How to write amazing technical documentation?

Qualquer equipa de gestão de produtos e projetos necessita de pessoas-chave para criar e gerir vários projetos de documentação técnica. Isto é importante para diversos aspetos da construção e desenvolvimento de produtos e projetos, bem como para o seu lançamento e formação de clientes e colaboradores sobre diferentes aspetos dos produtos, funcionalidades e os seus papéis.

Embora a documentação técnica possa parecer complexa, não tem de ser. Neste artigo, vamos ensinar-lhe tudo o que precisa de saber para começar a criar e manter uma documentação técnica de excelência para os seus produtos e projetos.

O que é a escrita técnica?¶

A documentação técnica existe em várias formas e formatos, embora atualmente esteja maioritariamente disponível online. Apesar de ser frequentemente criada por redatores técnicos, equipas de desenvolvimento, gestores de projeto, programadores e outros profissionais do setor, a melhor documentação técnica comunica informação de forma simples e clara para que todos possam compreender. Caso contrário, não cumpre a sua função.

A documentação técnica refere-se a documentos que detalham as características e funções de um produto. É mais frequentemente desenvolvida na indústria de desenvolvimento de software por equipas de desenvolvimento e produto, e pode ser utilizada para responder às necessidades de suporte de vários intervenientes dentro de uma organização.

Fornecem contexto para itens relacionados com o produto. Quer descrevam a utilização, técnica, funções, características ou desenvolvimento de um produto, o objetivo final é informar o leitor sobre um elemento específico do produto. Isto aplica-se independentemente de serem utilizados no desenvolvimento de software, desenvolvimento de produtos ou outras áreas.

Quem é o público-alvo da documentação técnica?¶

Os públicos podem ser definidos de várias formas, desde utilizadores finais a programadores e stakeholders. Varia consideravelmente dependendo do tipo de material em questão.

No entanto, a documentação técnica baseada em processos é frequentemente produzida a pensar noutros públicos. Podem ser programadores, stakeholders, clientes ou outros membros da equipa interna. Embora este tipo de documentação seja menos frequentemente utilizado do que a documentação baseada em produtos, o seu objetivo é oferecer uma visão mais aprofundada dos vários elementos técnicos que compõem um produto.

No final do dia, a documentação técnica é geralmente criada para benefício dos utilizadores do produto. O seu objetivo principal é geralmente ajudar os utilizadores a realizar determinadas tarefas com um produto, pelo que os utilizadores finais devem ser sempre considerados durante a criação dos diferentes tipos de documentação técnica.

Qual é a importância da documentação técnica?¶

Existem várias razões para a importância da documentação técnica. No entanto, tudo se resume a uma vantagem crítica. A principal razão para a criação de documentação técnica é informar o público sobre um produto.

Esta afirmação pode parecer óbvia, mas vamos aprofundar um pouco mais. Afinal, um produto é completamente inútil se os utilizadores não tiverem conhecimento suficiente sobre ele. A falta de informação faz com que as pessoas não consigam utilizar um produto corretamente ou não tenham o conhecimento necessário para o compreender verdadeiramente.

A documentação técnica é fundamental do ponto de vista do utilizador final, pois permite-lhe utilizar um produto de forma eficiente. Isto é duplamente vantajoso para a empresa que produz a documentação técnica, pois reduz as horas de apoio ao cliente e resulta em utilizadores satisfeitos que podem resolver problemas e responder às suas próprias dúvidas.

Internamente, a documentação técnica é crucial porque fornece aos colaboradores o conhecimento necessário para trabalhar eficientemente num produto, quer se trate de material altamente técnico ou de uma visão geral do planeamento e processos.

Em qualquer caso, os produtos nem sempre são autoexplicativos. É por isso que precisamos de documentação técnica para nos fornecer todas as informações necessárias sobre eles.

Quais são os diferentes tipos de documentação técnica existentes?¶

A documentação técnica apresenta-se em várias formas. O método mais simples para distinguir entre os vários tipos de documentação técnica é determinar para quem são escritos. Podem ser amplamente classificados em dois tipos: documentação de produto e documentação de processo.

Documentação orientada para processos¶

Simplificando, a documentação orientada para processos detalha o método pelo qual um produto é desenvolvido. Não se preocupa com o resultado final, mas com os vários processos, dados e eventos que contribuem para o seu avanço e evolução.

