Estabelecer a sua wiki interna é essencial para muitos aspetos da sua organização¶

Neste artigo, vamos abordar como as wikis são desenvolvidas, as suas utilizações e porque são importantes para a sua organização.

O que é uma wiki interna e porque precisa de uma para o seu negócio?¶

Wikis Internas - O Centro de Conhecimento da Sua Empresa¶

Uma wiki interna é uma plataforma centralizada para armazenar, encontrar e partilhar informação crucial da empresa.

Principais benefícios: - Elimina questões redundantes - Protege contra a perda de conhecimento - Melhora a cultura organizacional

Funcionalidades essenciais a procurar: - Integração perfeita com ferramentas existentes - Funcionalidade de pesquisa robusta - Capacidades de colaboração - Controlo de versões e gestão de conteúdo

Melhores práticas para implementação: - Organização eficaz e estrutura clara - Atualizações e manutenção regulares - Controlos de acesso adequados e formação de utilizadores

Escolha entre soluções auto-alojadas ou baseadas na nuvem conforme as necessidades e recursos da sua empresa.

Descubra como criar, organizar e lançar uma wiki interna para aumentar a produtividade e partilha de conhecimento da sua equipa.

O que é uma wiki interna

A wiki interna de uma empresa é um local dedicado onde as equipas podem armazenar, localizar e partilhar informação vital entre si. Considere-a como a memória a longo prazo da sua organização ou o repositório interno de conhecimento. As empresas utilizam wikis para registar informação vital para as suas operações, como políticas corporativas, procedimentos, processos, notas técnicas (notas de lançamento e outras descrições), planos de projeto, e documentação de formação e integração.

Uma wiki corporativa elimina questões redundantes e permite que os seus colaboradores operem de forma independente. Além disso, protege a sua empresa contra a rotatividade - as wikis guardam informação que poderia, de outra forma, ser perdida.

As wikis têm também um efeito benéfico na cultura organizacional. Os colaboradores são incentivados a melhorar as suas competências de escrita – para comunicar o seu ponto de vista de forma simples e sucinta. Ao escrever com mais clareza, consegue-se pensar com mais clareza, o que melhora o trabalho em equipa e a produtividade.

Quais são as características-chave numa plataforma de criação de wiki que deve procurar ao escolher uma para as necessidades de wiki interna da sua empresa?¶

características-chave numa plataforma de criação de wiki

A sua empresa adaptará a experiência da wiki às suas necessidades específicas. No entanto, os seguintes elementos são críticos para a sua experiência com a wiki. Ao selecionar uma wiki interna para a sua organização, certifique-se de que ela oferece estas características.

A sua wiki deve integrar-se perfeitamente com as tecnologias que a sua equipa já utiliza¶

A sua equipa já comunica e partilha informação usando plataformas como Github Gist, Air table, bem como editores de documentos como o Google Sheets. Como consequência, o conhecimento coletivo está disperso por várias aplicações. Os seus colaboradores têm de alternar constantemente entre ferramentas para aceder a informação corporativa crítica.

Embora uma wiki interna possa ajudar, a verdade é que parte do conhecimento vital da sua equipa continuará a residir dentro dos limites de tecnologias que não a sua wiki. É por isso que ter um criador de wiki que possa integrar-se com as tecnologias da sua empresa é essencial ao escolher a wiki certa para a sua organização.

A ferramenta de pesquisa deve ser robusta e eficaz¶

Uma ferramenta de pesquisa robusta (como a que usamos na Docsie) permite aos utilizadores localizar rapidamente material sem terem de percorrer pastas ou tópicos.

No mínimo, a funcionalidade de pesquisa da wiki da empresa deve ser tão rápida e direta como a do Google.

A pesquisa da Docsie permite aos nossos utilizadores encontrar conteúdo e conhecimento de forma rápida e eficiente. Ao digitar a palavra que procuram, todos os artigos e as suas localizações aparecerão, o que é uma das melhores práticas a seguir.

