Каждой команде продуктового и проектного менеджмента необходимы специалисты для создания и управления технической документацией. Это важно для различных аспектов разработки продуктов и проектов, их выпуска, а также обучения клиентов и сотрудников особенностям продуктов, функций и их ролей.
Хотя техническая документация может казаться сложной, на самом деле это не так. В этой статье мы расскажем вам всё необходимое, чтобы вы могли начать создавать и поддерживать отличную техническую документацию для своих продуктов и проектов.
Что такое техническая документация?¶
Техническая документация существует в различных формах и форматах, хотя сейчас она в основном доступна онлайн. Несмотря на то, что техническую документацию обычно создают технические писатели, команды разработчиков, проектные менеджеры и другие профессионалы, лучшая документация передает информацию просто и понятно для всех. В противном случае она не выполняет свою основную функцию.
Техническая документация — это документы, описывающие характеристики и функции продукта. Чаще всего она создаётся в индустрии разработки ПО командами разработки и продукта, и может использоваться для удовлетворения потребностей различных заинтересованных сторон внутри организации.
Такие документы предоставляют контекст для всего, что связано с продуктом. Независимо от того, описывают ли они использование продукта, методику, функции, возможности или разработку, конечная цель — обучить читателя определенному аспекту продукта. Это справедливо и для разработки ПО, и для создания продуктов, и для других областей.
Кто является целевой аудиторией технической документации?¶
.jpg)
Аудитория может быть разной — от конечных пользователей до программистов и стейкхолдеров. Это сильно зависит от типа документации.
Процессно-ориентированная техническая документация часто создается с учетом других аудиторий. Это могут быть разработчики, стейкхолдеры, клиенты или другие члены внутренней команды. Хотя этот тип документации используется реже, чем документация по продукту, его цель — дать более глубокое представление о различных технических элементах, составляющих продукт.
В конечном счете, техническая документация обычно создается для пользователей продукта. Её основная цель — помочь пользователям выполнять определенные задачи с продуктом, поэтому конечные пользователи всегда должны учитываться при создании различных типов технической документации.
Почему техническая документация важна?¶
Есть множество причин важности технической документации. Но всё сводится к одному ключевому преимуществу — информирование пользователей о продукте.
Это утверждение может показаться очевидным, но давайте копнем глубже. Продукт бесполезен, если пользователи не обладают достаточными знаниями о нём. Недостаток информации приводит к тому, что люди не могут правильно использовать продукт или не имеют необходимых знаний, чтобы по-настоящему его понять.
Техническая документация критически важна с точки зрения конечного пользователя, поскольку она позволяет эффективно использовать продукт. Это вдвойне выгодно для компании, создающей документацию, поскольку это сокращает часы поддержки клиентов и приводит к довольным пользователям, которые могут сами решать проблемы и находить ответы на свои вопросы.
Внутри компании техническая документация важна, потому что она предоставляет сотрудникам знания, необходимые для эффективной работы над продуктом, будь то узкотехнический материал или обзор планирования и процессов.
В любом случае, продукты не всегда понятны интуитивно. Именно поэтому нам нужна техническая документация, чтобы получить всю необходимую информацию о них.
Какие существуют типы технической документации?¶
Техническая документация бывает разных видов. Самый простой способ различать виды технической документации — определить, для кого она написана. В целом, её можно разделить на два типа: документация по продукту и документация по процессам.
В любом случае, продукты не всегда понятны интуитивно. Именно поэтому нам нужна техническая документация, чтобы получить всю необходимую информацию о них.
Процессно-ориентированная документация¶
Процессно-ориентированная документация описывает метод разработки продукта. Она касается не конечного результата, а различных процессов, данных и событий, способствующих его развитию и эволюции.
Этот тип технической документации обычно остаётся внутренним и представляет мало ценности или интереса для потребителей или конечных пользователей (за исключением внешних заинтересованных сторон, имеющих прямой интерес к разработке продукта). Она полезна, так как обозначает различные этапы жизненного цикла продукта. Этот тип документации используется командами управления продуктами и проектами, а также другими корпоративными командами, которым необходимо инициировать различные процессы и каталогизировать документацию, например, HR и даже командами разработки.
