Что делает функцию поиска Docsie превосходной по сравнению с другими внутренними вики-платформами?

Docsie предлагает мощную поисковую систему, которая работает так же быстро и просто, как Google. Она оснащена фасетным поиском, позволяющим уточнять запросы. При клике на поисковое поле платформа также показывает недавно прочитанные материалы, что упрощает доступ к часто используемой информации.

Как Docsie справляется с командным сотрудничеством и контролем доступа для внутренних вики?

Docsie обеспечивает беспрепятственное сотрудничество благодаря организационной структуре книг и полок. Это позволяет разным командам иметь свои рабочие пространства при сохранении централизованного обмена знаниями. Платформа предлагает различные пользовательские роли и контроль доступа. Вы можете точно определить, кто и что может делать и в каком объеме — это особенно важно для удаленных команд.

Может ли Docsie интегрироваться с нашими существующими инструментами и рабочими процессами?

Да, Docsie предлагает широкие возможности интеграции с популярными инструментами, включая GitHub Gists, Google Drive, Google Sheets, Airtable, Figma, Miro, Loom и многие другие. Это позволяет командам продолжать использовать привычные рабочие процессы, одновременно легко добавляя контент в корпоративную вики-базу знаний без необходимости переключаться между разными платформами.

Следует ли нам выбрать облачное решение Docsie или настроить собственную вики-систему на своем сервере?

Облачное решение Docsie позволяет запустить работу всего за один рабочий день без привлечения значительных технических ресурсов. В отличие от самостоятельно размещаемых решений, требующих серьезных технических знаний и ресурсов, Docsie можно легко встроить в веб-сайт вашей компании одной строкой кода, что сэкономит время и деньги в долгосрочной перспективе.

Как Docsie помогает поддерживать точность контента и контроль версий?

Docsie наглядно отображает важную информацию, такую как временные метки и данные автора для каждой публикации. Это позволяет легко определить, является ли контент актуальным и точным. Платформа показывает, какие изменения были внесены в различные книги, помогая командам понимать, какая работа еще требует завершения, и поддерживая четкий аудиторский след.

Создание внутренней вики для вашей организации¶

В этой статье мы рассмотрим, как разрабатываются вики, их применение и почему они важны для вашей организации.

Что такое внутренняя вики и зачем она нужна вашему бизнесу?¶

Внутренняя вики — центр знаний вашей компании¶

Внутренняя вики — это централизованная платформа для хранения, поиска и обмена важной корпоративной информацией.

Ключевые преимущества: - Устраняет повторяющиеся вопросы - Защищает от потери знаний - Улучшает корпоративную культуру

Важные функции, на которые стоит обратить внимание: - Интеграция с существующими инструментами - Мощная система поиска - Возможности для совместной работы - Контроль версий и управление контентом

Лучшие практики внедрения: - Эффективная организация и четкая структура - Регулярные обновления и обслуживание - Правильное управление доступом и обучение пользователей

Выбирайте между самостоятельно размещенными или облачными решениями в зависимости от потребностей и ресурсов вашей компании.

Узнайте, как создать, организовать и запустить внутреннюю вики для повышения продуктивности и обмена знаниями в вашей команде.

Что такое внутренняя вики

Внутренняя вики компании — это специальное место, где команды могут хранить, находить и обмениваться важной информацией. Это своего рода долговременная память организации или внутреннее хранилище знаний. Компании используют вики для документирования важной информации о своей деятельности: корпоративных политик, процедур, процессов, технических заметок (релизов и описаний задач), планов проектов, обучающих материалов и документации по адаптации сотрудников.

Корпоративная вики устраняет повторяющиеся вопросы и позволяет вашим сотрудникам работать самостоятельно. Кроме того, она защищает бизнес от потери знаний при уходе сотрудников — вики сохраняет информацию, которая в противном случае могла бы исчезнуть.

Вики также положительно влияют на корпоративную культуру. Сотрудники развивают навыки письменной коммуникации — учатся излагать свои мысли просто и лаконично. Умение писать более ясно помогает и мыслить четче, что улучшает командную работу и повышает продуктивность.