Considere a funcionalidade de pesquisa na Docsie para ajudar os utilizadores a encontrar recursos do conhecimento da empresa. A Docsie permite às equipas armazenar, organizar e distribuir centralmente informação vital na wiki interna da empresa. Eles dependem da nossa plataforma para os ajudar a localizar rapidamente o que procuram. É por isso que, quando clica na caixa de pesquisa na Docsie, mostramos os seus posts mais recentemente lidos – pois o artigo que procura é certamente um que visitou recentemente.

Além disso, oferecemos pesquisa facetada, que o ajuda a refinar a sua pesquisa. Por exemplo, é assim que poderia localizar referências à palavra 'Javascript' dentro da sua documentação e vários artigos:

Uma função de pesquisa rápida e poderosa não é apenas um meio de reduzir o tempo gasto na busca de informação. Adicionalmente, proporciona uma excelente experiência de utilizador para a sua equipa, aumentando a probabilidade de utilizarem e adicionarem excelente funcionalidade à sua wiki Docsie. Também pode configurar uma wiki privada e decidir quem pode ter direitos de acesso para garantir a segurança dos seus dados e gestão de conhecimento. Por exemplo, pode não querer partilhar o acesso com novos colaboradores durante o período de experiência, após o qual pode adicioná-los à sua wiki de equipa ou continuar a limitar o acesso a plataformas como o Google Drive.

A capacidade de colaboração¶

As wikis internas eliminam os silos de conhecimento que naturalmente existem em qualquer organização com numerosas equipas. No entanto, as equipas devem manter o seu próprio espaço dedicado para informação da empresa na sua wiki.

As equipas fazem isto através da utilização de livros dentro de prateleiras com a Docsie (outros wikis-tipo pastas). As equipas de Engenharia, por exemplo, têm o seu próprio tópico dedicado para informação importante, assim como o Marketing. Além disso, cada equipa numa organização inteira pode desenvolver subtópicos aninhados. Por exemplo, cada uma das suas equipas de Marca e Crescimento pode ter o seu próprio subtópico dedicado dentro do tópico de Marketing.

Independentemente de como estes espaços especializados são chamados, eles devem facilitar a disponibilização da informação apropriada às pessoas certas, no momento certo.

A Docsie permite uma colaboração perfeita com a sua equipa. Aqui está um vídeo que demonstra algumas funcionalidades de colaboração dentro da Docsie.

Além disso, a Docsie, ao contrário do Google Docs ou outros, permite-lhe definir vários papéis dentro da plataforma, o que é importante para estipular quem pode fazer o quê e em que capacidade, tornando-a amigável para o utilizador.

Aqui está um exemplo de como posicionámos os papéis dos nossos utilizadores dentro da Docsie:

A colaboração é extremamente importante, especialmente nestes tempos, onde a maioria das equipas trabalha remotamente. Para saber mais sobre como a Docsie pode ajudar com a colaboração clique aqui.

Um método para manter o material atual e correto¶

Certas wikis tornam difícil determinar se o seu material está atualizado e correto. Procure uma wiki que mostre de forma proeminente informação crítica como a data e o autor de um post para encontrar conteúdo novo.

Quem modificou por último o conteúdo da sua wiki?

Se também tem uma questão como quem modificou por último a sua documentação, então ter uma plataforma que mostra marcas temporais é fundamental! A Docsie permite a todos os nossos utilizadores ver o que foi feito dentro de vários livros e isto ajuda-os a entender que trabalho ainda precisa de ser concluído da melhor forma possível.

Quais são as necessidades-chave para uma plataforma de wiki interna bem organizada?¶

Criar uma plataforma de wiki interna eficiente requer a consideração cuidadosa de vários fatores-chave. Desde a organização eficaz até manter o formato fácil de ler, o sucesso de tal plataforma depende da sua capacidade de servir como um centro centralizado para informação. Vamos explorar os componentes essenciais que contribuem para uma plataforma de wiki interna bem organizada.

Organização eficaz¶

Para armazenar e organizar material, os editores de documentos usam a pasta convencional, também podem ter artigos e sub-artigos, títulos e várias configurações de layout que podem ajudar a gerir o layout da sua wiki interna de forma mais eficiente. No entanto, na maioria das vezes, encontrar estes ficheiros e saber qual pertence a qual departamento pode ser tedioso sem a organização adequada da documentação. Isto torna difícil para os colegas localizar e manter informação.

