A colaboração é extremamente importante na elaboração de documentação de produto com a sua equipa. Escrever o conteúdo certo da forma correta com a sua equipa de produção é vital, e ter as ferramentas adequadas para colaborar é fundamental!
Embora o termo "colaboração" se tenha tornado um lugar-comum no mundo empresarial, está longe de ser um cliché. A colaboração no local de trabalho leva a equipas produtivas, e isto é especialmente verdade para a produção de documentação de produto de alta qualidade!
A colaboração acontece quando um grupo de pessoas numa equipa de documentação de produto, como o gestor de produto, o product owner, os redatores técnicos, designers, programadores, profissionais de marketing e outros elementos que formam uma equipa completa de documentação, unem forças para partilhar conhecimentos e competências para atingir um objetivo comum: produzir documentação de produto incrível e polida que os clientes adorem ler.
Vamos ser realistas! Seja para criar documentação de produto, guias de utilizador, manuais ou exibir qualquer portal de conhecimento na sua página, a colaboração é essencial para garantir que todas as peças estão ligadas da forma correta. Como tal, o resultado da documentação de produto da empresa é fortemente influenciado pela sua capacidade de colaborar com os outros.
Vejamos sete razões pelas quais o trabalho em equipa e a colaboração são tão importantes no desenvolvimento de documentação de produto.
Por que a colaboração é essencial e benéfica na criação de documentação de produto?¶
Cria novos canais de comunicação.¶
Trabalhar com pessoas de diferentes setores de um departamento de gestão de produto e com outros departamentos dentro da empresa abre canais que de outra forma estariam fechados. Encontrar formas inovadoras de interagir e trocar informações é fundamental para o sucesso de uma empresa na produção de documentação útil que os clientes compreendam. Diferentes fontes de informação e contributos podem ser reunidos através da colaboração com várias áreas da empresa para desenvolver conhecimento útil na documentação do produto para os clientes. É por isso que a colaboração deve ser usada para criar ligações entre departamentos sempre que possível.
Segundo Mark Sanborn, "No trabalho em equipa, o silêncio não é ouro, é mortal." Criar um ambiente de trabalho mais unificado e aberto para os diferentes departamentos comunicarem beneficia todos. Além disso, aproxima todos um pouco mais e clarifica o objetivo final da organização, ajudando a produzir documentação de produto extraordinária.
A colaboração permite-nos trabalhar com mais eficiência.¶
Trabalhar sozinho tem muitas vantagens, mas quando se trata de projetos de documentação de produto, a falta de informação de vários departamentos pode ser bastante prejudicial. Podemos concentrar-nos apenas numa tarefa sem nos preocuparmos com o tempo que vamos perder se nos distrairmos ou como montar uma equipa a tempo de cumprir um prazo apertado. Se o trabalho em mãos exigir independência, então avance. No entanto, quando se trata de documentação de produto, duas ou mais cabeças são melhores do que uma, especialmente quando diferentes conceitos dos vários departamentos se combinam para criar documentação polida.
Uma investigação de Stanford descobriu que até mesmo a perceção de trabalhar num ambiente colaborativo pode aumentar a produtividade e o desempenho geral. A Forbes também observou que neste estudo: "Os participantes que foram preparados para agir colaborativamente persistiram na sua tarefa 64% mais tempo do que os seus colegas solitários, relatando também níveis mais altos de envolvimento, níveis mais baixos de fadiga e uma taxa de sucesso mais elevada."
A colaboração é simplesmente mais eficiente para criar documentação de produto. Temos de estar prontos a admitir que precisamos de ajuda para combinar ideias e conceitos para criar documentos de produto bem elaborados. Terá de ser um esforço colaborativo. É aqui que o trabalho em equipa entra em ação. Ajuda a dividir uma grande carga de trabalho de muita documentação e/ou guias de utilizador, e o desenvolvimento de soluções inovadoras para criar documentação compreensível e apelativa que os clientes compreendam é o resultado da visão global.
Uma organização que prioriza a colaboração para criar documentação de produto incrível que os clientes gostem de ler como um dos seus valores fundamentais acabará por integrar esta forma de trabalhar, resultando num fluxo de trabalho de documentação mais eficiente (e apelativo).