Какие ключевые функции следует искать в платформе для создания вики при выборе решения для внутренней вики вашей компании?¶

ключевые функции платформы для создания вики

Ваша компания адаптирует вики под свои конкретные потребности. Однако следующие элементы критически важны для эффективной работы. При выборе внутренней вики для вашей организации убедитесь, что она обладает этими характеристиками.

Вики должна легко интегрироваться с технологиями, которые уже использует ваша команда¶

Ваша команда уже общается и делится информацией с помощью таких платформ, как GitHub Gist, Airtable, а также редакторов документов вроде Google Sheets. В результате корпоративные знания распределены по нескольким приложениям. Сотрудникам приходится постоянно переключаться между инструментами для доступа к важной информации.

Хотя внутренняя вики может помочь решить эту проблему, некоторые важные знания команды все равно будут находиться в других инструментах, не в вики. Именно поэтому так важно выбрать платформу для вики, которая интегрируется с технологиями вашей компании.

Поисковая система должна быть надежной и эффективной¶

Мощный поисковый инструмент (который мы используем в Docsie) позволяет пользователям быстро находить материалы, не перебирая папки или темы.

Функция поиска в корпоративной вики должна быть как минимум такой же быстрой и простой, как у Google.

Поиск в Docsie позволяет нашим пользователям быстро и эффективно находить контент и знания. Введя искомое слово, они увидят все статьи и их местоположение — это одна из лучших практик.

Поисковая функция в Docsie помогает пользователям находить ресурсы из корпоративной базы знаний. Docsie позволяет командам централизованно хранить, организовывать и распространять важную информацию во внутренней вики компании. Они полагаются на нашу платформу для быстрого поиска нужной информации. Поэтому при клике на поисковую строку в Docsie мы показываем недавно прочитанные статьи — ведь то, что вы ищете, вероятно, то, что вы недавно просматривали.

Мы также предлагаем фасетный поиск, который помогает уточнить запрос. Например, вот как можно найти упоминания слова 'Javascript' в вашей документации и различных статьях:

Быстрый и мощный поиск — это не только способ сократить время на поиск информации. Он также обеспечивает отличный пользовательский опыт для вашей команды, повышая вероятность использования вики и добавляя превосходную функциональность вашей вики Docsie. Вы также можете настроить приватную вики и решить, кому предоставить права доступа, чтобы обеспечить безопасность ваших данных и управление знаниями. Например, вы можете не предоставлять доступ новым сотрудникам во время испытательного срока, а после его окончания добавить их в командную вики или продолжать ограничивать их доступ к платформам типа Google Drive.

Возможность совместной работы¶

Внутренние вики устраняют разрозненность знаний, которая естественным образом возникает в любой организации с несколькими командами. При этом команды должны иметь свое собственное пространство для корпоративной информации в вашей вики.

В Docsie команды делают это с помощью книг внутри полок (в других вики это папки). Например, инженерные команды имеют свой раздел для важной информации, как и маркетинговые команды. Кроме того, каждая команда в организации может создавать вложенные подтемы. Например, у команд бренда и роста может быть своя подтема внутри раздела маркетинга.

Как бы ни назывались эти специализированные разделы, они должны обеспечивать простоту доставки нужной информации нужным людям в нужное время.

Docsie обеспечивает беспрепятственное сотрудничество с вашей командой. Вот видео, демонстрирующее некоторые функции совместной работы в Docsie.

Кроме того, Docsie, в отличие от Google Docs и других сервисов, позволяет настраивать различные роли на платформе, что важно для определения, кто и что может делать, делая систему удобной для пользователей.

Вот пример того, как мы определили роли пользователей в Docsie:

Совместная работа чрезвычайно важна, особенно сейчас, когда большинство команд работает удаленно. Чтобы узнать больше о том, как Docsie помогает в совместной работе, нажмите здесь.

Метод поддержания актуальности и корректности материалов¶

Некоторые вики затрудняют определение актуальности и корректности материалов. Ищите вики, которая наглядно отображает важную информацию, такую как дата публикации и автор статьи, чтобы находить новый контент.

