A comunicação escrita: um método mais coeso para o intercâmbio de informações¶
A comunicação escrita é, sem dúvida, um método mais coeso para trocar informações sobre um produto de software que toda a equipa deve conhecer. É por isso que os gestores de produto dedicam grande parte do seu tempo a atualizar documentação para qualquer trabalho relacionado com software.
É amplamente aceite em todas as indústrias que produzir documentação variada para diversos procedimentos ajuda a manter todo o processo de desenvolvimento estruturado, evitando dificuldades imprevistas causadas por falhas de comunicação.
Vamos analisar alguns dos benefícios da documentação para gestores de produto, para compreender melhor a sua verdadeira importância.
Qual a importância da documentação para gestores de produto?¶
Para Desenvolver uma Visão Precisa do Produto¶
A documentação ajuda os gestores de produto a identificar as respostas para todos os "porquês" que surgem em iniciativas centradas no produto ou serviço principal. Registar tudo por escrito ajuda os gestores de produto a tomar decisões críticas e a obter respostas para questões como para quem é o produto criado e por que razão a aplicação ou produto precisa de ser desenvolvido desde o início. Isto evita qualquer possibilidade de mal-entendidos ou erros.
Um Apoio Significativo no Processo de Planeamento¶
Não basta assumir que o seu produto é a melhor solução para um problema; é necessário ter uma estratégia para que seja de facto a melhor solução. A preparação é essencial, antes de qualquer outra coisa. Ao documentar claramente a sua visão através da criação de histórias, sprints e objetivos, os gestores permitem que toda a equipa de desenvolvimento produza software alinhado com as necessidades dos utilizadores.
Suporta a Execução Atempada¶
Os planos tornam-se ineficazes se não forem executados a tempo e da forma correta. Para transformar uma ideia de aplicação numa aplicação real e funcional, um gestor de produto utiliza documentação e comunicação escrita com designers, programadores e outros stakeholders para orientá-los na direção certa e executar os planos bem articulados que foram desenvolvidos.
As Equipas São Responsabilizadas¶
Ao manter documentação completa de todo o trabalho associado a um determinado produto, os gestores de produto podem aceder a informações detalhadas sobre o que os membros da equipa estão a fazer e responsabilizá-los pela sua parte nas tarefas. Manter registos detalhados de tudo ajuda a manter as coisas simples e diretas.
As Necessidades dos Clientes São Atendidas¶
Os gestores de produto podem facilmente identificar quais as funcionalidades a incluir na aplicação e que tarefas cada funcionalidade deve cumprir, documentando tudo desde a ideia da aplicação até à fase de planeamento. Posteriormente, podem comunicar esta avaliação à equipa de forma precisa e compreensível, garantindo que o produto final é exatamente o que os clientes desejam.
Criar documentação é um aspeto fundamental da gestão de produto. A seguir apresenta-se uma lista de 10 documentações essenciais com que os gestores de produto trabalham para maximizar a produtividade da sua equipa e projetos.
- Documentação relativa à análise competitiva
- Documentação da Estratégia e Visão do Produto
- Documentação de Requisitos do Produto (PRDs)
- OKRs, indicadores-chave de desempenho e métricas de sucesso
- Documentação de Roadmaps
- Documentação relativa a designs e protótipos
- Documentação da jornada do utilizador e histórias
- Documentação das notas de lançamento e âmbito
- Guias Internos e Perguntas Frequentes
- Guias de Utilizador e Documentação de Produto para o Cliente
Documentação relativa à análise competitiva¶
A análise competitiva é uma parte importante da pesquisa de mercado que permite investigar a vantagem competitiva do seu produto face à concorrência que produz o mesmo produto ou similar.
A análise competitiva inclui a investigação dos produtos e serviços oferecidos pelos concorrentes, bem como a sua quota de mercado, pontos fortes e fracos. A documentação de análise competitiva, que inclui todos os fatores mencionados, é criada e enviada a toda a equipa de desenvolvimento para revisão. Um gestor de produto só tomará uma decisão final sobre o design da sua aplicação ou produto após uma pesquisa exaustiva sobre a concorrência.
Segue-se um exemplo de como seria uma tabela de concorrentes na documentação de análise competitiva:
- O nome da empresa (o concorrente)
- O endereço do website do concorrente
- O número de utilizadores (para estimar a eficácia dos seus produtos e serviços)
- O tempo que um concorrente está no mercado
- Especificidades e áreas de especialização dos concorrentes
- O custo de um serviço ou produto
- Notas sobre vários tópicos
Como os gestores de produto realizam vários tipos de análise, o conteúdo do documento pode variar significativamente. Alguns dos tipos mais conhecidos são: Análise de Capacidades, Análise do Panorama Competitivo, Análise de Diferenciação Competitiva, Análise de Escada de Imitabilidade e Análise de Proposta de Valor.
