Большинство компаний работают с информацией, документацией и проектами, которые требуют защиты при совместной работе команд. Данные клиентов и другая конфиденциальная информация должны быть надежно защищены, поэтому высокий уровень безопасности критически важен для любой организации. Угрозы безопасности документов включают:
· Нарушение безопасности
· Неструктурированные данные
· Незащищенная документация
· Несанкционированный доступ к данным
Все это значит, что вы рискуете подвергнуть опасности информацию о клиентах, клиентские базы данных, финансовые данные или проекты, над которыми работает ваша команда.
Компании часто работают над документацией для новых продуктов, которая должна быть доступна только определенным сотрудникам или субподрядчикам, участвующим в разработке продукта до его официального выпуска. Некоторые из этих продуктов имеют ожидающие патенты, и их защита — это разница между утечкой информации и успешным будущим релизом.
Сотрудничество и доверие в организации сегодня важны как никогда. Это становится коммерческим требованием, поскольку клиенты ожидают от поставщиков услуг безопасности. Хотя защита документов может казаться сложной задачей, есть простые меры, которые помогут избежать проблем.
Внутренние риски безопасности документов наиболее распространены:¶
1. Защитите сотрудников от фишинговых атак¶
Самая серьезная внутренняя угроза — фишинговые письма. Фишинговое письмо создается хакером, который маскирует его под легитимную компанию, связанную с организацией сотрудника, и часто содержит ссылку, по которой жертва переходит. В большинстве случаев, после клика хакер получает удаленный доступ к компьютеру сотрудника и может извлечь конфиденциальную информацию о компании и проектах, которые планируется сохранить в тайне до даты релиза.
В недавнем исследовании North American выяснилось, что:
-
"67% перешедших по ссылкам (13,4% от общего числа пользователей) ввели свои учетные данные, что существенно выше показателей 2019 года, когда только 2% предоставили свои учетные данные.
-
Государственный сектор и транспортная отрасль показали наихудшие результаты с показателем переходов 28,4%.
-
Образовательный сектор и финансово-страховая отрасль показали значительно лучшие результаты с показателями 11,3% и 14,2% соответственно.
-
Пользователи в Северной Америке хуже всего справились с фишинговой симуляцией, показав 25,5% переходов по ссылкам и 18% предоставления учетных данных. Это означает, что более 7 из 10 кликнувших добровольно скомпрометировали свои данные.
-
Пользователи в Европе показали более низкие показатели переходов и предоставления данных: 17% и 11% соответственно."
Это стратегия, которую некоторые недобросовестные конкуренты используют для кражи идей продуктов. Фишинговые письма составляют 90-95% всех успешных атак в мире. Хакеры выдают себя за доверенных лиц, таких как поставщики, коллеги или клиенты, и запрашивают конфиденциальную информацию. Однако если вы знаете, как их обнаружить, вы будете в безопасности! Проверяйте адрес электронной почты отправителя, а не только его имя. Другие признаки — некорректные или измененные логотипы, орфографические ошибки и странные адреса электронной почты, связанные с подозрительными сайтами. Если вы не уверены, проконсультируйтесь с ИТ-отделом, чтобы не скомпрометировать важные данные.
Фишинговых атак можно избежать, если компания использует для совместной работы над документацией защищенную платформу, такую как Docsie. Она позволяет создавать документацию продуктов в режиме совместной работы, сохраняя меры безопасности, и предоставляет возможность публикации защищенной паролем документации. Это гораздо безопаснее, чем отправка такой информации по электронной почте, которая может быть взломана.
2. Управление документацией¶
Безопасность документации продукта наиболее эффективна, когда права доступа предоставляются только по необходимости. Защищенные паролем новые проекты или дизайны с ограниченным доступом — отличный способ поддерживать безопасную среду документов. Системы управления электронными документами, такие как Docsie, имеют большой потенциал. Docsie отслеживает документы и записывает любые изменения или действия с документом, а также время и дату с цифровой отметкой. Эти журналы должны постоянно мониториться на предмет необычного поведения, которое может поставить под угрозу требования безопасности документации.
