Enquanto existirem ferramentas e software, precisaremos de comunicação eficaz para transmitir aos outros a utilização, criação, funcionalidade e arquitetura dos nossos produtos. PORQUÊ? Simplesmente porque as competências de comunicação técnica são essenciais para captar informação e ajudar o público a compreender melhor o produto ou tecnologia que estamos a vender.
Se no mundo real a comunicação ocorre através de palavras ou expressões, no mundo virtual a comunicação técnica acontece através da Documentação Técnica!
A documentação técnica de produto é criada com o único objetivo de ajudar o utilizador final a compreender o funcionamento e a arquitetura do produto ou tecnologia que está a utilizar. É uma descrição detalhada dos componentes de um produto – um manual "como usar" para novos colaboradores, utilizadores e qualquer pessoa que precise de saber como funciona!
No entanto, por mais simples que pareça, a documentação técnica pode ser confusa! A maioria dos documentos técnicos contém múltiplas fases, desde "Como usar: Se é novo e tem pouca experiência" até "Como resolver problemas: Em caso de bug ou erro".
Por isso, se não sabe por onde começar, aqui está um guia completo que o ajudará a responder ao quê, porquê e como da documentação técnica, simplificando o processo!
Vamos começar!¶
Se é novo na documentação de produtos e nunca teve de desenvolver uma especificação de documentação, está no lugar certo.
Mesmo que já domine os fundamentos da criação de uma especificação de documentação de produto, colocá-la em prática requer reflexão e uma abordagem dedicada. Aqui está um guia sobre o que precisa de saber e como desenvolver uma especificação de documentação de produto flexível e adequada.
Vamos definir os requisitos do produto e discutir o seu propósito, bem como fornecer vários exemplos de normas de produto. Aprenderá o que incluir na documentação do seu produto, como escrevê-la, desde a criação de uma descrição até à modificação com base no feedback dos clientes e testes limitados de utilizadores, e como iniciar os seus produtos no caminho para a produção ou no processo de desenvolvimento de software.
Qual é o Propósito das Especificações de Documentação de Produto?¶
Para desenvolver uma especificação de documentação de produto, primeiro precisa de compreender bem o que é o produto. Uma especificação de documentação de produto é um plano para a documentação que está a desenvolver, detalhando como aparecerá aos seus clientes, bem como os requisitos específicos e funcionalidades da sua documentação, como capacidades de pesquisa, alteração de idioma e muito mais. Adicionalmente, pode incluir a persona ou consumidor para quem o produto está a ser criado, mas isto aplica-se principalmente a produtos destinados a determinadas faixas etárias.
Esta especificação deve ser extremamente clara, facilmente acessível e conter todas as informações necessárias para as suas equipas de design e produto. Inclua o máximo de detalhes possível para garantir que a sua equipa de redação técnica saiba o que escrever e que a equipa de design compreenda o layout da documentação. Uma tabela ou gráfico de especificações escritas indicará onde pode ser encontrada mais informação. Tenha em mente, no entanto, que esta é apenas a folha de especificação da documentação - pode deixar os detalhes mais específicos do produto para serem escritos pela sua equipa em fases posteriores do trabalho.
Que Informações Deve Conter uma Especificação de Documentação de Produto?¶
Cada especificação de produto é construída em torno de requisitos técnicos, especificações de engenharia e outras informações específicas do produto. No entanto, a sua documentação deve incluir, no mínimo, o seguinte:
Resumo: Esta é uma visão geral de alto nível do produto. Começa com uma visão geral do conceito e termina com uma descrição concisa do produto e dos seus detalhes gerais. Além disso, esclarece por que o produto foi desenvolvido e qual o seu propósito geral. A descrição do produto descreve a aparência do produto final e as funcionalidades que terá.
Especificações Funcionais: Este é um aspeto escrito que define a aparência e as capacidades do seu produto. Também deve descrever como as pessoas irão interagir com ele. É muito importante ser o mais detalhado possível nestas explicações, sem omitir nada.