Процессно-ориентированная документация может включать проектные предложения, которые представляют цели и сроки, связанные с разработкой продукта. Требования к продукту — это важные документы, описывающие основные факты и цифры о новом продукте или услуге. Цели, пользовательские персоны и истории, детали релиза, дорожные карты, макеты и детали дизайна, риски и зависимости — вот общие аспекты.
Процессно-ориентированная документация также может включать планы проектов, схемы, резюме и уставы.
Проектные и продуктовые менеджеры особенно нуждаются в дорожных картах проектов и продуктов, поэтому наличие документации и планов для поддержки этого аспекта их работы важно для развития проектов и разработки продуктов.
Отчетность по проектам и обновления, а также спецификации определенных этапов процессов в разработке продукта или проекта — еще один аспект процессно-ориентированной документации. Это дает отличный обзор различных фаз жизненного цикла вашего продукта.
Продуктово-ориентированная документация¶
Следующий тип технической документации — документация на основе продукта. Часто называемая пользовательской документацией, она описывает, что представляет собой готовый продукт и как его использовать. Вместо описания процесса разработки она делает акцент на готовом результате.
Существуют различные типы продуктово-ориентированной документации, но основные ключевые типы — это руководства пользователя, учебные материалы, инструкции по установке, руководства по устранению неполадок, часто задаваемые вопросы, базы знаний, вики и другие обучающие ресурсы. Эти типы документации предоставляют информацию о вашем продукте и помогают конечным пользователям научиться им пользоваться.
Документация по пользовательскому опыту — еще одна форма продуктово-ориентированной документации для SaaS-компаний. UX-документация описывает пользовательский опыт вашего продукта. Список всех соответствующих скриншотов и пользовательских персон. Сюда входят пользовательские персоны, сценарии использования, стилистические руководства, макеты, прототипы, каркасы и все необходимые скриншоты.
Следующий вид продуктовой документации — примечания к выпуску. Их можно использовать для внутренней документации, чтобы информировать отделы продаж и маркетинга о обновлениях SaaS-продукта, или для информирования пользователей и клиентов о новых функциях и обновлениях технического продукта.
Программно-ориентированная документация¶
Независимо от того, пишете ли вы для пользователей или разработчиков, убедитесь, что ваша документация тщательна и отвечает на их вопросы. Это сэкономит время на ответы на одни и те же вопросы.
Программная документация включает документацию по API, документацию по архитектуре программного обеспечения и документацию исходного кода. Эта документация очень важна для программных команд, чтобы знать, как создавать и структурировать определенные технические платформы и продукты. Для разработчиков важно создавать документацию по требованиям к ПО, системную документацию, документацию по коду, тест-планы и создавать другие формы документации для повышения эффективности работы команд.
Каковы преимущества отличной технической документации?¶
Отличная техническая документация важна для процесса разработки продукта по нескольким причинам. Прежде всего, она помогает всем достичь своих целей.
Что мы имеем в виду? Если вы создаете продукт, ваша конечная цель — чтобы люди с удовольствием им пользовались. Как потребитель, ваша цель — успешно использовать продукт для решения проблемы или получения услуги. Это невозможно, если потребители не понимают продукт или не умеют им пользоваться.
Отличная техническая документация помогает в этом. Она вооружает потребителей знаниями о продукте и помогает им успешно его использовать, одновременно помогая продуктовым командам в процессе разработки.
Чтобы убедиться, что ваша техническая документация хорошо написана, важно настроить правильный процесс, рабочий поток и стратегию для написания качественной технической документации, которая понятна и четко написана. Она должна быть простой в использовании и понимании для пользователей. В противном случае она не поможет всем достичь своих целей.
Docsie — понятное решение для создания лучшей документации¶
Ясная, качественная и легкодоступная техническая документация необходима. Чтобы помочь вам и вашей команде разработчиков сделать это реальностью, бесплатная пробная версия Docsie поможет вам начать создавать техническую документацию.