Ter capacidades de pesquisa dentro da plataforma permite que diferentes equipas e associados departamentais encontrem a documentação apropriada rápida e eficazmente. Também ter a informação dividida em livros e prateleiras cria uma situação mais organizada para a documentação interna da organização.

Aqui está um exemplo do espaço de trabalho da Docsie. Como pode ver, já organizámos a nossa documentação em livros e prateleiras. Os livros são artigos e as prateleiras são uma coleção de diferentes artigos dentro de um portal de conhecimento especificamente adaptado.

Manter o formato consistente e fácil de ler¶

A documentação deve ser simples e descomplicada. Com opções de formatação adicionais disponíveis para a sua equipa, a experiência de documentação torna-se mais onerosa. Quando todos são livres para estruturar os seus posts como quiserem, o resultado é uma experiência de wiki desigual e confusa. Se tiver um formato simples e fácil de seguir, não só será fácil de desenvolver e manter, mas será um processo mais rápido e eficaz no desenvolvimento de documentação dentro de uma estrutura simples com o mesmo design em toda a plataforma.

Aqui está um exemplo de um guia de utilizador desenvolvido pela Docsie. É o nosso portal de ajuda e irá ajudá-lo a entender como é um formato útil e dinâmico.

A área principal de escrita: É uma boa ideia ter imagens e diagramas, bem como o texto para melhor explicar a sua documentação. Está num bom local e bem dimensionado com cabeçalhos e títulos, bem posicionados.
Navegação de pesquisa totalmente funcional: Isto é extremamente importante para acelerar o processo no qual os seus leitores encontram informação adequada.
Links: Os links são fundamentais para direcionar os seus leitores para outras páginas que são necessárias para eles reverem.
Índice: Isto permite aos seus leitores identificar artigos específicos dentro do seu portal de conhecimento.
Seletor de idioma e versão: A capacidade dos seus leitores mudarem de idioma é crucial para empresas que têm muitos funcionários que trabalham no estrangeiro, em diferentes países.

A pesquisa não é apenas uma ideia passageira¶

Quando tem uma quantidade limitada de documentação escrita e um pequeno número de funcionários, pode não ser problemático encontrar a informação certa rapidamente. No entanto, à medida que a sua equipa cresce e mais indivíduos contribuem para a sua base de conhecimento interna, aperceber-se-á das limitações destes editores de documentos.

A maioria da documentação interna não se destina a uma wiki interna em crescimento com muitos funcionários. Ter um motor de busca dinâmico juntamente com uma wiki bem organizada é essencial para manter um fluxo de trabalho suave na procura de informação útil, políticas, guias de utilizador e tutoriais que os funcionários precisam enquanto pesquisam através da documentação.

Auto-alojamento ou wikis baseadas na nuvem, qual é melhor para a sua organização?¶

Agora vamos falar sobre como publicar a sua documentação, é melhor ter uma wiki proprietária auto-alojada ou baseada na nuvem?

Comecemos por olhar para os prós e contras de cada alternativa.

Wiki auto-alojada¶

Se tiver o dinheiro e os recursos, pode alojar a sua wiki corporativa na sua intranet, servidor ou fornecedor de alojamento de internet. Entre as vantagens de uma wiki auto-alojada estão as seguintes:

Você é o único proprietário dos seus dados.
Pode desenhar uma experiência de wiki que é adaptada às suas necessidades e especificações individuais.

No entanto, uma wiki auto-alojada consome recursos técnicos significativos. Normalmente, é mais adequada para equipas com requisitos muito específicos.

Wiki alojada na nuvem¶

A Docsie, por exemplo, permite-lhe criar uma wiki interna sem dedicar recursos técnicos significativos. Dentro de um dia útil, pode estar operacional.