Este tipo de escrita técnica é tipicamente mantido interno e tem pouco valor ou interesse para consumidores ou utilizadores finais (exceto para stakeholders externos com interesse no desenvolvimento de um produto). É benéfica pois denota as várias etapas do ciclo de vida de um produto. Este tipo de documentação é usado para equipas de gestão de produtos e projetos, bem como para outras equipas empresariais que precisam de iniciar vários processos e catalogar documentação, como RH e até equipas de desenvolvimento.

A documentação orientada para processos pode consistir em propostas de projeto, que apresentam objetivos e cronogramas relacionados com o desenvolvimento do produto. Requisitos do produto, que são documentos convincentes que descrevem factos e números essenciais sobre um novo produto ou serviço. Objetivos, personas e histórias de utilizadores, detalhes de lançamento, roadmaps, wireframes e detalhes de design, riscos e dependências são aspetos comuns.

A documentação orientada para processos também pode consistir em planos, esquemas, resumos e estatutos de projetos.

Os gestores de projetos e produtos têm uma necessidade especialmente forte de roadmaps de produtos e projetos, pelo que ter documentação e planos para apoiar este aspeto do seu fluxo de trabalho é essencial para a progressão dos projetos e o desenvolvimento dos produtos.

Relatórios e atualizações de projetos, bem como especificações de certas etapas de processos dentro do desenvolvimento do produto ou projeto, é outro aspeto da documentação orientada para processos. Isto fornece excelentes visões gerais das muitas fases do ciclo de vida do seu produto.

Documentação orientada para produtos¶

O próximo tipo de documentação técnica é a documentação baseada em produtos. Frequentemente conhecida como documentação do utilizador, descreve o que é um produto concluído e como usá-lo. Em vez de descrever o processo de desenvolvimento, enfatiza o resultado final.

Existem vários tipos diferentes de documentação orientada para produtos, mas os principais tipos são manuais de utilizador, tutoriais, diretrizes de instalação, guias de resolução de problemas, Perguntas Frequentes, bases de conhecimento, wikis e outros recursos de aprendizagem: Estes tipos de documentação fornecem informações sobre o seu produto e ajudam os utilizadores finais a aprender como usá-lo.

A documentação de experiência do utilizador é outra forma de documentação orientada para produtos para empresas SaaS. A documentação UX descreve a experiência do utilizador (UX) do seu produto. Uma lista de todas as capturas de ecrã relevantes e personas de utilizador. Isto inclui personas de utilizador, casos de uso, diretrizes de estilo, mockups, protótipos, wireframes e quaisquer capturas de ecrã necessárias.

O próximo tipo de documentação de produto são as notas de lançamento. Isto pode ser usado para documentação interna para manter as equipas de vendas e marketing informadas sobre as atualizações do produto SaaS ou para informar utilizadores e clientes sobre novas funcionalidades e atualizações de um produto técnico.

Documentação orientada para Software¶

Quer esteja a escrever para utilizadores ou programadores, certifique-se que a sua documentação é completa e responde às suas questões. Poupará tempo a responder às mesmas perguntas.

A documentação de software inclui: documentação de API, design de arquitetura de software, documentação e documentação de código-fonte. Estas documentações são muito importantes para as equipas de software saberem como construir e estruturar certas plataformas e produtos técnicos. Para os programadores, é essencial criar documentação para requisitos de software, documentação de sistema, documentação de código, planos de teste e criar outras formas de documentação para aumentar e manter equipas eficazes.

Quais são as vantagens de uma excelente documentação técnica?¶

Uma excelente documentação técnica é importante para o processo de desenvolvimento de produtos por várias razões. Acima de tudo, ajuda todos a atingir os seus objetivos.

O que queremos dizer? Se está a criar um produto, o seu objetivo final é que as pessoas gostem de o utilizar. Como consumidor, o seu objetivo é utilizar um produto com sucesso para resolver um problema ou oferecer um serviço. Isto é impossível se os consumidores não compreenderem ou utilizarem um produto.

Uma ótima documentação técnica ajuda aqui. Equipa os consumidores com conhecimento sobre o produto e ajuda-os a utilizá-lo com sucesso, ao mesmo tempo que auxilia as equipas de produto no seu processo de desenvolvimento.

Para garantir que a sua documentação técnica é bem escrita, o truque é estabelecer um processo adequado, fluxo de trabalho e estratégia para escrever documentação técnica de qualidade que seja clara e decisivamente escrita. Deve ser simples de usar e compreender para os seus utilizadores. Caso contrário, não ajudará todos a alcançar os seus objetivos.