Кто последним изменил содержимое вашей вики?

Если у вас возникает вопрос о том, кто последним изменил вашу документацию, то платформа с отметками времени имеет решающее значение! Docsie позволяет всем пользователям видеть, что было сделано в различных книгах, и это помогает им понять, какая работа еще требует выполнения наилучшим образом.

Каковы ключевые требования к хорошо организованной платформе внутренней вики?¶

Создание эффективной платформы внутренней вики требует тщательного рассмотрения нескольких ключевых факторов. От эффективной организации до удобного для чтения формата, успех такой платформы зависит от ее способности служить централизованным узлом информации. Давайте рассмотрим основные компоненты, которые способствуют хорошо организованной платформе внутренней вики.

Эффективная организация¶

Для хранения и организации материалов редакторы документов используют традиционные папки, а также могут иметь статьи и подстатьи, заголовки и различные варианты компоновки, которые помогают более эффективно управлять структурой внутренней вики. Однако чаще всего найти эти файлы и понять, какой файл относится к какому отделу, сложно без правильной организации документации. Это затрудняет коллегам поиск и хранение информации.

Наличие функций поиска на платформе позволяет разным командам и сотрудникам отделов быстро и эффективно находить нужную документацию. Также разделение информации на книги и полки создает более организованную ситуацию для внутренней документации организации.

Вот пример рабочего пространства Docsie. Как видите, мы уже организовали нашу документацию в книги и полки. Книги — это статьи, а полки — коллекции различных статей в специально созданном портале знаний.

Поддержание единообразного и легко читаемого формата¶

Документация должна быть простой и понятной. С дополнительными вариантами форматирования, доступными вашей команде, работа с документацией становится более обременительной. Когда каждый может структурировать свои публикации как хочет, результатом становится неравномерный и запутанный опыт работы с вики. Если у вас есть простой для чтения формат, который легко соблюдать, это не только упростит разработку и поддержку, но и сделает процесс создания документации более быстрым и эффективным в рамках единого дизайна.

Вот пример руководства пользователя, разработанного Docsie. Это наш портал поддержки, который поможет вам понять, как выглядит полезный и динамичный формат.

Основная область для письма: Хорошая идея — иметь изображения и диаграммы, а также текст для наилучшего объяснения документации. Всё хорошо расположено и имеет подходящий размер с правильно размещенными заголовками.
Полнофункциональная поисковая навигация: Это чрезвычайно важно для ускорения процесса, в котором ваши читатели находят подходящую информацию.
Ссылки: Ссылки необходимы для направления читателей на другие страницы, которые им необходимо просмотреть.
Оглавление: Это позволяет вашим читателям точно определять конкретные статьи в вашем портале знаний.
Выбор языка и версии: Возможность менять язык крайне важна для компаний с большим количеством сотрудников, работающих за границей, в разных странах.

Поиск — это не просто мимолетная идея¶

Когда у вас ограниченное количество документации и небольшое число сотрудников, найти нужную информацию быстро может быть не проблематично. Однако по мере роста вашей команды и увеличения числа людей, вносящих вклад в вашу внутреннюю базу знаний, вы осознаете ограничения этих редакторов документов.

Большинство внутренних документаций не предназначены для растущей внутренней вики с большим количеством сотрудников. Наличие динамичной поисковой системы вместе с хорошо организованной вики необходимо для поддержания плавного рабочего процесса при поиске полезной информации, политик, руководств пользователя и учебных материалов, которые нужны сотрудникам при просмотре документации.

Самостоятельное размещение или облачные вики — что лучше для вашей организации?¶

Теперь поговорим о том, как публиковать вашу документацию: лучше иметь самостоятельно размещенную или облачную проприетарную вики?

Давайте начнем с рассмотрения плюсов и минусов каждого варианта.

Самостоятельно размещенная вики¶

Если у вас есть средства и ресурсы, вы можете разместить корпоративную вики на своем интранете, сервере или хостинг-провайдере. Среди преимуществ самостоятельно размещенной вики:

Вы единственный владелец своих данных.
Вы можете создать вики, адаптированную к вашим индивидуальным потребностям и спецификациям.