Colaborar para documentação de produto com alta percentagem de retenção¶
A colaboração atrai trabalhadores potenciais e existentes porque proporciona as bases para um local de trabalho mais aberto, conectado e envolvente – talvez até mais do que empresas que são fechadas e isoladas. Os seus funcionários valorizarão um ambiente que prioriza a cooperação, e isso contribuirá muito para evitar que procurem trabalho noutro lugar.
Além disso, quando se trata de produzir documentação de qualidade, que seja visualmente atraente, informativa e adequada ao que o cliente está a tentar aprender sobre os produtos da empresa, é essencial que as várias áreas da empresa contribuam com a sua informação para criar este tipo de portal de conhecimento. O marketing pode falar sobre que tipo de clientes estão a ser atraídos para a empresa, de que região do mundo, e outros dados que obtiveram das suas análises e estatísticas. Os gestores de produto que desenvolvem documentação precisam dos canais mais colaborativos. Precisam de conhecer informações sobre o produto da engenharia, marketing e vendas do produto, e feedback dos clientes. Para criar documentação bem-sucedida, precisam de colaborar com estas equipas e departamentos para saber como os produtos funcionam, que tipo de clientes se adequam ao seu produto e usar todas estas informações para ajudar a orientar as suas equipas de redação técnica, design e tecnologia para criar, produzir, gerir e publicar documentação eficaz.
As pessoas valorizam o desenvolvimento de relações, especialmente no processo de produção de documentação de produto apelativa e abrangente para os seus clientes. Todos queremos trabalhar com pessoas em quem podemos confiar, que compreendem e respeitam os nossos pontos de vista e que colaboram eficazmente com outros, particularmente aqueles com experiências e áreas de especialização diversas. Simplesmente, a colaboração permite que isto aconteça.
A colaboração melhora o moral da sua empresa.¶
As pessoas naturalmente confiarão mais umas nas outras à medida que se formam ligações entre equipas e departamentos, o que gradualmente elevará o moral da empresa como um todo. Afinal, se houver falta de confiança, má sinergia e moral baixa numa organização, esta falhará. Trabalhar regularmente com pessoas fora da sua equipa ou departamento é uma das formas mais eficazes de estabelecer confiança.
Isto também funciona ao contrário: quanto melhor for o moral da sua empresa, mais provável será que os seus funcionários se sintam à vontade para trabalhar com colegas de diferentes divisões. Isto também é atraente para os profissionais de alto desempenho, que procuram cada vez mais locais de trabalho mais abertos e participativos.
Crie métodos úteis para colaborar e as suas equipas não só serão produtivas como também terão orgulho e prazer em trabalhar com a sua organização.
A colaboração ajuda-nos a resolver problemas.¶
O que faz quando está bloqueado? Imagine que fez progressos significativos no seu projeto de documentação de produto, mas deparou-se com um obstáculo que parece desafiar todas as tentativas de o ultrapassar. Esgotou as ideias, o desenvolvimento parou e o prazo para a conclusão da sua documentação está a aproximar-se rapidamente. Desiste?
Não, claro que não; procura ajuda ou uma perspetiva diferente. Pode ter uma sessão de brainstorming/quadro branco com a sua equipa ou pedir feedback a um colega. Por outras palavras, trabalha com a sua equipa de gestão de produto para enfrentar o desafio em questão. Projetos de documentação de produto que foram interrompidos começarão a avançar novamente quando a sua equipa combinar os seus conhecimentos, habilidades e experiência, resolver dificuldades e discutir potenciais soluções.
Segundo um estudo de investigação da ADP, o envolvimento de maior qualidade ocorre em equipas com muitas possibilidades de colaboração e exposição a novos problemas.
Por outro lado, a colaboração não tem de ser um último recurso. A colaboração deve estar enraizada nas operações da sua equipa de gestão de produto. Quanto mais olhos estiverem no projeto desde o início, mais fácil é identificar problemas (e resolvê-los eficazmente).
A colaboração permite que as pessoas aprendam umas com as outras¶
Isto é fundamental! Especialmente para a criação e desenvolvimento de documentação de produto.