Caso de uso: o produto deve indicar o caso de uso de cada função ou característica e como beneficia o utilizador final. Isto pode ser considerado material de nível mais comercial. Mas se o utilizador tiver um manual que também indique o caso de uso de cada funcionalidade, ajudá-lo-á a entender como deve ser utilizado.
Personas de Utilizador: Esta secção descreve o público-alvo para o qual este produto foi desenvolvido. Detalha o público-alvo e os problemas que o produto vai resolver. Conhecer o público-alvo do produto garante que o seu trabalho permanece centrado no cliente. Além disso, se o seu produto apresentar certos perigos não apropriados para crianças, é aconselhável mencioná-lo na documentação.
Imagens/vídeos: cada secção deve ter imagens ou vídeos necessários dos seus produtos em correlação com informações escritas relacionadas com a forma como os produtos são utilizados. Isto melhorará a sua documentação e os casos de uso dos produtos.
Como Planear, Escrever e Entregar Documentação Técnica Eficaz¶
A documentação técnica pode tornar-se extremamente sofisticada e complexa! Assim, o fundamental é garantir que o seu conteúdo se mantém atual, preciso e interessante para o seu público, seguindo estes passos simples:
Seja explícito sobre o que quer que o seu leitor faça quando terminar:¶
A documentação técnica está totalmente focada na ação seguinte do leitor. Expresse o seu objetivo para cada passo e fase da documentação do produto para que o utilizador compreenda o que será capaz de realizar após a leitura. Se for claro quanto aos guias do utilizador final do documento, escrever a sua parte será mais fácil. E quanto mais abrangente for a sua documentação, mais fácil será para os seus leitores navegarem através da informação. O Docsie também tem muitas ferramentas que ajudarão com isto, por exemplo, a nossa funcionalidade de navegação por pesquisa permite que os utilizadores pesquisem na sua documentação e encontrem informações rapidamente!
Crie uma visão geral para a documentação:¶
Sem um plano estruturado, pode ser difícil construir uma documentação de produto que flua bem e seja eficaz em atingir o objetivo principal dos seus critérios de documentação. Como resultado, é fortemente aconselhável começar com um esqueleto sobre o qual a sua documentação possa expandir-se. Utilize cabeçalhos, categorias, subcategorias e temas para organizar e agrupar adequadamente os seus materiais. O Docsie tem muitas ferramentas excelentes que permitem criar documentação de forma rápida e eficaz, visando a criação de documentação de produto dinâmica.
Temos capacidades de pesquisa, uma organização bem elaborada para a sua documentação, bem como muitas outras funcionalidades poderosas.
Defina o seu público-alvo:¶
É fundamental compreender o público que utiliza os seus produtos para determinar se a sua documentação é dirigida a programadores, colaboradores ou utilizadores. Isto serve para garantir que os consumidores compreendem o contexto, objetivos e capacidades do produto ou tecnologia, ajudando-o a adaptar-se ao seu público. E também, se o seu público for de um país fora do país da sua sede, ter documentação traduzida é outro fator que deve considerar.
Inclua desenhos e legendas no seu conteúdo:¶
As ilustrações ou diagramas de uma documentação técnica devem incluir várias medidas que expliquem a dimensão ou aspetos dos seus produtos. Se estiver a demonstrar funcionalidades de um produto SaaS digital, ter excertos destas funcionalidades funciona maravilhosamente, desde que demonstre o que fazem e como funcionam.
Além disso, as imagens ajudam a quebrar a monotonia das palavras e a dar interesse ao documento. As legendas podem ajudar a contextualizar diagramas e desenhos do produto com instruções claras.
Releia, edite e reescreva:¶
Reveja a sua documentação técnica várias vezes para garantir que não se esqueceu de nada! Além disso, pode ter o seu trabalho editado por um colega ou supervisor para verificar se não se esqueceu de algo. Um mecanismo de revisão e modificação garantiria que o material publicado está correto.
O Docsie tem ferramentas incríveis que podem ajudá-lo a criar a documentação do seu produto. Se quiser saber mais sobre o Docsie, Clique Aqui.