Lançar o seu produto no mercado requer um enorme esforço¶

Lançar o seu produto no mercado exige um esforço imenso, não só da sua parte, mas também da sua equipa. Eles precisam de ir e vir, colaborar com diferentes partes interessadas, tratar de todos os requisitos e melhorar a colaboração entre departamentos. Gestores de produto, programadores de back-end e front-end, e outros membros da equipa técnica reúnem-se para fazer brainstorming antes de lançar novas versões. Este processo implica preparar múltiplos documentos. Quão exaustivo é isto para a sua equipa?

Nestas situações, ter uma plataforma que ofereça personalização de conteúdo, flexibilidade e recursos de gestão de conhecimento torna-se uma necessidade. Obtém a proteção necessária ao planear, acompanhar, comunicar e avaliar o seu projeto.

Porque é necessária a personalização na documentação?¶

Cada projeto tem a sua magnitude e importância. O tamanho, complexidade, âmbito e riscos associados a um projeto determinam como precisa de ajustar a personalização na documentação. Manter uma base de conhecimento e adequar os requisitos de um projeto com ferramentas de personalização de conteúdo desempenha um papel fundamental para poupar tempo, evitar confusão e alinhar melhor a sua equipa.

Mas como saberá se precisa de uma ferramenta de personalização para um melhor fluxo de projeto? Precisa de seguir um determinado conjunto de procedimentos? Continue a ler a próxima secção para entender como avaliar a sua necessidade de documentação de projeto.

Como avaliar as necessidades de documentação de projeto?¶

A regra de ouro dos negócios é não embarcar em nada sem medir os prós e contras da sua decisão. Mas vamos deixar a necessidade de personalização de conteúdo fora desta regra de ouro.

Para avaliar a necessidade de ferramentas de personalização de projeto, deve considerar os objetivos, requisitos e expectativas da documentação do seu projeto a partir de diferentes ângulos. Para obter clareza, deve fazer perguntas relacionadas com:

O âmbito da documentação do projeto

Audiências e utilizadores

Utilizações do produto

Normas e diretrizes relacionadas com o produto

Fazer estas perguntas dar-lhe-á uma imagem clara sobre qual plataforma escolher e quais recursos procurar ao planear implementar ferramentas de documentação.

Como identificar a melhor correspondência para uma ferramenta de personalização de conteúdo?¶

No último relatório publicado pela M-File sobre Gestão Inteligente de Informação, descobriram que ter uma ferramenta de personalização de conteúdo ineficiente pode levar a desafios no fluxo de trabalho. 65% dos inquiridos nesse estudo mencionaram que enfrentam desafios na revisão, aprovação e assinatura de documentos na ausência de uma ferramenta adequada para base de conhecimento e personalização de conteúdo.

Isto torna ainda mais necessário encontrar a ferramenta certa. Mas como encontrará essa correspondência perfeita? Aqui estão alguns pontos a considerar ao procurar ferramentas que oferecem personalização na documentação.

Identifique um modo de operação adequado¶

A documentação empresarial tem dois modos: um sistema de gestão de documentos empresariais no local e um sistema de gestão de documentos baseado na nuvem. O DMS no local permite que as empresas acedam aos dados do seu próprio servidor, mas para usar esta ferramenta, deve estar presente no campus do escritório. No entanto, as ferramentas DMS baseadas na nuvem oferecem maior flexibilidade à força de trabalho remota, pois podem aceder aos dados de qualquer lugar.

Considere o fator custo¶

O custo é um fator decisivo aqui. Se optar por um DMS no local, espere gastar grandes custos iniciais para facilitar a colaboração da equipa. No entanto, se estiver a planear um sistema baseado na nuvem, pode esperar que toda a configuração seja feita por metade do custo do DMS no local.

Procure segurança de dados¶

A segurança dos dados é fundamental. Os seus documentos devem ser à prova de hackers sem precisar de pedir isso. No caso do DMS no local, tem mais controlo sobre a segurança, enquanto a responsabilidade pela segurança recai sobre os ombros do seu fornecedor de serviços no caso do DMS baseado na nuvem.

Opção para cópias de segurança de ficheiros¶

No caso do DMS no local, os ficheiros de dados precisam de ser copiados frequentemente, pois não há opção de backup automático. Portanto, as hipóteses de perda de dados são maiores. No sistema baseado na nuvem, o backup acontece automaticamente. Assim, não precisa de se preocupar com a perda de dados em caso de eventos infelizes.

5 funcionalidades a procurar num software de documentação¶

Criar um espaço de equipa colaborativo torna-se fácil quando tem as ferramentas certas consigo. Aqui está uma lista de funcionalidades que deve procurar ao selecionar as ferramentas de documentação certas para a sua organização.

1. Partilha de documentos¶

Ao trabalhar com múltiplas partes interessadas, precisa de manter todos na mesma página. Uma das formas de manter todos envolvidos num projeto é obtendo as suas opiniões e fazendo alterações ao produto de acordo com os contributos valiosos recebidos. Uma plataforma de gestão de conteúdo de documentação deve oferecer a flexibilidade de partilhar dados internamente com clientes e partes interessadas.

2. Segurança¶

A segurança deve ser a principal prioridade ao selecionar software de documentação adequado para a sua organização. A sua escolha preferida deve ter as ferramentas e software de segurança mais recentes para garantir que apenas pessoas autorizadas têm acesso aos dados.

3. Opções de edição¶

Encontrar o documento certo não deve ser uma luta para a sua equipa. 83% dos funcionários perdem o seu tempo precioso recriando documentos que já existem. Portanto, o DMS deve ter a opção de mostrar primeiro a versão atualizada do documento. Além disso, as pessoas com acesso de edição ao documento devem poder fazer alterações diretamente.