Será fácil de gerir e trabalhar. Além disso, pode ser facilmente incorporada no site da sua empresa com uma linha de código, o que a fará fundir-se perfeitamente com o aspeto e sensação da marca da sua empresa para uma experiência geral confortável para o utilizador. A longo prazo, usar a Docsie para ajudar a alojar a sua documentação através do nosso portal ou páginas Docsie incorporadas no site da sua empresa poupará tempo e dinheiro, e levará a um fluxo de trabalho de documentação mais eficiente.

Tipos de Wiki¶

As wikis vêm em diferentes tipos, cada uma personalizada para vários propósitos e necessidades. Aqui estão algumas:

Wiki Empresarial: Destinada ao uso dentro de uma organização, estas wikis focam-se na colaboração e partilha de conhecimento entre funcionários. Frequentemente incluem características como controlo de acesso e integração com outros sistemas empresariais.
Wiki Pública: Aberta ao público, estas wikis permitem que qualquer pessoa veja e edite conteúdo. A Wikipedia é um excelente exemplo de uma wiki pública onde utilizadores de todo o mundo contribuem para uma vasta gama de tópicos.
Wiki Confidencial: Limitada a um grupo ou organização específica, as wikis privadas proporcionam um ambiente controlado para colaboração e partilha de informação entre um conjunto definido de utilizadores. São frequentemente utilizadas para documentação interna e gestão de conhecimento.
Wiki Educacional: Orientada para apoiar atividades educativas, estas wikis são utilizadas em contextos académicos. Facilitam a aprendizagem colaborativa, partilha de conhecimento e coordenação de projetos de classe entre estudantes e educadores.
Wiki de Projeto: Focada num projeto ou tarefa específica, estas wikis servem como um espaço centralizado para documentação de projeto, acompanhamento de tarefas e colaboração entre membros da equipa. Ajudam a simplificar a comunicação e garantem que todos os envolvidos estão na mesma página.
Wiki Pessoal: Criada para uso pessoal, as wikis pessoais funcionam como um caderno digital ou repositório de conhecimento para informação pessoal, ideias e notas. Podem ser uma ferramenta útil para organizar pensamentos e informação.
Wiki de Documentação de Software: Frequentemente utilizada por equipas de desenvolvimento de software, estas wikis fornecem uma plataforma para documentar código, APIs e processos de desenvolvimento. Apoiam a colaboração entre desenvolvedores e ajudam a manter um registo abrangente de informação relacionada com software.

Lançando as bases para a sua arquitetura de informação¶

A aparência da sua estrutura de informação será determinada em grande parte pela solução de wiki que escolher.

Na Docsie, o material é organizado de três formas: prateleiras (que funcionam de forma semelhante a pastas) e livros (que alojam o conteúdo em si). Assim, se a sua equipa usa a Docsie, a sua arquitetura de informação refere-se à forma como os seus tópicos são organizados.

Ao organizar a wiki interna da sua equipa:¶

Concentre-se na clareza. Todos na sua equipa, não apenas aqueles que a criaram, devem ser capazes de navegar facilmente pela sua wiki. Utilize vários pares de olhos para garantir que a estrutura da sua wiki faz sentido amplamente e que todos entendem onde obter informação.

Permita que as equipas sejam flexíveis. Permita que cada equipa crie um tópico ou pasta da maneira que faz mais sentido para o seu fluxo de trabalho. Uma estrutura que funciona para uma equipa pode não funcionar para outra.

Importar e complementar conteúdo¶

Depois de estabelecer a sua arquitetura, pode começar a adicionar material à sua wiki interna. Se já tem documentação (por exemplo, em ficheiros DocX, Markdown PDF e/ou JSON), deve importá-la para a sua nova wiki antes de a tornar ativa. Tornamos fácil importar material de várias ferramentas, bem como ficheiros markdown para a Docsie.

Adicionalmente, deve incluir qualquer material novo significativo na sua wiki antes do seu lançamento formal. Vários itens que as equipas normalmente adicionam quando lançam a sua wiki corporativa são o manual do funcionário e um tutorial sobre como navegar na sua nova wiki ou base de conhecimento.

Configurar integrações

Como indicado anteriormente, é provável que a sua equipa dependa de um pequeno número de tecnologias para guardar dados críticos. Em vez de substituir estas ferramentas, descobrimos que integrá-las com a sua base de conhecimento beneficia mais a sua equipa.