Um dos melhores aspetos de trabalhar em colaboração com pessoas que trazem uma variedade de competências e experiências é a oportunidade de aprender com as experiências e informações que recolheram dos seus vários departamentos. Colaborar com membros da equipa ou mesmo com equipas diferentes deve ser visto como uma oportunidade de aprendizagem para produzir documentação que os clientes compreendam e gostem de ler, por isso aproveite.
Isto implica solicitar opiniões e ideias, trocar informações, aprender como os seus parceiros abordam a sua parte do projeto e obter uma melhor compreensão de como trabalham. Aprender com colegas não é apenas um benefício da cooperação; é também o primeiro passo para criar uma cultura de trabalho focada na aprendizagem e no desenvolvimento.
As equipas que cooperam não só aprendem umas com as outras—os seus erros, sucessos, falhas, processos, etc.—mas também desenvolvem um melhor conhecimento do ponto de vista da outra equipa. Fica a conhecer o lado deles da história: os seus problemas, prioridades e até como pensam. O que será incrivelmente útil quando trabalharem juntos no futuro.
Algumas reflexões:¶
Com muitas vertentes e equipas a precisarem de trabalhar em conjunto para criar e desenvolver manuais de utilizador, documentação de produto e portais de conhecimento de qualquer tipo, é altamente essencial trabalhar em equipa.
Muitas tecnologias colaborativas, como uma intranet, fazem isto. São concebidas para essencialmente abrir a sua empresa para que todos os departamentos possam conectar-se uns com os outros e acompanhar o trabalho de outras equipas através de atualizações de notícias, anúncios, eventos e canais de discussão, para citar alguns. Mas e quanto a ferramentas específicas para criar documentação de produto?
Ter uma plataforma de criação de documentação baseada na cloud que permita à sua equipa colaborar eficazmente é muito importante. Usar o Zoom e outras tecnologias de vídeo virtual são ótimas maneiras de manter a ligação com equipas remotas e mostrar alterações ou problemas que surgem ao escrever documentação de produto.
Uma interface como o Slack ou o Matermost é uma ótima forma de se conectar num ambiente de chat, também permite arrastar e soltar itens em conversas organizadas, o que é excelente para colaborar com diferentes equipas.
É por isso que o Docsie desenvolveu funcionalidades úteis para ajudar a colaborar e atribuir várias tarefas às suas equipas de documentação de produto tendo em mente estas razões!
Conceitos Fundamentais de Equipas de Documentação de Produto e Colaboração Bem-Sucedidas¶
O mundo está a renovar a forma como trabalhamos na documentação de produto. Especialmente em termos de como colaboramos.
A maioria do trabalho tornou-se cada vez mais baseado em equipas à medida que as organizações se tornaram mais globais e complexas. Nas últimas duas décadas, o tempo gasto por gestores e trabalhadores em atividades colaborativas aumentou 50% ou mais, segundo pesquisas publicadas na Harvard Business Review. Isto significa que a comunicação com várias áreas da empresa acontece de forma consistente.
Além disso, as equipas de documentação de produto são maiores, mais diversas, dispersas e mais especializadas do que nunca. Embora estas equipas possam ser bastante eficientes a resolver os difíceis desafios que muitas empresas modernas enfrentam, algumas delas ainda têm problemas em implementar estratégias de colaboração eficazes.
Então, como podem os funcionários comunicar eficazmente hoje enquanto negoceiam as estruturas e dinâmicas de trabalho prevalentes que obstruem a colaboração eficiente no local de trabalho? Vamos começar por falar sobre o que é a colaboração e como é eficazmente implementada para aumentar a produtividade nas equipas de desenvolvimento de documentação de produto.
O que implica um trabalho em equipa eficaz no desenvolvimento de documentação de produto?¶
A colaboração é definida como quando duas ou mais pessoas trabalham juntas para desenvolver ou criar algo. Isto pode ocorrer presencialmente ou eletronicamente, devido às numerosas tecnologias de comunicação e aplicações baseadas na cloud concebidas especificamente para este fim.
Embora existam muitas formas diferentes de desenvolver e manter uma equipa de desenvolvimento de documentação de produto bem-sucedida, as mais bem-sucedidas geralmente têm algumas características-chave. É um ambiente onde os funcionários se sentem vistos, ouvidos e livres para se expressarem e às suas ideias. As reuniões e sessões de trabalho são geridas eficientemente. Implementaram sistemas padronizados e procedimentos colaborativos. As suas equipas estão cientes da importância da comunicação eficaz entre si. Além disso, as equipas técnicas e os redatores técnicos, bem como os gestores de produto, têm um local eficaz para ver e acompanhar a documentação de produto a ser escrita sobre produtos, bem como manuais de utilizador para os seus produtos.
