Командная работа крайне важна при создании документации к продуктам. Правильное содержание и подход в работе с командой разработки — залог успеха, а наличие подходящих инструментов для совместной работы имеет решающее значение!
Хотя термин "совместная работа" часто используется в деловом мире, его значимость нельзя недооценивать. Сотрудничество в рабочей среде ведет к продуктивным командам, особенно когда речь идет о создании качественной документации к продуктам!
Совместная работа происходит, когда группа специалистов в команде документации — продакт-менеджеры, владельцы продуктов, технические писатели, дизайнеры, разработчики, маркетологи и другие участники — объединяют усилия, чтобы поделиться знаниями и навыками для достижения общей цели: создания отличной и профессиональной документации, которую пользователи будут с удовольствием читать.
Давайте будем честными! Независимо от того, создаете ли вы документацию к продукту, руководства пользователя или базу знаний на вашем сайте, сотрудничество необходимо для правильной организации всех элементов. От вашей способности взаимодействовать с коллегами напрямую зависит качество документации.
Рассмотрим семь причин, почему командная работа и сотрудничество так важны при разработке документации к продуктам.
Почему совместная работа необходима при создании документации к продуктам?¶
Она создает новые каналы коммуникации¶
Работа с новыми людьми из разных отделов компании открывает каналы, которые иначе остались бы закрытыми. Поиск инновационных способов взаимодействия и обмена информацией критически важен для успешного создания полезной документации, которую пользователи смогут понять. Объединяя различные источники информации из разных отделов, можно разработать полезные материалы для клиентов. Поэтому совместная работа должна использоваться для создания связей между отделами при любой возможности.
По словам Марка Санборна, "В командной работе молчание — не золото, а смертельный яд". Создание более сплоченной и открытой рабочей среды для коммуникации между отделами приносит пользу всем. Это сближает сотрудников и проясняет конечную цель организации, помогая создавать превосходную документацию.
Совместная работа повышает эффективность¶
Индивидуальная работа имеет свои преимущества, но для проектов документации недостаток информации из разных отделов может быть критичным. Когда речь идет о документации, две головы (или больше) лучше, чем одна, особенно когда различные идеи из разных отделов объединяются для создания качественных материалов.
Исследование Стэнфордского университета показало, что даже ощущение работы в коллективе может повысить общую продуктивность. Forbes отметил: "Участники исследования, настроенные на совместную работу, придерживались своих задач на 64% дольше, чем работающие в одиночку, при этом демонстрируя более высокий уровень вовлеченности, меньшую усталость и более высокий уровень успеха".
Совместная работа просто эффективнее для создания документации. Мы должны признать, что нам потребуется помощь для объединения идей и концепций. Это должно быть коллективное усилие. Командная работа помогает разделить большую нагрузку при создании различной документации и разрабатывать инновационные решения для создания понятных и привлекательных материалов.
Организация, которая ставит сотрудничество в приоритет при создании документации, неизбежно сделает этот подход основным, что приведет к более эффективному рабочему процессу.
Совместная работа над документацией повышает удержание сотрудников¶
Сотрудничество привлекает потенциальных и существующих работников, поскольку обеспечивает основу для более открытой и вовлеченной рабочей среды. Ваши сотрудники будут ценить среду, ориентированную на сотрудничество, что значительно снизит их желание искать работу в другом месте.
Для создания качественной, информативной и привлекательной документации необходим вклад разных отделов компании. Маркетологи могут предоставить данные о целевой аудитории, регионах и другую аналитику. Продакт-менеджерам, создающим документацию, нужны самые широкие каналы сотрудничества. Им необходима информация от инженерных команд, маркетинга, продаж и обратная связь от клиентов. Для создания успешной документации они должны взаимодействовать со всеми этими отделами, чтобы понимать, как работают продукты, какие клиенты соответствуют их продукту, и использовать эту информацию для руководства командами технических писателей, дизайнеров и технических специалистов.
Люди ценят построение связей, особенно в процессе создания документации, понятной и привлекательной для клиентов. Все мы хотим работать с людьми, которым доверяем, которые понимают и уважают наши точки зрения, и которые эффективно сотрудничают с другими, особенно с теми, кто имеет разный опыт и специализацию. Сотрудничество делает это возможным.