Также возникает проблема физических документов, которые оставляют в офисе на виду. Важно, чтобы этого не происходило. Убедитесь, что ваши коллеги правильно уничтожают важные документы (а не просто выбрасывают их) или надежно хранят их, если они должны их сохранить. Вот почему хранение цифровых копий на платформе вроде Docsie — действительно хорошая альтернатива хранению конфиденциальных документов в офисе, где они могут попасть в руки социальных инженеров.
3. Следите за общими устройствами¶
Еще один источник уязвимости для безопасности документации — общие устройства, такие как принтеры и сканеры. Чтобы снизить риск, доступ к сетевым приложениям и ресурсам этих систем должны иметь только авторизованные пользователи. Используйте существующую архитектуру безопасности для защиты принтеров с помощью аутентификации по паролю или смарт-карте, уменьшая необходимость в дополнительных паролях. Программное обеспечение для управления печатью может использоваться для хранения документов в очереди печати и отслеживания всех действий с документами.
Доступ к физическим портам (USB, флеш-накопители) также часто ограничивается, чтобы предотвратить кражу ваших конфиденциальных документов или заражение сети компании.
Внешние угрозы безопасности документации продуктов с ожидающими патентами также можно снизить.¶
Несмотря на принятые меры безопасности, документы могут быть взломаны. Для предотвращения нарушений безопасности рекомендуем следовать этим лучшим практикам.
Защитите ваши данные¶
Отсутствие соответствующего механизма шифрования может быть катастрофическим для компании. Разумеется, антивирусное ПО и защита от вредоносных программ должны быть актуальными.
Кроме того, ограничение доступа в интернет в компании снижает риск того, что сотрудники станут жертвами внешних фишинговых сайтов или загрузят вредоносное ПО, которое может распространиться по всей организации. Когда общедоступный Wi-Fi — единственный вариант, хорошая идея — использовать корпоративный VPN, например Surfshark, и создавать дополнительные меры безопасности в сети Wi-Fi.
Изменяйте формат документа¶
Согласно отчету Thales Data Threat Report за 2021 год, проведенному исследователями 451. Они опросили 2600 руководителей из разных отраслей и выяснили, что 45% американских компаний сталкиваются с утечкой данных на каком-то этапе своего бизнес-цикла. В 2019 году утечки данных составляли 65%. И хотя с 2019 года по настоящее время количество утечек уменьшилось, это по-прежнему огромная проблема для многих предприятий.
Отправка документов в формате PDF устраняет задержки, связанные с форматом документа, и преобразует цифровые файлы в защищенные паролем файлы с надежным шифрованием и ограничениями прав редактирования. Однако это непрактично, если документация — это документация продукта, которую постоянно нужно изменять. PDF имеет меры безопасности, но использование платформы, такой как Docsie, позволяющей определенным сотрудникам компании безопасно изменять документацию через облако, гораздо продуктивнее. С Docsie вы можете назначить определенных людей «Администраторами», «Редакторами» или просто «Читателями» определенной документации. Это снизит вероятность утечки, поскольку доступ к документации и возможность ее изменения будут иметь только определенные люди. Опубликованную документацию в Docsie также можно защитить паролем, чтобы только люди с паролем могли просматривать ее. Эти меры означают, что руководства пользователя, политики или руководства по продуктам не могут быть изменены кем угодно, кроме создателя документа или редактора, снижая риск подделки. При использовании форматов Word/PowerPoint хакеры не могут получить информацию о создателе документа.
Тщательно выбирайте пароли¶
¶
Как сообщается в статье Identity Force, 10 декабря 2020 года Spotify сбросил пароли после обнаружения уязвимости, которая раскрыла информацию учетных записей пользователей. Spotify утверждает, что "возможно, были раскрыты адреса электронной почты, предпочтительные отображаемые имена, пароли, пол и дата рождения, но только определенным бизнес-партнерам Spotify."
Это показывает, что даже ведущие SaaS-компании имеют слабые места в защите паролей. Поэтому всегда важно не забывать о качественных паролях! Чтобы избежать смены паролей каждые три месяца, наши системные администраторы в Docsie рекомендуют иметь строгую политику паролей вместе с MFA (многофакторной аутентификацией). Также полезно напоминать коллегам некоторые основные правила паролей:
Пароли никогда не должны записываться на стикеры и «прятаться» под клавиатурой.