Однако самостоятельно размещенная вики потребляет значительные технические ресурсы. Обычно она лучше подходит для команд с очень специфическими требованиями.

Облачная вики¶

Docsie, например, позволяет создать внутреннюю вики без привлечения значительных технических ресурсов. В течение одного рабочего дня вы можете начать работу.

С ней будет легко управляться и работать. Кроме того, ее можно легко встроить в веб-сайт компании одной строкой кода, что позволит ей органично слиться с внешним видом и ощущением бренда вашей компании для комфортного пользовательского опыта. В долгосрочной перспективе использование Docsie для размещения документации через наш портал или встроенные страницы Docsie на сайте вашей компании сэкономит время и деньги, а также приведет к более эффективному рабочему процессу документации.

Виды вики¶

Вики бывают разных видов, каждый адаптирован для различных целей и потребностей. Вот некоторые из них:

Корпоративная вики: Предназначена для использования внутри организации, эти вики ориентированы на сотрудничество и обмен знаниями между сотрудниками. Они часто включают такие функции, как контроль доступа и интеграция с другими корпоративными системами.
Публичная вики: Открыта для общественности, эти вики позволяют любому просматривать и редактировать контент. Википедия — идеальный пример публичной вики, где пользователи со всего мира вносят вклад в огромный спектр тем.
Конфиденциальная вики: Ограничена определенной группой или организацией, частные вики предоставляют контролируемую среду для сотрудничества и обмена информацией между определенным набором пользователей. Они часто используются для внутренней документации и управления знаниями.
Образовательная вики: Ориентирована на поддержку образовательной деятельности, эти вики используются в академической среде. Они способствуют совместному обучению, обмену знаниями и координации проектов между студентами и преподавателями.
Проектная вики: Сосредоточена на конкретном проекте или задаче, эти вики служат централизованным пространством для документации проекта, отслеживания задач и сотрудничества между членами команды. Они помогают упорядочить коммуникацию и обеспечить, чтобы все участники были на одной волне.
Личная вики: Созданная для личного использования, личные вики выступают в качестве цифрового блокнота или хранилища знаний для личной информации, идей и заметок. Они могут быть полезным инструментом для организации мыслей и информации.
Вики документации ПО: Часто используемые командами разработчиков ПО, эти вики предоставляют платформу для документирования кода, API и процессов разработки. Они поддерживают сотрудничество между разработчиками и помогают вести исчерпывающий учет информации, связанной с программным обеспечением.

Создание основы для архитектуры информации¶

Внешний вид вашей информационной структуры будет в значительной степени определяться выбранным вами решением для вики.

В Docsie материал организован тремя способами: полки (которые функционируют аналогично папкам) и книги (которые содержат сам контент). Таким образом, если ваша команда использует Docsie, ваша информационная архитектура относится к способу организации ваших тем.

При организации внутренней вики вашей команды:¶

Сосредоточьтесь на ясности. Каждый в вашей команде, а не только те, кто ее создал, должен иметь возможность легко перемещаться по вашей вики. Используйте несколько пар глаз, чтобы убедиться, что структура вашей вики имеет смысл в широком плане и что все понимают, где найти информацию.

Предоставьте командам гибкость. Позвольте каждой команде создавать тему или папку так, как это имеет наибольший смысл для их рабочего процесса. Структура, которая работает для одной команды, может не работать для другой.

Импорт и дополнение контента¶

После того, как вы установили архитектуру, вы можете начать добавлять материал в свою внутреннюю вики. Если у вас уже есть документация (например, в DocX, Markdown PDF и/или JSON файлах), вы должны импортировать ее в новую вики до ее запуска. Мы упрощаем импорт материала из ряда инструментов, а также markdown-файлов в Docsie.

Кроме того, вы должны включить любой значимый новый материал в свою вики до ее официального дебюта. Некоторые элементы, которые команды обычно добавляют при запуске своей корпоративной вики, — это руководство для сотрудников и инструкция по навигации по новой вики или базе знаний.