Совместная работа улучшает моральный дух компании¶
По мере установления связей между командами и отделами люди начинают больше доверять друг другу, что постепенно повышает общий моральный дух организации. В конце концов, если в организации отсутствует доверие, хорошая синергия и позитивный настрой, она потерпит неудачу. Одним из самых эффективных способов укрепления доверия является регулярная работа с людьми за пределами вашей команды или отдела.
Это работает и в обратном направлении: чем лучше моральный дух в компании, тем комфортнее сотрудники чувствуют себя, работая с коллегами из разных подразделений. Это также привлекает высокоэффективных сотрудников, которые все чаще ищут более открытые, коллективные рабочие среды.
Создайте эффективные методы сотрудничества, и ваши команды будут не только продуктивными, но и будут гордиться работой в вашей организации.
Совместная работа помогает в решении проблем¶
Что вы делаете, когда зашли в тупик? Представьте, что вы добились значительного прогресса в проекте документации, но столкнулись с препятствием, которое кажется непреодолимым. У вас закончились идеи, разработка остановилась, а срок завершения документации быстро приближается. Вы сдаетесь?
Конечно, нет. Вы обращаетесь за помощью или другой точкой зрения. Вы можете провести мозговой штурм с командой или попросить отзыв от коллеги. Другими словами, вы работаете с командой продакт-менеджмента, чтобы решить проблему. Когда ваша команда объединяет знания, навыки и опыт, затем обсуждает трудности и потенциальные решения, приостановленные проекты документации начинают продвигаться вперед.
Согласно исследованию ADP, наиболее качественное взаимодействие происходит в командах с множеством возможностей для сотрудничества и решения новых проблем.
С другой стороны, сотрудничество не должно быть последним средством. Оно должно быть встроено в рабочие процессы вашей команды продакт-менеджмента. Чем больше глаз следят за проектом с самого начала, тем легче выявлять проблемы (и эффективно их решать).
Совместная работа позволяет людям учиться друг у друга¶
Это ключевой момент, особенно для создания и разработки документации к продуктам!
Одним из лучших аспектов совместной работы с людьми, обладающими различными навыками и опытом, является возможность учиться на основе знаний, собранных из разных отделов. Сотрудничество с членами команды или даже разными командами следует рассматривать как возможность обучения для создания документации, которую клиенты понимают и с удовольствием читают.
Это включает в себя запрашивание мнений и идей, обмен информацией, изучение того, как ваши партнеры подходят к своей части проекта, и лучшее понимание их методов работы. Обучение у коллег — это не только преимущество сотрудничества, но и первый шаг к созданию культуры рабочего места, ориентированной на обучение и развитие.
Команды, которые сотрудничают, не только учатся друг у друга (на ошибках, успехах, неудачах, процессах и т.д.), но и развивают лучшее понимание точки зрения другой команды. Вы слышите их сторону истории: их проблемы, приоритеты и даже их образ мышления. Это будет невероятно полезно при совместной работе в будущем.
Некоторые размышления:¶
Когда многим командам и специалистам необходимо работать вместе для создания красивых и качественных руководств пользователя, документации к продуктам и баз знаний, командная работа становится жизненно важной.
Многие инструменты для совместной работы, такие как корпоративные сети, помогают в этом. Они предназначены для открытия вашей компании, чтобы все отделы могли общаться друг с другом и следить за работой других команд через новостные обновления, объявления, события и каналы обсуждения. Но что насчет специальных инструментов для создания документации к продуктам?
Иметь облачную платформу для создания документации, позволяющую вашей команде эффективно сотрудничать, очень важно. Использование Zoom и других виртуальных видеотехнологий — отличный способ поддерживать связь с удаленными командами и демонстрировать изменения или проблемы, возникающие при написании документации.
Кроме того, интерфейс вроде Slack или Mattermost — отличный способ общения в чате, который также позволяет перетаскивать элементы в организованные чаты, что прекрасно подходит для совместной работы с разными командами.