A Docsie é uma solução clara para o ajudar a escrever melhor documentação¶

Documentação técnica clara, de alta qualidade e facilmente acessível é essencial. Para ajudar a si e à sua equipa de desenvolvimento a tornar isto uma realidade, o período de teste gratuito da Docsie pode ajudá-lo a começar a criar e escrever documentação técnica.

O nosso belo criador de portal de conhecimento facilmente personalizável permite que a sua equipa colabore sem esforço na documentação técnica enquanto permanece organizada.

Esqueça as dores de cabeça associadas à documentação dispersa entre e-mails, Microsoft Teams, GitHub e Google Drive. Ao utilizar a nossa plataforma, pode garantir que todas as informações necessárias estão centralizadas, permitindo-lhe focar a sua atenção em deixar fluir a sua criatividade e criar conteúdo incrível. Comece agora!

Qual é a melhor forma de desenvolver documentação técnica?¶

Muitas pessoas não sabem por onde começar quando produzem documentação técnica. Não se preocupe; criar excelente documentação técnica é uma capacidade que se aprende. Para o ajudar entretanto, dividimos alguns métodos simples para produzir rapidamente boa documentação técnica.

1. Realizar pesquisa¶

Sejamos francos: é difícil gerar boa documentação técnica a menos que esteja completamente claro sobre o material que está a tentar fornecer. Se já tem exemplos, pesquisa, amostras e outros dados para trabalhar, avance para o passo dois.

No entanto, se está a começar do zero, é fundamental que realize pesquisa. Reúna-se com a equipa que será responsável pela documentação técnica em questão, discuta e atribua várias tarefas de pesquisa a diferentes membros da equipa.

Para a sua pesquisa, é uma boa ideia compilar toda a informação atual e documentação que tem para trabalhar.

O próximo passo para a sua pesquisa é considerar o que a sua documentação técnica abordará, os seus objetivos que deseja alcançar com a sua documentação técnica.

Em seguida, o próximo passo é listar que tipo de software específico, ferramentas e guias de estilo no desenvolvimento da sua documentação técnica. Estas ferramentas podem ser facilmente geridas com a Docsie. Na verdade, toda a sua pesquisa pode ser escrita e colaborada para completar dentro da Docsie também.

2. Design da documentação técnica¶

O conteúdo da documentação técnica é fundamental. No entanto, a aparência da sua documentação técnica é igualmente essencial. Um documento bem organizado e visualmente apelativo comunicará informações de forma muito mais eficaz do que um emaranhado desorganizado de documentos.

Como tal, há alguns pontos a considerar ao desenhar a sua documentação. Para começar, considere a estrutura e a navegação. As pessoas geralmente utilizam documentação técnica para localizar informações específicas ou uma solução para um problema, e devem fazê-lo rapidamente para garantir a eficácia do recurso. Como resultado, a organização da sua documentação é muito importante por esta razão.

É uma boa ideia categorizar e subcategorizar o seu conhecimento para que possa ser facilmente acedido. Isto pode ser feito através dos artigos da Docsie dentro de um Livro Docsie. Os artigos serão exibidos no lado direito de toda a documentação publicada pela Docsie:

Também é essencial que a sua documentação inclua uma função de pesquisa robusta e um índice dinâmico que permita aos utilizadores aceder facilmente às informações de que necessitam. O software de documentação mais eficaz, como a Docsie, também tem esta funcionalidade juntamente com muitas outras.

Além disso, é uma boa ideia começar com um esqueleto de documentação técnica. Um layout esquelético da sua documentação técnica é fácil de criar e ajudá-lo-á a garantir que não ignora nenhum dado crítico que deseja incluir na sua documentação técnica. Discutiremos o esqueleto da sua redação de documentação técnica no passo abaixo. Isto manterá a consistência visual e a organização de todo o seu material.

3. Estrutura de escrita¶

Neste ponto do processo, é hora de iniciar a produção real de conteúdo. Reúna-se com a equipa responsável pela documentação técnica da sua empresa e reúna toda a pesquisa realizada no passo um. Em seguida, com base nas habilidades de cada membro da equipa, pode atribuir-lhes tarefas de escrita.

A melhor documentação técnica começa com um esqueleto que é o esboço da documentação.

A documentação também deve ser fácil de ler e acompanhar, e é uma boa ideia deixar outros na sua equipa reverem a documentação e comentarem sobre ela. Isto pode ser feito facilmente com a função de comentários da Docsie.

Assim que todos tiverem completado um primeiro rascunho do seu material de documentação técnica, é fundamental rever, avaliar e rever mais um pouco. É uma boa ideia ter pelo menos dois pares de olhos a revisar cada parte da sua documentação. Isto garante que o material não é apenas claro, bem escrito e gramaticalmente correto, mas também eficaz para o público pretendido.