A capacidade de atribuir tarefas e fixar tarefas e ver quais as tarefas que precisam de ser feitas de forma gestionária também dá um grande impulso ao cumprimento dos prazos de documentação de produto e à separação de papéis para ajudar a promover a conclusão.
Mais importante, a gestão destas empresas reconhece que a cooperação eficaz no local de trabalho para desenvolver documentação de produto eficaz, abrangente e polida beneficia não só os seus funcionários, mas também os seus clientes, que compreenderão melhor o caso de uso dos seus produtos e como utilizá-los.
Vamos explorar as vantagens da Colaboração.¶
Garantir que a sua equipa está a trabalhar em conjunto eficientemente no escritório pode parecer óbvio.
Ainda assim, reunir pessoas de diferentes origens e, dependendo do tamanho e estrutura da sua organização, diferentes fusos horários para trabalhar em direção a um objetivo comum não é tarefa fácil. No entanto, os benefícios de uma boa comunicação e cooperação no local de trabalho superam largamente as desvantagens.
As equipas acrescentam mais força à criação eficaz de documentação de produto.¶
O que têm em comum alguns dos melhores produtos do mundo? Esforçam-se por construir uma equipa eficaz de documentação de produto para educar os seus clientes sobre a eficácia dos seus produtos. Quer o produto de uma empresa seja um software SaaS não tangível ou um produto tangível, ter a sua equipa a trabalhar para um objetivo comum não só incute um forte sentido de propósito nos membros da equipa, mas também lhes permite preencher as lacunas de competências uns dos outros e dividir tarefas para aproveitar os pontos fortes de todos. Por que isto é importante para a documentação de produto? A documentação de produto tem muitas facetas. Tem aspetos técnicos, linguísticos e de design. Ao combinar a equipa técnica com a equipa de design e os redatores técnicos, todos geridos pelo gestor de produto e pelo product owner, tem uma força a ter em conta, e podem criar documentação de produto incrível.
As equipas de documentação de produto colaborativas são mais hábeis e conhecedoras.¶
As boas equipas de colaboração têm a oportunidade de adquirir novas competências umas com as outras, o que as ajuda a avançar no seu crescimento pessoal e profissional. O ato de colaborar obriga as pessoas a pensar mais criticamente, a explicarem-se mais claramente e a aprenderem mais sobre as suas capacidades, tudo isto pode ajudar no desenvolvimento da autoconsciência e numa melhor compreensão dos seus pontos fortes e fracos, bem como aumentar a sua compreensão dos produtos que estão a ser vendidos.
Os membros da equipa de documentação de produto que têm uma mistura de diferentes perspetivas culturais têm mais probabilidades de alcançar o sucesso. Estes incluem pessoas que viveram em vários lugares e falam várias línguas, bem como aqueles que têm fortes raízes na região em que estão a trabalhar e a promover os seus produtos.
Traduzir a documentação de produto para várias línguas e depois ter uma equipa que entende estas línguas é uma forma eficaz de polir a documentação com base nestes fatores para melhor chegar ao coração dos clientes que vivem no estrangeiro.
É necessária mais criatividade para produzir documentação de produto de qualidade.¶
Cada vez mais empresas estão a formar equipas que reúnem funcionários de todos os departamentos para explorar problemas e apresentar novas ideias que ajudarão a criar documentação abrangente e apelativa que os seus clientes gostem de ler.
Não só estes esforços podem ajudar as organizações a aproveitar os talentos dos vários departamentos e perspetivas, mas estudos indicam que os grupos criam mais rápido, veem falhas mais cedo e chegam a melhores soluções para problemas do que indivíduos a trabalhar sozinhos.