Наш красивый, легко настраиваемый конструктор порталов знаний позволяет вашей команде легко сотрудничать над технической документацией, оставаясь организованной.
Забудьте о головной боли, связанной с документацией, разбросанной по электронной почте, Microsoft Teams, GitHub и Google Drive. Используя нашу платформу, вы можете убедиться, что вся необходимая информация централизована, что позволяет сосредоточить внимание на творческом процессе и создании отличного контента. Начните прямо сейчас!
Как лучше всего разрабатывать техническую документацию?¶
Многие не знают, с чего начать при создании технической документации. Не волнуйтесь — создание отличной технической документации — это навык, который можно освоить. Мы разбили несколько простых методов для быстрого создания хорошей технической документации.
1. Проведите исследование¶
Давайте будем честны: трудно создать хорошую техническую документацию, если у вас нет полной ясности относительно материала, который вы пытаетесь предоставить. Если у вас уже есть примеры, исследования, образцы и другие данные, переходите к шагу два.
Однако если вы начинаете с нуля, важно провести исследование. Встретьтесь с командой, ответственной за техническую документацию, обсудите и распределите различные исследовательские задачи между членами команды.
Для исследования полезно собрать всю имеющуюся информацию и документацию, с которой вы будете работать.
Следующий шаг исследования — определить, что будет охватывать ваша техническая документация, цели и задачи, которых вы хотите достичь с её помощью.
Затем перечислите конкретное программное обеспечение, инструменты и руководства по стилю для разработки вашей технической документации. Этими инструментами легко управлять с помощью Docsie. На самом деле, все ваше исследование можно написать и закончить совместно в Docsie.
2. Дизайн технической документации¶
Содержание технической документации имеет решающее значение. Тем не менее, внешний вид вашей технической документации также важен. Хорошо организованный, визуально привлекательный документ передает информацию гораздо эффективнее, чем неорганизованная путаница документов.
Поэтому при проектировании документации нужно учесть несколько моментов. Во-первых, рассмотрите структуру и навигацию. Люди часто используют техническую документацию для поиска конкретной информации или решения проблемы, и они должны делать это быстро, чтобы ресурс был эффективным. Поэтому организация вашей документации очень важна.
Полезно категоризировать и субкатегоризировать ваши знания так, чтобы к ним был легкий доступ. Это можно сделать с помощью статей Docsie в Docsie Book. Статьи будут отображаться в правой части каждой опубликованной документации из Docsie:
Также важно, чтобы ваша документация включала мощную функцию поиска и динамичное оглавление, позволяющее пользователям легко получать доступ к нужной информации. Самое эффективное программное обеспечение для документации, такое как Docsie, также имеет эту функциональность наряду со многими другими.
Кроме того, хорошей идеей будет начать с каркаса технической документации. Скелетную структуру вашей технической документации легко создать, и она поможет вам убедиться, что вы не упустили никаких важных данных, которые хотите включить. Мы обсудим структуру вашей технической документации на следующем шаге. Это поддержит визуальную согласованность и организацию всего материала.
3. Структура написания¶
На этом этапе процесса пора начинать настоящее создание контента. Встретьтесь с командой, ответственной за техническую документацию вашей компании, и соберите все исследования, проведенные на первом шаге. Затем, основываясь на навыках каждого члена команды, вы можете распределить задачи по написанию между ними.
Лучшая техническая документация начинается со скелета, который является схемой документации.
Документация также должна быть легко читаемой и понятной, и хорошей идеей будет дать другим членам вашей команды просмотреть документацию и прокомментировать ее. Это можно легко сделать с помощью функции комментирования Docsie.
Когда все завершат первый черновик своего материала технической документации, важно просмотреть, оценить и еще раз просмотреть. Хорошей идеей будет иметь по крайней мере две пары глаз, просматривающих каждую часть вашей документации. Это гарантирует, что материал не только ясен, хорошо написан и грамматически правилен, но и эффективен для целевой аудитории.
Если ваша техническая документация содержит инструкции или шаги, убедитесь, что члены вашей команды проверили эти шаги и подтвердили, что они делают то, что должны делать.