Именно поэтому Docsie разработал полезные функции, помогающие сотрудничать и назначать различные задачи командам документации!
Основные концепции успешных команд документации и сотрудничества¶
Мир пересматривает способы работы над документацией к продуктам, особенно в плане совместной работы.
Большая часть работы становится все более ориентированной на команду, поскольку организации становятся более глобальными и сложными. По данным исследования, опубликованного в Harvard Business Review, за последние два десятилетия время, затрачиваемое менеджерами и сотрудниками на совместную деятельность, увеличилось на 50% и более. Это означает, что общение с различными отделами компании происходит на постоянной основе.
Кроме того, команды документации стали больше, разнообразнее, более распределены и специализированы, чем когда-либо прежде. Хотя эти команды могут быть весьма эффективными в решении сложных задач, с которыми сталкиваются многие современные предприятия, некоторые из них все еще испытывают проблемы с внедрением эффективных стратегий сотрудничества.
Как сотрудники сегодня могут эффективно общаться, преодолевая распространенные рабочие структуры и динамику, которые препятствуют эффективному сотрудничеству на рабочем месте? Давайте начнем с обсуждения того, что такое сотрудничество и как оно эффективно реализуется для повышения продуктивности в командах разработки документации.
Что означает эффективная командная работа при разработке документации?¶
Сотрудничество определяется как совместная работа двух или более людей для разработки или создания чего-либо. Это может происходить лично или электронно, благодаря многочисленным коммуникационным технологиям и облачным приложениям, разработанным специально для этой цели.
Хотя существует множество различных способов развития и поддержания успешной команды разработки документации, самые успешные обычно имеют несколько ключевых характеристик. Это среда, где сотрудники чувствуют себя видимыми, услышанными и свободными в выражении себя и своих идей. Они эффективно проводят встречи и рабочие сессии. Они внедрили стандартизированные системы и процессы сотрудничества. Их команды осознают важность эффективного общения друг с другом. Кроме того, технические команды, технические писатели и продакт-менеджеры имеют эффективную платформу для отслеживания документации, создаваемой для продуктов и руководств пользователя.
Возможность назначать задачи, отмечать их и видеть, какие задачи нужно выполнить в управленческом порядке, также значительно способствует соблюдению сроков документации и разделению ролей для завершения работы.
Самое главное, руководство этих компаний понимает, что эффективное сотрудничество на рабочем месте для разработки эффективной, всесторонней и качественной документации приносит пользу не только их сотрудникам, но и клиентам, которые лучше поймут сценарии использования продуктов.
Давайте рассмотрим преимущества сотрудничества¶
Обеспечение эффективной совместной работы вашей команды в офисе может показаться очевидным.
Тем не менее, объединение людей из разных сред и, в зависимости от размера и структуры вашей организации, разных часовых поясов для работы над общей целью — нелегкая задача. Однако преимущества эффективного общения и сотрудничества на рабочем месте намного перевешивают недостатки.
Команды добавляют больше силы для эффективного создания документации¶
Что общего у лучших продуктов в мире? Они стремятся создать эффективную команду документации, чтобы информировать клиентов об эффективности своих продуктов. Независимо от того, является ли продукт компании нематериальным SaaS-софтом или материальным продуктом, работа команды над общей целью не только внушает сильное чувство цели членам команды, но и позволяет им восполнять пробелы в навыках друг друга и разделять задачи, используя сильные стороны каждого. Почему это важно для документации? У документации много аспектов: технические, лингвистические, а также дизайнерские. Объединяя техническую команду с дизайнерами и техническими писателями под руководством продакт-менеджера и владельца продукта, вы получаете мощную силу, способную создавать удивительную документацию.
Команды документации, работающие совместно, более умелы и осведомлены¶
Хорошие команды сотрудничества имеют возможность приобретать новые навыки друг у друга, что помогает им прогрессировать в личном и профессиональном росте. Акт сотрудничества заставляет людей мыслить более критически, объяснять себя яснее и лучше понимать свои способности, что помогает развивать самосознание и лучшее понимание своих сильных и слабых сторон, а также углублять понимание продаваемых продуктов.