Uma experiência de cliente mais positiva¶
Uma documentação bem polida e versada que pode ser vista em diferentes línguas e versões. Além disso, com todos os aspetos técnicos da documentação apresentados de forma simples e metódica e apresentados de forma apelativa ao cliente, aumentará o uso dos produtos pelos clientes e a compreensão do seu caso de uso. Tudo isto pode ser alcançado com equipas eficazes criando documentação de produto que se harmonize com todos os aspetos da produção do produto e dos casos de uso dos clientes. Isto só pode ser realizado por uma equipa forte que trabalhe bem em conjunto para comunicar as suas ideias sobre as diferentes facetas da produção de um produto e os casos de uso dos clientes.
Clientes satisfeitos que compreendem as utilizações dos produtos, especialmente produtos técnicos, darão boas críticas e essencialmente tornar-se-ão clientes leais a longo prazo e, através do boca a boca, partilharão a sua experiência positiva com outros. Isto essencialmente aumentará o fluxo de receitas e fomentará uma boa reputação para a empresa.
6 virtudes para uma colaboração eficaz¶
Embora as capacidades listadas acima possam ajudá-lo a colaborar eficazmente e a criar documentação de produto incrível, trabalhar bem com os outros não é apenas sobre o que faz, mas também sobre o processo no qual você e a sua equipa os implementam. A atitude com a qual você e a sua equipa abordam a colaboração pode fazer toda a diferença no mundo. Da próxima vez que se encontrar numa situação em que precisa de colaborar com a sua equipa, tenha em mente estes ideais.
1. Primeiro e acima de tudo, eficácia¶
As reuniões são uma necessidade muito bem pronunciada para a colaboração, apesar do facto de que as reuniões são uma parte necessária do trabalho em equipa, elas têm recebido má fama ao longo do tempo. De facto, a Harvard Business Review afirmou no seu estudo de pesquisa que as pessoas enviam uma tonelada de tempo em reuniões, chamadas telefónicas e a responder a e-mails. A pesquisa afirma: "Quanto tempo as pessoas passam em reuniões, ao telefone e a responder a e-mails? Em muitas empresas, a proporção ronda os 80%, deixando aos funcionários pouco tempo para todo o trabalho crítico que devem completar por si próprios."
E quem não passou uma quantidade excessiva de tempo numa reunião que parecia inútil? Várias ações podem ser tomadas para transformar a sua equipa numa máquina de alta produtividade. Ter reuniões bem programadas ao longo do dia por prioridade é uma forma muito útil de agendar reuniões e resolver problemas à medida que surgem.
Além disso, um scrum diário ajuda a informar todos sobre quais são as suas tarefas e que problemas podem estar a ter, bem como o que realizaram no dia anterior. O scrum é útil para que ninguém pise os pés uns dos outros para tarefas que precisam de ser concluídas, além de permitir que todos partilhem as suas ideias sobre como ajudar a gerir certas situações.
Outro método é garantir que cada reunião ou conferência telefónica tem uma agenda e que objetivos específicos são bem definidos.
Finalmente, não se esqueça de atribuir itens de ação a todos os participantes no projeto de documentação de produto no final de cada projeto que foi concluído. Desta forma, a equipa pode falar sobre pontos fortes e fracos que precisam de ser trabalhados para o desenvolvimento da próxima documentação de produto, para que funcione mais suavemente da próxima vez.
2. Clareza¶
É raro que todos os membros de uma equipa estejam na mesma página desde o início. Os indivíduos naturalmente têm as suas próprias prioridades e interesses. É por isso que é crítico estabelecer os objetivos e agendas de todos antecipadamente para desenvolver um denominador comum que impulsionará o projeto para a frente.
3. Atitude Positiva¶
Simplesmente porque um esforço colaborativo falhou no passado não significa que falhará novamente. Afaste quaisquer ressentimentos residuais e encare cada situação de trabalho em grupo como um novo começo, com uma mentalidade aberta e otimista. A positividade é tão contagiosa quanto a negatividade. No entanto, a positividade inspira crescimento, inspiração e fomenta bons hábitos de trabalho, o que essencialmente aumentará o moral geral da empresa. Seja positivo e recompense a positividade!
Claro que todos temos os nossos dias maus, os membros que têm os seus dias maus devem receber espaço para que possam contemplar e transformar o seu dia mau num bom dia para o próximo dia de reunião. Isto não é uma perda, mas uma vitória! Porque um dia mau é melhor do que uma semana má. E se um dia mau puder ser recuperado para que no dia seguinte o funcionário esteja em forma, isso funcionará a longo prazo, e o funcionário apreciará muito mais trabalhar para a equipa.