Documentação da Estratégia e Visão do Produto¶
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A visão do produto cria uma imagem do futuro do produto que estamos a tentar desenvolver. Seja na forma de um storyboard, uma narrativa ou um protótipo, destina-se a atrair equipas, investidores e parceiros para investir e apoiar o produto.
A estratégia do produto define a sequência de produtos a serem gerados até se atingir o produto final.
Uma das competências mais importantes dos gestores de produto eficazes é a capacidade de desenvolver uma visão de produto, mas isto é apenas o início. Também devem criar uma estratégia de produto atraente para transmitir um ponto de vista claro sobre o produto. Tanto a visão como a estratégia do produto devem ser altamente intencionais para serem bem-sucedidas. Consequentemente, são preparadas documentações para capturar todas as informações relacionadas com a determinação do produto final e como transformar uma ideia em realidade. Na maioria das vezes, estes materiais são partilhados com stakeholders para solicitar os seus comentários e opiniões.
Documentação de Requisitos do Produto (PRDs)¶
A Documentação de Requisitos do Produto reúne os vários aspetos de uma aplicação num único local. O tipo de documento mais comum são as especificações, que descrevem as características das aplicações, entre outras coisas.
Cada PRD pode ser diferente dos outros. Estas documentações estabelecem as declarações do problema de pesquisa, métricas de sucesso, lista de funcionalidades MVP, detalhes de implementação técnica, e assim por diante.
Os documentos de requisitos do produto (PRDs) incluem cada passo no quadro geral do produto, bem como a decisão de incluir ou remover determinadas funcionalidades, e indicam quaisquer dificuldades potenciais. Os gestores de produto podem usar este documento para visualizar o tempo necessário para os processos de desenvolvimento do projeto, compreender o orçamento necessário e estabelecer um entendimento completo entre clientes e a equipa de desenvolvimento.
Referi a importância dos PRDs noutro artigo. Para saber mais, clique aqui.
Documentação de objetivos e resultados-chave, indicadores de desempenho e métricas de sucesso¶
Objetivos e Resultados-Chave (OKRs) é um mecanismo usado pelos gestores de produto para determinar os objetivos de um processo de desenvolvimento de produto e depois avaliar os resultados desse processo. O objetivo orienta a equipa para as metas, enquanto os resultados indicam se essas metas foram alcançadas. Duas perguntas são feitas e respondidas durante o processo: "Para onde quer ir?" e "Chegou ou não chegou" a um objetivo específico.
Por outro lado, um indicador-chave de desempenho, ou KPI, mede o sucesso global de um processo de desenvolvimento na sua fase atual. Valor do Cliente ao Longo da Vida e Taxa de Conversão de Teste para Cliente em vendas, Tráfego Web e Taxa de Conversão em marketing, são apenas alguns exemplos de KPIs. Todos estes objetivos, bem como os resultados obtidos durante o processo, são detalhados na documentação relevante.
Documentação de Roadmaps¶
Os roadmaps são uma das documentações mais importantes que os gestores de produto devem formular. Um roadmap serve como meio de comunicar à equipa a importância do produto.
Um gestor de produto cria um ciclo de vida do produto que descreve o que precisa ser feito, quando precisa ser feito e como todo o processo será realizado. Um roadmap é um documento que contém uma lista de todas as iniciativas empreendidas para desenvolver eficazmente um software ou qualquer outro produto. É um caminho que os gestores de produto traçaram e que toda a equipa segue. Estes podem ser preparados no Docsie para submeter aos seus colaboradores com apresentações PowerPoint incorporadas na documentação criada pelo Google Slides. O Docsie permite integração com o Google Slides através das nossas capacidades de integração. Para saber mais sobre as capacidades de integração do Docsie clique aqui.
Documentação relativa a designs e protótipos¶
Criar algo do zero sem um plano é bastante difícil. Isto também se aplica ao design de produto. Embora o conceito básico seja importante, centenas de variantes podem ocorrer durante o processo de desenvolvimento. Por isso, os gestores de produto devem manter um documento que registe todas as modificações e revisões feitas ao design do produto.
Quando se trata de prototipagem de produtos, os gestores de produto têm uma experiência muito diferente dos engenheiros ou designers. Os gestores de produto definem o tom para a prototipagem estabelecendo objetivos claros e delineando um roteiro para a equipa seguir.