4. Проверьте, как пользователи взаимодействуют с вашей документацией¶
Возможно, вы считаете, что проверили свою документацию в процессе просмотра, но это не так. После завершения технической документации важно провести процесс тестирования, чтобы убедиться, что в ней нет организационных недостатков, запутанного содержания и проблем с удобством использования.
Для этого этапа вам следует найти внешних пользователей для проверки вашей документации. Позвольте им прочитать ее, использовать для помощи в выполнении поставленных задач и дать вам свои честные отзывы. Важно, чтобы ваши тестировщики были внешними, поскольку они будут смотреть на вашу документацию объективно и без предвзятости, что повлияет на их оценку. Всё это можно сделать с помощью веб-аналитики Docsie. Она позволяет видеть, на что обращают внимание ваши читатели в документации, получать отзывы, а также знать, что беспокоит их в документации и ее формате.
В веб-аналитике Docsie вы можете увидеть короткое видео о том, как ваши читатели взаимодействуют с технической документацией, и использовать эту информацию вместе с оценкой, сделанной читателем, для оптимизации документации. Очень важно понимать, как подходить к обратной связи с клиентами и интегрировать ее в процесс создания технической документации.
5. Оптимизируйте техническую документацию с учетом отзывов¶
Представьте, что вы готовы запустить новую техническую документацию! После включения отзывов и комментариев, собранных на этапе тестирования, вы можете обновить и переиздать техническую документацию для использования пользователями! Это должно дать им более целостный опыт работы с документацией.
Тем не менее, ваш путь технической документации на этом не заканчивается. Технические документы динамичны и постоянно обновляются и изменяются, отражая продукты, которые они охватывают. Поэтому хорошей идеей будет установить протокол, описывающий, что нужно делать при добавлении новой информации, внесении изменений или выполнении общего обслуживания.
Многие компании предпочитают внедрять график обновлений для своей документации. Они устанавливают конкретные даты для оценки необходимости изменений, гарантируя, что вся информация всегда актуальна и изменения никогда не упускаются из виду.
Быстрые советы для начала работы¶
Зарегистрируйтесь в Docsie¶
Docsie имеет мощный набор инструментов, который поможет вам создать потрясающую и привлекательную техническую документацию.
Знайте свою аудиторию¶
Существует несколько форм технической документации. Подумайте, кто будет читать вашу документацию, чтобы определить тип документа, материала и язык. Программисты, инженеры, заинтересованные стороны, менеджеры проектов, конечные пользователи и т.д.
Планируйте свою документацию¶
Подготовьте начальную стратегию, которая определяет тип документов, которые вы будете создавать. Рассмотрите типы документации, необходимые для вашего продукта, и что они будут и не будут охватывать.
Будьте лаконичны и избегайте повторений¶
Первый шаг прост, если вы уже выполнили его. Вы усердно работали над технической документацией; убедитесь, что она полезна и проста в использовании. Убедитесь, что ваше письмо лаконично и что вы не дублируете материал в статьях, если это не является абсолютно необходимым.
Последовательность¶
Это небольшая проблема, но последовательность в технической документации жизненно важна. Шрифты, стили письма, дизайн, форматирование и расположение — вот примеры. Установите рекомендации на ранних этапах процесса разработки документации и придерживайтесь их. Полезно, если они соответствуют внешнему виду и стилю вашей компании. Вы можете использовать руководство по стилю Docsie, чтобы обеспечить это.
Помните о своей цели¶
Работая над документом, спросите себя или свою команду: "Что я хочу, чтобы читатель мог делать?" Сосредоточившись на своей цели, вы гарантируете, что ваша документация полезна и действенна без ненужных деталей.
Начните работу с технической документацией
Готовы войти в мир технического письма? Держите эти советы под рукой, пока готовите техническую документацию для своего продукта. Практика делает совершенным, и нет лучшего времени, чем сейчас, чтобы начать.
Начните планировать свои документы и определять содержание. С нашей бесплатной пробной версией и этой статьей в качестве руководства вы будете создавать выдающуюся техническую документацию в кратчайшие сроки!