Настройка интеграций

Как указано ранее, ваша команда, вероятно, полагается на небольшое количество технологий для хранения критически важных данных. Мы обнаружили, что интеграция этих инструментов с вашей базой знаний приносит больше пользы вашей команде, чем их замена.

Подумайте, какой материал должен храниться в вашей вики, а какой должен быть связан с ней. Определенные типы материала принадлежат инструменту, отличному от вашей вики. Например, инженерные команды, использующие GitHub, могут использовать Docsie для синхронизации markdown-файлов и включения ошибок и запросов на изменение из GitHub. Таким образом, пользователи могут продолжать использовать GitHub для своего рабочего процесса, одновременно легко добавляя информацию в корпоративную вики.

Docsie позволяет нашим пользователям интегрировать различные другие SaaS-решения в нашу платформу. Мы позволяем нашим пользователям интегрировать:

Чтобы узнать больше о том, как мы можем интегрировать другие технологии с Docsie, нажмите здесь.

Лучшие практики внутренней вики

Навигация по информации внутренней вики требует набора лучших практик, чтобы пользователи могли беспрепятственно получать доступ и использовать богатство знаний, хранящихся внутри.

Интуитивная структура: Создайте логичную и интуитивно понятную иерархию информации. Группируйте связанные темы вместе и установите четкую таксономию, соответствующую структуре организации.
Функциональность поиска: Внедрите надежную функцию поиска, чтобы пользователи могли быстро находить конкретную информацию. Надежная поисковая система может значительно улучшить пользовательский опыт и эффективность.
Регулярные обновления: Сосредоточьтесь на постоянном улучшении с помощью регулярных обновлений, так как устаревшая информация может привести к путанице.
Контроль разрешений: Создайте правильные уровни доступа, поскольку не нужно предоставлять доступ ко всей информации всем.
Совместное редактирование: Способствуйте совместному созданию и редактированию контента. Поощряйте членов команды вносить свой опыт, формируя чувство собственности и обеспечивая актуальность и точность информации.
Контроль версий: Внедрите механизмы контроля версий для отслеживания изменений, внесенных в документы. Это не только предоставляет историю правок, но и позволяет легко откатываться в случае ошибок или дезинформации.
Обучение пользователей и документация: Предложите комплексное обучение и документацию для пользователей. Это обеспечит понимание всеми, как эффективно перемещаться по платформе внутренней вики, и будет способствовать ее успеху.

Создайте план запуска¶

Теперь вы можете начать планировать свой запуск. Вам нужно принять важное решение: будет ли первоначальный запуск ограничен одной командой или охватит всю организацию?

Создайте план запуска

Для конкретной команды: Если вы хотите открыть свою вики для одной команды, эта команда получит возможность погрузиться в продукт и начать разрабатывать собственную информационную архитектуру. Затем, по мере роста вашей внутренней вики, первоначальные сотрудники могут предоставить бесценные сведения и помощь.

Для всей компании: Если вы решите развернуть вики по всей организации сразу, убедитесь, что все знают о процедуре управления вашей авторизованной базой знаний. В противном случае рекомендуется начать с одной команды, а затем расширяться до отделов и дальше. Для запусков в масштабах компании мы рекомендуем привлекать амбассадоров команды. Они станут экспертами по продукту и смогут возглавить инициативу в своих командах.

Заключительные мысли¶

Внутренняя вики вашей организации — это больше, чем просто хранилище политики отпусков. Ваша вики способствует развитию культуры письма и обмена информацией.

Однако выбор вики имеет значение. Выберите вики, которая упрощает и рационализирует документацию. Никто не должен преодолевать препятствия для понимания знаний, которыми вы делитесь. Вот почему мы считаем, что наличие хорошо продуманной внутренней вики — отличный способ стратегически и методологически делиться информацией, чтобы поддерживать высокий моральный дух компании.

Готовы преобразить вашу документацию?

Как создать внутреннюю вики, которой ваша команда будет действительно пользоваться

Ключевые выводы

What You'll Learn