Considere qual material deve ser armazenado na sua wiki e qual deve ser ligado a ela. Certos tipos de material pertencem a uma ferramenta que não a sua wiki. Por exemplo, equipas de engenharia que utilizam GitHub podem usar a Docsie para sincronizar ficheiros markdown e incluir bugs e pull requests do GitHub. Assim, os utilizadores podem continuar a usar o GitHub para o seu fluxo de trabalho enquanto adicionam facilmente à wiki da empresa.

A Docsie permite aos nossos utilizadores integrar várias outras soluções SaaS dentro da nossa plataforma. Permitimos aos nossos utilizadores integrar:

Para saber mais sobre como podemos integrar outras tecnologias com a Docsie, clique aqui.

Melhores Práticas para Wiki Interna

Navegar pela informação de uma wiki interna exige um conjunto de melhores práticas para garantir que os utilizadores possam aceder e utilizar facilmente a riqueza de conhecimento armazenada.

Estrutura Intuitiva: Construa uma hierarquia lógica e intuitiva para a informação. Agrupe tópicos relacionados e estabeleça uma taxonomia clara que se alinhe com a estrutura da organização.
Funcionalidade de Pesquisa: Implemente uma funcionalidade de pesquisa robusta para capacitar os utilizadores a localizar rapidamente informação específica. Um motor de busca fiável pode melhorar significativamente a experiência do utilizador e a eficiência.
Atualizações Regulares: Concentre-se na melhoria contínua através de atualizações regulares, pois informação desatualizada pode levar à confusão.
Controlos de Permissão: Crie níveis de acesso adequados porque não precisa de fornecer acesso a toda a informação a todos.
Edição Colaborativa: Facilite a criação e edição colaborativa de conteúdo. Incentive os membros da equipa a contribuir com a sua expertise, fomentando um sentido de propriedade e garantindo que a informação permanece atualizada e precisa.
Controlo de Versões: Implemente mecanismos de controlo de versões para rastrear alterações feitas aos documentos. Isto não só fornece um histórico de edições, mas também permite reversões fáceis em caso de erros ou desinformação.
Formação e Documentação do Utilizador: Ofereça formação e documentação abrangentes para os utilizadores. Isto garante que todos entendem como navegar na plataforma de wiki interna eficazmente e contribui para o seu sucesso.

Criar um plano de lançamento¶

Pode agora começar a planear o seu lançamento. Terá de tomar uma decisão crítica: o primeiro lançamento será limitado a uma única equipa ou abrangerá toda a organização?

Criar um plano de lançamento

Específico para equipa: Se quiser abrir a sua wiki a uma única equipa, essa equipa terá a oportunidade de se imergir no produto e começar a desenvolver a sua própria arquitetura de informação. Depois, à medida que a sua wiki interna cresce, os colaboradores iniciais podem fornecer conhecimento e assistência inestimáveis.

Para toda a empresa: Se optar por implementar a sua wiki em toda a sua organização de uma só vez, certifique-se de que todos estão cientes do procedimento para gerir a sua base de conhecimento autorizada. Caso contrário, recomenda-se que comece com uma única equipa e depois expanda para departamentos e expanda ainda mais. Para lançamentos em toda a empresa, defendemos a contratação de embaixadores de equipa. Eles desenvolver-se-ão em especialistas do produto e serão capazes de liderar a iniciativa dentro das suas respetivas equipas.

Considerações finais¶

A wiki interna da sua organização é mais do que um repositório para a política de férias. A sua wiki contribui para o desenvolvimento de uma cultura de escrita e partilha de informação.

No entanto, a wiki que seleciona é significativa. Escolha uma wiki que simplifique e agilize a documentação. Ninguém deve ser obrigado a passar por obstáculos para ter uma boa compreensão do conhecimento que está a partilhar. É por isso que sugerimos que ter uma wiki interna bem pensada é uma ótima maneira de partilhar informação de forma estratégica e metodológica para ajudar a manter um forte moral na empresa.

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