Члены команды документации с разнообразными культурными взглядами с большей вероятностью добьются успеха. К ним относятся люди, которые жили в разных местах и говорят на разных языках, а также те, кто имеет прочные корни в регионе, где они работают и продвигают свои продукты.
Перевод документации на различные языки и наличие команды, которая понимает эти языки, — эффективный способ улучшить документацию с учетом этих факторов, чтобы лучше достичь сердец клиентов, живущих за границей.
Для создания качественной документации нужно больше творчества¶
Все больше компаний формируют команды, объединяющие сотрудников из всех отделов, чтобы исследовать проблемы и придумывать свежие идеи, которые помогут создать всестороннюю и привлекательную документацию, которую клиенты будут с удовольствием читать.
Исследования показывают, что группы создают быстрее, видят ошибки раньше и находят лучшие решения проблем, чем отдельные люди, работающие в одиночку.
Более позитивный клиентский опыт¶
Хорошо отполированная и многогранная документация, которую можно просматривать на разных языках и в разных версиях, с четко представленными техническими аспектами и привлекательно оформленная для клиента, увеличит число пользователей продуктов и их понимание сценариев использования. Всего этого можно достичь с помощью эффективных команд, создающих документацию, которая соответствует всем аспектам производства продукта и случаям использования клиентами. Это может быть достигнуто только сильной командой, которая хорошо работает вместе для передачи своих идей о различных аспектах производства продукта и вариантах его использования клиентами.
Довольные клиенты, которые понимают, как использовать продукты, особенно технические, будут давать хорошие отзывы и, по сути, станут лояльными клиентами на долгое время, а также будут делиться своим положительным опытом с другими через сарафанное радио. Это, по сути, увеличит поток доходов и создаст хорошую репутацию для компании.
6 принципов эффективного сотрудничества¶
Хотя перечисленные выше навыки могут помочь вам эффективно сотрудничать и создавать удивительную документацию, хорошая работа с другими зависит не только от того, что вы делаете, но и от процесса, в котором вы и ваша команда их реализуете. Отношение, с которым вы и ваша команда подходите к сотрудничеству, может иметь огромное значение. В следующий раз, когда вам нужно будет сотрудничать с командой, помните об этих принципах.
1. Прежде всего, эффективность¶
Встречи — хорошо известная необходимость для сотрудничества, несмотря на то, что со временем они получили плохую репутацию. Фактически, Harvard Business Review в своем исследовании отметил, что люди тратят много времени на встречи, телефонные звонки и ответы на электронные письма. В исследовании говорится: "Сколько времени люди проводят на встречах, по телефону и отвечая на электронные письма? Во многих компаниях эта доля составляет около 80%, оставляя сотрудникам мало времени для всей критической работы, которую они должны выполнять самостоятельно."
И кто не проводил слишком много времени на встрече, которая казалась бессмысленной? Можно предпринять несколько действий, чтобы превратить вашу команду в высокопроизводительную машину. Хорошо спланированные встречи в течение дня по приоритетам — очень полезный способ организовать встречи и решать проблемы по мере их возникновения.
Кроме того, ежедневный скрам помогает всем узнать, какие у них задачи и с какими проблемами они могут столкнуться, а также что они выполнили накануне. Скрам полезен, чтобы никто не мешал друг другу в выполнении задач, а также позволяет всем делиться идеями о том, как справляться с определенными ситуациями.
Другой метод — убедиться, что каждая встреча или телефонная конференция имеет повестку дня и четко определенные цели.
Наконец, не забудьте назначить задачи каждому участнику проекта документации по завершении каждого проекта. Таким образом, команда может обсудить сильные и слабые стороны, над которыми нужно работать при разработке следующей документации, чтобы процесс проходил более гладко в следующий раз.
2. Ясность¶
Редко все члены команды находятся на одной странице с самого начала. У людей естественным образом есть свои приоритеты и интересы. Поэтому критически важно определить цели и планы каждого заранее, чтобы разработать общий знаменатель, который будет двигать проект вперед.