Вот несколько ключевых замечаний о создании хорошего пароля:
-
Не используйте один и тот же пароль для нескольких аккаунтов и платформ.
-
Чем длиннее, тем лучше! Проверьте надежность пароля на HowSecureismyPassword.net. -security-use-strong-password
-
Очень важно, чтобы новые сотрудники проходили интересное и познавательное внутреннее обучение, охватывающее как внутренние, так и внешние угрозы. Работодатели часто решают эту проблему с помощью простой программы электронного обучения или рабочего листа, но этого не всегда достаточно, чтобы гарантировать, что сотрудники осознают опасность.
Docsie помогает со всеми аспектами безопасности при разработке, совместной работе и публикации документации продукта с возможностью защиты паролем.¶
Вот короткое видео о том, как Docsie помогает с безопасностью, а также с созданием защищенной паролем документации продукта:¶
Начнем с того, как внутренняя платформа Docsie помогает поддерживать безопасность при создании документов. Как я упоминал выше, есть много случаев, когда документы, связанные с новыми продуктами, должны быть написаны и надежно защищены. Эти продукты еще не могут ожидать патента, но процесс написания документации продолжается. Один из способов, которым Docsie помогает с безопасностью в этом вопросе, — гарантия того, что вся документация создается, отправляется и управляется только определенными сторонами с определенными обязанностями.
Docsie позволяет владельцу рабочего пространства назначать «Администраторов» (которые могут создавать новые книги и полки), «Читателей» (которые могут только просматривать рабочее пространство, но не редактировать или писать поверх проектов), «Редакторов», которые могут только редактировать книги, и «Владельцев», имеющих все права на передачу всех возможностей Docsie и назначение участников на различные должности в проекте Docsie.
Это очень полезно, поскольку показывает, кто работает над конкретным проектом и что он с ним делает, а также ограничивает тех, кто не должен участвовать в определенных аспектах проекта.
Эта функция доступна очень просто в Docsie. В правом верхнем углу, где вы видите три точки, нажмите на свое имя пользователя:
Когда вы окажетесь в панели управления профилем и настройками, нажмите «Пользователи», и откроется панель управления пользователями рабочего пространства:
В этой панели управления вы можете приглашать новых пользователей, изменять их «Роли» на «Читатель, Редактор, Администратор» и удалять пользователей, которые больше не работают над определенным проектом.
Для дополнительного уровня безопасности: все пользователи Docsie, работающие над определенным проектом, отслеживаются через нашу временную метку. Это очень полезно для отслеживания того, кто редактировал документацию, какие изменения были внесены. Это позволяет узнать, кто и когда взаимодействовал с документацией определенного продукта. Любая форма отслеживания полезна для целей безопасности, поскольку она предоставляет информацию о том, кто и когда имел доступ к определенной документации.
Это также легко доступно. Когда книга открыта, нажмите на круглое изображение часов в правом верхнем углу:
Это откроет выпадающий список справа, показывающий, кто и когда работал над конкретной документацией:
Защита документации паролем с помощью Docsie:¶
Docsie также позволяет защищать документы паролем.
Есть два способа сделать это. Нажав на три точки рядом с полкой или книгами.
Это откроет вкладку настроек, в которой нужно нажать «Свойства», чтобы получить доступ к панели создания пароля.
Примечание: если вы нажмете на три точки рядом с полкой, то защитите паролем все книги на полке. Однако если вы нажмете на три точки, а затем на «Свойства» в книге, то защитите паролем только выбранную книгу!
После нажатия на «Свойства» откроется эта панель, затем нажмите «Дополнительные параметры»:
После нажатия на «Дополнительные параметры» откроется панель управления паролями. Теперь вы можете ввести пароль для книги или полки и включить защиту паролем. Готово! Ваши книги и/или полка будут полностью защищены паролем, и только те, кто имеет пароль, смогут получить к ним доступ.
Чтобы узнать больше, посетите help.docsie.io или отправьте нам электронное письмо на hello@docsie.io