4. Classificação de documentos¶

Erros de classificação e rotulagem de documentos dificultam que os funcionários encontrem o documento certo a tempo. Um bom DMS deve ter a funcionalidade de criar metadados automaticamente para documentos assim que são preparados pela equipa. Isto libertará a equipa da responsabilidade de criar nomes para os ficheiros, reduzindo assim erros manuais e poupando tempo.

5. Pesquisa por palavras-chave¶

O software de documentação certo deve dar à equipa a flexibilidade de procurar documentos relevantes usando palavras-chave. Deve exibir resultados relevantes no ecrã para facilitar uma pesquisa de documentos mais rápida.

Ter estas cinco funcionalidades incríveis numa ferramenta de documentação oferece flexibilidade de plataforma e ajuda a sua equipa a poupar tempo na procura e edição dos documentos certos. Estas funcionalidades também ajudam a sua organização a melhorar o planeamento, colaboração, avaliação e gestão de conhecimento ao lidar com diferentes projetos.

Fazendo a escolha certa com a Docsie¶

A Docsie oferece uma facilidade de documentação empresarial para ajudar a sua equipa a colaborar facilmente sem perder muito tempo. É uma solução completa que reduz a sua dependência de múltiplas ferramentas. Feita à medida para atender a todos os requisitos de documentação empresarial, a Docsie tem funcionalidades incríveis que estão listadas abaixo.

Documentação pronta para empresas¶

Quando não precisa de mudar de uma plataforma para outra, pode concentrar-se mais em completar a tarefa sem contratempos. A plataforma centralizada facilita os fluxos de trabalho de documentação para a equipa e ajuda-os a melhorar a sua eficiência. Pode importar os seus documentos e bases de conhecimento existentes, alinhar a gestão de conhecimento e criar um portal personalizado sem muito esforço. A equipa de atendimento ao cliente excecional da Docsie garante que compreende as nossas funcionalidades básicas e avançadas completamente antes de prosseguir.

Colaboração perfeita com uma força de trabalho global¶

Pode colaborar com os seus funcionários remotos, contratados, freelancers e especialistas com os novos papéis de utilizador e controlo de acesso. Com esta funcionalidade da Docsie, pode facilmente controlar quem pode visualizar, editar e publicar os documentos. Caso queira sugerir alterações, faça-o adicionando comentários com a nossa funcionalidade de chat integrada ou atribuindo tarefas e prazos aos membros da equipa.

Portais de conhecimento interativos¶

Permitir que outros conheçam os detalhes do seu produto é importante para tomar uma decisão acertada. Com a Docsie, pode criar portais de conhecimento interativos, sites de ajuda, FAQs, bases de conhecimento e páginas de autoatendimento para fornecer a informação certa. Pode aproveitar os benefícios da personalização da base de conhecimento para publicar conteúdo que se relacione com os papéis e dinâmicas dos seus clientes.

Centros de documentação personalizados¶

Pode escolher como quer hospedar os seus centros de documentação. Damos-lhe a opção de escolher entre nuvem pública ou privada e DMS no local. Com os centros de documentação personalizados, pode realizar gestão de conhecimento, transferência de dados e permitir segurança de ponta com facilidade.

Insights e feedback¶

Pode ver como o projeto está a ser realizado, o estado de progresso e a colaboração da equipa com insights acionáveis e feedback. Fazer alterações nos documentos e obter as melhores contribuições tornou-se mais fácil com a capacidade da Docsie de personalizar a documentação.

Funcionalidades feitas à medida garantem que a necessidade de documentação de uma organização seja resolvida a tempo e a eficiência da equipa melhore. A gestão de conhecimento, personalização de conteúdo e funcionalidades de feedback da Docsie dão-lhe o melhor resultado ao gerir múltiplos projetos.

Principais conclusões¶

A Docsie ajuda-o a proteger os seus documentos sensíveis e todo o portal de conhecimento com palavras-passe encriptadas

A Docsie fornece sistemas de gestão de documentos baseados na nuvem e no local para armazenar os seus ficheiros críticos com segurança

A Docsie permite-lhe partilhar documentos com freelancers e contratados, permitindo adicionar palavras-passe temporárias

A Docsie oferece suporte completo de personalização para o seu portal de conhecimento, base de conhecimento e sites de ajuda

Conclusão¶

Ao trabalhar com múltiplas partes interessadas em diferentes projetos, precisa de uma ferramenta que cuide da colaboração, ajude na gestão de conhecimento, ofereça personalização na documentação, simplifique fluxos de trabalho e forneça funcionalidades de segurança premium para agilizar o seu projeto. Uma plataforma que facilita a edição, partilha e classificação de documentos torna mais fácil para os seus gestores de produto, freelancers e equipas técnicas colaborarem extensivamente sem quaisquer obstáculos. A Docsie é a solução completa de que precisa para manter todos os documentos numa plataforma central, poupando tempo e simplificando fluxos de trabalho para as suas equipas. Conecte-se com a nossa equipa para adotar uma plataforma inteligente de documentação empresarial.

Perguntas frequentes¶

1. Um freelancer ou contratado pode colaborar com equipas internas usando a Docsie?

Freelancers e contratados externos podem facilmente colaborar com as equipas internas usando a Docsie. Gestores de produto, redatores, freelancers e programadores de software podem editar os documentos quando necessário. No entanto, é necessário acesso adequado antes de fazer qualquer alteração aos ficheiros.

2. Que funcionalidades de segurança estão disponíveis na Docsie para proteger documentos de alta prioridade?

Obtém autenticação por token JWT, IAM RBAC e proteção por palavra-passe para armazenar dados sensíveis.

3. A Docsie fornece portais personalizados?

Obtém um portal personalizado com encriptação SSL para tornar os seus documentos mais seguros.