектом риски определяют, как нужно настраивать документацию. Поддержание базы знаний и адаптация требований проекта с помощью инструментов настройки контента играют ключевую роль, помогая экономить время, избегать путаницы и лучше координировать команду.
Но как понять, нужен ли вам инструмент настройки для улучшения рабочего процесса? Нужно ли проходить определенный набор процедур? Читайте следующий раздел, чтобы понять, как оценить потребность в проектной документации.
Как оценить потребности в проектной документации?¶
Золотое правило бизнеса — не браться за что-либо, не взвесив все за и против. Но давайте исключим потребность в настройке контента из этого правила.
Чтобы оценить необходимость в инструментах настройки проекта, нужно учесть цели, требования и ожидания от проектной документации с разных точек зрения. Для ясности следует задать вопросы, касающиеся:
Объема проектной документации
Аудитории и пользователей
Применения продукта
Стандартов и рекомендаций, связанных с продуктом
Эти вопросы дадут четкое представление о том, какую платформу выбрать и какие функции искать при планировании внедрения инструментов документации.
Как определить лучший инструмент для настройки контента?¶
В последнем отчете M-File об интеллектуальном управлении информацией было выявлено, что неэффективный инструмент настройки контента может привести к проблемам в рабочем процессе. 65% респондентов в этом опросе отметили, что сталкиваются с трудностями при проверке, утверждении и подписании документов при отсутствии подходящего инструмента для базы знаний и настройки контента.
Это делает поиск правильного инструмента еще более необходимым. Но как найти идеальное решение? Вот несколько моментов, которые стоит учесть при выборе инструментов для настройки документации.
Определите подходящий режим работы¶
Корпоративная документация имеет два режима: локальная система управления документами предприятия и облачная система управления документами. Локальная СУД позволяет компаниям получать доступ к данным с собственного сервера, но для использования этого инструмента необходимо находиться в офисе. Облачные СУД предлагают большую гибкость для удаленных сотрудников, так как они могут получить доступ к данным из любого места.
Учитывайте фактор стоимости¶
Стоимость — решающий фактор. Если вы выбираете локальную СУД, будьте готовы к большим первоначальным затратам для упрощения командного взаимодействия. Однако при выборе облачной системы можно ожидать, что вся настройка обойдется в половину стоимости локальной СУД.
Обратите внимание на безопасность данных¶
Безопасность данных — обязательное условие. Ваши документы должны быть защищены от взлома без дополнительных запросов. В случае локальной СУД у вас больше контроля над безопасностью, а в случае облачной СУД ответственность за безопасность лежит на поставщике услуг.
Возможность резервного копирования файлов¶
В случае локальной СУД файлы данных необходимо регулярно копировать, так как нет автоматического резервного копирования. Поэтому риск потери данных выше. В облачной системе резервное копирование происходит автоматически. Вам не нужно беспокоиться о потере данных в случае непредвиденных событий.
5 функций, которые стоит искать в программном обеспечении для документации¶
Создание пространства для совместной работы команды становится проще, когда у вас есть подходящие инструменты. Вот список функций, которые следует искать при выборе инструментов документации для вашей организации.
1. Совместное использование документов¶
При работе с несколькими заинтересованными сторонами необходимо держать всех в курсе. Один из способов вовлечь всех участников проекта — учитывать их мнения и вносить изменения в продукт в соответствии с полученными ценными предложениями. Платформа управления документацией должна предоставлять возможность обмена данными внутри компании с клиентами и заинтересованными сторонами.
2. Безопасность¶
Безопасность должна быть главным приоритетом при выборе программного обеспечения для документации, подходящего для вашей организации. Ваш предпочтительный выбор должен включать новейшие инструменты и программы безопасности, чтобы гарантировать, что только уполномоченные лица имеют доступ к данным.
3. Возможности редактирования¶
Поиск нужного документа не должен быть сложным для вашей команды. 83% сотрудников теряют драгоценное время на воссоздание уже существующих документов. Поэтому СУД должна показывать обновленную версию документа в первую очередь. Кроме того, люди с доступом к редактированию документа должны иметь возможность вносить изменения напрямую.
4. Классификация документов¶
Ошибки классификации и маркировки документов затрудняют поиск нужного документа вовремя. Хорошая СУД должна автоматически создавать метаданные для документов после их подготовки командой. Это освободит команду от ответственности за создание имен файлов, уменьшая количество ручных ошибок и экономя время.
5. Поиск по ключевым словам¶
Правильное программное обеспечение для документации должно давать команде возможность искать соответствующие документы по ключевым словам. Оно должно отображать релевантные результаты на экране для ускорения поиска документов.
Наличие этих пяти невероятных функций в инструменте документации обеспечивает гибкость платформы и помогает вашей команде экономить время при поиске и редактировании нужных документов. Эти функции также помогают вашей организации улучшить планирование, сотрудничество, оценку и управление знаниями при работе с различными проектами.