Se está a questionar-se por que razão um gestor de produto precisaria de produzir documentação de protótipo de aplicação, considere os seguintes benefícios:
- Eliminação completa do potencial de mal-entendidos
- Iterações rápidas
- Justificação das ideias logo no início do processo
- Melhorias na qualidade do feedback técnico
Por estas razões e mais, a documentação de prototipagem é essencial.
Documentação da jornada do utilizador e histórias¶
No desenvolvimento de qualquer aplicação ou plataforma, as histórias de utilizador e os mapas de jornada do cliente são duas ferramentas críticas que devem ser usadas em conjunto. Os gestores de produto desenvolvem e mantêm documentação para estas duas posições para garantir que cada detalhe é registado e mantido de forma segura.
Ao criar um documento de história de utilizador, é importante pensar nas várias razões pelas quais um utilizador gostaria de utilizar um determinado produto. Os gestores de produto registam todos os possíveis acionadores que podem levar um utilizador a interagir com uma funcionalidade da plataforma, incluindo bugs e pedidos de funcionalidades. Neste caso, a jornada do utilizador pode ser considerada a um nível microscópico.
Por outro lado, a jornada do utilizador é um documento que mapeia toda a experiência do utilizador, desde o momento da compra ou download até ao momento de utilização das funcionalidades do produto. Isto ajuda os gestores de produto a explicar melhor o produto à sua equipa e outras partes interessadas, bem como a estabelecer a sua confiança no próprio produto. Além disso, estas informações podem ser usadas como recursos de marketing para campanhas publicitárias ou para explicar o caso de uso de um produto a potenciais clientes.
Documentação das notas de lançamento e âmbito¶
As Notas de Lançamento, como o nome indica, são as documentações enviadas juntamente com o lançamento de novas plataformas ou produtos SaaS. Para informar os utilizadores sobre novos padrões, identificar quais os problemas que foram resolvidos e comercializar a aplicação quando a atualização está completa, os gestores de produto elaboram esta documentação. Como os produtos SaaS diferem muito uns dos outros, não há duas documentações exatamente iguais.
As notas de âmbito são por vezes referidas como documentos de Âmbito de trabalho. Os gestores usam esta ferramenta para definir a amplitude das funcionalidades que uma aplicação ou um software contém. O que essas características possibilitarão, e assim por diante.
Guias Internos e Perguntas Frequentes¶
É necessário produzir FAQs internas confidenciais para stakeholders de modo a mantê-los informados durante todo o processo de desenvolvimento do produto. A forma como estas FAQs são escritas é realmente simples. Os wireframes de um produto com forte componente de experiência do utilizador, ou um link para dividir a documentação de wireframe, podem ser encontrados nesta pasta.
Todas as informações sobre como as coisas funcionam no processo de desenvolvimento estão incluídas nestes manuais internos. Além de garantir que os dados são registados de forma a permitir uma transição suave entre membros, também serve como referência para funções externas como vendas, marketing, apoio ao cliente e outras posições semelhantes para ajudar os clientes.
Guias de Utilizador e Documentação de Produto para o Cliente¶
Para os não iniciados, o guia do cliente é um manual do utilizador no sentido tradicional. É responsabilidade dos gestores de produto preparar esta documentação, que fornecerá instruções sobre como utilizar o produto SaaS recém-desenvolvido.
Os utilizadores podem ficar confusos sobre como usar o produto se isto não for feito, pelo menos nas fases iniciais, até descobrirem o fluxo por si próprios. Consequentemente, deve ser bastante óbvio por que motivo este documento é tão importante que é um dos mais utilizados ou desenvolvidos pelos gestores de produto na indústria.
Conclusões:¶
Em resumo, as documentações acima são os dez documentos essenciais em que os gestores de produto competentes se apoiam para garantir um processo de gestão de produto eficiente.
Graças a estas documentações, é impossível terem mal-entendidos ou disputas, pois separaram as informações sobre as tarefas em vários documentos. Isto produz um processo de desenvolvimento altamente estruturado e fluido, meticulosamente documentado em cada etapa.
Como o Docsie pode ajudar a criar todas estas documentações?¶
O Docsie é uma plataforma robusta que é o melhor amigo dos gestores de produto quando se trata de documentação. O Docsie especializa-se em criar, gerir e publicar documentação que pode ser traduzida para vários idiomas com um sistema de versionamento sofisticado, editor fácil de usar e várias outras funcionalidades incríveis que ajudam os gestores de produto a criar documentação online robusta e dinâmica.