3. Позитивный настрой¶
Только потому, что совместная работа потерпела неудачу в прошлом, не значит, что это произойдет снова. Отбросьте любые прошлые проблемы и подходите к каждой групповой работе как к новому началу, с открытым и оптимистичным мышлением. Позитив так же заразителен, как и негатив. Однако позитив вдохновляет на рост, вдохновение и способствует хорошим рабочим привычкам, что, по сути, повысит общий моральный дух компании. Будьте позитивны и поощряйте позитивность!
Конечно, у всех нас бывают плохие дни. Членам команды, у которых плохой день, следует дать пространство, чтобы они могли подумать и превратить плохой день в хороший к следующей встрече. Это не потеря, а победа! Потому что один плохой день лучше, чем плохая неделя. И если один плохой день можно преодолеть, чтобы на следующий день сотрудник был на высоте, это будет работать в долгосрочной перспективе, и сотрудник будет больше ценить работу в команде.
4. Формирование доверия¶
Люди должны чувствовать себя защищенными, давая и получая конструктивную критику, обратную связь, быть мотивированы общей целью и иметь инструменты и возможности для взаимодействия. Это может произойти только в атмосфере доверия, где сотрудники верят, что их коллеги и руководители заботятся об их интересах.
5. Проницательность и эмоциональный интеллект¶
Каждый член команды играет решающую роль. Тем не менее, командная работа может разрушиться, когда один или несколько членов команды считают, что с ними обращаются несправедливо или что другие члены команды пытаются их подорвать. Чем больше вы узнаете о своих коллегах и понимаете, как они работают и с какими проблемами сталкиваются, тем вероятнее вы будете эффективно сотрудничать.
6. Продуктивность¶
Самые успешные организации имеют системы и процессы, которые позволяют сотрудникам обращаться к графику и задачам проекта, чтобы иметь четкое представление о том, как их вклад влияет на группу. Таким образом, если сроки не соблюдаются или кто-то не выполняет свою часть работы, ситуацию можно немедленно решить.
Теперь, когда мы знаем, как выглядит хорошая команда сотрудничества и как она должна быть структурирована, давайте углубимся в создание определенных процессов, которые помогут сформировать потрясающую и эффективную команду документации!
5 мощных процессов для создания эффективного сотрудничества в команде документации¶
Если вы когда-либо работали над проектом документации, который не пошел по плану, вы знаете, что поощрение сотрудничества на рабочем месте иногда легче сказать, чем сделать. Возможно, ваши коллеги работают удаленно и недоступны. Или, возможно, ваша организация чрезмерно разделена на отделы, и отделы не желают обмениваться знаниями.
Если ваша компания испытывает трудности с сотрудничеством, одна из лучших вещей, которые вы можете сделать, — сосредоточиться на укреплении своих мягких навыков. Поверьте нам, когда мы говорим, что изучение этих пяти навыков сотрудничества сделает командную работу намного проще и эффективнее.
1. Сообщайте о намерениях¶
Прежде чем начать работу или задание, убедитесь, что ваши цели ясны. Информируйте коллег о своих действиях и устанавливайте разумные ожидания относительно того, когда вы их выполните — и обязательно придерживайтесь их. Эти примеры хорошей рабочей этики будут показывать и прокладывать путь к тому, как выполняется работа в вашей компании. Будьте хорошим примером и сообщайте о своей выполненной работе и требованиях.
Кроме того, сообщайте о любых изменениях в установленной стратегии. Если происходит что-то непредвиденное, и вы не можете получить ожидаемые результаты, объясните эти изменения своей команде разработки документации.
Опять же, здесь полезно иметь универсальный инструмент коммуникации. Если ваша команда документации может видеозвонить и мгновенно сообщать друг другу из одного и того же приложения, существует большая вероятность, что они будут оперативно общаться, когда возникнет проблема.
2. Установление целей¶
При работе в команде критически важно, чтобы все понимали цель и видение проекта, а также то, как будет измеряться успех. Установка целей и задач должна выполняться как для мелких аспектов проектов, так и для крупных, чтобы все объекты могли отслеживаться с установленными сроками и оптимизироваться для повышения продуктивности.