Se a sua documentação técnica contém instruções passo a passo ou etapas a seguir, certifique-se de que os membros da sua equipa testam esses passos e verificam se eles alcançam o que se destinam a fazer.

4. Testar como os utilizadores interagem com a sua documentação¶

Pode pensar que validou a sua documentação durante o processo de revisão, mas não é o caso. Depois de ter completado a sua documentação técnica, é fundamental executá-la através de um processo de teste para garantir que está livre de falhas organizacionais, conteúdo confuso e dificuldades de usabilidade.

Para atingir esta etapa, deve procurar utilizadores externos para realizar uma revisão da sua documentação. Permita que a leiam, a utilizem para os ajudar a realizar as tarefas atribuídas, e deem-lhe o seu feedback sincero. É fundamental que os seus testadores sejam externos, pois verão a sua documentação objetivamente e sem preconceitos, o que afetará a sua avaliação. Tudo isto pode ser feito com a análise web da Docsie. Permite-lhe ver no que os seus leitores estão a focar na sua documentação, receber feedback e também saber o que os incomoda sobre a documentação e o formato dos seus documentos técnicos.

Na análise web da Docsie, pode ver um vídeo curto de como os seus leitores estão a interagir com a sua documentação técnica e usar esta informação, emparelhada com uma classificação feita pelo leitor, para otimizar a sua documentação. É muito importante entender como abordar o feedback dos clientes e integrá-lo na criação e fluxo de trabalho da sua documentação técnica.

5. Otimizar a documentação técnica com feedback¶

Considere que está agora preparado para lançar a sua nova documentação técnica! Depois de incorporar qualquer feedback e comentários recolhidos durante a fase de teste, pode atualizar e republicar a sua documentação técnica para os seus utilizadores usarem! Isto deve dar-lhes uma experiência de documentação mais completa.

No entanto, a sua jornada de documentação técnica não termina aqui. Os documentos técnicos são dinâmicos e são constantemente atualizados e modificados para refletir os produtos que cobrem. Como tal, é uma boa ideia estabelecer um protocolo que descreva o que precisa de ser feito quando novas informações são adicionadas, são feitas alterações ou é realizada manutenção geral.

Muitas empresas optam por implementar atualizações de manutenção programadas à sua documentação. Estabelecem datas específicas para avaliar se são necessárias alterações, garantindo que todas as suas informações estão sempre atualizadas e que as modificações nunca são negligenciadas.

Dicas rápidas para começar¶

Registe-se na Docsie¶

A Docsie tem um conjunto robusto de ferramentas para o ajudar a criar documentação técnica incrível e apelativa.

Conheça o seu público¶

Existem várias formas de documentação técnica. Considere quem irá ler a sua documentação para determinar o tipo de documento, material e linguagem a empregar. Programadores, engenheiros, stakeholders, gestores de projeto, utilizadores finais, etc.

Planeie a sua documentação¶

Prepare uma estratégia inicial que delineie o tipo de documentos que criará. Considere os tipos de documentação necessários para o seu produto e o que irão e não irão cobrir.

Seja sucinto e evite repetições¶

O passo um é fácil se já o completou. Trabalhou arduamente na sua documentação técnica; certifique-se de que é útil e fácil de usar. Certifique-se de que a sua escrita é sucinta e que não duplica material entre artigos, a menos que seja absolutamente necessário.

Consistência¶

É uma pequena questão, mas a consistência na documentação técnica é vital. Fontes, estilos de escrita, design, formatação e localização são exemplos. Defina diretrizes no início do processo de desenvolvimento da documentação e mantenha-as. Ajuda se corresponderem ao aspeto e sensação da marca da sua empresa. Pode usar o guia de estilo da Docsie para garantir isso.

Lembre-se do seu objetivo¶

Ao trabalhar num documento, pergunte a si mesmo ou à sua equipa: "O que quero que o leitor seja capaz de fazer?" Ao focar-se no seu propósito, garantirá que a sua documentação é útil e acionável, sem detalhes desnecessários.

Comece com a sua documentação técnica

Pronto para entrar no mundo da escrita técnica? Mantenha estes conselhos à mão enquanto prepara a documentação técnica do seu produto. A prática leva à perfeição, e não há melhor momento do que agora para começar.

Comece a planear os seus documentos e a definir o seu conteúdo. Com o nosso período de teste gratuito e este artigo como guia, estará a produzir documentação técnica excecional em pouco tempo!