Правильный выбор с Docsie¶
Docsie предлагает возможность корпоративной документации, которая помогает вашей команде легко сотрудничать, не теряя много времени. Это универсальное решение, которое уменьшает вашу зависимость от нескольких инструментов. Специально созданный для удовлетворения всех требований корпоративной документации, Docsie обладает невероятными функциями, которые перечислены ниже.
Документация корпоративного уровня¶
Когда вам не нужно переходить с одной платформы на другую, вы можете больше сосредоточиться на выполнении задач без проблем. Централизованная платформа упрощает рабочие процессы документации для команды и помогает повысить эффективность. Вы можете импортировать существующие документы и базы знаний, наладить управление знаниями и разработать индивидуальный портал без особых усилий. Исключительная команда обслуживания клиентов Docsie гарантирует, что вы полностью поймете наши базовые и расширенные функции, прежде чем двигаться дальше.
| CTA: Улучшите настройку документов с Docsie |
|---|
Бесперебойное сотрудничество с глобальной рабочей силой¶
Вы можете сотрудничать с удаленными сотрудниками, подрядчиками, фрилансерами и специалистами с помощью новых ролей пользователей и контроля доступа. С этой функцией Docsie вы можете легко контролировать, кто может просматривать, редактировать и публиковать документы. Если вы хотите предложить какие-либо изменения, сделайте это, добавив комментарии с помощью нашей встроенной функции чата или назначив задачи и сроки выполнения членам команды.
Интерактивные порталы знаний¶
Информирование других о внутренних особенностях вашего продукта важно для принятия обоснованных решений. С Docsie вы можете создавать интерактивные порталы знаний, сайты помощи, часто задаваемые вопросы, базы знаний и страницы самообслуживания для предоставления нужной информации. Вы можете воспользоваться преимуществами настройки базы знаний для публикации контента, соответствующего ролям и особенностям ваших клиентов.
Настраиваемые центры документации¶
Вы можете выбрать, как размещать центры документации. Мы предоставляем вам возможность выбора между общедоступным или частным облаком и локальной СУД. С помощью настраиваемых центров документации вы можете легко управлять знаниями, передавать данные и обеспечивать высокий уровень безопасности.
Аналитика и обратная связь¶
Вы можете видеть, как выполняется проект, статус выполнения и сотрудничество команды с помощью полезных аналитических данных и обратной связи. Внесение изменений в документы и получение лучших предложений стало проще благодаря возможности Docsie настраивать документацию.
Специально разработанные функции гарантируют, что потребности организации в документации будут своевременно удовлетворены, а эффективность команды повысится. Функции управления знаниями, персонализации контента и обратной связи Docsie дают наилучший результат при управлении несколькими проектами.
Ключевые выводы¶
Docsie помогает защитить ваши конфиденциальные документы и весь портал знаний с помощью зашифрованных паролей
Docsie предоставляет как облачную, так и локальную систему управления документами для безопасного хранения критически важных файлов
Docsie позволяет делиться документами с фрилансерами и подрядчиками, добавляя временные пароли
Docsie предоставляет полную поддержку настройки для вашего портала знаний, базы знаний и сайтов помощи
Заключение¶
При работе с несколькими заинтересованными сторонами над разными проектами вам нужен инструмент, который заботится о сотрудничестве, помогает в управлении знаниями, предлагает настройку документации, упрощает рабочие процессы и обеспечивает премиальные функции безопасности для оптимизации вашего проекта. Платформа, которая упрощает редактирование, обмен и классификацию документов, позволяет вашим продакт-менеджерам, фрилансерам и техническим командам активно сотрудничать без каких-либо препятствий. Docsie — это универсальное решение, которое вам нужно для хранения всех документов на центральной платформе, экономя время и упрощая рабочие процессы для ваших команд. Свяжитесь с нашей командой, чтобы внедрить интеллектуальную платформу корпоративной документации.
Часто задаваемые вопросы¶
1. Может ли фрилансер или подрядчик сотрудничать с внутренними командами, используя Docsie?
Фрилансеры и сторонние подрядчики могут легко сотрудничать с внутренними командами, используя Docsie. Продакт-менеджеры, писатели, фрилансеры и разработчики программного обеспечения могут редактировать документы по мере необходимости. Однако перед внесением каких-либо изменений в файлы требуется необходимый доступ.
2. Какие функции безопасности доступны в Docsie для защиты высокоприоритетных документов?
Вы получаете аутентификацию JWT-токена, IAM RBAC и защиту паролем для хранения конфиденциальных данных.
3. Предоставляет ли Docsie индивидуальные порталы?
Вы получаете индивидуальный портал с SSL-шифрованием для повышения безопасности ваших документов.