Также, если кто-то усердно работает и достигает целей вовремя или раньше запланированной даты, обязательно вознаградите их, чтобы их тяжелая работа была оценена.
Прозрачность со всех сторон в создании и соблюдении сроков и целей с самого начала укрепляет доверие и помогает гарантировать, что все стремятся к успеху и работают над схожей целью.
3. Внимательное слушание¶
Когда вы тесно работаете с людьми, вы должны внимательно относиться к идеям, критике и советам каждого члена команды и отвечать с учетом и уважением. В этом суть активного слушания и с намерением.
Хотя у вас могут быть свои представления о том, как должен протекать проект документации или кто что должен делать, вы должны учитывать точки зрения своих коллег. Хотя вы не всегда можете согласиться с выводом, вы должны в конечном итоге ставить потребности и обязанности группы выше своих личных желаний.
4. Решение проблем¶
Иногда возникают ситуации, и люди делают ошибки. Это случается. Когда возникают трудности, постарайтесь тщательно оценить ситуацию как группа, не критикуя конкретного человека. Вместо этого направьте свои усилия на совместный поиск решений. Это способствует развитию доверия между членами команды и гарантирует, что каждый чувствует себя комфортно, разговаривая и будучи честным друг с другом, даже если он совершает ошибку.
5. Эффективное управление временем¶
Сотрудничество с другими требует от вас ответственности не только перед собой, но и перед членами вашей команды документации, которые полагаются на вас. Здесь пригодятся навыки управления временем. Приоритизация задач и их правильное планирование критически важны для соблюдения сроков и выполнения работы, на которую рассчитывает ваша команда.
Docsie предлагает множество удивительных инструментов для сотрудничества!¶
Чтобы увидеть видео с этими инструкциями, посмотрите это видео:¶
Первое, что вы увидите при входе в Docsie, — это Обсуждения, Изменения — внесенные в проекты документации, и Уведомления — которые относятся к завершенным или скоро завершающимся задачам.
А также меню переключения, чтобы вы могли выбрать, к какому человеку они относятся в рамках проекта:
Эта информация отлична для того, чтобы вы и ваша команда начали работу и были на правильном пути в течение дня для более прилежного и эффективного выполнения сроков и задач. А также знали, кто что делает и что уже сделано. Таким образом, никто не будет мешать друг другу, и ваша команда разработки документации сохранит высокую продуктивность.
Кроме того, если вы нажмете на вкладку в верхнем углу и нажмете кнопку, ведущую в ваш аккаунт:
В панели управления пользователя на левой стороне:
У вас будет доступ к пользователям рабочего пространства. Это позволяет вам контролировать, кто работает над каким проектом документации и в какой мере вы хотите, чтобы они участвовали в проекте:
Также вы можете добавлять новых пользователей к каждой документации, над которой работаете, и это отлично подходит для формирования вашей команды и помощи в создании удивительной документации и руководств пользователя вместе в Docsie.
В каждой книге все имеет временную метку. Вы можете знать, кто что сделал и когда, и таким образом, когда вы сотрудничаете с командой, не будет вопросов о том, кто что сделал! Все видно в нашей функции истории редактирования статей, которая представляет собой часы, появляющиеся рядом со значком комментария в правом верхнем углу панели управления Книгой.
После нажатия этой кнопки все изменения будут представлены с временными метками в левом углу браузера:
Вам нужно сообщить своей команде, что происходит с проектами, комментировать определенные статьи в ваших Книгах Docsie или назначать задачи?
Docsie предлагает отличное решение, которое позволяет вашей команде создавать комментарии, назначать задачи, отмечать задачи, которые нужно выполнить, общаться с командой о конкретных задачах и аспектах документации, и все это можно сделать, нажав на значок комментария в правом верхнем углу панели управления Книгой рядом с кнопкой публикации.
Теперь у вас есть все инструменты, необходимые для поддержания высокой продуктивности с супер-эффективными командами для создания удивительной документации, которую ваши клиенты будут с удовольствием читать.
Если у вас есть вопросы о Docsie или вы хотите поделиться отзывом о нашей платформе, пожалуйста, свяжитесь с нами по адресу hello@docsie.io