4. Fomentar a Confiança¶
Os indivíduos devem sentir-se seguros ao dar e receber críticas construtivas reais, feedback, ser motivados por um propósito partilhado e ter as ferramentas e oportunidades para interagir. Isto só pode ocorrer num ambiente de confiança em que os funcionários acreditam que os seus colegas e líderes estão a olhar pelos seus melhores interesses.
5. Compreensão e inteligência emocional¶
Cada membro da equipa desempenha um papel crítico. No entanto, o trabalho em equipa pode quebrar-se quando um ou mais membros da equipa acreditam que estão a ser tratados injustamente ou que outros membros da equipa estão a tentar derrubá-los. Quanto mais aprender sobre os seus colegas e tiver uma compreensão de como eles operam e os problemas que enfrentam, mais provável é que colabore com sucesso.
6. Produtividade¶
As organizações mais bem-sucedidas têm sistemas e processos que permitem aos trabalhadores consultar o cronograma e tarefas de um projeto para ter um conhecimento claro de como as suas contribuições afetam o grupo. Desta forma, se os prazos não forem cumpridos ou se alguém não estiver a fazer a sua parte, a situação pode ser imediatamente tratada.
Agora que sabemos como é uma boa equipa colaborativa e sabemos como deve ser estruturada, vamos mergulhar fundo na criação de certos processos que ajudarão a fomentar uma equipa incrível e eficaz de criação de documentação de produto!
5 Processos Poderosos Para Criar Uma Colaboração Eficaz Para a Equipa de Criação de Documentação de Produto¶
Se já trabalhou num projeto de documentação de produto que não correu como planeado, sabe que incentivar a cooperação no local de trabalho é por vezes mais fácil de dizer do que fazer. Talvez os seus colegas trabalhem remotamente e sejam inacessíveis. Ou talvez a sua organização seja excessivamente compartimentada e os departamentos não estejam dispostos a trocar conhecimentos.
Se a sua empresa está a enfrentar dificuldades com a colaboração, uma das melhores coisas que pode fazer é concentrar-se no fortalecimento das suas competências interpessoais. Acredite em nós quando dizemos que aprender estas cinco competências de colaboração tornará o trabalho em equipa muito mais fácil e eficaz.
1. Comunicar a intenção¶
Antes de começar o trabalho ou tarefa, certifique-se de que os seus objetivos são claros. Informe os seus colegas de equipa sobre as suas atividades e estabeleça expectativas razoáveis para quando as concluirá — e certifique-se de que as cumpre. Estes exemplos de boa ética de trabalho mostrarão e abrirão o caminho para como o trabalho é feito dentro da sua empresa. Seja um bom exemplo e comunique o seu trabalho realizado e requisitos.
Além disso, partilhe quaisquer alterações à estratégia que estabeleceu. Se algo inesperado ocorrer e não conseguir produzir os resultados esperados, explique estas alterações à sua equipa de desenvolvimento de documentação de produto.
Mais uma vez, é aqui que ter uma ferramenta de comunicação tudo-em-um é útil. Além disso, se a sua equipa de documentação de produto puder fazer chamadas de vídeo e enviar mensagens instantâneas uns aos outros a partir da mesma aplicação, há uma maior probabilidade de que comuniquem prontamente quando surge um problema:
2. Estabelecer objetivos¶
Quando trabalha em equipa, é crítico que todos compreendam o objetivo e a visão do projeto, bem como como o sucesso será medido. Estabelecer metas e objetivos deve ser feito para pequenos aspetos dos projetos, bem como para os grandes, para que todos os objetos possam ser acompanhados com prazos e otimizados para aumentar a produtividade.
Além disso, se alguém está a trabalhar arduamente e cumpre os objetivos a tempo ou antes da data programada, certifique-se de o recompensar para que o seu trabalho árduo seja apreciado.
A transparência de todos os ângulos de criação e cumprimento de prazos e objetivos, desde o início, fomenta a confiança e ajuda a garantir que todos estão dedicados a ter sucesso e a trabalhar para um objetivo semelhante.
3. Ouvir atentamente¶
Quando trabalha de perto com pessoas, deve prestar muita atenção às ideias, críticas e conselhos de cada membro da equipa — e responder com consideração e respeito. Esse é o conceito por trás de ouvir ativamente e com intenção.
Embora possa ter as suas próprias opiniões sobre como quer que o projeto de documentação de produto proceda ou quem deve fazer o quê, deve ainda assim considerar as perspetivas dos seus colegas. Embora possa nem sempre concordar com a conclusão, deve em última análise escolher as necessidades e obrigações do grupo em detrimento dos seus desejos pessoais.
4. Resolver problemas¶
Ocasionalmente, surgem situações e as pessoas cometem erros. Acontece. Quando surgem dificuldades, tente avaliar cuidadosamente a situação como um grupo sem criticar nenhum indivíduo em particular. Em vez disso, gaste os seus esforços a colaborar para descobrir soluções. Isto contribui para o desenvolvimento de confiança entre os membros da equipa e garante que todos se sentem confortáveis a falar e a ser honestos uns com os outros, mesmo que cometam um erro.
5. Gestão eficaz do tempo¶
Colaborar com outros requer que seja responsável não só perante si mesmo, mas também perante os membros da sua equipa de documentação de produto que dependem de si. É aqui que entram as habilidades de gestão de tempo. Priorizar as suas tarefas e agendá-las apropriadamente é crítico para cumprir prazos e completar o trabalho que a sua equipa está a contar que faça.
O Docsie oferece muitas ferramentas incríveis para colaboração!¶
Para ver um vídeo destas instruções, assista a este vídeo aqui:¶
A primeira coisa que verá quando fizer login no Docsie são Discussões, Alterações - feitas em projetos de documentação e Notificações - que se referem a tarefas que são concluídas ou estão prestes a ser concluídas.
Assim como um menu de alternância para que possa escolher a que pessoa estes estão relacionados em termos do projeto:
Esta informação é ótima para você e a sua equipa começarem e manterem-se no caminho certo para o dia, para cumprir prazos e objetivos de forma mais diligente e eficaz. Além de saber quem está a fazer o quê e o que foi feito. Desta forma, ninguém pisará os pés de ninguém e a sua equipa de desenvolvimento de documentação manterá alta produtividade.
Além disso, se clicar na aba do canto superior e pressionar o botão que leva à sua conta:
Dentro do painel de utilizador, no lado esquerdo:
Terá acesso aos utilizadores do espaço de trabalho. Isto permite-lhe controlar quem está a trabalhar em que projeto com a sua documentação de produto e em que capacidade quer que estejam envolvidos no projeto:
Também pode adicionar novos utilizadores a cada documentação de produto em que está a trabalhar e isto é ótimo para construir a sua equipa e ajudar a guiá-los para criar documentação de produto e guias de utilizador incríveis juntos dentro do Docsie.
Dentro de cada livro, tudo tem carimbo de data/hora. Pode saber quem fez o quê e quando, e dessa forma, quando colaborar com a sua equipa, não haverá dúvidas sobre quem fez o quê! Tudo é visível na nossa funcionalidade de histórico de revisão de artigos, que é o relógio que aparece ao lado do ícone de comentário no canto superior direito do painel do seu Livro.
Assim que clicar neste botão, todas as revisões serão apresentadas e carimbadas com a hora no canto esquerdo do navegador:
Precisa de informar a sua equipa sobre o que está a acontecer com os projetos, fazer comentários sobre certos artigos dentro dos seus Livros Docsie, ou atribuir tarefas?
O Docsie tem uma ótima solução que permite à sua equipa criar comentários, atribuir tarefas, identificar tarefas que precisam de ser feitas, comunicar com a sua equipa sobre certas tarefas e aspetos da documentação de produto, e tudo isto pode ser feito clicando no ícone de comentário no canto superior direito do painel do seu Livro, ao lado de publicar.
Agora tem todas as ferramentas de que precisa para manter alta produtividade com equipas super-eficientes e colaborativas para criar documentação de produto incrível que os seus clientes adorarão ler.
Se tiver alguma dúvida sobre o Docsie ou quiser partilhar feedback sobre a nossa plataforma, contacte-nos em hello@docsie.io